Trả lời:

Cơ sở pháp lý:

Luật hộ tịch 2014

Thông tư 07/2020/TT-BTP hướng dẫn chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của sở tư pháp thuộc ủy ban nhân dân cấp tỉnh, phòng tư pháp thuộc ủy ban nhân dân cấp huyện.

Nội dung trả lời:

1. Phòng tư pháp hộ tịch

Phòng Tư pháp là cơ quan chuyên môn thuộc Ủy ban nhân dân cấp huyện, tham mưu, giúp Ủy ban nhân dân cấp huyện thực hiện chức năng quản lý nhà nước về: công tác xây dựng và thi hành pháp luật: theo dõi tình hình thi hành pháp luật: kiểm tra, xử lý, rà soát, hệ thống hóa văn bản quy phạm pháp luật: phổ biến, giáo dục pháp luật; hòa giải ở cơ sở; trợ giúp pháp lý; nuôi con nuôi; hộ tịch; chứng thực; quản lý công tác thi hành pháp luật về xử lý vi phạm hành chính và các công tác tư pháp khác theo quy định pháp luật.

Phòng Tư pháp có tư cách pháp nhân, có con dấu và tài khoản riêng; chịu sự chỉ đạo, quản lý về tổ chức, vị trí việc làm, biên chế công chức, cơ cấu ngạch công chức của Ủy ban nhân dân cấp huyện theo thẩm quyền, đồng thời chịu sự chỉ đạo, kiểm tra, thanh tra, hướng dẫn về chuyên môn nghiệp vụ của Bộ Tư pháp, Sở Tư pháp.

Khoản 12 Điều 4 Thông tư 07/2020/TT-BTP quy định về nhiệm vụ quản lý và đăng ký hộ tịch của Phòng tư pháp:

12. Về quản lý và đăng ký hộ tịch:

a) Giúp Ủy ban nhân dân cấp huyện chỉ đạo, kiểm tra, hướng dẫn việc tổ chức thực hiện công tác đăng ký và quản lý hộ tịch trên địa bàn;

b) Giúp Ủy ban nhân dân cấp huyện thực hiện đăng ký hộ tịch theo quy định pháp luật; đề nghị Ủy ban nhân dân cấp huyện quyết định thu hồi, hủy bỏ giấy tờ hộ tịch do Ủy ban nhân dân cấp xã cấp trái với quy định của pháp luật (trừ trường hợp kết hôn trái pháp luật);

c) Giúp Ủy ban nhân dân cấp huyện quản lý, cập nhật, khai thác cơ sở dữ liệu hộ tịch và cấp bản sao trích lục hộ tịch theo quy định;

d) Quản lý, sử dụng Sổ hộ tịch, biểu mẫu hộ tịch; lưu trữ Sổ hộ tịch, hồ sơ đăng ký hộ tịch theo quy định pháp luật.

2. Thẩm quyền chứng thực của phòng Tư pháp huyện, quận, thị xã, thành phố thuộc tỉnh

Theo Điều 5 Nghị định 23/2015/NĐ-CP và Điều 24 Thông tư 01/2020/TT-BTP thì thẩm quyền chức thực được quy định như sau:

Phòng Tư pháp huyện, quận, thị xã, thành phố thuộc tỉnh:

- Chứng thực bản sao từ bản chính các giấy tờ, văn bản do cơ quan, tổ chức có thẩm quyền của Việt Nam; cơ quan, tổ chức có thẩm quyền của nước ngoài; cơ quan, tổ chức có thẩm quyền của Việt Nam liên kết với cơ quan, tổ chức có thẩm quyền của nước ngoài cấp hoặc chứng nhận;

- Chứng thực chữ ký trong các giấy tờ, văn bản;

- Chứng thực chữ ký của người dịch trong các giấy tờ, văn bản từ tiếng nước ngoài sang tiếng Việt, từ tiếng Việt sang tiếng nước ngoài;

- Chứng thực hợp đồng, giao dịch liên quan đến tài sản là động sản;

- Chứng thực văn bản thỏa thuận phân chia di sản, văn bản khai nhận di sản mà di sản là động sản.

Trưởng phòng, Phó Trưởng phòng Tư pháp thực hiện chứng thực các việc quy định tại Khoản này, ký chứng thực và đóng dấu của Phòng Tư pháp.

3. Thẩm quyền chức thực của UBND xã, phường, thị trấn

- Chứng thực bản sao từ bản chính các giấy tờ, văn bản do cơ quan có thẩm quyền của Việt Nam cấp hoặc chứng nhận;

- Chứng thực chữ ký trong các giấy tờ, văn bản, trừ việc chứng thực chữ ký người dịch;

- Chứng thực hợp đồng, giao dịch liên quan đến tài sản là động sản;

- Chứng thực hợp đồng, giao dịch liên quan đến thực hiện các quyền của người sử dụng đất theo quy định của Luật Đất đai;

- Chứng thực hợp đồng, giao dịch về nhà ở theo quy định của Luật Nhà ở;

- Chứng thực di chúc;

- Chứng thực văn bản từ chối nhận di sản;

- Chứng thực văn bản thỏa thuận phân chia di sản, văn bản khai nhận di sản mà di sản là quyền sử dụng đất, quyền sử dụng đất và tài sản gắn liền với đất; động sản, nhà ở.

Chủ tịch, Phó Chủ tịch Ủy ban nhân dân cấp xã thực hiện ký chứng thực và đóng dấu của Ủy ban nhân dân cấp xã.

4. Thẩm quyền chức thực của Công chức viên và Cơ quan đại diện ngoại giao

- Công chứng viên:

- Chứng thực bản sao từ bản chính các giấy tờ, văn bản do cơ quan, tổ chức có thẩm quyền của Việt Nam; cơ quan, tổ chức có thẩm quyền của nước ngoài; cơ quan, tổ chức có thẩm quyền của Việt Nam liên kết với cơ quan, tổ chức có thẩm quyền của nước ngoài cấp hoặc chứng nhận;

- Chứng thực chữ ký trong các giấy tờ, văn bản, trừ việc chứng thực chữ ký người dịch.

- Cơ quan đại diện ngoại giao, Cơ quan đại diện lãnh sự và Cơ quan khác được ủy quyền thực hiện chức năng lãnh sự của Việt Nam ở nước ngoài:

- Chứng thực bản sao từ bản chính các giấy tờ, văn bản do cơ quan, tổ chức có thẩm quyền của Việt Nam; cơ quan, tổ chức có thẩm quyền của nước ngoài; cơ quan, tổ chức có thẩm quyền của Việt Nam liên kết với cơ quan, tổ chức có thẩm quyền của nước ngoài cấp hoặc chứng nhận;

- Chứng thực chữ ký trong các giấy tờ, văn bản;

- Chứng thực chữ ký của người dịch trong các giấy tờ, văn bản từ tiếng nước ngoài sang tiếng Việt, từ tiếng Việt sang tiếng nước ngoài.

Lưu ý:

- Việc chứng thực bản sao từ bản chính, chứng thực chữ ký, chứng thực hợp đồng, giao dịch liên quan đến tài sản là động sản, chứng thực di chúc không phụ thuộc vào nơi cư trú của người yêu cầu chứng thực.

- Việc chứng thực các hợp đồng, giao dịch liên quan đến quyền của người sử dụng đất được thực hiện tại Ủy ban nhân dân cấp xã nơi có đất.

- Việc chứng thực các hợp đồng, giao dịch liên quan đến nhà ở được thực hiện tại Ủy ban nhân dân cấp xã nơi có nhà.

- Đối với huyện đảo mà ở đó không có UBND cấp xã thì Phòng Tư pháp thực hiện chứng thực.

5. Chứng thực sơ yếu lý lịch ở đâu?

Cho em hỏi em muốn xin dấu và công chứng sơ yếu lý lịch tại nơi em tạm trú có được không? Và khi đi công chứng có cần sổ hộ khẩu gốc để kiểm chứng không ạ?

Theo quy định tại Điều 15 Thông tư 01/2020/TT-BTP thì "Các quy định về chứng thực chữ ký tại Mục 3 Nghị định số 23/2015/NĐ-CP được áp dụng để chứng thực chữ ký trên tờ khai lý lịch cá nhân"; cụ thể:

- Người thực hiện chứng thực không ghi bất kỳ nhận xét gì vào tờ khai lý lịch cá nhân, chỉ ghi lời chứng chứng thực theo mẫu.

- Đối với những mục không có nội dung trong tờ khai lý lịch cá nhân thì phải gạch chéo trước khi yêu cầu chứng thực.

- Người yêu cầu chứng thực phải chịu trách nhiệm về toàn bộ nội dung trong tờ khai lý lịch cá nhân của mình.

Điều này có nghĩa người thực hiện chứng thực chỉ chứng nhận chữ ký trên Sơ yếu lý lịch là của người yêu cầu chứng thực, còn không chịu trách nhiệm về nội dung trên Sơ yếu lý lịch.

Vì vậy, người có yêu cầu chứng thực có thể lựa chọn những nơi sau để yêu cầu chứng thực chữ ký trên Sơ yếu lý lịch theo quy định về thẩm quyền chứng thực chữ ký tại Điều 5 Nghị định 23/2015/NĐ-CP miễn thuận tiện :

- Ra bất kỳ UBND phường, xã nào (không bắt buộc phải là nơi có hộ khẩu thường trú).

- Ra bất kỳ Phòng công chứng/Văn phòng công chứng nào.

- Ra Cơ quan đại diện ngoại giao, Cơ quan đại diện lãnh sự và Cơ quan khác được ủy quyền thực hiện chức năng lãnh sự của Việt Nam ở nước ngoài (đối với người đang ở nước ngoài).

Cần chuẩn bị giấy tờ gì khi đi chứng thực sơ yếu lý lịch?

Điều 24 Nghị định 23/2015 quy định, người yêu cầu chứng thực chữ ký cần chuẩn bị:

- Bản chính hoặc bản sao có chứng thực CMND/CCCD/Hộ chiếu còn giá trị sử dụng;

- Sơ yếu lý lịch mình sẽ ký và yêu cầu chứng thực.

6. Thẩm quyền đăng ký hộ tịch của Ủy ban nhân dân cấp xã

- Ủy ban nhân dân cấp xã nơi cư trú của người cha hoặc người mẹ thực hiện đăng ký khai sinh.

+ Người đi đăng ký khai sinh nộp tờ khai theo mẫu quy định và giấy chứng sinh cho cơ quan đăng ký hộ tịch. Trường hợp không có giấy chứng sinh thì nộp văn bản của người làm chứng xác nhận về việc sinh; nếu không có người làm chứng thì phải có giấy cam đoan về việc sinh; trường hợp khai sinh cho trẻ em bị bỏ rơi phải có biên bản xác nhận việc trẻ bị bỏ rơi do cơ quan có thẩm quyền lập; trường hợp khai sinh cho trẻ em sinh ra do mang thai hộ phải có văn bản chứng minh việc mang thai hộ theo quy định pháp luật.

+ Ngay sau khi nhận đủ giấy tờ theo quy định tại khoản 1 Điều này, nếu thấy thông tin khai sinh đầy đủ và phù hợp, công chức tư pháp - hộ tịch ghi nội dung khai sinh theo quy định tại khoản 1 Điều 14 của Luật này vào Sổ hộ tịch; cập nhật vào Cơ sở dữ liệu hộ tịch điện tử, Cơ sở dữ liệu quốc gia về dân cư để lấy Số định danh cá nhân.

Công chức tư pháp - hộ tịch và người đi đăng ký khai sinh cùng ký tên vào Sổ hộ tịch. Chủ tịch Ủy ban nhân dân cấp xã cấp Giấy khai sinh cho người được đăng ký khai sinh.

- Ủy ban nhân dân cấp xã nơi cư trú của một trong hai bên nam, nữ thực hiện đăng ký kết hôn.

Giấy chứng nhận kết hôn phải có các thông tin sau đây:

a) Họ, chữ đệm và tên; ngày, tháng, năm sinh; dân tộc; quốc tịch; nơi cư trú; thông tin về giấy tờ chứng minh nhân thân của hai bên nam, nữ;

b) Ngày, tháng, năm đăng ký kết hôn;

c) Chữ ký hoặc điểm chỉ của hai bên nam, nữ và xác nhận của cơ quan đăng ký hộ tịch.

- Ủy ban nhân dân cấp xã nơi cư trú của người được giám hộ hoặc người giám hộ thực hiện đăng ký giám hộ.

Ủy ban nhân dân cấp xã nơi đã đăng ký giám hộ thực hiện đăng ký chấm dứt giám hộ.

- Ủy ban nhân dân cấp xã nơi cư trú của người nhận hoặc người được nhận là cha, mẹ, con thực hiện đăng ký nhận cha, mẹ, con.

- Ủy ban nhân dân cấp xã nơi đã đăng ký hộ tịch trước đây hoặc nơi cư trú của cá nhân có thẩm quyền giải quyết việc thay đổi, cải chính hộ tịch cho người chưa đủ 14 tuổi; bổ sung hộ tịch cho công dân Việt Nam cư trú ở trong nước.

- Ủy ban nhân dân cấp xã nơi cư trú cuối cùng của người chết thực hiện việc đăng ký khai tử. Trường hợp không xác định được nơi cư trú cuối cùng của người chết thì Ủy ban nhân dân cấp xã nơi người đó chết hoặc nơi phát hiện thi thể người chết thực hiện việc đăng ký khai tử.

Mọi vướng mắc bạn vui lòng trao đổi trực tiếp với Luật sư tư vấn pháp luật dân sự trực tuyến qua tổng đài gọi số1900.6162 hoặc liên hệ văn phòng để nhận được sự tư vấn, hỗ trợ từ Luật Minh Khuê.

Rất mong nhận được sự hợp tác!

Trân trọng./.

Bộ phận Luật sư​ tư vấn luật dân sự - Công ty Luật Minh Khuê.