Hồ sơ và thủ tục mở tài khoản thanh toán khi nộp đơn qua bưu điện

Hiện nay, việc thực hiện mở tài khoản thanh toán trở nên rất phổ biến bởi những lợi ích mà thanh toán qua tài khoản mang lại là rất lớn. Việc mở và sử dụng tài khoản thanh toán được quy định và hướng dẫn theo pháp luật về đối tượng mở, cách thức mở và sử dụng tài khoản thanh toán tại các tổ chức cung ứng dịch vụ thanh toán. Theo Thông tư 23/2014/TT-NHNH thì các tổ chức cung ứng dịch vụ thanh toán bao gồm: ngân hàng Nhà nước; ngân hàng và chi nhánh ngân hàng nước ngoài. Có thể phân các tổ chức cung ứng dịch vụ thanh toán làm hai nhóm: ngân hàng Nhà nước và ngân hàng không phải ngân hàng Nhà nước để xác định nội dung về đối tượng, hồ sơ và trình tự thủ tục mở tài khoản thanh toán (áp dụng trong nội dung bài viết).

1. Đối tượng mở tài khoản thanh toán

1.1. Đối tượng mở tài khoản thanh toán tại ngân hàng nhà nước

- Ngân hàng nhà nước là cơ quan trung ương của Việt Nam, trực thuộc Chính phủ, có chức năng, nhiệm vụ trong việc quản lý, phát hành tiền tệ và tham mưu các chính sách tài chính có liên quan đến tiền tệ cho Chính phủ.

- Đối tượng có thể mở tài khoản thanh toán tại NHNN căn cứ theo Điều 7 - Thông tư 23/2014/TT-NHNN, bao gồm:

+ Các tổ chức tín dụng

+ Chi nhánh ngân hàng nước ngoài tại Việt Nam

+ Kho bạc Nhà nước

Theo đó,

- Sở giao dịch ngân hàng Nhà nước tiến hành mở tài khoản thanh toán cho: Trụ sở chính của các tổ chức tín dụng, chi nhánh ngân hàng nước ngoài tại Việt Nam, Kho bạc nhà nước Trung ương.

- Ngân hàng Nhà nước chi nhánh tỉnh, thành phố tiến hành mở tài khoản thanh toán cho các đối tượng sau: các tổ chức tín dụng trên địa bàn, chi nhánh ngân hàng nước ngoài trên địa bàn, Kho bạc Nhà nước trên địa bàn.

1.2. Đối tượng mở tài khoản thanh toán tại các ngân hàng không phải ngân hàng nhà nước.

 - Ngân hàng không phải ngân hàng nhà nước bao gồm:

+ Ngân hàng thương mại: là ngân hàng kinh doanh vì mục đích lợi nhuận

+ Ngân hàng chính sách: hoạt động không vì mục tiêu lợi nhuận mà nhằm thực hiện chính sách kinh tế - xã hội của Nhà nước.

+ Ngân hàng hợp tác xã: là ngân hàng của tất cả các quỹ tín dụng nhân dân

+ Chi nhánh ngân hàng nước ngoài

Đây là những tổ chức cung ứng dịch vụ mở tài khoản thanh toán mà không phải là ngân hàng Nhà nước.

- Căn cứ theo Điều 11 - Thông tư 23/2014/TT-NHNH được sửa đổi bởi Khoản 6 Điều 1 Thông tư 02/2019/TT-NHNN thì đối tượng mở tài khoản thanh toán từ các ngân hàng không phải ngân hàng Nhà nước bao gồm cá nhân và tổ chức, cụ thể:

+ Đối với cá nhân bao gồm: 

* Người có đủ năng lực hành vi dân sự và tuổi từ đủ 18 trở lên

* Người từ đủ 15 đến dưới 18 tuổi không bị mất hoặc hạn chế năng lực hành vi dân sự

* Người chưa đủ 15 tuổi, người bị hạn chế hoặc mất năng lực hành vi dân sự thì mở tài khoản thanh toán thông qua người đại diện theo pháp luật.

* Người gặp khó khăn trong nhận thức, làm chủ hành vi của mình thì mở tài khoản thông qua người giám hộ.

+ Đối với các tổ chức được thành lập và hoạt động theo quy định của pháp luật Việt Nam bao gồm:

* Pháp nhân

* Doanh nghiệp tư nhân

* Hộ kinh doanh

* Các tổ chức khác

Như vậy, đối tượng được mở tài khoản thanh toán tại các ngân hàng, chi nhánh ngân hàng nước ngoài tại Việt Nam là rất đa dạng từ cá nhân đến các tổ chức kinh doanh. Nhưng cần phân chia thành các trường hợp cụ thể bởi đối với từng đối tượng thì thủ tục cũng như hồ sơ để mở tài khoản thanh toán là khác nhau.

2. Hồ sơ mở tài khoản

2.1. Quy định về hồ sơ mở tài khoản thanh toán tại ngân hàng nhà nước

- Pháp luật quy định về thành phần hồ sơ mở tài khoản thanh toán tại ngân hàng Nhà nước như sau:

+ Giấy đề nghị mở tài khoản thanh toán theo mẫu và có ký tên, đóng dấu của người đại diện hợp pháp của tổ chức mở tài khoản. Kèm theo đó là bản đăng ký mẫu dấu, mẫu chữ ký. Trong đó:

* Mẫu giấy đề nghị là phụ lục số 01 - ban hành kèm theo Thông tư 23/2014/TT-NHNN

* Mẫu bản đăng ký mẫu dấu, mẫu chữ ký là phụ lục số 02 - ban hành kèm theo Thông tư 23/2014/TT-NHNN

+ Các giấy tờ phục vụ cho việc chứng minh tổ chức mở tài khoản thanh toán được thành lập và hoạt động hợp pháp bao gồm:

* Điều lệ

* Quyết định thành lập

* Giấy phép hoạt động 

* Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh hoặc đăng ký doanh nghiệp hoặc giấy chứng nhận đầu tư.

+ Các giấy tờ có thể chứng minh tư cách đại diện hợp pháp của tổ chức đang có nhu cầu mở tài khoản thanh toán và thẻ căn cước công dân/giấy chứng minh nhân dân hoặc hộ chiếu còn thời hạn của người này.

+ Văn bản hoặc quyết định bổ nhiệm, thẻ căn cước công dân/giấy chứng minh nhân dân hoặc hộ chiếu còn thời hạn của kế toán trưởng/người phụ trách kế toán và người kiểm soát chứng từ giao dịch với ngân hàng Nhà nước.

Lưu ý: các giấy tờ chứng minh trong hồ sơ có thể là bản sao hoặc bản chính; trường hợp là tiếng nước ngoài thì phải dịch sang tiếng Việt.

2.2. Quy định về hồ sơ mở tài khoản thanh toán tại ngân hàng không phải ngân hàng nhà nước

- Thành phần hồ sơ mở tài khoản thanh toán tại ngân hàng hoặc chi nhánh nước ngoài còn phụ thuộc vào từng đối tượng là cá nhân hay tổ chức theo Điều 12 - Thông tư 23/2014/TT-NHNN được sửa đổi, bổ sung bởi Thông tư 16/2020/TT-NHNN, cụ thể như sau:

Đối với cá nhân, tối thiểu bao gồm các giấy tờ:

- Giấy đề nghị mở tài khoản thanh toán theo mẫu của ngân hàng hay chi nhánh ngân hàng nước ngoài (nơi mở tài khoản) theo quy định của pháp luật.

- Các giấy tờ tùy thân:

+ CCCD/CMND hoặc hộ chiếu còn thời hạn hoặc giấy khai sinh (khi cá nhân chưa đủ 14 tuổi, chưa có hộ chiếu)

+ Thị thực nhập cảnh hoặc giấy miễn thị thực (cá nhân là người nước ngoài)

- Các giấy tờ về đại diện cho cá nhân (khi mở thông qua người giám hộ, người đại diện theo pháp luật):

+ Đại diện là cá nhân:

* Giấy tờ tùy thân của người đại diện

* Giấy tờ chứng minh tư cách đại diện hợp pháp

+ Đại diện là pháp nhân:

* Quyết định thành lập, giấy phép hoạt động, giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp hoặc giấy tờ khác theo luật định để chứng minh việc thành lập, hoạt động hợp pháp.

* Giấy tờ chứng minh có tư cách đại diện hợp pháp 

* Giấy tờ tùy thân

* Giấy tờ chứng minh đại diện hợp pháp 

Đối với tổ chức, tối thiểu bao gồm:

- Giấy đề nghị mở tài khoản thanh toán theo mẫu của nơi mở tài khoản theo quy định của pháp luật.

- Các giấy tờ chứng minh tổ chức được thành lập và hoạt động hợp pháp

- Các giấy tờ chứng minh tư cách đại diện của người đại diện cùng với giấy tờ tùy thân của người đó.

- Quyết định bổ nhiệm kế toán trưởng/người phụ trách kế toán của tổ chức (nếu có) và kèm theo giấy tờ tùy thân của người được bổ nhiệm đó.

*Đối với tài khoản thanh toán chung thì chủ thể đứng tên là cá nhân hay tổ chức cũng áp dụng hồ sơ theo cá nhân hoặc tổ chức mở tài khoản riêng

*Đối với giấy tờ trong hồ sơ có thể là bản sao hoặc bản chính; nếu là bản sao thì cần xác minh thông tin chính xác và khớp với bản chính. Nếu là tiếng nước ngoài thì phải dịch khi cơ quan nhà nước có thẩm quyền yêu cầu.

3. Trình tự, thủ tục mở tài khoản thanh toán

3.1. Trình tự thủ tục mở tài khoản thanh toán tại ngân hàng Nhà nước

- Các trình tự thủ tục mở tài khoản thanh toán tại ngân hàng Nhà nước được pháp luật quy định chi tiết trong Điều 8- Thông tư 23/2014/TT-NHNN, bao gồm trong các bước:

+ Bước 1: Tổ chức lập hồ sơ gửi đến ngân hàng Nhà nước - nơi đề nghị mở tài khoản thanh toán (tùy vào từng đối tượng)

+ Bước 2: Ngân hàng Nhà nước kiểm tra sự đầy đủ và chính xác của hồ sơ (đối chiếu với bản chính)

+ Bước 3: Giải quyết yêu cầu mở tài khoản thanh toán (sau 01 ngày làm việc từ khi nhận hồ sơ) thì ngân hàng Nhà nước giải quyết theo từng trường hợp:

* Hồ sơ hợp lệ => mở tài khoản thanh toán và thông báo tới tổ chức đăng ký

* Hồ sơ chưa đầy đủ, hợp lệ => thông báo tới tổ chức để hoàn thiện hồ sơ và giải quyết xét lại hồ sơ.

* Từ chối mở tài khoản => ngân hàng Nhà nước sẽ phải nêu rõ lý do từ chối.

3.2. Trình tự thủ tục mở tài khoản thanh toán tại ngân hàng không phải là ngân hàng nhà nước

Trình tự và thủ tục mở tài khoản tại các ngân hàng hay chi nhánh ngân hàng nước ngoài được thực hiện theo quy định của pháp luật tại Điều 14 - Thông tư 23/2014/TT-NHNN được sửa đổi tại Khoản 5 Điều 1 Thông tư 16/2020/TT-NHNN và bổ sung bởi Khoản 9 Điều 1 Thông tư 02/2019/TT-NHNN bao gồm các bước sau:

- Bước 1: Cá nhân/tổ chức lập hồ sơ gửi đến nơi đề nghị mở tài khoản thông qua trực tiếp hoặc bưu chính hoặc phương tiện điện tử.

- Bước 2: Khi nhận được hồ sơ, ngân hàng, chi nhánh ngân hàng nước ngoài tiến hành kiểm tra, đối chiếu hồ sơ và xử lý theo từng trường hợp:

+ Hồ sơ đầy đủ, hợp pháp, hợp lệ => mở tài khoản thanh toán

+ Hồ sơ chưa đầy đủ, hợp lệ => thông báo cho cá nhân/tổ chức để hoàn thiện hồ sơ

+ Nếu từ chối mở tài khoản thanh toán => phải thông báo cho cá nhân/tổ chức 

- Bước 3: Sau khi hoàn thành việc kiểm tra, xác minh thì tiến hành giao kết thỏa thuận mở và sử dụng tài khoản thanh toán với khách hàng:

+ Đối với cá nhân: gặp trực tiếp để giao kết thỏa thuận 

+ Đối với tổ chức: gặp hoặc không gặp trực tiếp khi giao kết thỏa thuận nhưng phải đảm bảo khớp đúng với chữ ký, dấu (nếu có) của người đại diện của chủ tài khoản.

+ Đối với tài khoản thanh toán chung thì thực hiện theo chủ thể đứng tên tài khoản, là cá nhân thì áp dụng theo cá nhân và tương tự với tổ chức.

4. Hồ sơ và thủ tục mở tài khoản thanh toán qua đường bưu điện 

- Theo các phân tích ở trên, có thể thấy việc thành lập hồ sơ và trình tự thủ tục mở tài khoản thanh toán qua hình thức trực tiếp và qua bưu chính là gần tương tự như nhau mà điều cần lưu ý là xem mình thuộc đối tượng nào, mở tài khoản thanh toán tại tổ chức cung cấp dịch vụ nào để xác định được thành phần hồ sơ cũng như là trình tự giải quyết theo quy định của pháp luật.

- Theo đó, cần chuẩn bị hồ sơ theo quy định và gửi qua đường bưu điện với lộ trình:

+ Bước 1: chuẩn bị hồ sơ

+ Bước 2: Điền đầy đủ thông tin người gửi, nơi nhận và địa chỉ: họ tên, số điện thoại, địa chỉ cụ thể (ghi chú về tên cơ quan)

+ Bước 3: Đóng gói hồ sơ cẩn thận để tránh bị hỏng hay thất lạc

+ Bước 4: xác định phí gửi hồ sơ qua bưu điện

+ Bước 5: Lựa chọn dịch vụ và phương thức gửi hồ sơ: mỗi loại dịch vụ sẽ đi kèm với thời gian và chi phí gửi

+ Bước 6: Đặt lịch và lựa chọn điểm bưu điện gần và thuận tiện nhất để gửi hồ sơ

+ Bước 7: lưu lại biên nhận sau khi gửi hồ sơ để theo dõi lịch trình khi tra cứu qua mã vận đơn.

=> Hầu như để mở tài khoản thanh toán thì phương thức này không phổ biến bằng trực tiếp hoặc qua các phương tiện điện tử bởi các chi nhánh ngân hàng hầu như rất nhiều và việc thực hiện cũng rất nhanh chóng.

Tham khảo: Tài khoản thanh toán là gì? Mở và sử dụng tài khoản thanh toán

Nếu quý khách hàng có thêm thắc mắc nào cần giải đáp, xin hãy liên hệ với chúng tôi qua Tổng đài tư vấn pháp luật trực tuyến qua số hotline 19006162 hoặc qua email lienhe@luatminhkhue.vn. Chúng tôi sẽ giải đáp những thắc mắc của quý khách một cách nhanh chóng và chất lượng.