Mẫu biên bản kiểm phiếu lấy ý kiến hộ gia đình bầu tổ trưởng tổ dân phố

1. Quy định về mẫu biên bản kiểm phiếu lấy ý kiến hộ gia đình bầu tổ trưởng tổ dân phố

Theo quy định tại khoản 1 Điều 4 của Nghị định 59/2023/NĐ-CP, các trường hợp tổ chức phát biểu lấy ý kiến của hộ gia đình để Nhân dân bàn và quyết định bao gồm những điều sau đây:

- Chủ tịch UBND cấp xã sẽ quyết định hình thức phát phiếu lấy ý kiến của hộ gia đình đối với các nội dung sau đây tại địa bàn cấp xã: Chủ trương và mức đóng góp xây dựng cơ sở hạ tầng, các công trình công cộng tại thôn, tổ dân phố mà Nhân dân đóng góp kinh phí, tài sản hoặc công sức một phần hoặc toàn bộ; Việc thu, chi, quản lý các khoản đóng góp từ Nhân dân trong cộng đồng, ngoài các khoản đã được pháp luật quy định; việc thu, chi, quản lý các khoản kinh phí, tài sản do cộng đồng quản lý hoặc nhận từ các nguồn thu khác như tài trợ hợp pháp; Nội dung hương ước, quy ước của cộng đồng dân cư. Bầu, miễn nhiệm Trưởng thôn, Tổ trưởng tổ dân phố. Bầu, miễn nhiệm thành viên Ban Thanh tra nhân dân, Ban Giám sát đầu tư của cộng đồng. Các công việc tự quản khác trong nội bộ cộng đồng dân cư không vi phạm pháp luật và phù hợp với thuần phong mỹ tục và đạo đức xã hội.

- Đối với những nội dung đã nêu trên, nếu thôn, tổ dân phố tổ chức cuộc họp mà không đủ số hộ gia đình tham dự để đạt tỷ lệ biểu quyết tán thành theo khoản 1 Điều 21 của Luật Thực hiện dân chủ ở cơ sở năm 2022.

- Trưởng thôn, Tổ trưởng tổ dân phố sau khi đã thống nhất với Ban công tác Mặt trận ở thôn, tổ dân phố sẽ quyết định tổ chức phát phiếu lấy ý kiến biểu quyết của hộ gia đình đối với các công việc tự quản khác trong nội bộ cộng đồng dân cư không vi phạm pháp luật và phù hợp với thuần phong mỹ tục và đạo đức xã hội, có phạm vi thực hiện trong thôn, tổ dân phố.

Theo đó, trong trường hợp bầu chọn Tổ trưởng tổ dân phố, cần phải tổ chức lấy ý kiến của các hộ gia đình. Theo quy định tại điểm a khoản 6 Điều 4 Nghị định 59/2023/NĐ-CP, việc tổ chức phát phiếu lấy ý kiến của hộ gia đình để Nhân dân bàn và quyết định được thực hiện như sau:

- Tổ phát phiếu gửi trực tiếp phiếu lấy ý kiến đến từng hộ gia đình và thu phiếu trong thời hạn quy định trên phiếu. Tổ phát phiếu tiến hành kiểm phiếu và lập biên bản kiểm phiếu theo mẫu số 04 quy định tại Nghị định này. Trong quá trình kiểm phiếu, Tổ phát phiếu mời đại diện của 02 hộ gia đình chứng kiến việc kiểm phiếu.

- Kết quả lấy ý kiến để Nhân dân bàn và quyết định các nội dung quy định tại điểm này được công nhận khi tổng số phiếu biểu quyết của đại diện hộ gia đình trong thôn, tổ dân phố đạt tỷ lệ tối thiểu theo quy định tại khoản 1 Điều 21 của Luật Thực hiện dân chủ ở cơ sở.

- Đối với việc phát phiếu lấy ý kiến về các nội dung có phạm vi thực hiện trong địa bàn cấp xã, Trưởng thôn, Tổ trưởng tổ dân phố phải báo cáo kết quả phiếu lấy ý kiến tại thôn, tổ dân phố cho Ủy ban nhân dân cấp xã để tổng hợp kết quả chung của cả cấp xã. Quyết định đã được cộng đồng dân cư biểu quyết thông qua phải được gửi đến Ủy ban nhân dân cấp xã và Ủy ban Mặt trận Tổ quốc Việt Nam cấp xã trong thời hạn không quá 05 ngày làm việc kể từ ngày kết thúc thời hạn lấy ý kiến bằng phiếu.

Do đó, khi tổ chức phát phiếu lấy ý kiến của hộ gia đình về việc bầu tổ trưởng tổ dân phố, tổ phát phiếu phải lập biên bản kiểm phiếu về quá trình này.

2. Nội dung mẫu biên bản kiểm phiếu lấy ý kiến hộ gia đình bầu tổ trưởng tổ dân phố

Biên bản kiểm phiếu để thu thập ý kiến từ các hộ gia đình được chi tiết hóa trong Mẫu số 04, được ban hành cùng Nghị định 59/2023/NĐ-CP. Quý bạn đọc có thể tải Mẫu biên bản kiểm phiếu lấy ý kiến hộ gia đình bầu tổ trưởng tổ dân phố. Biên bản kiểm phiếu lấy ý kiến của hộ gia đình về việc bầu tổ trưởng tổ dân phố bao gồm những nội dung như sau:

- Thông tin về tổ chức lập biên bản: Tên tổ dân phố; Ngày, giờ lập biên bản

- Nội dung kiểm phiếu: Số lượng phiếu phát hành; Số lượng phiếu thu hồi; Số lượng phiếu hỏng; Số lượng phiếu hợp lệ

- Ghi nhận ý kiến của đại diện hộ gia đình có mặt tại buổi phát phiếu: Ghi lại những ý kiến, nhận định và đề xuất của từng đại diện hộ gia đình tham gia buổi phát phiếu. Đảm bảo mô tả chính xác và rõ ràng ý kiến của từng đại diện hộ gia đình để biên bản trở nên minh bạch và đáng tin cậy.

- Phân biệt được phiếu hợp lệ và phiếu không hợp lệ:

+ Phiếu hợp lệ: Phiếu được điền đầy đủ thông tin theo mẫu. Thời hạn thu phiếu đã được quy định trên phiếu. Chữ ký của đại diện hộ gia đình là hợp lệ và có dấu hiệu chấp nhận phiếu.

+ Phiếu không hợp lệ: Phiếu không điền đầy đủ thông tin theo mẫu quy định. Phiếu được điền sai hoặc không rõ ràng. Thời hạn thu phiếu đã quá hạn so với quy định trên phiếu. Chữ ký của đại diện hộ gia đình không hợp lệ, không rõ ràng hoặc thiếu dấu hiệu chấp nhận phiếu.

- Ký xác nhận: Đại diện tổ phát phiếu; Đại diện hộ gia đình có mặt ký xác nhận vào biên bản. Điều này nhằm xác thực và chứng nhận sự đồng ý của họ với nội dung ghi lại trong biên bản.

- Ghi chú: Biên bản này là tài liệu chứng minh việc tổ chức và kết quả lấy ý kiến của hộ gia đình về việc bầu tổ trưởng tổ dân phố. Cần lưu giữ và quản lý biên bản theo quy định của pháp luật và các hướng dẫn của cơ quan chức năng.

3. Lưu ý khi sử dụng mẫu biên bản kiểm phiếu lấy ý kiến hộ gia đình bầu tổ trưởng tổ dân phố

Lưu ý khi sử dụng mẫu biên bản kiểm phiếu lấy ý kiến hộ gia đình bầu tổ trưởng tổ dân phố:

- Điền đầy đủ, chính xác các thông tin trong mẫu biên bản: Đảm bảo điền đầy đủ thông tin như tên tổ dân phố, ngày giờ lập biên bản và các số liệu về phiếu phát hành, thu hồi, hỏng và hợp lệ. Ghi chép rõ ràng ý kiến của đại diện hộ gia đình có mặt tại buổi phát phiếu. Tuân thủ các hướng dẫn này sẽ giúp bạn lập biên bản kiểm phiếu một cách chính xác và đầy đủ, từ đó cung cấp cho cộng đồng thông tin rõ ràng và minh bạch về quá trình lấy ý kiến của hộ gia đình.

- Chữ ký xác nhận của đại diện tổ phát phiếu và đại diện hộ gia đình: Cần có chữ ký xác nhận từ đại diện tổ phát phiếu và từng đại diện hộ gia đình tham dự buổi phát phiếu. Chữ ký xác nhận là một phần quan trọng để xác minh sự đồng ý và chấp nhận của các bên liên quan đối với nội dung ghi trong biên bản. Quá trình này giúp đảm bảo tính chính xác và pháp lý của biên bản kiểm phiếu, đồng thời tăng cường tính minh bạch trong quản lý và sử dụng tài liệu này.

- Lưu giữ biên bản kiểm phiếu theo quy định: Sau khi lập biên bản, cần lưu giữ và quản lý theo quy định của pháp luật và các hướng dẫn của cơ quan chức năng. Biên bản kiểm phiếu là tài liệu chứng minh việc thực hiện phát phiếu lấy ý kiến của hộ gia đình, có vai trò quan trọng trong các quyết định và các văn bản pháp lý liên quan đến tổ dân phố.

Biên bản kiểm phiếu là tài liệu quan trọng chứng minh việc thực hiện phát phiếu lấy ý kiến của hộ gia đình, có tầm quan trọng đặc biệt trong các quyết định và các văn bản pháp lý liên quan đến hoạt động của tổ dân phố. Đảm bảo tuân thủ các lưu ý trên sẽ giúp bảo đảm tính chính xác và pháp lý của biên bản kiểm phiếu trong quá trình thực hiện các hoạt động cộng đồng.

Ngoài ra, quý bạn đọc có thể tham khảo thêm bài viết: Tổ dân phố có bắt buộc phải có Phó Tổ trưởng tổ dân phố hay không? 

Nếu có bất cứ vấn đề pháp lý nào cần hỗ trợ, vui lòng liên hệ tới Luật sư tư vấn pháp luật hành chính trực tuyến: 1900.6162 hoặc gửi yêu cầu trực tiếp tới địa chỉ email: lienhe@luatminhkhue.vn. Trân trọng!