1. Khó khăn rào cản của kỹ năng làm việc nhóm

Làm việc nhóm là một hoạt động hoặc một loạt các hoạt động được thực hiện bởi nhiều hơn một người để hoàn thiện một mục tiêu chung. Tại nhiều công ty quốc tế, các thành viên trong nhóm thường rất năng động, có cá tính mạnh mẽ và không ngại tranh luận với nhau để tìm ra giải pháp tối ưu nhằm hoàn thành công việc một cách tốt nhất. Trong khi đó, nhiều công ty trong nước khi các thành viên kết hợp làm việc thì lại thiếu tính đồng bộ, thiếu tin tưởng nhau, một số thành viên bị động, dựa dẫm, ỷ lại vào trưởng nhóm hoặc các thành viên khác dẫn đến kết quả hoạt động nhóm không cao.

Nghề luật là một trong những ngành nghề phải thực hiện công việc nhóm nhiều nhất. Tuy nhiên, không phải ai học luật, ai làm việc trong ngành luật cũng có thể làm tốt việc này. Vậy thì nguyên nhân là gì? Phải chăng có quá nhiều khó khăn, rào cản, bất cập trong làm việc nhóm ở Việt Nam.

Khó khăn là những vấn đề mình phải vượt qua để giải quyết nó. Vậy khó khăn trong hoạt động nhóm là gì? Đầu tiên là vấn đề thời gian. Trong một nhóm, cái mà khó đồng bộ nhất giữa các thành viên có lẽ là vấn đề thời gian. Một ngày, mỗi người đều có cho mình 24h nhưng không phải ai cũng phân bố 24h này giống nhau.

Rào cản là những vướng mắc ngăn cản chúng ta hoàn thành công việc, tìm cách để vượt qua nó. Rào cản đầu tiên không thể thiếu có lẽ là máy tính và kỹ năng sử dụng máy tính. Kỹ năng sử dụng tin học văn phòng là kỹ năng rất quan trọng khi đi xin việc làm cũng như trong mọi môi trường làm việc hiện nay như đại học, trung học… Tuy nhiên, không phải ai cũng có cho mình một chiếc máy tính chứ chưa nói đến việc sử dụng thành thạo các kỹ năng cơ bản của máy tính. Mà máy tính là phương tiện quan trọng trong làm việc nhóm. Ví dụ như tìm tư liệu, đánh văn bản, mail, facebook… tất cả những cái đấy đều liên quan mật thiết đến máy tính. Giải pháp là nhóm trưởng phân công cho một đến hai bạn có máy tính trong nhóm mình. Các bạn này sẽ có nhiệm vụ cung cấp thông tin tìm kiếm được trên mạng cho các thành viên không có máy tính và soạn thảo các loại văn bản trong nhóm như tư liệu, biên bản họp nhóm hay nhật ký của nhóm. Bước chân vào đại học cũng như sau này khi đi làm, mỗi chúng ta sẽ kết giao, làm việc với nhiều người ở nhiều ,vùng miền khác trên mảnh đất Việt Nam này. Mà ngôn ngữ ở mỗi vùng miền là khác nhau dẫn đến tình trạng khó khăn, bất đồng trong vấn đề giao tiếp, thuyết trình, nêu ý kiến. Giải pháp là các bạn trong nhóm phải cố gắng, sửa chữa, quyết tâm luyện cho mình một giọng nói chuẩn của người kinh cũng như các từ ngữ cũng nghĩa nhưng khác tiếng cũng phải sửa. Thảo luận nhóm cũng có thể là một thách thức lớn đối với những cá nhân nhút nhát, tự ti. Những cá nhân này thay vì đóng góp ý kiến, họ ngại đưa ra quan điểm riêng của bản thân và dễ dàng chấp nhận ý kiến của các thành viên khác nên khi tham gia hoạt động nhóm họ thường có tâm lý ỷ lại hoặc trông chờ vào người khác nhưng điều đó không có nghĩa họ là những người không có trình độ. Vì vậy, trưởng nhóm và các thành viên khác cần động viên, gợi mở để họ chủ động đưa ra các ý kiến và tham gia vào quá trình xây dựng nhóm. Trong nhóm luôn phải nêu cao tinh thần đoàn kết, hòa đồng, các bạn có thể giúp đỡ lẫn nhau để cùng khắc phục yếu điểm của bản thân.

Bất cập là những bất lợi nảy sinh, bất ngờ xẩy ra mà không báo trước. Các thành viên trong nhóm không đồng đều về năng lực, khả năng tư duy và trình độ nhận thức nên rất dễ dẫn đến tình trạng bất đồng quan điểm. Nhóm càng nhiều thành viên thì càng khó thống nhất ý kiến. Bởi theo phương pháp học tập và làm việc mới này, mọi thành viên được tạo cơ hội trình bày quan điểm và thực hiện trao đổi thông tin, hợp tác với nhau. Như vậy, ngay từ ban đầu nhóm trưởng phải là người đóng vai trò quan trọng nhất để có thể phân công công việc phù hợp với năng lực của từng cá nhân.

2. Vai trò của kỹ năng làm việc nhóm

Điều đầu tiên khi nói tới khi nhắc tới vai trò của kỹ năng làm việc nhóm đó là giúp giảm áp lực cho mỗi thành viên trong nhóm, giúp họ có cảm giác thoải mái, không bị căng thẳng như khi phải làm việc một mình.

Làm việc theo nhóm sẽ tập trung được khả năng của nhiều người, giúp họ bổ sung các khiếm khuyết cho nhau để hoàn thành công việc tốt hơn.

Làm việc nhóm còn có nghĩa là cùng nhau chia sẻ trách nhiệm, hỗ trợ lẫn nhau để phát huy tốt nhất tiềm năng của từng người. Sự phối hợp ăn ý giữa các thành viên sẽ tạo ra được nhiều giá trị hơn so với việc tận dụng sức mạnh của từng người riêng lẻ mà thiếu đi sự liên kết.

>> Xem thêm:  Tuyển luật sư tập sự, sinh viên thực tập

Một trong những lợi ích của làm việc nhóm lớn nhất mà ta không thể không nhắc tới đó là nguồn cảm hứng và các ý tưởng sáng tạo được tạo ra từ kết quả của các cuộc thảo luận nhóm. Từ đó cho thấy, tầm quan trọng của kỹ năng làm việc nhóm thể hiện rất rõ ràng. Khi một ý tưởng hay được đưa ra từ một người thì đó vẫn là một viên ngọc thô mang đậm tính cá nhân. Nhưng nếu có sự hợp tác của các thành viên còn lại cùng nhau mài giũa, góp ý, chỉnh sửa thì kết quả cuối cùng mới là một viên ngọc sáng thật sự.

3. Cách phát huy khả năng làm việc nhóm hiệu quả

Có mục tiêu chung

Các thành viên trong nhóm rõ ràng là sẽ có những ý kiến khác nhau, dẫn đến những tình huống xung đột. Để đạt được mục tiêu chung, cần có trọng tâm rõ ràng. Vì vậy, điều quan trọng là cần nhận thức được những mục tiêu của cả tổ chức thay vì chú trọng quan điểm của từng cá nhân và cùng nhau làm việc để cùng nhau đạt được mục tiêu chung.

Cả nhóm cần hiểu rõ mục tiêu và cam kết phấn đấu vì mục tiêu đó. Có định hướng và thống nhất rõ ràng về sứ mệnh và mục đích là điều rất quan trọng để làm việc nhóm một cách hiệu quả. Nếu cả nhóm đều có kỳ vọng rõ ràng về công việc, mục tiêu, trách nhiệm và kết quả, hoạt động nhóm sẽ trở nên suôn sẻ hơn.

Giao tiếp hiệu quả

Các thành viên trong nhóm nên giao tiếp thoải mái với nhau một cách trực tiếp và hướng tới mục tiêu đạt được thành công cho dự án. Việc giao tiếp giữa các thành viên với nhau và với trưởng nhóm nên là một quá trình hai chiều. Điều này sẽ giúp họ hiểu nhau hơn đồng thời giải quyết những vấn đề nảy sinh một cách nhanh chóng nhất.

Giao tiếp cởi mở, trung thực và tôn trọng. Các thành viên tự do bày tỏ suy nghĩ, ý kiến và các giải pháp tiềm năng để giải quyết vấn đề. Mọi người cảm thấy được lắng nghe và thấu hiểu. Các thành viên nên hỏi các câu hỏi để làm rõ ý kiến chứ không nên tìm cách phản bác đồng nghiệp của họ.

Lãnh đạo vững mạnh

Tốc độ của người lãnh đạo là tốc độ của cả nhóm. Một người trưởng nhóm làm việc có hiệu quả là người có thể làm tấm gương gương mẫu cho cả nhóm. Một trưởng nhóm giỏi là người có thể đặt tầm quan trọng của mục tiêu nhóm trên mục tiêu cá nhân và có thể đưa ra định hướng, đảm bảo các thành viên trong nhóm giữ vững sự tập trung vào việc đạt được mục tiêu đó.

>> Xem thêm:  Mẫu yêu cầu về kiến thức, kỹ năng chuyên sâu của chuẩn kỹ năng thiết kế và phát triển phần mềm (phụ lục số 6)

Người lãnh đạo tham gia vào việc lãnh đạo trong các cuộc họp, phân công nhiệm vụ, ghi nhận những quyết định và cam kết, đánh giá tiến độ, đảm bảo trách nhiệm của các thành viên trong nhóm và đưa ra định hướng cho toàn nhóm.

Phân công hiệu quả

Phân công trách nhiệm cũng quan trọng như đảm bảo hoàn thành mọi việc. Vì vậy cần phân công công việc dựa trên năng lực của các thành viên trong nhóm.

Quản lý xung đột

Một trong những điều của kỹ năng làm việc nhóm cần có là phải giải quyết xung đột trong nhóm. Ngay cả đối với những vấn đề quan trọng, nếu biết xử lý một cách chuyên nghiệp sẽ ít gây ra tổn hại cho người khác hơn. Không nên để những ý kiến bất đồng gây ảnh hưởng đến kết quả làm việc nhóm.

Nhóm cần thỏa thuận quy trình xem xét, phân tích, đánh giá và giải quyết các vấn đề trong nhóm cũng như những xung đột. Không nên ủng hộ những xung đột cá nhân hoặc chia bè kết phái khi xảy ra xung đột. Thay vào đó, các thành viên nhóm cần hướng đến một giải pháp chung.

Sự tin tưởng

Trong bất kỳ mối quan hệ nào hoặc trong môi trường làm việc theo nhóm, sự tin tưởng là yếu tố rất quan trọng. Không nên tiết lộ những bí mật cá nhân, chi tiết dự án mới hoặc bất kỳ ý tưởng phát kiến mới trừ khi đó là vì lợi ích của tổ chức.

Môi trường làm việc nhóm hiệu quả là nơi mọi người thoải mái chấp nhận rủi ro hợp lý trong giao tiếp, ủng hộ các quan điểm và thực thi hành động. Các thành viên trong nhóm tin tưởng lẫn nhau và lắng nghe ý kiến của nhau.

Tôn trọng

>> Xem thêm:  Mẫu yêu cầu về kiến thức, kỹ năng chuyên sâu của chuẩn kỹ năng an toàn thông tin (phụ lục số 5)

Để hợp tác hiệu quả, các thành viên trong nhóm cần hiểu và tôn trọng những thành viên khác. Tôn trọng năng lực, quan điểm và hành động của nhau để giảm thiểu xung đột, đảm bảo hoạt động suông sẻ và nâng cao năng suất.

Đề cao vai trò cá nhân

Các thành viên trong nhóm được xem là những cá nhân đặc biệt với những kinh nghiệm, quan điểm, kiến thức và ý kiến đóng góp không thể thay thế. Mục đích thành lập nhóm chính là để tận dụng lợi thế của sự khác biệt đó.

4. Các kỹ năng làm việc nhóm cần thiết

– Lắng nghe người khác

Khi đã cùng là thành viên của một nhóm bạn cần biết tôn trọng và lắng nghe ý kiến của người khác. Bởi không ai hoàn hảo cả, những ý kiến có hay tới đâu cũng sẽ có những thiếu sót, chúng ta nên lắng nghe ý kiến đóng góp để ý tưởng được hoàn thiện hơn.

– Trợ giúp và tôn trọng lẫn nhau

Trong cùng một nhóm các thành viên phải biết trợ giúp lẫn nhau trong công việc, nếu đồng đội của mình gặp khó khăn hãy sẵn sàng chia sẻ, giúp đỡ họ. Điều này thể hiện rõ vai trò của kỹ năng làm việc nhóm trong việc gắn kết giữa các thành viên trong nhóm với nhau.

Bên cạnh đó các thành viên cần tôn trọng lẫn nhau, không nên nghĩ rằng mình giỏi hơn người khác, tự đề cao mình và xem thường các thành viên khác.

– Có trách nhiệm với công việc được giao

>> Xem thêm:  Mẫu yêu cầu về kiến thức, kỹ năng chuyên sâu của chuẩn kỹ năng quản lý hệ thống CNTT(phụ lục số 4)

Làm việc một mình hay nhóm bạn cũng cần luyện cho mình kỹ năng có trách nhiệm với công việc. Khi làm việc một mình, kết quả không tốt thì chỉ bạn là người chịu trách nhiệm, nhưng làm việc nhóm thì khác. Nếu bạn ỷ lại hoặc không hoàn thành nhiệm vụ được giao nghĩa là bạn đang làm ảnh hưởng đến cả tập thể.

– Gắn kết

Hãy biết cách gắn kết lại với các thành viên khác trong nhóm nếu không bạn sẽ thấy lẻ loi, đôi khi cảm thấy mình không được trọng dụng trong nhóm, nhưng đó chỉ là do bạn tưởng tượng mà thôi. Hãy học cách sát lại với mọi người, chỉ có sự gắn kết mới cho các bạn một nhóm hoàn hảo nhất. Bởi khi đó các thành viên sẽ cởi mở hơn trong việc chia sẻ, giúp đỡ lẫn nhau trong công việc cũng như cuộc sống.

– Vô tư, ngay thẳng

Khi làm việc nhóm bạn hãy bỏ qua hết sự ích kỷ cá nhân, không chấp nhất những chuyện nhỏ, tỵ nạnh với đồng đội của mình, trách va chạm, mâu thuẫn… với thành viên khác.

Nếu gặp tình huống thấy không hợp lý hãy thẳng thắn góp ý ngay. Nếu làm được việc này chắc chắn bạn sẽ được các thành viên trong nhóm tin tưởng và nể trọng, đồng thời góp phần xây dựng sự đoàn kết trong nhóm, tạo động lực để cả nhóm cùng tiến lên.

5. Mỗi liên hệ giữa làm việc nhóm và xây dựng hình ảnh cá nhân

Hai vấn đề tưởng chừng như không liên quan gì đến nhau lại có một mối quan hệ mật thiết với nhau. Thứ nhất chắc chắn phải kể đến là hoạt động nhóm tạo tiền đề cho xây dựng và quảng bá hình ảnh cá nhân cho từng thành viên trong nhóm. Nếu như chúng ta hoạt động nhóm tốt, làm cho nhóm ngày càng vững mạnh thì hình ảnh cá nhân của nhóm cũng như của các thành viên trong nhóm cũng sẽ được tạo dựng một cách tốt đẹp. Như đã nói ở trên, sản phẩm làm ra của hoạt động nhóm vừa là sản phẩm của cá nhân, vừa là sản phẩm của cả nhóm. Trong đó hội tụ tất cả những trí tuệ, tinh hoa, kiến thức của các thành viên trong nhóm. Một sản phẩm nhóm tốt là minh chứng rõ ràng nhất cho sự cống hiến, mệt nhọc của cả nhóm. Nhưng trong một tập thể, chúng ta hòa nhập chứ không hòa tan. Khi làm việc nhóm, quan điểm cá nhân được nâng cao, quan điểm đó được thể hiện rất rõ trong phần việc của từng người được nhóm trưởng phân công. Tuy nhiên, quan điểm cá nhân nâng cao không đồng nghĩa với việc “cái tôi” cũng được nâng cao. Nếu như “cái tôi” được nâng cao trong hoạt động nhóm thì sẽ gây ra phản ứng ngược: tranh chấp, bất đồng quan điểm. Điều đó rất dễ dẫn đến nhóm không tạo được hình ảnh cá nhân mà nguy cơ hơn là có thể bị tan dã. Thứ hai để nói lên mối quan hệ giữa hoạt đông nhóm và xây dựng hình ảnh là phát triển những điểm tích cực. . Mỗi một bông hoa đều khoe sắc đua nở thì sẽ tạo ra được một rừng hoa đẹp. Mỗi thành viên tốt, mỗi cá nhân tốt thì chắc chắn sẽ tạo nên được một nhóm tốt. Mỗi thành viên trong nhóm là một màu sắc. Tất cả sẽ tạo nên một bức tranh muôn màu. Nhóm trưởng sẽ có một nhiệm vụ rất quan trọng và cũng rất nặng nề. Phải dùng mọi chiêu thức, các cách có thể để PR, marketing, đánh bóng tên tuổi của nhóm nhưng không được phóng đại mà phải đúng sự thật, phải thông qua những gì mà nhóm đã làm, những thành tích mà nhóm đã có được. Tuy nhiên, vấn đề gì cũng có hai mặt của nó. Tích cực là thế nhưng tiêu cực cũng rất nhiều. Trong rừng hoa không phải bông hoa nào cũng đẹp như nhau, cũng khoe sắc như nhau. Trong một nhóm không phải ai cũng giỏi như nhau. Sẽ phải có cá nhân này nổi trội hơn cá nhân kia, thành viên này nổi trội hơn thành viên kia.

>> Xem thêm:  Mẫu yêu cầu về kiến thức, kỹ năng chuyên sâu của chuẩn kỹ năng cơ sở dữ liệu (Phụ lục số 02)