Trong bài viết "Hóa đơn điều chỉnh giảm có được ghi số âm hay không?" chúng ta sẽ tìm hiểu xem khi hóa đơn được điều chỉnh giảm, liệu số lượng giảm có thể được biểu diễn bằng số âm hay không. Qua đó, bài viết sẽ cung cấp các thông tin hữu ích về quy định và thực tiễn ghi nhận số lượng giảm trong các tài liệu kế toán.
1. Các trường hợp xuất hóa đơn điều chỉnh giảm
Việc xuất hóa đơn điều chỉnh giảm giá trị là một quy trình kế toán quan trọng, được thực hiện để ghi nhận sự giảm bớt giá trị của các hóa đơn đã được tạo ra trước đó. Theo hướng dẫn của Điều 19 Nghị định 123/2020/NĐ-CP, các tình huống mà việc xuất hóa đơn điều chỉnh giảm có thể diễn ra bao gồm những trường hợp sau đây:
Trường hợp 1: Hiệu chỉnh hóa đơn với thông tin không chính xác
Một trong những tình huống phổ biến là khi hóa đơn điện tử đã được lập trước đó chứa thông tin không chính xác về số tiền thanh toán, thuế GTGT, hoặc số tiền thuế được ghi nhận cao hơn thực tế. Điều này có thể dẫn đến việc doanh nghiệp phải thực hiện việc xuất hóa đơn điều chỉnh giảm giá trị hoặc thậm chí là lập một hóa đơn mới để thay thế.
Trường hợp 2: Giảm giá hàng hóa bán ra
Sau khi hóa đơn đã được tạo và doanh thu được ghi nhận, có thể xảy ra trường hợp doanh nghiệp phát hiện rằng các sản phẩm bán ra có vấn đề về chất lượng hoặc lỗi, và quyết định giảm giá cho khách hàng. Trong trường hợp này, hóa đơn điều chỉnh giảm giá trị sẽ được phát hành để điều chỉnh lại giá trị trong hóa đơn ban đầu.
Trường hợp 3: Áp dụng chương trình chiết khấu thương mại
Khi sau khi kết thúc chương trình bán hàng lớn, tổng số tiền chiết khấu cuối cùng vượt quá tổng số tiền đã giảm trước đó cho khách hàng, doanh nghiệp cần thực hiện việc xuất hóa đơn điều chỉnh giảm.
Trường hợp 4: Điều chỉnh giảm doanh thu
Trong trường hợp doanh nghiệp sau khi hoàn thành công việc xây dựng, lắp đặt thấy rằng giá trị cuối cùng thấp hơn so với ước tính ban đầu, việc xuất hóa đơn điều chỉnh giảm doanh thu sẽ được thực hiện để phản ánh chính xác sự điều chỉnh này.
Như vậy, việc xuất hóa đơn điều chỉnh giảm giá trị không chỉ đơn thuần là việc ghi nhận lại thông tin, mà còn phản ánh các điều chỉnh và thay đổi trong quy trình kinh doanh và tài chính của doanh nghiệp. Điều này đảm bảo tính chính xác và minh bạch trong việc thực hiện kế toán và báo cáo tài chính.
2. Hóa đơn điều chỉnh giảm có được ghi số âm không?
Dựa theo quy định tại khoản 1, Điều 7 của Thông tư 78/2021/TT-BTC, các điểm sau được thể hiện:
[...] e) Đối với nội dung liên quan đến giá trị được ghi trên hóa đơn và có sự không chính xác, thì việc điều chỉnh sẽ được thực hiện bằng cách tăng (được ký hiệu bằng dấu dương) hoặc giảm (được ký hiệu bằng dấu âm) tùy theo thực tế cần điều chỉnh. [...]
Như vậy, khi xác định cần phải tạo hóa đơn điều chỉnh cho các lỗi liên quan đến hóa đơn điện tử, thì việc điều chỉnh giảm sẽ được thể hiện bằng cách sử dụng ký hiệu dấu âm phù hợp với tình huống điều chỉnh thực tế.
Trước đây, việc sử dụng ký hiệu dấu âm trên hóa đơn điều chỉnh không được áp dụng, tuy nhiên, từ ngày 01/7/2022, việc điều chỉnh giảm trên hóa đơn điều chỉnh đã được cho phép sử dụng ký hiệu dấu âm tương ứng với quy mô điều chỉnh thực tế.
3. Cách xuất hóa đơn điều chỉnh giảm theo Thông tư 78
Quy trình thực hiện việc tạo hóa đơn điện tử điều chỉnh giảm dựa theo hướng dẫn của Thông tư 78/2021/NĐ-CP có các bước như sau:
Bước 1: Ghi chính xác lý do điều chỉnh giảm
Để tiến hành điều chỉnh giảm hóa đơn điện tử, trước hết bạn cần truy cập vào phần mềm "Lập hóa đơn" và chọn tùy chọn "Lập hóa đơn điều chỉnh".
Sau đó, hệ thống sẽ yêu cầu bạn chọn hóa đơn gốc có thông tin sai sót. Các phần mềm hóa đơn điện tử sẽ tự động sao chép thông tin từ hóa đơn gốc sang hóa đơn điều chỉnh.
Tiếp theo, bạn cần cung cấp lý do cụ thể về việc điều chỉnh hóa đơn. Đây có thể là việc điều chỉnh giảm giá của sản phẩm hoặc dịch vụ nào đó, chẳng hạn như điều chỉnh giảm giá sản phẩm A từ 550,000đ xuống còn 620,000đ.
Bước 2: Thực hiện điều chỉnh thông tin trên hóa đơn điện tử
Trong bước này, bạn cần thực hiện điều chỉnh giảm trên toàn bộ thông tin liên quan đến các dòng hàng hóa bị sai sót trong hóa đơn gốc. Đồng thời, bạn cũng cần điều chỉnh tăng tương ứng các dòng hàng hóa đúng (bao gồm: tên hàng hóa hoặc dịch vụ, đơn vị tính, số lượng, đơn giá, thuế suất, tổng tiền chưa bao gồm thuế), tuân theo hướng dẫn được quy định tại Công văn số 1647/TCT-CS năm 2023.
Bước 3: Ký số và truyền tải hóa đơn điều chỉnh đến người mua
Sau khi hoàn tất điều chỉnh thông tin trên hóa đơn, bạn tiến hành việc xuất hóa đơn điện tử và thực hiện ký số trên hóa đơn. Sau đó, hóa đơn đã được điều chỉnh sẽ được truyền tải cho người mua. Tùy thuộc vào trường hợp sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế hay không, bạn có thể gửi hóa đơn trực tiếp đến người mua (trong trường hợp không có mã của cơ quan thuế) hoặc gửi hóa đơn đến cơ quan thuế để cấp mã mới cho hóa đơn điện tử (trong trường hợp có mã của cơ quan thuế).
Lưu ý quan trọng:
Trong trường hợp điều chỉnh giảm dành cho các hóa đơn cũ được tạo ra theo Nghị định số 51/2010/NĐ-CP và Nghị định số 04/2014/NĐ-CP, quy định rằng bạn không thể thực hiện xuất hóa đơn điều chỉnh giảm mà thay vào đó, bạn cần tạo hóa đơn mới để thay thế cho hóa đơn cũ (theo quy định tại khoản 6, Điều 12 của Thông tư 78/2021/NĐ-CP).
4. Hóa đơn điện tử sai sót phải điều chỉnh giảm có được ghi số âm (-) không?
Căn cứ vào Khoản 2, Điều 9 của Thông tư số 32/2011/TT-BTC, ngày càng trở nên rõ ràng về quy trình xử lý các tình huống liên quan đến hóa đơn điện tử đã lập:
Điều 9: Xử lý hóa đơn điện tử đã lập và chuyển tới người mua; đã thực hiện giao hàng hoá, cung ứng dịch vụ cho người mua; trong trường hợp sau khi kê khai thuế đã xảy ra sai sót, người bán cùng với người mua bắt buộc phải tạo một tài liệu thỏa thuận đầy đủ thông tin và được ký điện tử bởi cả hai bên, đồng thời tạo một hoá đơn điện tử điều chỉnh để khắc phục sai sót. Đối với hoá đơn điện tử điều chỉnh, sẽ được ghi rõ thao tác điều chỉnh (tăng hoặc giảm) số lượng hàng hoá, giá bán, thuế suất GTGT, số tiền thuế GTGT trên hoá đơn điện tử gốc, kèm theo ký hiệu và số hoá đơn điện tử gốc. Dựa trên hoá đơn điện tử điều chỉnh, người bán và người mua sẽ thực hiện quá trình điều chỉnh trong việc kê khai thuế theo hướng dẫn của pháp luật về quản lý thuế và hóa đơn hiện hành. Trọng điểm quan trọng: hoá đơn điện tử điều chỉnh sẽ không có giá trị số âm (-) được phép.
Làm theo Mục e, Khoản 1, Điều 7 của Thông tư số 78/2021/TT-BTC, đã thể hiện rõ hơn cách thức xử lý sai sót liên quan đến giá trị trên hóa đơn điện tử:
Điều 7: Xử lý hóa đơn điện tử, cũng như dữ liệu tổng hợp từ các hóa đơn điện tử đã được gửi tới cơ quan thuế, trong trường hợp sai sót phát sinh:
e) Đối với thông tin liên quan đến giá trị trên hóa đơn điện tử, việc điều chỉnh sẽ được thực hiện dựa trên nguyên tắc ghi dấu dương để tăng giá trị (điều chỉnh tăng) hoặc ghi dấu âm để giảm giá trị (điều chỉnh giảm), nhằm phản ánh chính xác sự điều chỉnh theo thực tế.
Từ đó, đã có một sự thay đổi quan trọng trong quy trình xử lý sai sót liên quan đến giá trị trên hóa đơn điện tử. Việc này đặc biệt quan trọng đối với những người nộp thuế, khi họ cần thực hiện cập nhật những quy định mới nhất để đảm bảo việc áp dụng và sử dụng hóa đơn điện tử được thực hiện đúng theo hướng dẫn mới từ Thông tư 78/2021/TT-BTC.
Công ty Luật Minh Khuê trân trọng gửi lời chào đến toàn bộ quý khách hàng thân thương của chúng tôi. Chúng tôi xin gửi đến quý khách một lời mời đặc biệt và chân thành: nếu quý khách đang đối diện với bất kỳ vấn đề pháp lý nào, dù là nhỏ hay lớn, hoặc nếu có bất cứ điều gì đang khiến quý khách băn khoăn, cần tư vấn và lời khuyên, xin hãy tự tin liên hệ ngay với Tổng đài tư vấn pháp luật trực tuyến, một kênh đáng tin cậy và chuyên nghiệp của chúng tôi. Đội ngũ chuyên gia tư vấn sẵn sàng lắng nghe và giúp đỡ quý khách hàng bằng cách gọi đến số hotline độc quyền: 1900.6162.
Không những thế, chúng tôi cũng mời quý khách hàng thân mến viết thư điện tử với đầy đủ thông tin chi tiết và gửi đến địa chỉ email: lienhe@luatminhkhue.vn. Đây là cơ hội vàng để quý khách nhận được sự hỗ trợ và lời giải đáp cho những thắc mắc của mình một cách nhanh chóng và hiệu quả. Chúng tôi cam kết sẽ đối xử và xử lý mọi thông tin từ quý khách hàng với tinh thần tôn trọng và bảo mật cao nhất.
Là một phần quan trọng của hành trình pháp lý của quý khách, chúng tôi trân trọng sự tin tưởng và hợp tác quý báu. Chân thành cảm ơn vì đã luôn đồng hành cùng Công ty Luật Minh Khuê và để chúng tôi có cơ hội đồng hành cùng quý khách trên mọi nẻo đường pháp lý!
