Chi phí tham gia hội chợ triển lãm thương mại gồm những gì?

1. Điều kiện hàng hóa, dịch vụ được trưng bày tại hội chợ, triển lãm

- Đối tượng tổ chức hội chợ, triển lãm thương mại:

- Thương nhân trực tiếp tổ chức hội chợ triển lãm thương mại.

- Thương nhân thuê thương nhân kinh doanh dịch vụ hội chợ triển lãm thương mại tổ chức hội chợ triển lãm thương mại cho mình.

- Điều kiện hàng hóa, dịch vụ được trưng bày tại hội chợ, triển lãm:

Hàng hóa khi trưng bày tại hội chợ, triển lãm cần đáp ứng những điều kiện sau:

- Ghi nhãn hàng hóa đối với hàng hóa trưng bày, giới thiệu tại hội chợ, triển lãm thương mại tại Việt Nam theo quy định của pháp luật.

- Việc trưng bày hàng giả, hàng xâm phạm quyền sở hữu trí tuệ để so sánh với hàng thật tại hội chợ, triển lãm thương mại phải được nêu rõ trong nội dung đăng ký khi thương nhân thực hiện các thủ tục hành chính đăng ký hoặc đăng ký sửa đổi, bổ sung nội dung tổ chức hội chợ, triển lãm thương mại và khi được trưng bày phải niêm yết rõ hàng hóa đó là hàng giả, hàng xâm phạm quyền sở hữu trí tuệ.

- Sử dụng tên, chủ đề của hội chợ, triển lãm thương mại không trái pháp luật, trái với đạo đức, phong tục, tập quán, thuần phong, mỹ tục của Việt Nam. Trường hợp sử dụng những từ ngữ để quảng bá chất lượng, danh hiệu của hàng hóa, dịch vụ hoặc uy tín phải có bằng chứng chứng minh chất lượng, danh hiệu của mình phù hợp với những yêu cầu tại triển lãm thương mại đã đăng ký.

- Việc tạm nhập tái xuất hàng hóa tham gia hội chợ, triển lãm thương mại tại Việt Nam; tạm xuất tái nhập hàng hóa, dịch vụ tham gia hội chợ, triển lãm thương mại ở nước ngoài phải tuân thủ các quy định của pháp luật về hải quan và các quy định khác của pháp luật có liên quan.

Quý khách hàng có thể tham khảo bài viết liên quan sau Hội chợ, triển lãm thương mại là gì ? Đặc điểm của hội chợ, triển lãm thương mại

2. Chi phí tham gia hội chợ triển lãm thương mại gồm những gì?

2. 1. Chi phí thuê gian hàng hội chợ 

Chi phí đầu tiên mà các thương nhân, doanh nghiệp cần chi trả để có một gian hàng tại hội chợ là chi phí thuê gian hàng hội chợ. 

Chi phí thuê gian hàng hội chợ sẽ phụ thuộc vào các yếu tố như: 

- Vị trí của gian hàng

- Số lượng gian hàng cần thuê

- Diện tích của gian hàng

- Các phụ kiện thuê của ban tổ chức (quạt công nghiệp, thảm, mái tôn/nóc bạt,…)

- Đơn vị tổ chức và quy mô gian hàng

- Loại gian hàng mà doanh nghiệp, thương nhân muốn thuê (gian hàng tiêu chuẩn hay gian hàng tự dựng)

- Và một số yếu tố khác. 

Giá thuê gian hàng hội chợ hiện nay dao động từ 800.000 đồng đến 4.000.000 đồng với gian hàng tiêu chuẩn và từ 5.000.000 – 8.000.000 triệu đối với gian hàng tự dựng có diện tích lớn hơn.

2.2. Phí ký quỹ cho gian hàng

Phí ký quỹ này sẽ được hoàn lại sau khi kết thúc triển lãm. Phần phí này khoảng 1.100.000 VND/m2. Chi phí này để đảm bảo khi tham gia hội chợ, trong lúc lắp dựng gian hàng, thợ thi công gian hàng cho doanh nghiệp không được làm hư hại phần sàn của toà nhà. Nếu trong thời gian thi công, đội nhà thầu của doanh nghiệp làm hư hại đến phần sàn của toà nhà thì khoản phí này sẽ không được hoàn trả.

2.3. Phí quản lý gian hàng

Phần phí này sẽ được tính theo m² của gian hàng giống như 2 loại phí trước. Gian hàng càng lớn thì chi phí càng cao. Mức phí trung bình là 120.000 VND/m², phí này thường sẽ được đóng trực tiếp cho toà nhà diễn ra triển lãm. Nó bao gồm phí vệ sinh, dọn dẹp, bảo vệ trông coi trong những ngày thi công gian hàng, diễn ra triển lãm.

2.4. Chi phí điện năng tiêu thụ cho gian hàng

Đây là một khoản phí bắt buộc cần đóng cho phần điện tiêu thụ của gian hàng. Phần điện sẽ được tính trên từng bóng đèn, ổ cắm mà gian hàng sử dụng. Phần phí này sẽ giao động tuỳ vào triển lãm mà quý doanh nghiệp tham gia. Tuỳ vào số lượng bóng đèn và ổ cắm gian hàng cần mà chi phí phần điện sẽ khác nhau. Khi đăng ký và thuê mặt bằng cho gian hàng, ban tổ chức sẽ gửi cho doanh nghiệp file hướng dẫn tham gia triển lãm bao gồm các quy định, các chi phí cần đóng và phí cụ thể cho phần điện năng tiêu thụ. Với phần đăng ký điện tiêu thụ, doanh nghiệp nên nhờ nhà thầu thi công gian hàng hỗ trợ đăng ký để có thể đăng ký chính xác số lượng đèn điện cần sử dụng cho gian hàng của mình.

2.5. Phí thẻ thi công

Mỗi nhân công lắp dựng gian hàng sẽ cần một thẻ thi công để ra, vào toà nhà trong thời gian dàn dựng. Các công nhân bắt buộc phải đeo thẻ trong suốt thời gian thi công tại toà nhà. Phần phí này khoảng 110.000 VND/ thẻ. Thẻ này sẽ không được sử dụng trong thời gian chính thức diễn ra hội chợ triển lãm.

 2.6. Các chi phí khác khi tham gia hội chợ, triển lãm thương mại

Ngoài chi phí các thương nhân, doanh nghiệp cần bỏ ra để thuê gian hàng hội chợ thì còn các chi phí khác các đơn vị tham gia cần dự trù khi tham gia bán hàng tại hội chợ thương mại.

- Chi phí thiết kế gian hàng hội chợ

- Chi phí ăn uống, đi lại…

- Chi phí vận chuyển nguyên vật liệu để thi công gian hàng hội chợ

- Chi phí trang trí nội thất cho gian hàng

- Phí bảo hiểm gian hàng

- Phí thuê kho lưu trữ hoặc bảo quản tài sản

- Chi phí cho nhân sự, đặc biệt là nhân sự đứng bán, tiếp thị sản phẩm tại gian hàng

- Chi phí đồng phục, truyền thông, in voucher, quà tặng, hàng mẫu,…

- Và một vài chi phí khác

Lưu ý: 

Các loại chi phí thường không cố định mà phụ thuộc vào nhiều yếu tố khác nhau như:

- Quy mô doanh nghiệp, mức độ đầu tư của doanh nghiệp.

- Địa điểm và thời gian diễn ra hội chợ triển lãm.

- Diện tích của gian hàng, vật liệu thi công của gian hàng.

- Phương án thi công mà doanh nghiệp lựa chọn...

Mỗi hội chợ triển lãm lại có quy định và mức độ kinh phí riêng, mỗi doanh nghiệp lại có một phương án thi công riêng biệt và sự lựa chọn vật liệu khác nhau, chính vì thế để có thể báo giá chi tiết và dự trù kính phí hợp lý nhất các doanh nghiệp hãy cung cấp cho đơn vị thiết kế thi công trọn gói các thông tin sau:

- Tên hội chợ triển lãm mà doanh nghiệp tham gia.

- Địa điểm diễn ra hội chợ để dự toán chi phí vận chuyển.

- Diện tích gian hàng.

- Đã có bản thiết kế gian hàng hội chợ chưa?

- Ý tưởng thiết kế thi công và sử dụng vật liệu là gì?

3. Quy trình đăng ký tổ chức hội chợ, triển lãm thương mại tại Việt Nam

Bước 1: Thương nhân nộp hồ sơ tại Sở Công Thương nơi thực hiện tổ chức hội chợ, triển lãm thương mại.

Hồ sơ đăng ký gồm:

- 01 Đăng ký tổ chức hội chợ, triển lãm thương mại theo Mẫu số 10 Phụ lục ban hành kèm theo Nghị định 81/2018/NĐ-CP  hướng dẫn Luật thương mại về hoạt động xúc tiến thương mại.

- 01 Bản sao không cần chứng thực Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp. Giấy chứng nhận đăng ký đầu tư, Quyết định thành lập hoặc các quyết định khác có gái trị pháp lý tương đương theo quy định của pháp luật.

Cách thức gửi hồ sơ:

Cách 1: Nộp 01 hồ sơ đăng ký qua đường bưu điện hoặc đăng ký trực tiếp tại trụ sở cơ quan quản lý nhà nước có thẩm quyền;

Cách 2: Sử dụng hệ thống dịch vụ công trực tuyến do cơ quan quản lý nhà nước có thẩm quyền cung cấp.

Thời hạn đăng ký: Tối đa (sớm nhất) 365 ngày và tối thiểu (chậm nhất) 30 ngày trước ngày khai mạc đối với hội chợ, triển lãm thương mại tại Việt Nam;

Bước 2: Cơ quan quản lý nhà nước có thẩm quyền trả lời xác nhận hoặc không xác nhận bằng văn bản việc đăng ký tổ chức hội chợ, triển lãm thương mại trong thời hạn 07 ngày làm việc kể từ ngày nhận được đầy đủ hồ sơ.

Trong trường hợp không xác nhận thì cơ quan quản lý nhà nước có thẩm quyền phải nêu rõ lý do.

Bước 3: Thương nhân tiến hành tổ chức hội chợ, triển lãm thương mại sau khi có văn bản xác nhận của cơ quan có thẩm quyền.

Bước 4: Thương nhân, tổ chức báo cáo cơ quan quản lý nhà nước về kết quả việc tổ chức hội chợ, triển lãm thương mại theo những nội dung đã đăng ký và được xác nhận (theo mẫu tại Nghị định 81/2018/NĐ-CP) trong vòng 30 ngày kể từ ngày kết thúc hội chợ, triển lãm thương mại.

Trên đây là toàn bộ nội dung tư vấn của Luật Minh Khuê về vấn đề trên. Nếu có bất kỳ vướng mắc nào xin vui lòng liên hệ tới Tổng đài tư vấn pháp luật trực tuyến qua số điện thoại 1900.6162 để được hỗ trợ. Xin trân trọng cảm ơn!