Mẫu Đơn xin tham gia câu lạc bộ hè theo quy định mới nhất

1. Câu lạc bộ hè trong nhà trường là gì và quy định pháp luật liên quan

Câu lạc bộ hè trong nhà trường là mô hình hoạt động giáo dục được tổ chức trong thời gian nghỉ hè nhằm tạo môi trường để học sinh rèn luyện kỹ năng, phát triển năng khiếu, tăng cường thể chất, tham gia các hoạt động trải nghiệm, văn hóa, nghệ thuật, thể thao và củng cố kiến thức khi cần thiết. Đây không phải là hoạt động giáo dục chính khóa, không thay thế chương trình học trong năm học và việc tham gia hoàn toàn dựa trên tinh thần tự nguyện của học sinh cùng cha mẹ hoặc người giám hộ.

Việc tổ chức câu lạc bộ hè phải bảo đảm mục tiêu giáo dục toàn diện, phù hợp với điều kiện cơ sở vật chất, đội ngũ giáo viên và kế hoạch giáo dục của từng nhà trường. Đồng thời, mọi hoạt động phải đặt yếu tố an toàn, quyền lợi của học sinh và tính công khai, minh bạch lên hàng đầu.

Cơ sở pháp lý điều chỉnh hoạt động câu lạc bộ hè

Hoạt động câu lạc bộ hè trong trường phổ thông hiện được điều chỉnh bởi nhiều văn bản quy phạm pháp luật của ngành giáo dục, trong đó có các văn bản quan trọng sau:

• Luật Giáo dục năm 2019.
• Thông tư số 28/2020/TT-BGDĐT ban hành Điều lệ trường tiểu học.
• Thông tư số 32/2020/TT-BGDĐT ban hành Điều lệ trường trung học cơ sở, trường trung học phổ thông và trường phổ thông có nhiều cấp học.
• Thông tư số 04/2014/TT-BGDĐT quy định về quản lý hoạt động giáo dục kỹ năng sống và hoạt động giáo dục ngoài giờ chính khóa (đã được sửa đổi, bổ sung một phần).
• Thông tư số 27/2025/TT-BGDĐT bãi bỏ một số quy định về thủ tục hành chính trong quản lý hoạt động giáo dục ngoài giờ chính khóa, tăng quyền chủ động cho cơ sở giáo dục.
• Thông tư số 48/2020/TT-BGDĐT quy định về hoạt động thể thao trong nhà trường.
• Quyết định số 898/QĐ-BGDĐT hướng dẫn xây dựng mô hình câu lạc bộ thể thao trong trường trung học cơ sở.

Bên cạnh đó, việc tổ chức câu lạc bộ hè còn phải tuân thủ các quy định của Ủy ban nhân dân cấp tỉnh, Sở Giáo dục và Đào tạo cũng như kế hoạch năm học của từng địa phương.

Câu lạc bộ hè là hoạt động giáo dục ngoài giờ chính khóa

Theo các điều lệ trường học hiện hành, nhà trường có trách nhiệm phối hợp với gia đình và xã hội tổ chức các hoạt động tập thể, hoạt động trải nghiệm và câu lạc bộ nhằm phát triển phẩm chất, năng lực của học sinh.

Do đó, câu lạc bộ hè được xem là một hình thức giáo dục bổ trợ, giúp học sinh:

• phát triển kỹ năng giao tiếp, hợp tác và tự phục vụ;
• rèn luyện sức khỏe, thể chất và tinh thần;
• phát hiện, bồi dưỡng năng khiếu;
• hình thành thói quen học tập tích cực thông qua các hoạt động trải nghiệm;
• tạo môi trường sinh hoạt an toàn trong thời gian nghỉ hè.

Nhà trường không được lợi dụng mô hình câu lạc bộ hè để tổ chức dạy học chính khóa, dạy trước chương trình hoặc ép buộc học sinh tham gia.

Nguyên tắc tổ chức câu lạc bộ hè

Để bảo đảm đúng quy định pháp luật, việc tổ chức câu lạc bộ hè cần tuân thủ một số nguyên tắc cơ bản sau:

• Hoàn toàn tự nguyện, không bắt buộc học sinh đăng ký.
• Phù hợp với độ tuổi, sức khỏe và nhu cầu của học sinh.
• Bảo đảm an toàn về cơ sở vật chất, phòng chống tai nạn thương tích và an toàn thực phẩm nếu tổ chức bán trú.
• Công khai kế hoạch hoạt động, nội dung chương trình, thời gian tổ chức và các khoản thu.
• Thực hiện đúng quy định về quản lý tài chính, không tổ chức hoạt động vì mục đích kinh doanh.

Đối với các câu lạc bộ có sự tham gia của đơn vị liên kết như trung tâm kỹ năng sống, trung tâm nghệ thuật hoặc thể thao, nhà trường cần ký kết hợp đồng rõ ràng, xác định trách nhiệm của từng bên trong việc giảng dạy, quản lý học sinh và xử lý các tình huống phát sinh.

Vai trò của Hiệu trưởng trong tổ chức câu lạc bộ hè

Theo quy định hiện hành, Hiệu trưởng là người chịu trách nhiệm toàn diện về việc tổ chức các hoạt động giáo dục ngoài giờ chính khóa tại nhà trường. Trong hoạt động câu lạc bộ hè, Hiệu trưởng có trách nhiệm:

• phê duyệt kế hoạch tổ chức;
• quyết định thành lập câu lạc bộ;
• phân công giáo viên phụ trách;
• kiểm tra điều kiện cơ sở vật chất;
• phê duyệt danh sách học sinh tham gia;
• giám sát việc thu, chi kinh phí;
• bảo đảm an toàn cho học sinh trong suốt quá trình sinh hoạt.

Sau khi Thông tư số 27/2025/TT-BGDĐT có hiệu lực, một số thủ tục hành chính liên quan đến hoạt động giáo dục ngoài giờ đã được đơn giản hóa, qua đó tăng tính chủ động cho cơ sở giáo dục trong việc xây dựng chương trình phù hợp với điều kiện thực tế. Tuy nhiên, quyền tự chủ này đi kèm với trách nhiệm cao hơn của Hiệu trưởng trong việc bảo đảm chất lượng giáo dục, tuân thủ quy định pháp luật và chịu trách nhiệm nếu để xảy ra vi phạm.

Những nội dung không được thực hiện trong câu lạc bộ hè

Để bảo đảm đúng mục tiêu giáo dục, nhà trường không được sử dụng câu lạc bộ hè để thực hiện các hoạt động trái quy định như:

• dạy trước chương trình của năm học mới;
• tổ chức khảo sát năng lực nhằm phân chia lớp chọn hoặc lớp chuyên;
• ép buộc học sinh đăng ký tham gia;
• thu các khoản ngoài quy định hoặc không công khai tài chính;
• tổ chức hoạt động khi chưa bảo đảm điều kiện về cơ sở vật chất và an toàn.

Việc tuân thủ đầy đủ các quy định này không chỉ bảo vệ quyền lợi của học sinh mà còn góp phần xây dựng môi trường giáo dục minh bạch, an toàn và đúng định hướng phát triển toàn diện theo Luật Giáo dục năm 2019.

2. Đối tượng và điều kiện tham gia câu lạc bộ hè cho học sinh

Việc tiếp nhận học sinh tham gia câu lạc bộ hè phải bảo đảm đúng quy định của pháp luật về giáo dục, phù hợp với điều kiện tổ chức của nhà trường và đặt quyền lợi của học sinh lên hàng đầu. Mỗi trường có thể ban hành kế hoạch tổ chức riêng, tuy nhiên đều phải tuân thủ các nguyên tắc chung về tính tự nguyện, an toàn và công khai.

2.1. Đối tượng được tham gia câu lạc bộ hè

Đối tượng tham gia chủ yếu là học sinh đang theo học tại trường có tổ chức câu lạc bộ hè. Tùy điều kiện thực tế, nhà trường cũng có thể tiếp nhận học sinh từ trường khác nếu kế hoạch tổ chức và quy chế hoạt động cho phép.

Các nhóm học sinh thường được ưu tiên gồm:

• Học sinh có nhu cầu rèn luyện kỹ năng sống.
• Học sinh có năng khiếu về nghệ thuật, thể thao, khoa học hoặc công nghệ.
• Học sinh cần củng cố kiến thức sau năm học.
• Học sinh có nhu cầu tham gia hoạt động trải nghiệm trong thời gian nghỉ hè.
• Học sinh khuyết tật hoặc học sinh có hoàn cảnh đặc biệt nếu nhà trường đủ điều kiện tổ chức phù hợp.

Đối với từng loại câu lạc bộ như âm nhạc, mỹ thuật, bóng đá, bơi lội, cờ vua hay khoa học, nhà trường có thể quy định thêm điều kiện về độ tuổi hoặc năng lực nhằm bảo đảm việc tổ chức hiệu quả.

2.2. Điều kiện để được tiếp nhận

Để được tham gia câu lạc bộ hè, học sinh thường cần đáp ứng các điều kiện sau:

• Có đơn đăng ký theo mẫu của nhà trường.
• Được cha mẹ hoặc người giám hộ hợp pháp đồng ý (đối với học sinh chưa thành niên).
• Có sức khỏe phù hợp với nội dung sinh hoạt của câu lạc bộ.
• Chấp hành nội quy, quy chế hoạt động của nhà trường và câu lạc bộ.
• Thực hiện đầy đủ các nghĩa vụ tài chính theo quy định (nếu có).

Đối với các câu lạc bộ thể thao hoặc hoạt động có yêu cầu đặc thù, học sinh có thể phải bổ sung giấy xác nhận đủ điều kiện sức khỏe theo yêu cầu của nhà trường.

2.3. Nguyên tắc tự nguyện khi tham gia

Một trong những nguyên tắc quan trọng nhất là việc tham gia câu lạc bộ hè hoàn toàn tự nguyện.

Nhà trường không được:

• Ép buộc học sinh tham gia.
• Gắn việc tham gia câu lạc bộ với kết quả đánh giá, xếp loại hoặc thi đua.
• Phân biệt đối xử giữa học sinh tham gia và không tham gia.

Việc đăng ký chỉ được thực hiện khi học sinh và gia đình có nhu cầu thực sự.

2.4. Điều kiện về sức khỏe

Để bảo đảm an toàn trong thời gian sinh hoạt, nhà trường có quyền yêu cầu học sinh khai báo tình trạng sức khỏe trước khi tham gia.

Những trường hợp cần được xem xét kỹ gồm:

• Học sinh mắc bệnh truyền nhiễm.
• Học sinh đang điều trị bệnh.
• Học sinh có bệnh lý cần theo dõi đặc biệt.
• Học sinh không đủ điều kiện tham gia các hoạt động vận động mạnh.

Trong quá trình sinh hoạt, nếu phát hiện học sinh có dấu hiệu không bảo đảm sức khỏe, nhà trường cần thông báo ngay cho phụ huynh để phối hợp xử lý.

2.5. Nội dung hoạt động được phép tổ chức

Theo quy định của ngành giáo dục, câu lạc bộ hè chỉ nên tập trung vào các hoạt động như:

• Giáo dục kỹ năng sống.
• Hoạt động trải nghiệm.
• Văn hóa, văn nghệ.
• Thể dục thể thao.
• Đọc sách.
• Nghiên cứu khoa học.
• Hoạt động xã hội và phục vụ cộng đồng.
• Củng cố kiến thức cho học sinh có nhu cầu theo đúng quy định.

Nhà trường không được lợi dụng câu lạc bộ hè để dạy trước chương trình hoặc tổ chức khảo sát nhằm phân loại học sinh cho năm học mới.

3. Hướng dẫn viết và mẫu đơn xin tham gia câu lạc bộ hè chuẩn nhất

Đơn xin tham gia câu lạc bộ hè là văn bản hành chính thể hiện nguyện vọng tự nguyện của học sinh hoặc cha mẹ học sinh gửi đến nhà trường để đề nghị được tham gia các hoạt động trong dịp hè. Mặc dù pháp luật chưa ban hành mẫu thống nhất áp dụng trên toàn quốc, nhưng nội dung đơn cần đầy đủ, rõ ràng và phù hợp với thể thức văn bản hành chính.

Bố cục của đơn

Một đơn xin tham gia câu lạc bộ hè thường gồm các nội dung sau:

• Quốc hiệu, tiêu ngữ.
• Tên đơn.
• Phần kính gửi.
• Thông tin người làm đơn.
• Thông tin học sinh.
• Nội dung đề nghị.
• Cam kết thực hiện nội quy.
• Ngày, tháng, năm làm đơn.
• Chữ ký của người làm đơn và xác nhận của phụ huynh (nếu cần).

Nội dung cần ghi

Người viết nên ghi đầy đủ:

• Họ và tên học sinh.
• Ngày tháng năm sinh.
• Lớp.
• Trường.
• Địa chỉ liên hệ.
• Số điện thoại của phụ huynh.
• Tên câu lạc bộ muốn tham gia.
• Lý do đăng ký.
• Cam kết chấp hành quy định của nhà trường.

Thông tin cần thống nhất với hồ sơ học sinh để thuận tiện cho việc quản lý.

Cách trình bày

Đơn nên được trình bày:

• Rõ ràng.
• Ngắn gọn.
• Không tẩy xóa.
• Không viết tắt.
• Sử dụng ngôn ngữ hành chính lịch sự.

Nếu nhà trường phát hành mẫu đơn thì nên sử dụng đúng mẫu để tránh phải bổ sung hồ sơ.

Ai là người ký đơn?

Tùy từng cấp học:

• Học sinh tiểu học và trung học cơ sở: cha mẹ hoặc người giám hộ thường là người làm đơn.
• Học sinh trung học phổ thông có thể tự viết đơn nhưng nên có xác nhận đồng ý của cha mẹ theo yêu cầu của nhà trường.

3.1. Đơn xin tham gia câu lạc bộ - Mẫu đơn số 01

3.2. Đơn xin tham gia câu lạc bộ - Mẫu đơn số 02

Trong trường hợp, học sinh có nhu cầu đăng ký tham gia câu lạc bộ cũng như hoạt động hè của nhà trường thì cũng có thể làm đơn đăng ký. Mẫu đơn như sau:

4. Quy trình nộp đơn và phê duyệt đơn xin gia nhập câu lạc bộ

Quy trình tiếp nhận hồ sơ tham gia câu lạc bộ hè cần được thực hiện công khai, minh bạch nhằm bảo đảm quyền lợi của học sinh và thuận lợi cho công tác quản lý.

Thông thường, quy trình gồm các bước sau:

Bước 1. Nhà trường ban hành kế hoạch

Nhà trường xây dựng kế hoạch tổ chức câu lạc bộ hè, trong đó công khai:

• Thời gian tổ chức.
• Nội dung hoạt động.
• Đối tượng tham gia.
• Điều kiện đăng ký.
• Kinh phí (nếu có).
• Thời hạn nộp hồ sơ.

Bước 2. Phát hành mẫu đơn

Mẫu đơn có thể được phát:

• Trực tiếp tại trường.
• Qua giáo viên chủ nhiệm.
• Trên cổng thông tin điện tử.
• Qua hệ thống quản lý học sinh.

Bước 3. Học sinh nộp hồ sơ

Hồ sơ thường gồm:

• Đơn đăng ký.
• Giấy tờ theo yêu cầu của từng câu lạc bộ (nếu có).

Hồ sơ được nộp đúng thời hạn theo thông báo của nhà trường.

Bước 4. Thẩm định hồ sơ

Nhà trường kiểm tra:

• Điều kiện tham gia.
• Độ tuổi.
• Sức khỏe.
• Chỉ tiêu tuyển sinh.
• Điều kiện cơ sở vật chất.

Nếu số lượng đăng ký vượt quá khả năng tiếp nhận, nhà trường cần áp dụng tiêu chí lựa chọn đã công khai từ trước.

Bước 5. Phê duyệt danh sách

Hiệu trưởng hoặc người được giao nhiệm vụ ban hành quyết định phê duyệt danh sách học sinh tham gia.

Danh sách được thông báo công khai để phụ huynh biết và chuẩn bị cho thời gian sinh hoạt.

5. Các lưu ý pháp lý khi thành lập và quản lý câu lạc bộ trong trường học

Việc thành lập và quản lý câu lạc bộ hè cần tuân thủ đầy đủ quy định của pháp luật nhằm bảo đảm hoạt động giáo dục diễn ra đúng mục đích và an toàn.

Bảo đảm tính tự nguyện

Mọi hoạt động đăng ký đều dựa trên sự tự nguyện của học sinh và gia đình.

Nhà trường không được:

• Ép buộc tham gia.
• Thu các khoản ngoài quy định.
• Gây áp lực đối với học sinh không tham gia.

Công khai tài chính

Các khoản thu phải:

• Có căn cứ.
• Được công khai.
• Có sự thống nhất theo quy định.
• Sử dụng đúng mục đích.

Việc thu, chi cần thực hiện theo hướng dẫn của cơ quan quản lý giáo dục và quy định của địa phương.

Bảo đảm an toàn

Nhà trường cần:

• Kiểm tra cơ sở vật chất.
• Bố trí giáo viên phụ trách.
• Có phương án xử lý tình huống khẩn cấp.
• Thực hiện các biện pháp phòng, chống tai nạn thương tích.

Đối với hoạt động bán trú, cần tuân thủ quy định về vệ sinh an toàn thực phẩm và chăm sóc sức khỏe học sinh.

Quản lý đơn vị liên kết

Nếu phối hợp với trung tâm hoặc đơn vị bên ngoài, nhà trường cần:

• Ký hợp đồng bằng văn bản.
• Xác định rõ trách nhiệm của từng bên.
• Kiểm tra năng lực của đội ngũ giảng dạy.
• Giám sát chất lượng hoạt động.

Không tổ chức trái quy định

Câu lạc bộ hè không được sử dụng để:

• Dạy trước chương trình.
• Tổ chức thi tuyển hoặc khảo sát nhằm chia lớp.
• Dạy thêm trái quy định.
• Thu lợi nhuận từ hoạt động giáo dục.

6. Giải đáp các thắc mắc thường gặp về đơn xin tham gia câu lạc bộ hè

Không tham gia câu lạc bộ hè có ảnh hưởng đến việc học năm học mới không?

Không. Việc tham gia câu lạc bộ hè hoàn toàn tự nguyện. Nhà trường không được lấy việc tham gia hoặc không tham gia làm căn cứ đánh giá, xếp loại hoặc bố trí lớp học trong năm học mới.

Có bắt buộc phải nộp đơn đăng ký không?

Có. Nếu nhà trường tổ chức câu lạc bộ hè theo hình thức đăng ký, học sinh cần nộp đơn theo mẫu để thể hiện nguyện vọng tham gia và giúp nhà trường quản lý danh sách.

Học sinh có thể đăng ký nhiều câu lạc bộ cùng lúc không?

Điều này phụ thuộc vào kế hoạch của từng trường. Nếu thời gian sinh hoạt không trùng nhau và học sinh đáp ứng điều kiện tham gia, nhiều trường cho phép đăng ký từ hai câu lạc bộ trở lên.

Nhà trường có được thu phí tham gia câu lạc bộ hè không?

Có thể có. Tuy nhiên, các khoản thu phải được xây dựng trên cơ sở quy định của pháp luật, công khai, minh bạch, đúng mục đích và được thực hiện theo hướng dẫn của cơ quan có thẩm quyền cũng như quy định của địa phương.

Nếu học sinh nghỉ giữa chừng có được hoàn trả kinh phí không?

Việc hoàn trả phụ thuộc vào quy chế hoạt động, thỏa thuận ban đầu giữa nhà trường và phụ huynh cũng như phần chương trình chưa được thực hiện. Khi có phát sinh, phụ huynh nên liên hệ trực tiếp với nhà trường để được xem xét giải quyết theo quy định và cam kết đã thống nhất.

Nhà trường có trách nhiệm gì khi xảy ra tai nạn trong thời gian sinh hoạt câu lạc bộ hè?

Nhà trường có trách nhiệm tổ chức hoạt động bảo đảm an toàn cho học sinh trong phạm vi quản lý của mình. Khi xảy ra sự cố, nhà trường phải kịp thời sơ cứu, thông báo cho gia đình, phối hợp giải quyết theo quy định của pháp luật và thực hiện trách nhiệm của đơn vị tổ chức nếu có lỗi hoặc vi phạm nghĩa vụ bảo đảm an toàn.

Bạn đọc cũng có thể tham khảo thêm một số nội dung liên quan đến chủ đề câu lạc bộ như:

• Thủ tục thành lập câu lạc bộ cần hồ sơ, điều kiện như thế nào?
• Viết đoạn văn tiếng Anh về câu lạc bộ tiếng Anh kèm bản dịch
• Mẫu đơn xin thành lập câu lạc bộ theo quy định mới và Cách viết