1. Sổ theo dõi công văn đi là gì?
Công văn được hiểu là một dạng của văn bản. Căn cứ tại khoản 2 Điều 2 Quyết định 1640/QĐ-BGTVT năm 2017 có quy định văn bản đi là tất cả các loại văn bản, bao gồm văn bản quy phạm pháp luật, văn bản hành chính, văn bản chuyên ngành do Bộ Giao thông vận tải ban hành gửi các cơ quan, tổ chức, cá nhân trong nước hoặc nước ngoài.
Do vậy sổ theo dõi công văn đi được hiểu là một cuốn sổ được lập ra bởi cơ quan, tổ chức hay cá nhân nhằm mục đích theo dõi tiến độ lộ trình của công văn được soạn bởi cơ quan, tổ chức, cá nhân đó và gửi đi nơi khác.
2. Mẫu sổ theo dõi công văn đi mới nhất
Hiện nay pháp luật chưa có quy định cụ thể về mẫu sổ theo dõi công văn đi. Tuy nhiên căn cứ vào tính chất và mục đích của loại sổ này, Luật Minh Khuê xin gửi đến khách hàng mẫu sổ theo dõi công văn đi dưới đây để quý khách tiện tham khảo thêm:
>>>Tải ngay: Mẫu sổ theo dõi công văn đi mới nhất
>> Xem thêm: Mẫu sổ theo dõi công văn đến mới nhất
3. Thủ tục phát hành văn bản, chuyển phát văn bản đi được quy định như thế nào?
Sau khi đã soạn văn bản đảm bảo các nội dung cần thiết cũng như thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản theo quy định của pháp luật, đơn vị chủ trì sẽ lập hồ sơ trình giải quyết công việc để nhằm trình ký và duyệt nội dung dự thảo văn bản. Cuối cùng là phô tô nhân bản và chuyển phát văn bản đi đến đơn vị nhận.
Phòng Tổng hợp tổ chức chuyển ngay văn bản đã được Lãnh đạo Bộ ký và toàn bộ Hồ sơ trình giải quyết công việc cho Phòng Hành chính để thực hiện thủ tục phát hành và chuyển phát văn bản đến nơi nhận. Tuyệt đối không gửi qua người không phải của Phòng Tổng hợp được giao nhiệm vụ.
Phòng Hành chính tổ chức kiểm tra lần cuối về thể thức, kỹ thuật trình bày văn bản; ghi số, ngày, tháng, năm; nhân bản theo quy định và đóng dấu vào văn bản, đóng các dấu chỉ độ mật, độ khẩn do người ký văn bản duyệt ghi trong Phiếu trình giải quyết công việc.
- Văn thư Bộ chỉ đóng dấu và phát hành những văn bản Lãnh đạo Bộ ký kèm theo Hồ sơ trình giải quyết công việc do Phòng Tổng hợp chuyển đến và những văn bản quy định tại Khoản 4, Khoản 5 Điều 16 của Quyết định 1640 này do văn thư đơn vị chuyển đến. Văn thư Bộ không nhận phát hành văn bản Lãnh đạo Bộ ký không do Phòng Tổng hợp trực tiếp chuyển đến Phòng Hành chính.
Văn thư Bộ chịu trách nhiệm phát hành các văn bản của Bộ đến địa chỉ nơi nhận ngay trong ngày văn bản đó được ký, chậm nhất là trong ngày làm việc tiếp theo; trường hợp văn bản có đóng dấu chỉ mức độ khẩn hoặc theo yêu cầu gấp của người ký thì phải được chuyển phát nhanh (trường hợp không gửi được văn bản điện tử); các văn bản có đóng dấu chỉ mức độ mật phải gửi theo chế độ bảo mật. Trường hợp đặc biệt, nếu cơ quan, tổ chức nơi nhận cần nhận văn bản trực tiếp tại Văn thư Bộ, phải có giấy giới thiệu hoặc công văn đề nghị và phải được sự đồng ý của Chánh Văn phòng, đồng thời phải ký nhận vào Sổ giao nhận văn bản của Văn thư Bộ.
Một số quy định cụ thể về việc chuyển phát từng loại văn bản:
- Văn bản đi được chuyển cho nơi nhận qua hệ thống Quản lý văn bản, fax hoặc Email. Đối với các văn bản có đóng dấu “hỏa tốc”, “khẩn”, “thượng khẩn” thì Văn thư Bộ phải gửi ngay qua hệ thống Quản lý văn bản hoặc gửi qua thư điện tử (trừ văn bản mật).
- Văn bản gửi đi Văn phòng Chính phủ được gửi bản điện tử qua trục kết nối liên thông văn bản, đồng thời gửi văn bản giấy đến Văn phòng Chính phủ.
- Các loại văn bản sau đây được gửi, nhận dưới dạng văn bản điện tử (không gửi kèm theo văn bản giấy) qua phần mềm quản lý văn bản hoặc email trong nội bộ cơ quan Bộ Giao thông vận tải, giữa Bộ Giao thông vận tải với các cơ quan, đơn vị thuộc Bộ và các Sở Giao thông vận tải:
+ Dự thảo văn bản quy phạm pháp luật gửi xin ý kiến;
+ Dự thảo văn bản hành chính gửi xin ý kiến.
- Các văn bản gửi đi để lấy ý kiến góp ý của các cơ quan, đơn vị đối với các Dự thảo văn bản quy phạm pháp luật, dự thảo Tờ trình,...: Các đơn vị chủ trì tham mưu trình văn bản gửi cho Cổng thông tin điện tử Bộ Giao thông vận tải để đăng nội dung các dự thảo Tờ trình, dự thảo Văn bản quy phạm pháp luật, đồng thời chỉ dẫn rõ địa chỉ lấy dự thảo văn bản trong văn bản gửi đi.
Trong một số trường hợp, cơ quan, tổ chức, cá nhân nhận văn bản cần văn bản chính thì phải đăng ký số lượng văn bản chính hợp lý với đơn vị chủ trì soạn thảo để đưa vào Hồ sơ trình giải quyết công việc.
- Việc phát hành giấy mời họp, hội nghị, hội thảo mà thời gian từ khi phát hành đến khi diễn ra cuộc họp, hội nghị, hội thảo không quá 07 ngày làm việc thì Phòng Tổng hợp có trách nhiệm gửi Giấy mời qua thư điện tử (email) đến các cơ quan tham mưu giúp việc Bộ trưởng (gồm các Vụ, Thanh tra Bộ, Văn phòng Bộ, Vụ Đối tác công - tư, Văn phòng Thường trực Ban chỉ đạo Phòng chống thiên tai và tìm kiếm cứu nạn). Đối với những thành phần dự họp còn lại, Văn thư Bộ phải gửi Fax hoặc gửi thư điện tử (email), đồng thời gửi “Hỏa tốc” cho nơi nhận. Đối với các thông báo hoãn họp gấp, Phòng Tổng hợp có trách nhiệm thông báo trước cho các thành phần dự họp, Phòng Hành chính gửi Fax (hoặc gửi thư điện tử) và gửi “Hỏa tốc” cho nơi nhận.
- Việc phát hành văn bản mật đi phải đảm bảo các yêu cầu sau:
+ Văn bản mật đi được đăng ký vào một hệ thống sổ riêng;
+ Tài liệu mật trước khi gửi đi phải vào “Sổ đăng ký tài liệu mật đi”; phải ghi đầy đủ các cột, mục sau: số, ký hiệu, ngày, tháng, năm, nơi nhận, trích yếu nội dung (trừ tài liệu có đóng dấu Tuyệt mật), số lượng bản, độ mật, độ khẩn, người nhận (ký tên, ghi rõ họ tên); Mẫu “Sổ đăng ký văn bản mật đi” thực hiện theo hướng dẫn tại Mẫu số 14 Thông tư số 24/2020/TT-BCA. Đối với tài liệu, vật mang bí mật nhà nước độ Tuyệt mật được gửi bằng hai lớp phong bì: bì trong ghi rõ số, ký hiệu của tài liệu, tên người nhận, đóng dấu “Tuyệt mật” ở ngoài bì. Nếu là tài liệu, vật mang bí mật nhà nước gửi đích danh người có trách nhiệm giải quyết thì đóng dấu “Chỉ người có tên mới được bóc bì”. Bì ngoài ghi như gửi tài liệu thường và đóng dấu ký hiệu độ “Tuyệt mật” ở ngoài bì. Đối với tài liệu, vật mang bí mật nhà nước độ “Tối mật” và “Mật” được gửi bằng một lớp phong bì, bên ngoài có đóng dấu ký hiệu độ mật tương ứng với độ mật của tài liệu bên trong bì.
+ Tài liệu, vật mang bí mật nhà nước khi gửi đi phải làm bì riêng. Giấy làm bì phải dùng loại giấy dai, bền, khó thấm nước, không nhìn thấu qua được; hồ dán phải dính, khó bóc.
+ Việc đóng dấu ký hiệu các “độ mật” ngoài bì thực hiện theo quy định tại Thông tư số 24/2020/TT-BCA.
+ Bản sao văn bản mật được đóng dấu treo của cơ quan có thẩm quyền sao văn bản.
- Văn bản của các đơn vị tham mưu gửi trao đổi công việc với nhau thì không được đóng dấu Bộ Giao thông vận tải. Văn thư đơn vị tham mưu có nhiệm vụ vào Sổ giao nhận văn bản của đơn vị mình và chuyển trực tiếp đến nơi nhận.
>> Tham khảo: Mẫu sổ theo dõi giải quyết khiếu nại, tố cáo mới nhất
Như vậy, trên đây là toàn bộ thông tin về Mẫu sổ theo dõi công văn đi mới nhất do Công ty Luật Minh Khuê biên soạn và muốn gửi đến quý khách mang tính tham khảo. Nếu quý khách còn vướng mắc về vấn đề trên hoặc mọi vấn đề pháp lý khác, quý khách hãy vui lòng liên hệ trực tiếp với chúng tôi qua Luật sư tư vấn pháp luật trực tuyến theo số điện thoại 19006162 để được Luật sư tư vấn pháp luật trực tiếp qua tổng đài kịp thời hỗ trợ và giải đáp mọi thắc mắc! Rất mong nhận được sự hợp tác và tin tưởng của quý khách! Luật Minh Khuê xin trân trọng cảm ơn!
