Hướng dẫn viết đơn xin tăng ca

1. Hiểu thế nào về đơn xin tăng ca

Giấy đề nghị tăng ca là một loại biểu mẫu được lập ra bởi người lao động (NLĐ) trong trường hợp họ muốn tăng ca, tăng giờ làm nhằm hoàn tất công việc hoặc tăng thêm thu nhập. Người nhận và xét duyệt văn bản này sẽ là ban lãnh đạo của đơn vị. Loại giấy đề nghị này được sử dụng tương đối phổ biến trong các công ty, nhà máy, xí nghiệp bởi có rất nhiều NLĐ có nhu cầu làm ngoài giờ.

Thông tin trong biểu mẫu này thường được chia thành hai phần quan trọng:

Phần đầu tiên xác định thời gian và lý do NLĐ muốn làm thêm giờ. Thông tin này giúp ban lãnh đạo hiểu rõ nhu cầu của nhân viên và dựa vào đó quyết định xem có chấp thuận yêu cầu hay không.

Phần thứ hai của biểu mẫu chứa thông tin cá nhân của NLĐ cần làm thêm giờ, bao gồm họ tên, mã số nhân viên, và bộ phận làm việc.

Giấy đề nghị tăng ca là văn bản hành chính làm cơ sở để bộ phận Kế toán/Nhân sự tính lương tăng ca cho nhân viên sao cho đầy đủ và chính xác nhất. 

Lưu ý:

- Giấy đề nghị tăng ca có thể áp dụng cho cá nhân hoặc một nhóm nhân viên cùng làm việc tại cùng một bộ phận.

- Người lao động cần hiểu rõ cơ cấu và tổ chức của đơn vị mình để cung cấp thông tin đầy đủ và chính xác về các bộ phận và nhân sự liên quan.

- Trong giấy đề nghị, người viết cần xác định chính xác ngày dự kiến tăng ca, và nếu có nhu cầu làm thêm giờ trong nhiều ngày liên tiếp, cần ghi rõ từ ngày nào đến ngày nào.

- Lý do đề nghị tăng ca cần phải hợp lý và chính đáng. Thường thì việc tăng ca xảy ra do nhu cầu kinh doanh hoặc sản xuất của tổ chức. Tuy nhiên, người lao động có thể đưa ra các lý do khác, miễn là chúng thật sự hợp lý.

- Thời gian làm thêm giờ của người lao động phải tuân theo luật pháp, thỏa ước lao động tập thể và nguyên tắc của đơn vị sử dụng lao động. Theo Điều 106, Luật Lao động 2012, người lao động không được làm thêm giờ quá 4 tiếng/ngày. Nếu tính theo đơn vị tuần, tổng thời gian làm việc thông thường cộng với thời gian làm thêm giờ không thể vượt quá 12 tiếng/tuần.

- Trưởng bộ phận và đại diện phòng Hành chính - Nhân sự cần thực hiện nhiệm vụ đối chiếu và kiểm tra số giờ làm việc của nhân viên để đảm bảo rằng tổ chức tuân thủ các quy định pháp luật liên quan đến việc làm thêm giờ.

Tăng ca, trong ngữ cảnh làm việc, có nhiều ý nghĩa quan trọng đối với cả nhân viên và tổ chức:

- Tăng thu nhập cá nhân: Tăng ca giúp nhân viên kiếm thêm tiền. Điều này có thể cải thiện chất lượng cuộc sống, giúp trả nợ, tiết kiệm cho tương lai, và tạo điều kiện thuận lợi cho các mục tiêu tài chính cá nhân.

- Đáp ứng nhu cầu của doanh nghiệp: Tăng ca giúp tổ chức đáp ứng nhu cầu kinh doanh. Khi có thời gian cao điểm hoặc dự án cần hoàn thành, làm thêm giờ giúp đảm bảo công việc được hoàn thành đúng hạn.

- Tối ưu hóa tài nguyên: Tăng ca cho phép tổ chức tận dụng tối đa nguồn nhân lực hiện có mà không cần tuyển thêm nhân viên. Điều này giúp kiểm soát chi phí và tối ưu hóa sản xuất.

- Xây dựng sự tin tưởng và cam kết: Cho nhân viên, khả năng làm thêm giờ có thể tạo sự tin tưởng và cam kết với tổ chức. Những người willing làm việc thêm giờ thường được coi là đóng góp tích cực và sẵn sàng hỗ trợ trong thời gian cần thiết.

- Làm việc trên các dự án quan trọng: Trong một số trường hợp, làm thêm giờ có thể cơ hội cho nhân viên tham gia vào các dự án quan trọng hoặc các nhiệm vụ đặc biệt. Điều này có thể làm tăng kỹ năng và kinh nghiệm của họ.

- Quản lý thời gian và tài chính: Cả tổ chức và nhân viên đều có cơ hội quản lý thời gian và tài chính một cách hiệu quả hơn thông qua việc làm thêm giờ. Điều này bao gồm việc kiểm soát và lên lịch công việc cũng như quản lý lương tăng ca.

- Đảm bảo sự linh hoạt: Tăng ca cung cấp sự linh hoạt cho cả tổ chức và nhân viên khi cần phải thay đổi lịch trình làm việc để đáp ứng nhu cầu kinh doanh bất thường hoặc cá nhân.

Tuy nhiên, cần lưu ý rằng làm thêm giờ cần được quản lý cẩn thận để tránh căng thẳng, ảnh hưởng đến sức khỏe và cuộc sống cá nhân của nhân viên. Quản lý tốt tăng ca là điều quan trọng để đảm bảo cả hai bên có lợi ích.

2. Hướng dẫn viết đơn xin tăng ca

Quý khách có thể tải mẫu đơn xin tăng ca tại đây

CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM

Độc lập - Tự do - Hạnh phúc

-------0o0-------

Tỉnh Y, ngày 21 tháng 08 năm 2023

 GIẤY ĐỀ NGHỊ TĂNG CA

Ngày tăng ca: Ngày 23 tháng 08 năm 2023

Lý do tăng ca: Để hoàn thành dự án BCA

Đề nghị Công ty chấp thuận cho chúng tôi được tăng ca

Hướng dẫn viết Giấy đề nghị tăng ca

(1) Giấy đề nghị này có thể dùng cho cá nhân hoặc tập thể người lao động cùng làm việc trong một bộ phận, một dây chuyền…

(2) Phụ thuộc vào nơi người lao động làm việc: công ty, cơ quan, đơn vị, tổ chức

(3) Người lao động nên nắm rõ cơ cấu tổ chức của cơ quan, đơn vị, doanh nghiệp mình để ghi chính xác bộ phận quản lý nhân sự có thẩm quyền.

(4) Bộ phận, phòng, ban, đơn vị quản lý trực tiếp người lao động.

(5) Ghi chính xác ngày dự kiến tăng ca. Trường hợp phải tăng ca trong nhiều ngày thì có thể ghi từ ngày…./…../….. đến ngày …../…../…..

(6) Thông thường, lý do tăng ca sẽ căn cứ vào yêu cầu sản xuất, kinh doanh của doanh nghiệp. Trường hợp có lý do khác chính đáng, phù hợp thì ghi cụ thể lý do đó.

(7) Thời gian tăng ca phải đảm bảo đúng theo quy định của pháp luật, thỏa ước lao động tập thể và nội quy lao động của doanh nghiệp, cơ quan, tổ chức.

Theo khoản 2 Điều 106 Bộ luật Lao động 2012, người lao động không được tăng ca quá 04 giờ/ngày nếu làm việc theo ngày và trong điều kiện bình thường.

Trường hợp làm theo tuần thì tổng số giờ làm việc bình thường và số giờ làm thêm không quá 12 giờ/ngày.

Trưởng bộ phận, cán bộ phòng Hành chính Nhân sự có trách nhiệm kiểm tra, đối chiếu số giờ tiêu chuẩn theo quy định của pháp luật với thời gian đề nghị làm thêm của người lao động để đảm bảo tuân thủ đúng luật nếu không muốn bị phạt.

3. Ý nghĩa của đơn xin tăng ca

Đơn xin làm thêm giờ đóng vai trò quan trọng trong quá trình quản lý và thực hiện công việc trong môi trường làm việc. Dưới đây là một số vai trò quan trọng của đơn xin làm thêm giờ:

Yêu cầu chính đáng: Đơn này giúp đảm bảo rằng việc làm thêm giờ được thực hiện với lý do chính đáng. Nó là tài liệu mà người lao động sử dụng để đưa ra lý do tại sao họ cần làm thêm giờ và những lý do này cần phải phù hợp với mục tiêu và chính sách của tổ chức.

Xác định thời gian và lịch trình: Đơn xin làm thêm giờ xác định thời gian cụ thể mà người lao động dự định làm thêm giờ. Điều này giúp tổ chức quản lý thời gian và nhân sự hiệu quả hơn.

Tuân thủ pháp luật lao động: Đơn xin làm thêm giờ là một phần của quá trình đảm bảo rằng tổ chức tuân thủ các quy định pháp luật lao động, bao gồm giới hạn về số giờ làm thêm giờ và các quy định về lương tăng ca.

Quản lý nguồn nhân lực: Đơn xin làm thêm giờ cho phép bộ phận quản lý nhân sự kiểm soát và lên lịch công việc của nhân viên một cách hiệu quả, đảm bảo rằng công việc được hoàn thành đúng hạn.

Kiểm soát tài chính: Từ đơn xin làm thêm giờ, bộ phận kế toán có thể tính toán lương tăng ca và quản lý tài chính của tổ chức một cách chính xác.

Thông tin lịch sử công việc: Đơn xin làm thêm giờ cũng có vai trò quan trọng trong việc ghi nhận lịch sử công việc của nhân viên. Nó có thể được sử dụng để đánh giá hiệu suất và sự đóng góp của nhân viên trong công việc.

Tóm lại, đơn xin làm thêm giờ không chỉ là một tài liệu hành chính, mà còn là một công cụ quản lý quan trọng giúp tổ chức và người lao động cùng duyệt xét và quản lý thời gian làm việc một cách hiệu quả.

Quy định của pháp luật liên quan cùng chủ đề như: Phụ cấp bồi dưỡng cho người lao động làm tăng ca đêm luật quy định như thế nào? Nếu còn vướng mắc, chưa rõ hoặc cần hỗ trợ pháp lý khác bạn vui lòng liên hệ với Luật Minh Khuê qua hotline 1900.6162 hoặc email: lienhe@luatminhkhue.vn để được giải đáp. Trân trọng./.