1. Mục đích của việc tổ chức hội nghị chung cư thường niên
Hội nghị nhà chung cư được hiểu là cuộc họp của các chủ sở hữu căn hộ chung cư khi có các vấn đề liên quan đến nội bộ chung cư như việc sử dụng, quản lý, bào trì, bảo dưỡng chung cư,…nhằm mục đích đưa ra các giải pháp để xử lý, giải quyết hoặc bãi nhiệm thành phần trong Ban quản lý chung cư.
Hội nghị nhà chung cư bao gồm hội nghị nhà chung cư lần đầu, hội nghị nhà chung cư thường niên, hội nghị nhà chung cư bất thường:
- Hội nghị nhà chung cư lần đầu:
Đây là buổi gặp gỡ, họp mặt đầu tiên của các cư dân sinh sống trong tòa chung cư. Chương trình hội nghị nhà chung cư lần đầu được tổ chức trong vòng 12 tháng kể từ ngày khu chung cư đó chính thức bàn giao cũng như đưa vào sử dụng. Bên cạnh đó, hội nghị nhà chung cư lần đầu chỉ có thể tổ chức khi chủ đầu tư bàn giao tối thiểu 50% số căn hộ trong toàn bộ tòa nhà. Trong trường hợp vượt quy định 12 tháng mà vẫn chưa đủ số lượng bàn giao theo quy định, hội nghị nhà chung cư lần đầu sẽ được lùi lại đến khi đạt đủ con số 50%.
- Hội nghị nhà chung cư bất thường
Hình thức hội nghị nhà chung cư này được tổ chức khi có những thay đổi đột ngột về mặt nhân sự trong Ban Quản trị tòa nhà. Mặt khác, việc tổ chức hội nghị nhà chung cư bất thường còn liên quan tới vấn đề thay đổi đơn vị quản lý vận hành hoặc điều chỉnh chi phí các dịch vụ.
- Hội nghị nhà chung cư thường niên
+ Đây là buổi hội nghị nhà chung cư có sự góp mặt đông đảo nhất của các cư dân sinh sống trong tòa nhà. Buổi hội nghị này được tổ chức cố định mỗi năm một lần khi chủ đầu tư bàn giao tối thiểu 30% số căn hộ trong tòa nhà. Hội nghị nhà chung cư thường niên gồm có rất nhiều nội dung quan trọng mà các cư dân cần phải lưu ý và xem xét kỹ lưỡng.
Đối với nhà chung cư có một chủ sở hữu thì hội nghị nhà chung cư là hội nghị của đại diện chủ sở hữu và người sử dụng nhà chung cư. Đối với nhà chung cư có nhiều chủ sở hữu thì hội nghị nhà chung cư là hội nghị bao gồm đại diện các chủ sở hữu căn hộ hoặc người đang sử dụng nếu chủ sở hữu không tham dự (bao gồm cả trường hợp đã nhận bàn giao căn hộ hoặc diện tích khác trong nhà chung cư nhưng chưa thanh toán hết tiền cho chủ đầu tư, trừ trường hợp thuộc diện chấm dứt hợp đồng mua bán, thuê mua căn hộ).
Căn cứ theo quy định tại Điều 12 Thông tư 02/2016/TT-BXD quy định quy chế quản lý sử dụng nhà chung cư thì hội nghị nhà chung cư thường niên là cuộc họp của các đại diện chủ sở hữu căn hộ đã nhận bàn giao và được tổ chức mỗi năm một lần. Hội nghị nhà chung cư, cụm nhà chung cư thường niên được tổ chức nhằm mục đích sau:
- Nghe báo cáo kết quả hoạt động của Ban quản trị và thông qua các khoản thu, chi hàng năm của Ban quản trị nhà chung cư;
- Xem xét, thông qua quyết toán kinh phí bảo trì phần sở hữu chung của nhà chung cư trong năm và thông qua kế hoạch bảo trì phần sở hữu chung nhà chung cư của năm sau;
- Nghe báo cáo tình hình quản lý vận hành nhà chung cư;
- Quyết định các nội dung khác (nếu có) như:
+ Đề cử, bầu, bãi miễn các thành viên Ban quản trị nhà chung cư; thông qua, bổ sung, sửa đổi Bản nội quy quản lý, sử dụng nhà chung cư;
+ Thông qua, bổ sung, sửa đổi Quy chế hoạt động của Ban quản trị nhà chung cư;
+ Thông qua mức giá dịch vụ quản lý vận hành nhà chung cư;
+ Thông qua báo cáo về hoạt động quản lý vận hành, hoạt động bảo trì phần sở hữu chung của nhà chung cư…
2. Điều kiện tổ chức hội nghị nhà chung cư thường niên
Căn cứ theo quy định tại Điều 15 Thông tư 02/2016/TT-BTC, Hội nghị nhà chung cư thường niên được tổ chức khi có tối thiểu 30% đại diện chủ sở hữu căn hộ đã nhận bàn giao tham dự hoặc có số lượng ít hơn do các chủ sở hữu nhà chung cư thống nhất.
- Đối với hội nghị thường niên của tòa nhà chung cư kết hợp quyết định một trong các vấn đề sau đây thì phải có tối thiểu 50% đại diện chủ sở hữu căn hộ đã nhận bàn giao tham dự:
+ Bầu thay thế Trưởng ban hoặc Phó ban quản trị do bị miễn nhiệm, bãi miễn hoặc bị chết, mất tích. Trường hợp thay thế Phó ban quản trị là đại diện của chủ đầu tư thì chủ đầu tư cử người khác đảm nhận mà không phải tổ chức hội nghị nhà chung cư.
+ Miễn nhiệm hoặc bãi miễn toàn bộ các thành viên Ban quản trị và bầu Ban quản trị mới;
+ Bầu thay thế thành viên Ban quản trị không phải là Trưởng ban, Phó ban do bị miễn nhiệm, bãi miễn hoặc bị chết, mất tích trong trường hợp đã tổ chức lấy ý kiến của các chủ sở hữu nhà chung cư nhưng không đủ số người đồng ý hoặc bầu thành viên Ban quản trị nhà chung cư.
- Đối với hội nghị cụm nhà chung cư thường niên kết hợp quyết định bầu Trưởng ban quản trị thì phải có tối thiểu 50% đại diện chủ sở hữu căn hộ đã nhận bàn giao của cụm nhà chung cư đó tham dự.
Như vậy, điều kiện để tổ chức hội nghị nhà chung cư thưởng niên là phải có tối thiểu 30% đại diện chủ sở hữu căn hộ đã nhận bàn giao của cụm nhà chung cư đó tham dự hoặc có số lượng ít hơn do các chủ sở hữu nhà chung cư thống nhất. Trường hợp không đủ số người tham dự nêu trên thì Ban quản trị nhà chung cư đề nghị Ủy ban nhân dân phường tổ chức hội nghị nhà chung cư theo quy định.
3. Hướng dẫn quy trình tổ chức hội nghị nhà chung cư
Một buổi hội nghị nhà chung cư theo đúng tiêu chuẩn bao gồm các nội dung dưới đây:
- Xác định thành phần tham dự hội nghị và số lượng cụ thể
Đây là bước đầu tiên, được đánh giá là rất quan trọng để việc tổ chức hội nghị nhà chung cư diễn ra thành công. Quy mô của buổi hội nghị phụ thuộc chủ yếu vào số lượng người tham gia. Mỗi căn hộ chung cư cần tối thiểu một người đến tham dự. Để tránh trường hợp vượt quá số lượng hay không đủ chỉ tiêu, người chủ trì cần chuẩn bị một danh sách chi tiết.
- Triển khai nội dung công tác nhiệm kỳ từ Ban Quản lý tòa nhà
Việc báo cáo, tổng kết công tác nhiệm kỳ trước và triển khai công tác nhiệm kỳ sau là nội dung chủ đạo trong các buổi hội nghị nhà chung cư. Các thông tin cần đảm bảo sự ngắn gọn và chuẩn xác để các cư dân dễ dàng nắm bắt và thực hiện.
- Tiếp thu ý kiến đóng góp của các cư dân
Tất cả các cư dân tham gia hội nghị đều có quyền phát biểu, đóng góp ý kiến. Những kiến nghị này cần được ghi chép cụ thể để Ban Quản lý tòa nhà nghiên cứu và hoạch định các kế hoạch.
- Tổng kết lại nội dung và bế mạc hội nghị
Đây là bước cuối cùng trong quy trình tổ chức hội nghị nhà chung cư. Ngoài việc tổng kết lại chương trình của buổi hội nghị, Ban Quản lý tòa nhà sẽ lắng nghe và giải đáp các thắc mắc, đề xuất từ phía người dân. Công tác bế mạc là khâu chính thức khép lại buổi hội nghị nhà chung cư
Để tham khảo thêm thông tin về vấn đề này, quý khách hàng có thể tìm hiểu tại bài viết: Hội nghị nhà chung cư lần đầu, thường niên được tổ chức thế nào? của Luật Minh Khuê.
Như vậy trên đây là toàn bộ thông tin về Điều kiện tổ chức hội nghị nhà chung cư thường niên thế nào? mà Công ty Luật Minh Khuê muốn gửi đến quý khách mang tính tham khảo. Nếu quý khách còn vướng mắc về vấn đề trên hoặc mọi vấn đề pháp lý khác, quý khách hãy vui lòng liên hệ trực tiếp với chúng tôi qua Luật sư tư vấn pháp luật trực tuyến theo số điện thoại 1900.6162 để được Luật sư tư vấn pháp luật trực tiếp qua tổng đài kịp thời hỗ trợ và giải đáp mọi thắc mắc.
Nếu quý khách cần báo giá dịch vụ pháp lý thì quý khách có thể gửi yêu cầu báo phí dịch vụ đến địa chỉ email:lienhe@luatminhkhue.vnđể nhận được thông tin sớm nhất! Rất mong nhận được sự hợp tác và tin tưởng của quý khách! Luật Minh Khuê xin trân trọng cảm ơn!
