Mục lục bài viết

Nếu như công ty hoàn thành tất cả nghĩa vụ của mình đối với người lao động (bao gồm trả lương, trả sổ bảo hiểm) mà người lao động lại không bàn giao đầy đủ công việc, sổ sách giấy tờ thì làm thế nào? Có thể nào giữ lại lương hay sổ bảo hiểm để bảo đảm việc thực hiện nghĩa vụ bàn giao công việc của người lao động hay không? 

Đây là vấn đề mà nhiều doanh nghiệp băn khoăn và luôn tìm phương cách hiệu quả để làm sao vừa đảm bảo được quyền lợi chính đáng của công ty và vừa không bị rơi vào mâu thuẫn tranh chấp không đáng có đối với người lao động. Hiểu được điểu đó, Luật Minh Khuê chia sẻ một số nội dung dưới đây để bạn đọc tham khảo:

1. Cơ sở pháp lý về việc giữ lương, giữ sổ bảo hiểm của nhân viên khi nghỉ việc

- Bộ luật lao động năm 2019

2. Khi chấm dứt HĐLĐ, công ty có thể giữ lại một phần tiền lương hoặc sổ bảo hiểm của người lao động không?

Kính chào công ty Luật Minh Khuê, hiện tại công ty tôi đang có một vấn đề về nhân sự, mong nhận được tư vấn hướng giải quyết từ luật sư. Công ty tôi có nhân viên kế toán chuẩn bị nghỉ việc, do tính chất công việc nên nhân viên nắm giữ nhieuf hồ sơ, tài liệu cũng như chứng từ cùng thông tin khách hàng quan trọng của công ty. Hiện giờ công ty đang băn khoăn liệu công ty có thể giữ lại một phần hoặc toàn bộ khoản tiền phải thanh toán cho kế toán hoặc giữ sổ bảo hiểm xã hội cho đến khi nhân viên này hoàn thành các nghĩa vụ với công ty hay không? Nếu người lao động gây thiệt hại cho doanh nghiệp hoặc không chịu bàn giao tài sản cho doanh nghiệp, người sử dụng lao động có quyên khấu trừ tiền lương của người lao động vào khoản thanh toán sau cùng cho người lao động không? Vì công ty đã biết nhiều trường hợp kế toán nghỉ việc sau đó mới phát hiện kế toán đã thực hiện nhiều công việc sai dẫn đến công ty bị thuế phạt nên chúng tôi thật sự muốn có một phương cách để bảo đảm cũng như ràng buộc trách nhiệm của kế toán với công ty trong công việc của mình trước khi nghỉ việc.

Rất mong nhận được tư vấn thấu đáo từ luật sư. Tôi xin chân thành cảm ơn!

Để giải đáp được băn khoăn của quý khách, Luật Minh Khuê đi vào phân tích những vấn đề pháp lý sau:

2.1. Trách nhiệm của người lao động và người sử dụng lao động khi chấm dứt hợp đồng lao động

Bộ luật Lao động có quy định trách nhiệm của người lao động và người sử dụng lao động khi chấm dứt hợp đồng lao động tại Điều 48 như sau:

Điều 48. Trách nhiệm khi chấm dứt hợp đồng lao động

1. Trong thời hạn 14 ngày làm việc kể từ ngày chấm dứt hợp đồng lao động, hai bên có trách nhiệm thanh toán đầy đủ các khoản tiền có liên quan đến quyền lợi của mỗi bên, trừ trường hợp sau đây có thể kéo dài nhưng không được quá 30 ngày:

a) Người sử dụng lao động không phải là cá nhân chấm dứt hoạt động;

b) Người sử dụng lao động thay đổi cơ cấu, công nghệ hoặc vì lý do kinh tế;

c) Chia, tách, hợp nhất, sáp nhập; bán, cho thuê, chuyển đổi loại hình doanh nghiệp; chuyển nhượng quyền sở hữu, quyền sử dụng tài sản của doanh nghiệp, hợp tác xã;

d) Do thiên tai, hỏa hoạn, địch họa hoặc dịch bệnh nguy hiểm.

2. Tiền lương, bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, bảo hiểm thất nghiệp, trợ cấp thôi việc và các quyền lợi khác của người lao động theo thỏa ước lao động tập thể, hợp đồng lao động được ưu tiên thanh toán trong trường hợp doanh nghiệp, hợp tác xã bị chấm dứt hoạt động, bị giải thể, phá sản.

3. Người sử dụng lao động có trách nhiệm sau đây:

a) Hoàn thành thủ tục xác nhận thời gian đóng bảo hiểm xã hội, bảo hiểm thất nghiệp và trả lại cùng với bản chính giấy tờ khác nếu người sử dụng lao động đã giữ của người lao động;

b) Cung cấp bản sao các tài liệu liên quan đến quá trình làm việc của người lao động nếu người lao động có yêu cầu. Chi phí sao, gửi tài liệu do người sử dụng lao động trả.

Theo đó, trong thời hạn 14 ngày làm việc, kể từ ngày chấm dứt hợp đồng lao động, các bên phải thanh toán đầy đủ các khoản có liên quan đến quyền lợi của mỗi bên.

Bên cạnh trách nhiệm thanh toán các khoản có liên quan đến người lao động thì người sử dụng lao động còn phải thực hiện thủ tục với cơ quan bảo hiểm xã hội có thẩm quyền để trả sổ bảo hiểm xã hội và các những giấy tờ khác (nếu có) cho người lao động.

Căn cứ vào các quy định trên, có thể thấy rằng trách nhiệm thanh toán/hoàn trả đầy đủ các khoản có liên quan đến quyền lợi của mỗi bên không chỉ thuộc về một mình người sử dụng lao động hay người lao động mà là của cả các bên. Tuy nhiên, trong bối cảnh quy định của Bộ luật Lao động luôn hướng đến việc bảo vệ quyền lợi cho người lao động như là bên yếu thế trong mối quan hệ lao động, người sử dụng lao động vẫn có nghĩa vụ thanh toán/chi trả các chế độ cho người lao động cho dù người lao động có hoàn thành các nghĩa vụ của mình chưa. Nói theo một cách khác, việc không hoàn thành trách nhiệm của người lao động sẽ không phải là lý do hợp pháp để loại trừ nghĩa vụ của người sử dụng lao động khi hợp đồng lao động chấm dứt.

Nếu người sử dụng lao động không thực hiện đúng nghĩa vụ thanh toán cho người lao động trong thời hạn 14 ngày làm việc được tính từ ngày chấm dứt hợp đồng lao động thì có thể bị xử phạt vi phạm hành chính ở mức cao nhất là 4.000.000 đồng nếu người lao động khiếu nại với cơ quan thanh tra lao động có thẩm quyền (Khoản 2 Điều 12 Nghị định 12/2022/NĐ-CP) . Do đó, người sử dụng lao động cần thực hiện đúng nghĩa vụ của mình đối với người lao động dù người lao động có hoàn thành mọi nghĩa vụ của người lao động hay chưa để tránh rủi ro pháp lý như được nêu ở trên. Nếu sau đó, người lao động vẫn không hoàn thành nghĩa vụ của người lao động đối với người sử dụng lao động khi hợp đồng lao động chấm dứt thì người sử dụng lao động có thể khởi kiện người lao động ra Tòa án có thẩm quyền để yêu cầu người lao động bỗi thường. 

2.2. Công ty có được quyền khấu trừ lương của người lao động để bảo đảm cho các nghĩa vụ chưa hoàn thành?

Về mặt nguyên tắc, người sử dụng lao động không được quyền khấu trừ phần giá trị tài sản mà người lao động chưa hoàn trả lại cho người sử dụng lao động vào tiền lương và các khoản phải trả chưa được thanh toán của người lao động. Theo quy định tài Điều 102 của Bộ luật Lao động 2019 thì: Việc khấu trừ lương của người lao động chỉ được người sử dụng lao động thực hiện để bồi thường thiệt hại do người lao động làm hư hỏng dụng cụ, thiết bị của người sử dụng lao động.

Cụ thể, người lao động phải bồi thường nhiều nhất là 03 tháng tiền lương ghi trong hợp đồng lao động của tháng trước liền kề trước khi gây ra thiệt hại bằng hình thức khấu trừ hằng tháng vào lương nếu do sơ suất người lao động làm hư hỏng dụng cụ, thiết bị thuộc tài sản của doanh nghiệp với tổng giá trị thiệt hại thực tế không quá 10 tháng lương tối thiểu vùng áp dụng tại nơi mà người lao động làm việc do Chính phủ công bố tại từng thời điểm. Ngoài trường hợp trên, chưa thấy có quy định nào của Bộ luật Lao động cho phép người sử dụng lao động cấn trừ các khoản tiẽn khác (ngoài khoản tiền dùng để bồi thường thiệt hại như đã nêu ở trên) vào tiền lương của người lao động.

Do đó, nếu người lao động không thuộc các trường hợp phải bồi thường thiệt hại cho người sử dụng lao động thì không có căn cứ pháp lý để người sử dụng lao động có quyển khấu trừ tiền lương của người lao động. Như vậy, người sử dụng lao động vẫn phải trả đầy đủ các khoản chưa thanh toán cho người lao động. Nếu sau khi đã thực hiện xong các nghĩa vụ của người sử dụng lao động và quá thời hạn theo quy định của pháp luật mà người lao động vẫn không hoàn trả lại tài sản cho người sử dụng lao động theo yêu cầu, nếu số tài sản đó có giá trị lớn và/hoặc nếu xét thấy cần thiết phải làm gương cho những người lao động khác trong doanh nghiệp thì người sử dụng lao động có thể khởi kiện người lao động tại Tòa án có thẩm quyền để đòi lại tài sản và yêu cầu bồi thường thiệt hại ngoài hợp đồng.

2.3. Phương án cho người sử dụng lao động

Theo quy định của pháp luật dân sự, chủ sở hữu, chủ thể có quyền khác đối với tài sản có quyền đòi lại tài sản từ người chiếm hữu, người sử dụng tài sản, người được lợi về tài sản mà không có căn cứ pháp luật. Tuy nhiên, trên thực tế, quy trình khởi kiện đòi tài sản tại Tòa án có thẩm quyền thường mất nhiều thời gian và công sức của người đi kiện mà nhiều khi chi phí đó còn cao hơn phần tài sản cần được thu hồi. Do đó, người sử dụng lao động có thể cân nhắc thêm phương án thương lượng với người lao động để yêu cầu người lao động hoàn trả tài sản trong một khoảng thời gian hợp lý. Việc thương lượng sẽ đảm bảo thống nhất ý chí và tự nguyện thực hiện cao hơn đồng thời giữ được mối quan hệ lao động tốt đẹp dù không còn gắn bó cùng nhau nữa.

3. Công ty có nghĩa vụ cung cấp phương tiện phục vụ công việc cho người lao động không?

Người sử dụng lao động có quyền không cung cấp công cụ lao động (ví dụ như máy tính, điện thoại bàn) cho người lao động mà các công cụ lao động đó cần để người lao động thực hiện các công việc được giao theo hợp đồng lao động không?

Trên thực tế, tại các doanh nghiệp cung cấp dịch vụ chẳng hạn như ngân hàng, bảo hiểm có sử dụng người lao động làm việc ở khối văn phòng, khi mối quan hệ lao động giữa người sử dụng lao động và người lao động nào đó đang có mâu thuẫn thì người sử dụng lao động thường có khuynh hướng không cung cấp hoặc lấy lại máy tính làm việc cho người lao động hoặc nếu có cung cấp máy tính cho người lao động đi chăng nữa thì cũng chặn không cho người lao động truy cập vào máy chủ của doanh nghiệp, không cho người lao động nhận, gởi email từ địa chỉ email công việc của người lao động và vào internet, nhằm mục đích bảo vệ các thông tin mật của doanh nghiệp, không để hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp có thể bị tổn hại do các hành vi vi phạm của người lao động.

Liên quan đến việc cung cấp công cụ lao động cho người lao động, đây là một nội dung không bắt buộc phải thỏa thuận trong hợp đồng lao động. Mặc dù vậy, trên thực tế, có những vị trí công việc mà cần thiết phải sử dụng đến công cụ lao động thì mới thực hiện được công việc theo thỏa thuận ví dụ như nhân viên văn phòng (lập trình viên, kế toán,...) luôn cần có công cụ lao động là máy tính để thực hiện các công việc kỹ thuật chuyên môn;...Vì vậy, khi giao kết hợp đồng lao động với người lao động, người sử dụng lao động thường đã tính trước và ghi nhận rõ ràng trong hợp đồng lao động các công cụ lao động sẽ được cấp phát để người lao động làm việc. Theo đó, nếu trong quá trình thực hiện hợp đồng lao động, vì bất cứ lý do gì mà công ty tự ý thu hồi các công cụ lao động đã cấp phát cho người lao động, người sử dụng lao động có thể gặp rủi ro pháp lý trong việc bị các cơ quan quản lý lao động có thẩm quyền xem như là vi phạm nghĩa vụ thực hiện hợp đồng lao động theo quy định của Bộ luật Lao động.

Phương án cho công ty

Dưới góc độ luật dân sự, máy chủ của doanh nghiệp cũng như các tài khoản email làm việc của người lao động được xem là các tài sản thuộc quyền sở hữu của doanh nghiệp. Do đó, người sử dụng lao động có toàn quyền trong việc quyết định việc sử dụng, kết nối hoặc không kết nối đối với các tài sản đó vào bất kỳ thời điểm nào. Nhìn chung, việc kiểm soát nhằm đảm bảo hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp không bị tổn hại bởi các hành vi vi phạm của người lao động dưới hình thức trên có nhiều ưu điểm hơn so với phương án thu lại công cụ lao động của người lao động như được trình bày ở trên. Bởi lẽ, sự can thiệp của người sử dụng lao động từ phía sau như vậy một mặt không làm cho mối quan hệ lao động giữa người lao động và doanh nghiệp trở nên căng thẳng, một mặt vẫn bảo vệ được các hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp khỏi sự tổn hại có thể phát sinh từ hành vi vi phạm của người lao động.

Trên đây là chia sẻ của chúng tôi về một số vấn đề pháp luật lao động. Bạn đọc có bất cứ vướng mắc nào trong lĩnh vực lao động vui lòng trao đổi trực tiếp với bộ phận luật sư tư vấn pháp luật trực tuyến qua tổng đài 24/7 gọi số: 1900.6162 để nhận được sự tư vấn, hỗ trợ từ Luật Minh Khuê. Rất mong nhận được sự hợp tác!

Luật Minh Khuê (Tổng hợp và phân tích)