Mẫu Biên bản mở niêm phong tài liệu trong thanh tra quản lý nhà nước

1. Niêm phong tài liệu trong thanh tra quản lý nhà nước là gì?

Niêm phong tài liệu là quá trình đóng dấu hoặc gắn một loại phong bì đặc biệt lên tài liệu hoặc vật phẩm để bảo vệ tính toàn vẹn và bảo mật của chúng. Thông thường, quá trình này bao gồm việc sử dụng một loại dấu, tem niêm phong, hoặc bất kỳ biểu tượng xác thực nào khác để chứng minh rằng tài liệu hoặc vật phẩm chưa bị can thiệp hoặc mở ra trái phép kể từ khi niêm phong. Niêm phong tài liệu có nhiều ứng dụng trong nhiều lĩnh vực khác nhau, đặc biệt là trong các tài liệu mật và thông tin quan trọng của các tổ chức chính phủ hoặc doanh nghiệp thường được niêm phong để đảm bảo không có người ngoài truy cập hoặc thay đổi thông tin.

Hoạt động niêm phong tài liệu bản chất là việc hạn chế sử dụng các tài liệu do cơ quan có thẩm quyền thực hiện. Căn cứ theo điểm e khoản 1 Điều 81 Luật Thanh tra năm 2022 thì Trưởng đoàn thanh tra là người có thẩm quyền ra quyết định niêm phong tài liệu của đối tượng thanh tra. Theo đó, Trưởng đoàn thanh tra quyết định niêm phong một phần hoặc toàn bộ tài liệu của đối tượng thanh tra khi xảy ra 01 trong 02 trường hợp sau : có căn cứ cho rằng tài liệu đó có liên quan đến hành vi vi phạm pháp luật hoặc cần thiết thấy phải đảm bảo nguyên trạng cho tài liệu. Việc niêm phong tài liệu được thực hiện dưới dạng quyết định và lập thành văn bản có đầy đủ chữ ký của đại diện Đoàn thanh tra và đối tượng thanh tra. Tuy nhiên theo quy định thì thời hạn niệm phong tài liệu được xác định là không dài hơn thời gian tiến hành thanh tra trực tiếp tại nơi thanh tra và việc khai thác, sử dụng tài liệu niêm phong phải được sự đồng ý của Trưởng đoàn thanh tra.

2. Biên bản mở niêm phong tài liệu trong thanh tra quản lý nhà nước

Hoạt động niêm phong tài liệu chỉ diễn ra trong một thời hạn nhất định và khi có những lý do đặc biệt thì việc mở niêm phong là điều bắt buộc phải thực hiện. Cũng giống như việc niêm phong tài liệu, việc mở niêm phong cũng phải được lập thành biên bản và được các bên xác nhận. Biên bản mở niêm phong được thực hiện theo Mẫu số 15 ban hành kèm theo Thông tư 06/2021/TT-TTCP.

Biên bản mở niêm phong tài liệu được hiểu là văn bản do đại diện đoàn thanh tra lập ra để ghi chép sự kiện cũng như toàn bộ nội dung buổi mở niêm phong tài liệu và được các bên xác thực. Nội dung buổi mở niêm phong tài liệu giữa Đoàn thanh tra với cơ quan, tổ chức, cá nhân có tài liệu bị niêm phong được thể hiện cụ thể trên biên bản. Đây cũng được coi là căn cứ để chứng minh tính hợp pháp, hợp lý cũng như đảm bảo tính toàn vẹn và minh bạch trong quá trình mở niêm phong tài liệu, đặc biệt trong các trường hợp pháp lý, hành chính hoặc bảo mật. Thông qua biên bản mở niêm phong, các thông tin được ghi chép lại cụ thể và bao quát được hết sự việc diễn ra. Trong biên bản thể hiện rõ các thông tin quan trọng sau đây :

+ Về tên cơ quan hoặc tổ chức tiến hành việc thanh tra : Ghi rõ tên cơ quan hoặc tổ chức đã tiến hành hoạt động thanh tra quản lý nhà nước. Sở dĩ phải ghi rõ tên cơ quan hoặc tổ chức trong biên bản mở và niêm phong tài liệu  là vô cùng quan trọng trong việc xác định nguồn gốc và tính chính thống của quá trình thanh tra, đảm bảo đúng đắn quyền và lợi ích trong trường hợp có phát sinh sự kiện rủi ro.

+ Về ngày và thời điểm mở niêm phong : Nội dung biên bản xác định rõ thời điểm cụ thể khi tài liệu được mở ra theo đúng trình tự quy định.

+ Nơi mở niêm phong : Chỉ định vị trí cụ thể nơi mở niêm phong diễn ra, bao gồm cả địa chỉ và phòng ban hoặc đơn vị liên quan.

+ Về người thực hiện hoạt động mở niêm phong : Ghi danh tính và chức vụ của những người tham gia quá trình mở niêm phong tài liệu.

+ Xác nhận mục đích mở niêm phong : Điều này cho biết lý do tài liêu phải được mở ra, ví dụ như để kiểm tra việc tuân thủ các quy định hoặc xem xét, phát hiện ra các sai phạm hoặc xác minh các thông tin cần thiết.

+ Xác nhận tình trạng cụ thể của tài liệu : Ghi rõ trạng thái ban đầu của tài liệu trước khi mở niêm phong, bao gồm bất kỳ hỏng hóc hoặc thay đổi nào.

+ Quá trình mở niêm phong (không bắt buộc) : Mô tả chi tiết cách mở niêm phong diễn ra, bao gồm việc có sử dụng dụng cụ hay công cụ nào hay không.

+ Kết quả của việc mở niêm phong : Trạng thái của tài liệu sau khi mở niêm phong, bao gồm bất kỳ sự thay đổi, thêm vào hoặc bớt ra nào khác.

+ Chữ ký và xác nhận của các bên liên quan : Các chủ thể tham gia quá trình mở niêm phong phải ký tên của họ và cung cấp xác nhận rằng thông tin trong biên bản là chính xác.

3. Mẫu biên bản mở niêm phong tài liệu trong thanh tra quản lý nhà nước

=>> Tải ngay: Mẫu số 15/TT-Biên bản mở niêm phong tài liệu trong thanh tra quản lý nhà nước

BIÊN BẢN

Mở niêm phong tài liệu

Căn cứ Quyết định số 128/QĐ-TT ngày 10/8/2023 của Trưởng đoàn thanh tra về việc niêm phong tài liệu, Vào 10 giờ 30 phút ngày 26/8/2023, tại số 67 đường Nguyễn Văn Huyên, quận Cầu Giấy, thành phố Hà Nội.

Chúng tôi gồm có :

1. Đại diện Đoàn thanh tra:

Ông Phạm Minh H chức vụ Trưởng đoàn thanh tra

2. Đại diện Công ty Cổ phần BCO

Ông Nguyễn Xuân K chức vụ Giám đốc Công ty Cổ phần BCO

Tiến hành mở tài liệu đã được niêm phong ngày 18/8/2023, tình trạng tài liệu vẫn còn nguyên dấu niêm phong.

Tài liệu sau khi mở niêm phong được giao cho bà Hoàng Thị Thu T, Phó Giám đốc Công ty Cổ phần BCO quản lý.

Việc mở niêm phong tài liệu hoàn thành vào 11 giờ ngày 26/8/2023. Biên bản mở niêm phong đã được đọc lại cho những người có tên nêu trên nghe và ký xác nhận; biên bản được lập thành 02 bản có giá trị như nhau, mỗi bên giữ 01 bản./.

Ghi chú :

(1) Tên cơ quan tiến hành thanh tra : Tên cơ quan, đơn vị hoặc tổ chức có nhiệm vụ tiến hành quá trình thanh tra.

(2) Tên Đoàn thanh tra : Tên của đoàn thanh tra được thành lập để thực hiện cuộc thanh tra.

(3) Chữ viết tắt tên Đoàn thanh tra : Chữ viết tắt chỉ tên của đoàn thanh tra.

(4) Trưởng đoàn thanh tra : Tên và chức vụ của người đứng đầu đoàn thanh tra.

(5) Địa điểm mở niêm phong : Địa chỉ nơi hoạt động mở niêm phong diễn ra.

(6) Cơ quan, đơn vị hoặc cá nhân có tài liệu bị niêm phong : Tên của cơ quan, đơn vị hoặc cá nhân mà có liên quan đến tài liệu đang bị niêm phong.

(7) Tình trạng của việc niêm phong : dấu niêm phong, tên, loại, số, ký hiệu, ngày, tháng, năm, số tờ và trích yếu nội dung tài liệu niêm phong,...

(8) Người được giao quản lý tài liệu sau khi mở niêm phong : Tên người được giao nhiệm vụ giữ và quản lý tài liệu sau khi hoạt động mở niêm phong hoàn thành.

Trên đây là toàn bộ bài viết liên quan đến vấn đề Mẫu biên bản mở niêm phong tài liệu trong thanh tra quản lý nhà nước mà Luật Minh Khuê muốn gửi tới quý khách hàng. Ngoài ra, để biết thêm thông tin, quý khách có thể tham khảo bài viết Tải mẫu quyết định mở niêm phong tài liệu trong lĩnh vực quản lý nhà nước. Nếu có bất kì vấn đề pháp lý nào cần hỗ trợ, vui lòng liên hệ tới bộ phận tư vấn pháp luật trực tuyến qua số điện thoại: 1900.6162 hoặc gửi yêu cầu tới địa chỉ email: lienhe@luatminhkhue.vn để được giải đáp nhanh chóng. Cảm ơn quý khách hàng đã quan tâm theo dõi bài viết. Trân trọng !