Đặc điểm về công việc của giám đốc theo nghiên cứu, quan điểm Henry Mintzberg

Khách hàng: Kính thưa Luật sư, tôi muốn biết về những đặc điểm về công việc của giám đốc theo nghiên cứu, quan điểm Henry Mintzberg

Cảm ơn!

Trả lời:

1. Đôi nét về tác giả và tác phẩm “Tính chất công việc của giám đốc”

Thứ nhất, ta nói về đôi nét ông Henry Mintzberg là một nhà quản lý người Canada, thuộc trường phái nghiên cứu về vai trò của giám đốc trong khoa học quản lý phương Tây. Ông tốt nghiệp đại học chuyên ngành cơ khí năm 1961, cử nhân văn chương năm 1962, đỗ thạc sĩ quản trị kinh doanh năm 1965 và tiến sĩ quản lý năm 1968. Ông là giáo sư trường Đại học Me. Kenzie (Canada) trong một thời gian dài, ủy viên ban biên tập của tạp chí “Quản lý chiến lược”, tạp chí “Nghiên cứu quản lý”, tạp chí “Quản lý nói chung, dân chủ trong kinh tế và công nghiệp”, tạp chí “Quản lý hành chính”, tạp chí “Chiến lược thương mại”, đồng thời là ủy viên Hội nghiên cứu của Hoàng gia Canada.

Về các tác phẩm của ông Henry Mintzberg gồm có: “Tính chất công việc của giám đốc”, “Quyền lực bên trong và bên ngoài của tổ chức”, “Xây dựng quyết sách chiến lược”, “Sự hình thành chiến lược về lổ chức”.

Ngoài ra, ông đã phát biểu nhiều luận văn về quản lý, trong đó có luận văn “Truyền thuyết và sự thật về công việc của giám đốc” và luận văn “Vừa xây dựng kế hoạch, vừa thực hiện quản lý” đăng trên tạp chí “Bình luận thương mại Harvard”, là hai luận vãn đã được giải thưởng luận văn hay nhất.

Thứ hai, nói về tác phẩm “Tính chất công việc của giám đốc” là tác phẩm chủ yếu của óng và là tác phẩm kinh điên của trường phái nghiên cứu vai trò giám đốc.

Khi nói về danh từ “giám đốc” mà họ nói ở đây là người phụ trách chủ yếu trong một tổ chức chính thức hoặc một đơn vị của lổ chức đó và là những người có chức vị, có quyền lực chính thức trong tổ chức ấy.

Còn danh từ “vai trò” thì trong quyển sách đó, ông đã giải thích rằng: “Khái niệm vai trò là một khái nhiệm mượn từ thuật ngữ sân khấu đê dùng vào lý luận quản lý của khoa học hành vi”.

Vai trò là một loạt hành vi đã có sự sắp xếp nhài định, phụ thuộc vào một chức trách hoặc địa vị nhất định. Vai trò của một diễn viên, một giám đốc đều được quy định trước, mặc dù mỗi người trong số họ đều có thể thê hiên vai trò đó bằng những phương thức khác nhau.

Theo ông Henry Mintzberg, công việc của bất kỳ giám đốc nào đều có 6 đặc điểm, đó là:

Khối lượng công việc rất lớn, nhịp độ công việc khẩn trương. Do phải chịu trách nhiệm loàn diện về công việc của một tổ chức hoặc một đơn vị trong tổ chức (như một phân xưởng) đồng thời lại phải liên hệ công việc với bên ngoài, nên giám đốc luôn đứng trước một khối lượng công việc rất lớn. phải làm việc không mệt mỏi với một nhịp độ khẩn trương, có rất ít thời gian nghỉ ngơi. Tổng giám đốc lại càng bận hơn nữa.

Ví dụ, theo cuốn sách “Công việc của giám đốc gian khổ như thế nào?’’ của White, các giám đốc mà ông đã phỏng vấn đều làm việc 5 ngày trong tuần, trong đó có 4 ngày phải làm việc cả buổi tối, bao gồm: 1 buổi tối làm việc ở cơ quan, 1 buổi vừa tiếp khách vừa làm việc, 2 buổi tối mang việc về nhà để giải quyết. Gánh nặng cống việc to Ịớn ấy đã khiến họ có rất ít thời gian để đoàn tụ với gia đình, đọc sách báo, xem kịch, nghe hòa nhạc, tạo thành một khoảng trống nhất định về mặt kiến thức....

sau kết quả điều tra của ông Henry Mintzberg cũng cho thấy, công việc của các tổng giám đốc rất căng thắng. Mỗi ngày họ phải xử lý rất nhiều công văn, giấy tờ, điện thoại, các cuộc gặp gỡ. Những cống việc đó chiếm hết thời gian làm việc, khiến họ không có thời gian nghỉ ngơi. Ngay lúc uống cà phê cũng là lúc bàn công việc. Các bữa ăn trưa cũng được thực hiện trong những cuộc gặp chính thức hoặc không chính thức. Khó khăn lắm mới có chút thời gian trống thì nhân viên cấp dưới lại lập tức tranh thủ đến báo cáo cõng việc, khiến cho tổng giám đốc luôn ở trong trạng thái khẩn trương.

Công việc của giám đốc sở dĩ rất nhiều và luôn luôn khẩn trương là vì phạm vi công việc của họ rất rộng và công việc của họ không có một điểm kết thúc rõ ràng. Một kiến trúc sư khi thiết kế xong một công trình tức là có thể kết thúc một công việc. Một luật sư khi xử xong một vụ kiện là kết thúc một vụ án. Nhưng công việc của một giám đốc thì luôn diễn ra một cách thường xuyên, không thể khẳng định là lúc nào sẽ xong việc.

Dưới đây chúng ta sẽ cùng phân tích về những đặc điểm về công việc của giám đốc theo nghiên cứu, quan điểm Henry Mintzberg.

2. Công việc của giám đốc luôn gấp gáp, đa dạng và lặt vặt

Như đã nói ở trên, giám đốc là một người từ một nhóm người quản lý dẫn dắt hoặc giám sát một khu vực cụ thể của một công ty. Các công ty sử dụng thuật ngữ này thường có nhiều giám đốc trải rộng trên các chức năng hoặc vai trò kinh doanh khác nhau (ví dụ: giám đốc nhân sự). Giám đốc thường báo cáo trực tiếp cho phó chủ tịch hoặc giám đốc điều hành trực tiếp để cho họ biết tiến độ của tổ chức. Các tổ chức lớn đôi khi cũng có trợ lý giám đốc hoặc phó giám đốc. Giám đốc thường đề cập đến cấp điều hành thấp nhất trong một tổ chức, nhưng nhiều công ty lớn sử dụng chức danh phó giám đốc thường xuyên hơn. Một số công ty cũng có giám đốc vùng và giám đốc khu vực. Giám đốc vùng có mặt tại các công ty được tổ chức theo địa điểm và có phòng ban của họ theo đó. Họ chịu trách nhiệm về các hoạt động cho quốc gia cụ thể của họ. Mặc dù các giám đốc là giai đoạn đầu tiên trong nhóm điều hành, giám đốc khu vực được coi là cao hơn, dựa trên khu vực kiểm soát của họ.

Theo đó, tổng giám đốc điều hành là chức vụ điều hành cao nhất của một tổ chức, phụ trách tổng điều hành một tập đoàn, công ty, tổ chức hay một cơ quan. CEO phải báo cáo trước hội đồng quản trị của tổ chức đó. Thuật ngữ tương đương của CEO có thể là giám đốc quản lý (MD) và giám đốc điều hành (CE).

Theo Henry Mintzberg nghiên cứu, công việc của giám đốc khác với công việc của một công nhân cơ khí, một kỹ sư, một biên tập viên chương trình, một nhân viên bán hàng bởi tính chất gấp gáp, đa dạng và lặt vặt của nó. Thông qua điều tra, ông đã tính rằng, mỗi vị tổng giám đốc bình quân mỗi ngày phải xử lý 36 công văn, thư từ và 16 cuộc nói chuyện. Mỗi công văn, thư từ và mỗi cuộc nói chuyện đều liên quan đến những vấn đề khác nhau. Tính chất gấp gáp trong công việc của họ thật là kinh khủng.

Trong những công việc mà giám đốc họ phải xử lý, có hơn một nửa là phải giải quyết trong không đầy 9 phút. Khi xử lý công việc bằng điện thoại, họ phải nói rất ngắn, bình quân là 6 phút. Nhưng họ thường không thể thay đổi tình trạng đó. Bởi vì khối lượng công việc của họ quá lớn và họ nhận thức được vai trò của mình đối với tổ chức nên họ đặc biệt nhạy cảm đối với những việc họ làm (ví dụ, nếu không làm việc này mà làm việc khác thì sẽ thiệt hại như thế nào?). Thế là họ luôn luôn làm việc trong trạng thái nói trên. Điều đó tất yếu sẽ dẫn đến sự hời hợt trong xử lý cóng việc. Đây là một vấn đề cần phải khắc phục.

3. Đặt công việc thực tế lên vị trí ưu tiên

Các vị giám đốc thường có xu hướng tập trung sự chú ý và sức lực vào những việc cụ thể, đột xuất ở hiện trường.

Họ thường chú ý nhiều đến những vấn đề thiết thực, cụ thể mà mọi người đang quan tâm, ít chú ý đến những báo biểu và những báo cáo định kỳ. Họ thường xuyên mong muốn nhận được những thông tin mới nhất. Do đó họ thường chuyện trò với người này, người khác, nghe ngóng, phán đoán để thu thập những thông tin không chính thức một cách kịp thời.

4. Thích sử dụng phương thức nói miệng

Các vị giám đốc thường sử dụng 5 phương thức làm việc, đó là: phương thức văn bán, điện thoại, gặp gỡ không hẹn trước, gập theo hẹn, quan sát trực tiếp. Đối với Sự khác nhau giữa các phương thức làm việc này rất lớn. Nhưng theo tài liệu điều tra của Henry Mintzberg thì các vị giám đốc thường thích dùng phương thức trao đổi miệng. Thời gian mà họ sử dụng phương thức này chiếm tỷ trọng rất lớn.

Ông cho rằng giám đốc không cần thực hiện những thao tác cụ thể. Chức trách của giám đốc là thông qua phương thức nói miệng để chỉ đạo và sắp xếp công việc của người khác. Do đó, khối lượng công việc của giám đốc được tính bằng lượng thông tin mà họ phát ra.

5. Coi trọng mối liên hệ tin tức với bên ngoài và cấp dưới

Với Giám đốc, giám đốc thường có mối liên hệ tin tức với ba phía.

- Liên hệ thứ nhất là liên hệ với cấp trên (cấp trên của lổng giám đốc là hội đồng quản trị).

- Liên hệ thứ hai là liên hệ với những người ngoài đơn vị do giám đốc quản lý.

- Liên hệ thứ ba là liên hệ với cấp dưới.

Trên thực tế, giám đốc là những người đứng giữa cấp dưới của mình và những người không thuộc quyền quản lý của mình. Nhiệm vụ của giám đốc là liên kết họ lại với nhau. Theo tài liệu điều tra, thời gian mà giám đốc dùng để liên hệ với cấp dưới chiếm từ 1/3 đến 1/2 tổng số thời gian mà họ liên hệ bằng miệng.

Thời gian mà họ dùng để liên hệ với cấp trên chí chiếm 1/10 thời gian. Thời gian mà họ dùng để liên hệ với những người ngoài đơn vị chiếm 1/3 đến 1/2.

6. Sự kết hợp giữa quyền lực và trách nhiệm

Với trách nhiệm của giám đốc rất lớn. Họ thường xuyên phải xử lý những công việc khẩn cấp, hầu như rất khó điều khiển hoàn cảnh xung quanh và thời gian của mình.

Khi nói đến trách nhiệm, nó có nhiều định nghĩa được đưa ra để giải thích cho khái niệm trách nhiệm là gì. Trách nhiệm có tên tiếng anh là Responsibility, là việc mà mỗi người phải làm và phải có ý thức đối với những việc làm đó nói chung và đối với giám đốc nói riêng. Trách nhiệm luôn là một gánh nặng nhưng nó sẽ giúp ích cho giám đốc nói riêng rất nhiều trong quá trình phát triển.

Nhưng bên cạnh đó giám đốc cũng có quyền lực rất lớn. Họ có thể áp dụng mọi biện pháp, dưa ra những ý kiến mới trong quá trình giải quyết công việc, biến những vấn đề xuất hiện trong quá trình làm việc thành những cơ hội để phát triển công việc của xí nghiệp.

Trên đây là nội dung Luật Minh Khuê sưu tầm và biên soạn. Nếu còn vướng mắc, chưa rõ hoặc cần hỗ trợ pháp lý khác bạn vui lòng liên hệ bộ phận tư vấn pháp luật trực tuyến qua tổng đài điện thoại số: 1900.6162 để được giải đáp.

Rất mong nhận được sự hợp tác!

Trân trọng./.

Luật Minh Khuê (Sưu tầm và Biên soạn).