Luật Minh Khuê xin cung cấp cho bạn đọc mẫu quy chế quản lý sử dụng và định mức xăng xe của Công ty để tham khảo như sau :

CÔNG TY

Số:

CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM

Độc lập - Tự do - Hạnh phúc

...,ngày.....tháng......năm......

QUY CHẾ

Quản lý sử dụng và định mức xăng xe của Công ty.....

(Ban hành kèm theo Quyết định số ......ngày......tháng......năm...... của......)

Chương I: Quy định chung

Điều 1. Phạm vi điều chỉnh

Quy chế này quy định việc quản lý, sử dụng định mức xăng xe ô tô của Công ty, trách nhiệm của lái xe và các phòng ban có liên quan khi sử dụng xe ô tô của công ty.

Đặc điểm của xe: Mercedes Benz Sprinter, sản xuất 2010, số chỗ ngồi 16 chỗ, dung tích xi lanh (cc) 2.150, dung tích bình xăng là 75 lít; biển số ......

Điều 2. Đối tượng áp dụng

Quy chế này áp dụng cho người lao động của Công ty, bao gồm: người quản lý, người sử dụng và cá nhân khác có liên quan đến việc quản lý, sử dụng xe.

Điều 3. Nguyên tắc áp dụng

3.1. Phân định cụ thể trách nhiệm của tổ chức, cá nhân khi được giao quản lý, sử dụng xe; xử lý nghiêm những hành vi thiếu tinh thần trách nhiệm hoặc cố ý vi phạm nguyên tắc quản lý.

3.2. Xe chỉ được sử dụng phục vụ cho việc đi lại, hoạt động sản xuất, kinh doanh của Công ty.

3.3. Chi phí xăng xe được đảm bảo sử dụng đúng định mức, có hóa đơn chứng từ đầy đủ, được hạch toán đầy đủ cho các đối tượng và công việc đã sử dụng.

3.4. Phòng tài chính - kế toán trực tiếp chi kinh phí xăng xe và các chi phí duy trì hoạt động của xe theo định mức và khoản phí có liên quan đến hoạt động của xe đã được Công ty phê duyệt.

Chương II. Quản lý và sử dụng xe

Điều 4. Các trường hợp sử dụng xe

4.1 Đưa đón cán bộ công nhân viên của công ty từ nhà tới nơi làm việc và từ nơi làm việc trở về nhà;

4.3 Thực hiện theo sự bố trí của Phòng hành chính - nhân sự đã được Giám đốc/Tổng giám đốc công ty phê duyệt;

4.2 Sử dụng trong các trường hợp được Giám đốc/Tổng giám đốc chỉ đạo;

Điểm xuất phát sẽ bắt đầu từ trụ sở của Công ty, trừ một số trường hợp khác theo sự phân công chỉ đạo của Giám đốc/Tổng giám đốc.

Điều 5: Trách nhiệm của người sử dụng xe, tài xế lái xe

5.1 Sử dụng đúng mục đích, đi đúng giờ, đúng nơi xuất phát và lộ trình đã ghi ghi vào Sổ theo dõi của Công ty;

5.2 Có trách nhiệm tham gia bảo vệ tài sản;

5.3 Hạn chế tối đa việc sử dụng xe đột xuất, phải thông báo ngay cho Ban quản lý, trong các trường hợp khẩn cấp có thể đưa ra quyết định nhưng sau đó phải báo cáo và giải trình sự việc cho người quản lý;

5.4 Thực hiện chi trả chi phí xăng dầu phí giao thông, phí gửi giữ xe theo đúng Quy chế của Công ty.

5.5 Thực hiện nghiêm chỉnh quy chế sử dụng, định mức xăng xe theo Quy chế mà công ty ban hành;

5.6 Trường hợp không chấp hành đúng quy chế, mọi trách nhiệm và thiệt hại phát sinh sẽ do cá nhân người sử dụng, tài xế lái xe và các cá nhân có liên quan khác chịu hoàn toàn trách nhiệm.

Điều 6: Trách nhiệm của phòng hành chính - nhân sự

6.1 Trưởng phòng Hành chính - nhân sự căn cứ vào đối tượng điều chỉnh tại Điều 1 Quy chế này xem xét, bố trí xe cho phù hợp, tiết kiệm, bảo đảm thời gian, kế hoạch công tác của đối tượng sử dụng xe.

6.2 Phòng Hành chính - nhân sự điều lái xe phục vụ yêu cầu công tác và thông báo cho đối tượng sử dụng xe biết;

6.3 Trường hợp đột xuất Phòng Tài chính - nhân sự có thể điều động xe thông qua điện thoại và làm thủ tục điều động xe sau.

6.4 Cung cấp, phối hợp với phòng tài chính - kế toán kiểm tra, xác minh chi phí xăng xe theo đúng quy chế của Công ty.

6.5 Báo cáo lên lãnh đạo cấp trên tình hình sử dụng, quản lý xe theo yêu cầu của Giám đốc/Tổng giám đốc.

Điều 7: Trách nhiệm của phòng tài chính - kế toán

7.1 Phối hợp với Phòng Hành chính - nhân sự xây dựng, điều chỉnh định mức xăng dầu cho xe;

7.2 Dựa vào thông tin, sổ theo dõi của Hành chính nhân sự để theo dõi, kiểm tra và thanh toán chi phí xăng xe và các chi phí phát sinh khác;

7.3 Mọi thanh toán chi phí xăng xe ô tô phải có xác nhận của Phòng Hành chính - nhân sự đã đối chiếu đúng thông tin sử dụng xe lưu trên Sổ theo dõi.

Điều 8: Quy trình sử dụng xe

8.1 Phòng hành chính nhân sự ghi chép vào sổ theo dõi (Mẫu 01, mẫu 02, mẫu 03, mẫu 04) và hướng dẫn người sử dụng xe, lái xe ký nhận.

8.2 Khi phát sinh chi phí thanh toán phòng hành chính nhân sự cung cấp cho phòng kế toán tài chính thông tin theo sổ theo dõi để phòng kế toán tài chính làm căn cứ chi chi phí xăng xe và các chi phí khác có liên quan.

Chương III: Định mức xăng xe

Điều 9. Định mức xăng, dầu

TT

Nhãn hiệu phương tiện, số loi

Dung tích xilanh (cm3)

Sức chở (người)

Loại nhiên liu

Định mức (lít/100km)

1

Mercedes benz Sprinter Executive 313

2.150

16

DIESEL

7

Định mức điều chỉnh :

Khi áp dụng định mức trên, đơn vị căn cứ số Km xe ô tô đã hoạt động trong lý lịch xe được điều chỉnh cho phù hợp (Được cộng thêm tỷ lệ phần trăm so định mức ban đầu). Mức điều chỉnh như sau:

  • Từ 20.000 – 80.000 km: định mức nhiên liệu cộng thêm 8%.
  • Từ trên 80.000 – 140.000 km: định mức nhiên liệu cộng thêm 10%.
  • Từ trên 140.000 – 200.000 km: định mức nhiên liệu cộng thêm 12%.
  • Từ trên 200.00 km: định mức nhiên liệu cộng thêm 15%.

Xe đi trên các tuyến đường giao thông trơn, lầy, đèo dốc...thì định mức tiêu hao nhiên liệu có thể tăng thêm nhưng không vượt quá 15% so với định mức tiêu hao nhiên liệu theo biểu quy định trên.

Điều 10 : Các chi phí khác

Phí cầu đường, được thanh toán theo quy định của Nhà nước trên cơ sở cuống vé hoặc hóa đơn hợp lệ phù hợp với lịch trình chạy xe

Phí gửi xe, được thanh toán chi phí gửi xe trên cơ sở cuống vé và hóa đơn hoặc giấy biên nhận của đơn vị trông xe

Phí rửa xe, được thanh toán theo giá thực tế trên thị trường.

Chi phí sửa chữa, bảo dưỡng định kỳ, được thanh toán 100% với điều kiện phải thực hiện đủ, đúng thủ tục quy định về sửa chữa, bảo dưỡng, thay mới thiết bị.

Điều 11. Hạn mức bảo dưỡng định kỳ

Thay dầu máy : sau 5.000 km xe chạy/ lần

Thay lọc dầu, lọc xăng, lọc không khí : sau 15.000 km/lần

Bảo dưỡng toàn bộ xe : sau 12 tháng

Các thiết bị khác thay thế theo thực tế

Giá xăng, dầu được tính theo giá thực tế trên thị trường.

Chương IV: Điều khoản thi hành

Điều 12. Tổ chức thực hiện

18.1 Phòng hành chính - nhân sự, Phòng tài chính - kế toán chủ trì, phối hợp và hướng dẫn các cá nhân, phòng ban có liên quan thực hiện quy chế này;

18.2 Cá nhân có liên quan chấp hành nghiêm chỉnh quy chế và theo sự hướng dẫn chỉ đạo của các phòng ban của công ty.

Lưu VT

GIÁM ĐỐC/ TỔNG GIÁM ĐỐC

(Ký và đóng dấu)

Mẫu 01

SỔ ĐĂNG KÝ SỬ DỤNG XE Ô TÔ

Ngày đăng ký

Người đăng ký

Phòng ban

Nội dung công việc

Thời gian bắt đầu chuyến công tác

Thời gian kết thúc chuyến công tác

Số lượng người đi

Ký xác nhận

Xe tiếp nhận

Người điều phối

Mẫu 02

SỔ THEO DÕI LỊCH SỬ DỤNG XE

Tuần: …….. từ ngày……….đến ngày ………..tháng…..../ năm ……

Ngày

Sáng

Trưa

Chiều

Tối

Đêm

Thứ hai

Thứ ba

Thứ tư

Thứ năm

Thứ sáu

Thứ bảy

Chủ nhật

Mẫu 03

SỔ THEO DÕI HÀNH TRÌNH XE

Ngày tháng

Hành trình

Chỉ số công tơ mét

Độ dài quãng đường

Xăng xe và chi phí khác

Xác nhận của người sử dụng xe

(ghi rõ họ tên)

Nơi đi

Nơi đến

Khi khởi hành

Khi kết thúc

Tổng cộng

Hà Nội, ngày …….tháng…….năm…….

Trưởng bộ phận Cán bộ lái xe

Mẫu 04

SỔ THEO DÕI BÀN GIAO XE ÔTÔ

Biển kiểm soát:

Người lái:

Người nhận xe

Phòng ban

Ghi nhận mượn

Ghi nhận trả

Ghi chú

Thời gian mượn

Tình trạng mượn

Ký mượn

Thời gian trả

Tình trạng khi trả

Ký trả

Trên đây là tư vấn của chúng tôi. Nếu còn vướng mắc, chưa rõ hoặc cần hỗ trợ pháp lý khác bạn vui lòng liên hệLuật sư tư vấn pháp luật thuế trực tuyến qua tổng đài điện thoại gọi số: 1900.6162 để được giải đáp.

Rất mong nhận được sự hợp tác!

Trân trọng./.

Bộ phận tư vấn pháp luật Thuế - Công ty luật Minh Khuê