Hướng dẫn đăng ký mã vạch hải quan theo quy định hiện hành

1. Thế nào là mã vạch hải quan?

Đúng, mã vạch hải quan là một hệ thống mã hóa thông tin sử dụng các dãy vạch đen và trắng để biểu diễn các thông tin về hàng hóa. Cấu trúc của mã vạch thường được định dạng theo các tiêu chuẩn quốc tế như GTIN (Global Trade Item Number) hoặc SSCC (Serial Shipping Container Code), giúp cho việc nhận diện và theo dõi hàng hóa trên toàn cầu. Thông tin được mã hóa trong mã vạch hải quan có thể bao gồm thông tin về sản phẩm, quốc gia xuất xứ, nhà sản xuất, ngày sản xuất, ngày hết hạn và các thông tin khác quan trọng. Khi thông tin từ mã vạch được in trên tờ khai hải quan hoặc bảng kê khai hàng hóa, nó giúp cơ quan hải quan dễ dàng kiểm tra và xác định các chi tiết về hàng hóa, từ đó quyết định các biện pháp thông quan phù hợp. Sử dụng mã vạch hải quan không chỉ giúp tăng cường hiệu quả quản lý hàng hóa mà còn giúp tăng tính chính xác và độ tin cậy trong quá trình thông quan hải quan, đồng thời giảm thiểu nguy cơ sai sót và gian lận trong thương mại quốc tế.

- Có hai loại chính của mã vạch hải quan: 

+ Mã vạch loại 1: Được in trực tiếp lên tờ khai hải quan. Mục đích chính của mã vạch loại này là giúp xác định số tờ khai một cách thuận tiện hơn. Thông thường, mã vạch loại 1 có thể chứa các thông tin như số tờ khai, mã số thuế của đơn vị xuất khẩu hoặc nhập khẩu, thông tin về các điều kiện đặc biệt của hàng hóa, và các thông tin khác liên quan đến quá trình thông quan hải quan.

+ Mã vạch loại 2: Mã vạch này chứa các thông tin chi tiết hơn về số lượng, danh sách container hoặc hàng hóa đã được thông quan. Thông thường, mã vạch loại 2 được sử dụng để đánh dấu và theo dõi từng đơn vị hàng hóa cụ thể. Điều này giúp cho việc quản lý hàng hóa trở nên dễ dàng hơn và cho phép cơ quan hải quan kiểm tra và xác định hàng hóa một cách chính xác.

- Mã vạch hải quan có mục đích sau:

+ Xác định thông tin hàng hóa: Mã vạch hải quan chứa thông tin chi tiết về hàng hóa như tên, số lượng, trọng lượng, giá trị, mã HS, nước xuất xứ, nước nhập khẩu, cảng xếp dỡ, và các thông tin khác. Thông tin này được mã hóa dưới dạng vạch đen và trắng, giúp cơ quan hải quan kiểm tra hàng hóa nhanh chóng và chính xác hơn trong quá trình thông quan. Điều này giúp tăng cường hiệu quả và chính xác trong việc quản lý và kiểm soát hàng hóa qua các cửa khẩu.

+ Giám sát và quản lý hàng hóa: Mã vạch hải quan giúp cơ quan hải quan theo dõi hành trình của hàng hóa từ khi xuất khẩu đến khi nhập khẩu, đảm bảo quá trình thông quan hợp pháp. Bằng cách này, mã vạch hải quan đóng vai trò quan trọng trong việc ngăn chặn việc nhập khẩu hoặc xuất khẩu hàng hóa bất hợp pháp hoặc không đáng tin cậy.

+ Thúc đẩy thương mại quốc tế: Sử dụng mã vạch hải quan giúp đơn giản hóa thủ tục thông quan, giảm thiểu thời gian và chi phí cho doanh nghiệp, từ đó thúc đẩy thương mại quốc tế. Điều này có thể dẫn đến việc tăng cường hoạt động xuất khẩu và nhập khẩu, tạo ra cơ hội mở rộng thị trường và tăng trưởng kinh tế cho các quốc gia và vùng lãnh thổ tham gia.

+ Ngăn chặn gian lận và buôn lậu: Mã vạch hải quan giúp cơ quan hải quan dễ dàng phát hiện các hành vi gian lận và buôn lậu, góp phần bảo vệ nguồn thu ngân sách nhà nước. Bằng cách này, cơ quan hải quan có thể kiểm tra và xác minh rằng hàng hóa không đi qua các tuyến đường không hợp pháp hoặc bị sử dụng cho mục đích buôn lậu.

2. Quy định về hướng dẫn cách đăng ký mã vạch hải quan

Trước khi thu thập mã vạch hải quan, bạn cần chuẩn bị đầy đủ các bộ phận chứng từ và thiết bị sau:

- Bộ chứng từ: Bao gồm hợp đồng ngoại thương và các tài liệu liên quan như hóa đơn thương mại, chi tiết đóng gói, vận đơn đường biển, chứng nhận xuất xứ, chứng nhận chất lượng, và các chứng từ khác.

- Máy tính hoặc laptop có kết nối internet.

- Chữ ký số (token): Được sử dụng để khai báo hải quan. Nếu doanh nghiệp chưa có chữ ký số, cần phải đăng ký. Để thuận tiện, doanh nghiệp có thể mua chữ ký số từ các nhà cung cấp uy tín như VNPT, FPT, Viettel, v.v.

- Phần mềm khai quan điện tử: Đây là phần mềm khai báo miễn phí được cung cấp bởi Tổng cục Hải quan. Doanh nghiệp có thể sử dụng phần mềm này dễ dàng trên hệ thống VNACC của Tổng cục Hải quan.

Bước 1: Đăng ký sử dụng hệ thống khai quan điện tử:  

+ Đăng ký chữ ký số cho doanh nghiệp  

+ Đăng ký tài khoản trên hệ thống VNACCS của Tổng cục Hải quan: Truy cập vào trang web chính thức của Tổng cục Hải quan Việt Nam: https://www.customs.gov.vn/default.aspx. Chọn mục “Đăng ký sử dụng Hệ thống VNACCS cho doanh nghiệp” để tạo tài khoản VNACCS.

+ Đăng nhập vào hệ thống VNACCS bằng tài khoản quản trị được cấp và đăng ký thông tin người khai hải quan; Đổi mật khẩu tài khoản.

Bước 2: Khai báo và gửi tờ khai lên hệ thống hải quan: Sử dụng chữ ký số và ký điện tử lên tờ khai thông qua phần mềm khai quan điện tử; Gửi tờ khai có chữ ký số từ phần mềm lên hệ thống hải quan.

Bước 3: Nhận kết quả phân luồng tờ khai từ Tổng cục Hải quan:

+ Luồng xanh: Được miễn kiểm tra hồ sơ giấy tờ và thực tế hàng hóa. Doanh nghiệp có thể lấy mã vạch tờ khai hải quan và lấy hàng ngay.

+ Luồng vàng: Hải quan kiểm tra lại hồ sơ giấy tờ đăng ký hàng hóa. Doanh nghiệp có thể cần sửa đổi và bổ sung hồ sơ.

+ Luồng đỏ: Dành cho doanh nghiệp lần đầu tiên khai báo tờ khai hải quan, yêu cầu kiểm tra kỹ hơn về hồ sơ và hàng hóa.

Bước 4: Lấy mã vạch hải quan và lấy hàng: Sau khi hoàn tất các bước trên, doanh nghiệp có thể lấy mã vạch hải quan và in mã vạch từ phần mềm; Mang hồ sơ thông quan và xuống cảng để làm thủ tục xuất nhập khẩu cho hàng hóa.

3. Hướng dẫn cách in mã vạch hải quan theo quy định

- In mã vạch trên website: Để in mã vạch trên trang web của hải quan, sau khi thực hiện bước tra cứu nêu trên, hệ thống sẽ tải xuống danh sách các mã vạch tương ứng với hàng hóa và tờ khai đã tra cứu. Bạn chỉ cần chọn trang in và sử dụng lệnh in của máy tính.

- In mã vạch trên phần mềm: Ngoài việc in mã vạch trực tiếp trên trang web của hải quan, bạn cũng có thể in trên phần mềm khai báo hải quan như VNACCS hoặc VICS. Đây là các phần mềm miễn phí, nhưng thao tác trên phần mềm phức tạp hơn so với trên website.

+ Bước 1: Sau khi đăng nhập vào hệ thống, chọn thẻ "Kết quả xử lý tờ khai".

+ Bước 2: Chọn mục "Lấy danh sách mã vạch phương tiện", sau đó chọn "Lấy danh sách container của tờ khai" và nhấn "Ghi".

+ Bước 3: Chọn mục "Lấy thông tin" và bấm "Lấy thông tin". Sau đó, cung cấp thông tin doanh nghiệp và cắm chứng thư số (token) để thực hiện khai báo và nhận kết quả phản hồi.

+ Bước 4: Tại thẻ "Lấy danh sách mã vạch phương tiện qua khu vực giám sát", chọn nút "In". Hệ thống sẽ xuất ra danh sách mã vạch và đặt lệnh in trên máy tính.

Hiện nay, có nhiều phần mềm hỗ trợ khai hải quan của các đơn vị khác nhau. Doanh nghiệp có thể tham khảo và sử dụng những phần mềm có giao diện thân thiện và dễ sử dụng hơn, cùng với dịch vụ hỗ trợ đi kèm. Khi in mã vạch hải quan, có thể gặp lỗi, thường do thiếu cài đặt font FREE3OF9.TTF (đây là font chữ chuẩn để đọc mã vạch). Để khắc phục lỗi này, chỉ cần cài đặt thêm font chữ trên máy tính. Ngoài ra, khi lấy mã vạch hải quan, bạn cần nhập đúng thông tin hàng hóa để mã vạch in ra được chính xác, tránh nhầm lẫn.

Ngoài ra, quý bạn đọc có thể tham khảo thêm bài viết: Ứng dụng mã vạch trong công tác giám sát hải quan thế nào?

Nếu có bất cứ vấn đề pháp lý nào cần hỗ trợ, vui lòng liên hệ tới bộ phận tư vấn pháp luật trực tuyến qua số điện thoại: 1900.6162 hoặc gửi yêu cầu tới địa chỉ email: lienhe@luatminhkhue.vn. Trân trọng!