Mẫu biên bản tiêu hủy tài liệu hết giá trị mới nhất

1. Nguyên tắc khi tiêu huỷ tài liệu đã hết giá trị là gì?

Thông tin cần tìm hiểu trước khi thực hiện quá trình tiêu hủy tài liệu có giá trị cao bao gồm một số điều quan trọng. Quy định này áp dụng cho tất cả các cơ quan tổ chức nhà nước có liên quan đến lĩnh vực chính trị-xã hội, cũng như các tổ chức kinh tế và các đơn vị quân sự nhân dân. Để đảm bảo tính hiệu quả và tuân thủ quy trình, các nguyên tắc sau đây cần được tuân thủ:

- Luôn duy trì quy trình và thủ tục chính xác trong việc tiêu hủy tài liệu có giá trị.

- Mọi tài liệu cần được tiêu hủy phải được Hội đồng thẩm định giá trị tài liệu xem xét và được quyết định tiêu hủy bởi cấp trên của cơ quan quản lý và lưu trữ.

- Thẩm định giá trị tài liệu của các tổ chức bao gồm cả việc xem xét danh sách chi tiết của những tài liệu được giữ lại.

- Khi đã thực hiện việc tiêu hủy, luôn đảm bảo rằng thông tin trên tài liệu đã được xoá sạch, đảm bảo không còn bất kỳ dữ liệu nào có thể bị tiết lộ.

2. Mẫu biên bản tiêu hủy tài liệu hết giá trị cập nhật mới nhất

>> Tải ngay: Mẫu biên bản tiêu hủy tài liệu hết giá trị cập nhật mới nhất 2023

TÊN CQ, TC CẤP TRÊN
TÊN CƠ QUAN, TỔ CHỨC
-------

CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập - Tự do - Hạnh phúc
---------

Hà Nội, ngày 01 tháng 12 năm 2023

BIÊN BẢN

Về việc tiêu huỷ tài liệu hết giá trị

Căn cứ Quyết định số 123/QĐ-UBND ngày 15 tháng 6 năm 2023 của Ủy ban Nhân dân tỉnh ABC về việc tiêu huỷ tài liệu hết giá trị,

Hôm nay, vào hồi 9 giờ sáng ngày 20 tháng 7 năm 2023,

Tại Trung tâm Quản lý Tài liệu Hành chính, Địa chỉ: Số 456 Đường XYZ, Thành phố ABC.

Chúng tôi gồm:

1. Ông Nguyễn Văn A - Đại diện cơ quan, đơn vị XYZ.

2. Bà Trần Thị B - Đại diện cơ quan, đơn vị DEF.

3. Ông Lê Văn C - Đại diện cơ quan, đơn vị GHI.

4. Bà Nguyễn Thị D - Đại diện cơ quan, đơn vị KLM.

5. Ông Hoàng Văn E - Đại diện cơ quan, đơn vị NOP.

Đã tiến hành tiêu huỷ số tài liệu hết giá trị thuộc Phòng (khối) Kế toán - Tài chính.

Số lượng tài liệu được tiêu huỷ: 500 bản.

Phương pháp huỷ: Cắt nhỏ thành dải, sau đó nghiền bột giấy.

Chúng tôi đã huỷ hết số tài liệu ghi trong Danh mục tài liệu hết giá trị theo quy định.

Biên bản này lập thành 2 bản: cơ quan, đơn vị có tài liệu giữ một bản, cơ quan, đơn vị thực hiện tiêu huỷ tài liệu giữ một bản.

3. Các bước tiêu huỷ tài liệu hết giá trị đúng cách

Sở Nội Vụ trung ương đã thực hiện theo quy định của Luật Lưu trữ số 01/2011/QH13 ngày 11/11/2011 cùng với Nghị định số 01/2013/NĐ-CP của Chính phủ, nhằm đảm bảo sự thống nhất trong quy trình và thủ tục tiêu huỷ các tài liệu đã hết giá trị. Quy trình này được xác định thông qua các bước chi tiết như sau:

Bước 1: Thực hiện việc lập danh mục tài liệu hết giá trị cần tiêu huỷ và viết thuyết minh

Để lập danh mục tiêu huỷ tài liệu hết giá trị, có những yêu cầu cần được đảm bảo như sau:

- Danh mục các tài liệu hết giá trị phải được tạo ra trong quá trình chỉnh lý dữ liệu, đảm bảo phân loại chúng thành các tập, có phần tóm tắt tiêu đề đầy đủ, và có bảng thời hạn để quản lý hồ sơ hoặc đã được sắp xếp theo phương án phân loại. Các tài liệu này phải được tạo ra trong quá trình hoạt động của cơ quan, tổ chức.

- Dựa trên bảng thời hạn bảo quản hồ sơ, tiến hành thống kê và hệ thống hóa thứ tự của các tài liệu. Đảm bảo rằng những tài liệu được phép tiêu huỷ là những tài liệu đã hết thời gian bảo quản.

Bước 2: Lập Hội đồng tra xét tài liệu

Ngoài việc lập danh mục, việc viết thuyết minh về những tài liệu hết giá trị cũng là một bước quan trọng. Cụ thể:

- Thành lập một Hội đồng thẩm định giá trị tài liệu để tham mưu cho các quyết định liên quan đến việc chọn lựa tài liệu, xác định lại thời hạn bảo quản, và các vấn đề khác. Hội đồng này bao gồm:

  + Chức vụ Chủ tịch hội đồng: Đại diện từ Chánh văn phòng Bộ hoặc cơ quan ngang Bộ, cơ quan Chính Phủ hoặc tổ chức tương đương. Ở cấp tỉnh và cấp huyện, đó có thể là Chánh văn phòng Uỷ hoặc cấp phó của người đứng đầu cơ quan, tổ chức.

  + Chức vụ Uỷ viên: Đại diện lãnh đạo của đơn vị sở hữu tài liệu hết giá trị cần tiêu huỷ.

  + Chức vụ Uỷ viên: Đại diện từ bộ phận lưu trữ của cơ quan, tổ chức.

Bước 3: Tiến hành tra xét những hồ sơ và tài liệu yêu cầu huỷ

Trong bước này, Hội đồng sẽ tổ chức họp để thẩm định, đối chiếu và kiểm tra Danh mục tài liệu hết giá trị đã được lập ở bước 1, bao gồm cả những tài liệu được giữ lại. Hội đồng sẽ thảo luận tập thể và đưa ra kết luận cuối cùng dựa trên quyết định của các thành viên trong hội đồng. Mọi ý kiến khác nhau sẽ được ghi trong biên bản cuộc họp, với hai bản và đầy đủ chữ ký của các thành viên trong Hội đồng trước khi trình đến người đứng đầu cơ quan hoặc tổ chức.

Một bản biên bản sẽ được giữ lại trong hồ sơ huỷ tài liệu tại cơ quan đó, và bản còn lại sẽ được trình cho các cơ quan chức năng có trách nhiệm về lưu trữ và thẩm định các tài liệu hết giá trị.

Bước 4: Hoàn thiện hồ sơ, trình cơ quan quản lý

Tùy thuộc vào tính chất của tài liệu cần huỷ, việc nộp tài liệu sẽ diễn ra tại các cơ quan khác nhau, cụ thể như sau:

- Đối với tài liệu lưu trữ lịch sử: Nộp tại cơ quan quản lý nhà nước có trách nhiệm về lưu trữ và thẩm định các loại tài liệu hết giá trị.

- Đối với các tài liệu lưu trữ khác: Nộp trực tiếp lên cấp trên để thực hiện thẩm định và quyết định việc huỷ tài liệu.

Để hoàn thiện hồ sơ thẩm định, cần có các tài liệu sau:

- Một văn bản yêu cầu thẩm định, kèm theo ý kiến của cơ quan hoặc tổ chức có tài liệu không còn giá trị cần huỷ.

- Danh mục tài liệu hết giá trị (bản đã được chỉnh sửa và phê duyệt bởi Hội đồng).

- Tờ tường trình và bản thuyết minh về các tài liệu hết giá trị.

- Văn bản lập Hội đồng.

- Biên bản cuộc họp của Ban Hội đồng, xác định giá trị của các tài liệu.

Bước 5: Thẩm định

Quy trình thẩm định các tài liệu hết giá trị được thực hiện như sau, tùy thuộc vào quyền thẩm định của từng đơn vị:

- Đối với tư liệu nộp vào mục Lưu trữ lịch sử, trách nhiệm thẩm định thuộc về Chi cục Văn thư - Lưu trữ.

- Đối với tư liệu không nằm trong mục Lưu trữ lịch sử, có hai trường hợp:

  + Thẩm định do người đứng đầu cơ quan, tổ chức sở hữu tài liệu hết giá trị đó thực hiện.

  + Văn phòng Nội vụ chịu trách nhiệm thẩm định cho UBND của các quận, huyện và thị xã.

Các cơ quan có tài liệu cần huỷ phải gửi danh mục và hồ sơ đề nghị huỷ tài liệu đến cơ quan nhà nước có thẩm quyền để thẩm định.

Các cơ quan thẩm định phải thực hiện các bước sau:

- Thẩm định thủ tục và nội dung của các tài liệu đã hết giá trị.

- Tiến hành kiểm tra đối chiếu thực tế, lập biên bản sau thẩm định và phản hồi ý kiến bằng văn bản. Thời hạn thẩm định không vượt quá 30 ngày kể từ khi hồ sơ được lập.

Bước 6: Trình hồ sơ quyết định huỷ tài liệu

Sau quá trình thẩm định, dựa trên văn bản thẩm định và ý kiến trả về của cơ quan thẩm định, hồ sơ được trình đến người đứng đầu cơ quan, tổ chức để đưa ra quyết định cuối cùng: huỷ tài liệu đã hết giá trị.

- Các tài liệu giữ lại được thêm vào mục lục tương ứng của nhóm tài liệu.

- Ghi lại tổng số tệp tài liệu được phép huỷ, đánh số và xếp bổ sung vào các bó tài liệu này. Ghi rõ nội dung và lý do huỷ.

- Người đứng đầu cơ quan, tổ chức ký Quyết định chính thức.

Bước 7: Tiến hành tiêu huỷ tài liệu hết giá trị

Gói gọn tất cả các tài liệu đã hết giá trị và lập biên bản để bàn giao những tài liệu sẽ được huỷ. Thực hiện quá trình tiêu huỷ, đảm bảo rằng toàn bộ thông tin trên tài liệu được xóa sạch bằng máy huỷ tài liệu cắt vụn hoặc siêu vụn. Sau đó, lập biên bản chi tiết về quá trình tiêu huỷ này và chuyển gửi đến Chi cục Văn thư - Lưu trữ. Thời hạn báo cáo là 10 ngày kể từ ngày tiêu hủy tài liệu hết giá trị.

Bước 8: Lập hồ sơ và bảo quản hồ sơ

Bước cuối cùng là hoàn thiện hồ sơ về quá trình huỷ tài liệu, hồ sơ này sẽ được lưu trữ tại các đơn vị Lưu trữ của cơ quan hoặc tổ chức sở hữu tài liệu đã bị huỷ. Thời hạn bảo quản tối thiểu là 20 năm, tính từ thời điểm tiêu hủy tài liệu. Hồ sơ này cần bao gồm:

- Danh mục chi tiết về các tài liệu đã hết giá trị, cùng với tờ tường trình và bản thuyết minh về nội dung của chúng.

- Văn bản quyết định về việc thành lập Hội đồng thẩm định giá trị tài liệu.

- Biên bản họp của Hội đồng.

- Văn bản đề nghị thẩm định và thu ý kiến từ các cơ quan chức năng có thẩm quyền.

- Phản hồi và ý kiến từ cơ quan thẩm định.

- Quyết định tiêu huỷ của Người đứng đầu cơ quan hoặc tổ chức.

- Biên bản bàn giao lại tài liệu đã huỷ.

- Biên bản chi tiết về quá trình tiêu hủy tài liệu hết giá trị.

Bài viết liên quan: Mức phạt tù đối với người tiêu hủy tài liệu bí mật công tác quân sự gây hậu quả nghiêm trọng là bao nhiêu năm?

Luật Minh Khuê xin tiếp nhận yêu cầu tư vấn của quý khách qua số hotline: 1900.6162 hoặc email: lienhe@luatminhkhue.vn. Xin trân trọng cảm ơn!