Một số lý luận cơ bản về phương pháp chi phí mục tiêu?

Phương pháp chi phí mục tiêu được phát minh từ tập đoàn xe hơi Toyota và nó được phát triển tại Nhật bản từ những năm 1960 như là một biện pháp thích nghi với điều kiện thị trường phức tạp và phương pháp này cũng xuất hiện lần đầu tiên tại các bài giảng các nước Phương Tây những năm 1990. Phương pháp chi phí mục tiêu lần đầu tiên được xuất hiện tại Nhật bản với tên gọi “Genka Kikaku”. Tập đoàn Toyota đã áp dụng lần đầu tiên năm 1963 dựa trên sự khuyến khích của nhà cung cấp của họ là General Electric (Ansari &Bell, 1997). Trong khi đó, hãng General Electric đã đang sử dụng một phương pháp tương tự như hệ thống Phương pháp chi phí mục tiêu từ năm 1947 trước khi có những khái niệm về phương pháp này hình thành. Do vậy, có thể nói rằng phương pháp này có thể đã được đưa vào thực tế từ trước những năm 1960.

Sự mở rộng của phương pháp này có thể được đánh dấu sau thế chiến thứ 2 khi nước Mỹ tạo ra một khái niệm về chi phí sản phẩm tối thiểu với sản phẩm hấp dẫn tối đa (Feil et al,.2004). Nó được biết đến như là kỹ thuật giá trị (Value engineering – VE). Sau đó các nhà sản xuất Nhật đã kết hợp khái niệm kỹ thuật giá trị - VE với ý tưởng của họ về sự cắt giảm chi phí trong suốt quá trình phát triển sản phẩm (Tani, 1995). Ansari & Bell, 1997 cũng đồng tình rằng ngành công nghiệp Nhật đã định hình ý tưởng của doanh nghiệp Mỹ về kỹ thuật giá trị và mở rộng nó thành một hệ thống cắt giảm chi phí và lập kế hoạch lợi nhuận. Ngày nay, kỹ thuật giá trị - VE được sử dụng như một công cụ của quá trình chi phí mục tiêu.

Sau chiến tranh thế giới thứ 2, nhiều hãng sản xuất Nhật bản phải gồng mình lên đấu tranh với việc phải cung cấp các sản phẩm tại mức giá bằng hoặc thấp hơn với giá thị trường. Sản xuất theo số lớn của các công ty Nhật từ những năm 1960 đã nảy sinh nhu cầu phải cung cấp sản phẩm với những kỳ vọng của khách hàng. Khách hàng trở nên có quyền lực hơn trong việc lựa chọn loại hàng hóa mà họ tiêu dùng. Môi trường cạnh tranh gay gắt hơn là nhân tố chủ yếu khiến cho các công ty Nhật bản hướng tới việc phát triển phương pháp Phương pháp chi phí mục tiêu. Sakurai (1989) chỉ ra rằng yêu cầu của khách hàng ngày gia tăng và chu kỳ sống của sản phẩm trở nên ngắn lại chính là những lý do để của việc ứng dụng phương pháp Phương pháp chi phí mục tiêu tại nước Nhật. Hầu hết các công ty lắp máy và sản xuất xe hơi của Nhật đều áp dụng phương pháp này. Một số các doanh nghiệp Mỹ như Ford và Chrysler và một số các công ty trên các nước khác cũng ứng dụng phương pháp này nhằm mục đích có thể cạnh tranh trên thị trường. Piere năm 2002 đã nhấn mạnh từ một bản điều tra về Phương pháp chi phí mục tiêu là một kỹ thuật được vận dụng rộng rãi. Có hai lý do chính cho việc phát triển phương pháp này là: công ty ngày càng mất kiểm soát về giá cả bởi vì giá cả được quyết định theo nhu cầu thị trường và lý do thứ hai là hầu hết các chi phí sản phẩm đều được quyết định từ giai đoạn thiết kế sản phẩm.

Phương pháp chi phí theo mục tiêu được vận dụng đầu tiên tại các hãng xe hơi Nhật bản để sản xuất ra các sản phẩm tương lai với sự cân bằng giữa mục tiêu chi phí thấp nhất và những đặc tính cốt yếu nhất. Hãng sản xuất ô tô Nhật bản Toyota đã thừa nhận rằng mức giá bán của sản phẩm được quyết định bởi thị trường, sau đó chi phí mục tiêu được tính theo công thức:

Mức giá bán mục tiêu – Lợi nhuận mục tiêu = Chi phí mục tiêu/ Mức chi phí cho phép

Công thức này liên quan đến việc quyết định mức chi phí mục tiêu có thể chấp nhận được tại thời điểm phát triển sản phẩm để nhằm đạt được lợi nhuận một cách đầy đủ khi sản phẩm được tung ra ngoài thị trường. Phương pháp chi phí mục tiêu thiết lập mức chi phí mục tiêu bằng việc trừ khoản lợi nhuận mục tiêu cần đạt được từ mức giá bán mục tiêu. Mức giá bán mục tiêu này được xác định dựa trên cơ sở thị trường. Theo Garrison (2006), phương pháp chi phí mục tiêu quyết định giới hạn tối thiểu của mức chi phí cho phép (Allowable Cost) của một sản phẩm và sau đó phát triển sản phẩm mới có khả năng sinh lời. Giá cả thị trường là yếu tố được quyết định trước, sau đó trừ đi mức lợi nhuận yêu cầu từ mức giá thị trường đã quyết định, cuối cùng là sản phẩm được thiết kế và sản xuất trong giới hạn cao nhất là mức chi phí cho phép (Allowable cost). Hệ thống chi phí mục tiêu được thực thi kể từ giai đoạn phát triển sản phẩm mới thông qua việc lập kế hoạch, kiểm soát và cắt giảm chi phí từ sự phối hợp của nhiều bộ phận trong toàn bộ doanh nghiệp. Quá trình chi phí mục tiêu xuất phát từ quản trị chi phí ở giai đoạn đầu tiên của phát  triển sản phẩm trong toàn bộ chu kỳ sống của sản phẩm thông qua sự tham gia tích cực vào toàn bộ chuỗi giá trị (Ansari, 1999). Phương pháp chi phí mục tiêu đặc biệt nhấn mạnh đến định hướng thị trường và yêu cầu của khách hàng. Nó đòi hỏi sự thấu hiểu sâu sắc về tính cạnh tranh, thị trường và những yêu cầu của khách hàng về các phương diện chất lượng, sản phẩm, tính năng, việc giao hàng, thời gian và giá cả. Phương pháp này được xác định như là công cụ để kiểm soát chi phí và sản xuất ra những sản phẩm đáng giá nhất đến tay khách hàng đồng thời cũng mang lại mức lời hấp dẫn cho cả doanh nghiệp. Đây là phương pháp quan tâm nhiều hơn tới việc kiểm soát chi phí trong dài hạn, phối hợp từ những hoạt động của người thiết kế sản phẩm và có thể được xem xét như là hệ thống kế toán quản trị chiến lược của công ty.

Nguyên tắc cốt lõi của phương pháp này theo Cooper & Slagmulder, 1999 là

“Mức chi phí theo mục tiêu không bao giờ bị vượt quá”. Phương pháp này đòi hỏi tính sáng tạo, sự cam kết, và sự cộng tác làm việc cởi mở của nhiều bộ phận trong doanh nghiệp đồng thời với sự hỗ trợ của nhà cung cấp. Phương pháp này đã được thực hiện rất thành công ở các hãng xe hơi và ngành công nghiệp sản xuất trong việc cắt giảm được chi phí và gia tăng giá trị (Cooper & Slagmulder, 1997). Theo Worthy 1991 cho rằng việc vận dụng phương pháp chi phí theo mục tiêu sẽ cắt giảm được chi phí sản xuất ra sản phẩm. Năm 1988, Hiromoto trong nghiên cứu của ông đã chỉ ra rằng phương pháp chi phí theo mục tiêu là một công cụ giúp định vị vững chắc vị thế cạnh tranh của các doanh nghiệp Nhật bản trong thị trường cạnh tranh toàn cầu những năm 1980. Những tác giả khác cũng cho rằng phương pháp này liên quan đến việc dự tính chi phí và kiểm định lại (Fisher, 1995); sự hợp tác nghiêm túc giữa các bộ phận kỹ thuật, thiết kế sản phẩm và các bộ phận sản xuất. Tất cả những hoạt động của công ty sẽ cắt giảm chi phí sản xuất và từ đó ảnh hưởng tích cực đến năng suất lao động.

Cooper & Slagmulder (1997) khẳng định rằng phương pháp chi phí theo mục tiêu là một hệ thống trong đó thị trường, chất lượng và tính năng của sản phẩm được xem xét khi xác định chi phí của sản phẩm để tạo ra mức lợi nhuận nhất định. Phương pháp chi phí mục tiêu không chỉ là một kỹ thuật xác định một khoản chi phí mà hơn thế nó là một chương trình cắt giảm chi phí toàn diện khởi đầu thậm chí từ khi sản phẩm chưa được sản xuất. (Kato, 1993). Đây là một phương pháp hướng tới mục tiêu cắt giảm chi phí của sản phẩm mới xuyên suốt chu kỳ sống của sản phẩm trong khi đáp ứng được nhu cầu của khách hàng. Cũng theo Kato 1993, phương pháp chi phí theo mục tiêu là một phương pháp quản trị chi phí định hướng theo khách hàng và thị trường. Nó không đơn thuần chỉ là một phương pháp xác định chi phí mà là một hệ thống quản trị lợi nhuận chiến lược toàn bộ của công ty.

Hầu hết các định nghĩa từ các nhà nghiên cứu đều đặt trọng tâm của phương pháp này vào việc cắt giảm chi phí nhưng với các phạm vi khác nhau. Một số tác giả cho rằng Phương pháp chi phí mục tiêu là một phương pháp quản trị chi phí  hiệu quả hơn là một kỹ thuật xác định chi phí đơn thuần (Tani, 1995). Một số tác  giả xem xét phương pháp này chỉ ở giai đoạn thiết kế và phát triển sản phẩm trong khi các tác giả khác lại xem xét phương pháp này trong toàn bộ vòng đời của sản phẩm. Có thể xem xét một số cách nhìn nhận về Phương pháp chi phí mục tiêu khác nhau dưới đây:

Tani et al. (1994) định nghĩa Phương pháp chi phí mục tiêu là một thành phần của hệ thống quản lý chi phí sản phẩm/dịch vụ toàn bộ liên quan đến việc đạt được đồng thời mục tiêu về chi phí với việc lập kế hoạch và phát triển sản phẩm mới.

Langfield et al. (2006) giải thích rằng Phương pháp chi phí mục tiêu là một hệ thống quản lý chi phí và lập kế hoạch lợi nhuận trong toàn bộ vòng đời của sản phẩm nhằm tạo ra mức lợi nhuận như mong muốn của doanh nghiệp với mức giá bán sản phẩm chấp nhận được.

Williamson (1997) cho rằng Phương pháp chi phí mục tiêu là một quá trình đảm bảo sản phẩm được thiết kế theo phương thức mà doanh nghiệp có thể bán được sản phẩm với mức giá cạnh tranh mà vẫn tạo ra mức lợi nhuận mong muốn.

Monden & Hamada (1994) đưa ra định nghĩa về Phương pháp chi phí mục tiêu như sau: “Hệ thống để hỗ trợ quá trình cắt giảm chi phí trong suốt giai đoạn phát triển và thiết kế sản phẩm mới một cách toàn diện, một sự thay đổi mẫu sản phẩm mới hoàn toàn, hoặc một sự thay đổi mẫu sản phẩm thứ cấp”.

Hilton (2008) cho rằng Phương pháp chi phí mục tiêu như chiến lược quản lý chi phí dài hạn cho phép doanh nghiệp tham gia và duy trì vị thế cạnh tranh trên thị trường cho một loại sản phẩm và cạnh tranh thành công với các đối thủ.

Từ những khái niệm trên, phương pháp chi phí mục tiêu có thể được khái quát lại như sau: phương pháp chi phí mục tiêu là một quá trình xác định chi phí mục tiêu cho sản phẩm ngay từ giai đoạn đầu của quá trình phát triển sản phẩm và hỗ trợ quá trình đạt được chi phí mục tiêu thông qua việc cung cấp các thông tin chi phí cần thiết để nhóm phát triển sản phẩm có thể thiết kế sản phẩm phù hợp với yêu cầu thị trường, giá cả cạnh tranh, đồng thời đảm bảo đạt được lợi nhuận kỳ vọng của doanh nghiệp khi sản phẩm được tung ra thị trường.

Nhiều nhà khoa học đã định nghĩa Phương pháp chi phí mục tiêu theo các cách khác nhau, nhưng về cơ bản đều nêu ra những đặc điểm của Phương pháp chi phí mục tiêu như sau:

+ Phương pháp Phương pháp chi phí mục tiêu là phương pháp thích hợp với môi trường cạnh tranh ngày càng cao, ngược lại phương pháp này không thích hợp với những loại sản phẩm độc quyền, mang tính độc nhất.

+ Phương pháp chi phí mục tiêu tuân thủ theo nguyên tắc “chi phí mục tiêu không thể bị vượt quá”, theo nguyên tắc này sản phẩm nếu trong khâu thiết kế có mức chi phí cao hơn mức chi phí mục tiêu đã xác định trước thì sẽ không được sản xuất hoặc sẽ được thiết kế lại.

+ Mức giá mục tiêu trên thị trường chi phối đến chi phí và các quyết định đầu tư của doanh nghiệp. Điều này có nghĩa là doanh nghiệp sẽ khảo sát thị trường về nhu cầu khách hàng và mức giá thị trường, mức giá này sẽ dùng để tính toán chi phí sản phẩm.

+ Phương pháp này đòi hỏi việc thành lập nhóm liên chức năng và sự kiểm soát chi phí mục tiêu yêu cầu sự hợp tác của tất cả các bộ phận. Kinh nghiệm và sự hiểu biết của các bộ phận khác nhau là vô cùng quan trọng bởi vì giữa họ thường xuyên có những cuộc họp nhằm tìm ý tưởng cải tiến và bổ trợ thông tin cho nhau trong quá trình thực hiện chi phí mục tiêu.

+Phương pháp chi phí mục tiêu là một phương pháp khác biệt với các hệ thống chi phí truyền thống; phương pháp này không đơn thuần chỉ là một phương pháp kiểm soát chi phí mà định hướng đến cắt giảm chi phí để đạt mục tiêu chi phí.

+ Phương pháp chi phí mục tiêu phải được thực hiện trong phạm vi kế hoạch chiến lược, mang tính dài hạn và liên quan đến toàn bộ chu kỳ sống của sản phẩm; Phương pháp chi phí mục tiêu có vai trò như một công cụ quản trị chi phí chiến lược, được sử dụng để kiểm soát những chi phí trong tương lai.

+ Phương pháp chi phí mục tiêu hợp nhất hàng loạt các chi phí trong suốt giai đoạn thiết kế và phát triển sản phẩm, nói cách khác, phương pháp này đề cập đến việc cắt giảm chi phí xảy ra ở giai đoạn đầu tiên khi thiết kế sản phẩm.

+ Quá trình thực hiện Phương pháp chi phí mục tiêu sử dụng nhiều kỹ thuật như kỹ thuật giá trị - VE, phân tích giá trị (value analysiz – VA), triển khai chức năng chất lượng (quality function deployment), Thiết kế để sản xuất và lắp ráp,… để nhằm cắt giảm chi phí của các bộ phận cấu thành sản phẩm.

+ Giá bán mục tiêu và lợi nhuận mục tiêu được thiết lập trong suốt giai đoạn lập kế hoạch về sản phẩm.

+ Thực hiện cắt giảm chi phí với sự hợp tác toàn bộ với chuỗi cung ứng từ nhà cung cấp, sản xuất, phân phối, đại lý và khách hàng.

+ Yêu cầu một hệ thống thông tin hiệu quả và thông suốt để cung cấp những thông tin khác nhau.

+ Phương pháp chi phí mục tiêu chủ yếu xem xét việc cắt giảm chi phí trực tiếp / chi phí biến đổi và ứng dụng trong suốt giai đoạn phát triển và thiết kế trong vòng đời của sản phẩm.

+ Mức chi phí mục tiêu được thiết lập trước khi quá trình sản xuất được đưa vào thực tế và nó được phân chia đến từng các bộ phận cấu thành khác nhau, chức năng và các khoản mục chi phí.

Theo Monden (1995) có hai điểm trọng tâm của chi phí mục tiêu là: (1) chi phí của sản phẩm mới nên thấp hơn để đảm bảo lợi nhuận biên mục tiêu với chất lượng cao, thời gian giao hàng đúng hạn và giá cả cạnh tranh theo thị trường và (2) để đạt được mục tiêu lợi nhuận trong việc phát triển sản phẩm mới thì người lao động trong toàn công ty phải được khích lệ. Mục tiêu cơ bản của Phương pháp chi phí mục tiêu là nhằm tăng lợi nhuận, tăng trưởng và gia tăng giá trị. Mục tiêu trọng tâm và tổng quát của Phương pháp chi phí mục tiêu là để đảm bảo rằng không có một sản phẩm nào không có lợi nhuận được đưa vào sản xuất và nó xác định sự đánh đổi tốt nhất giữa 3 yếu tố: chất lượng, chi phí và tính năng sản phẩm (Cooper, 1995). Theo các nghiên cứu trước đây, mục tiêu của Phương pháp chi phí mục tiêu có thể được tóm lược như sau:

+ Nâng cao mức sinh lời

+ Hiện thực hóa và xác định mục tiêu chi phí thấp để tạo ra sự cắt giảm chi phí của sản phẩm mới.

+ Bảo đảm được chất lượng của sản phẩm

+ Cải thiện quá trình phát triển sản phẩm

+ Giá cả được xác định đáng tin cậy

+ Vươn tới kỹ năng sản xuất và tiếp thị tốt hơn

+ Tập trung tốt hơn vào sức mạnh tập thể thông qua phương thức làm việc theo các nhóm liên chức năng

+ Tập trung tốt hơn vào độ thỏa dụng khách hàng

+ Sản xuất sản phẩm đáp ứng tốt với thị hiếu khách hàng với mức giá cạnh tranh chi phí

+ Tiên phong thực hiện kế hoạch chi phí và thực hiện các biên pháp cắt giảm

Một quá trình chi phí mục tiêu minh bạch và hợp lý có thể thúc đẩy nhân viên vượt qua các mục tiêu khó khăn. Quá trình chi phí mục tiêu nên hợp lý và thống nhất để toàn bộ nhân viên cam kết thực hiện cùng đạt được mục tiêu. Điều cần thiết là phải làm cho nhân viên tin tưởng vào mục tiêu và cam kết sự tham gia của họ vào quá trình tiến tới mục tiêu. Theo những nghiên cứu trước đây, những  yếu tố sau được coi là chìa khóa quan trọng cho việc thực hiện thành công một hệ thống chi phí mục tiêu.

Nghiên cứu của Cooper và Slagmulder (1997) đã chỉ ra rằng mức độ hợp tác cao giữa bộ phận marketing và thiết kế sản phẩm là nhân tố giúp thực hiện thành công chi phí mục tiêu.

Mục tiêu về chi phí có thể được thiết lập không nên quá cao hoặc không quá thấp. Bởi vì nếu mức mục tiêu giảm chi phí được thiết lập ở mức cao sau đó nó có thể gia tăng những áp lực cho các thành viên và quá trình này có thế không khả thi. Ngược lại, nếu đặt ra ở mức thất thì nó dễ dàng đạt được những doanh nghiệp sẽ mất đi lợi thế cạnh tranh.

Những chi phí về nghiên cứu và phát triển sản phẩm mới chiếm tỷ trọng lớn trong tổng chi phí sản xuất của doanh nghiệp vì vậy các doanh nghiệp phải đảm bảo khả năng sinh lời của sản phẩm và phải chắc chắn rằng sản phẩm mới sẽ có khả năng trang trải được toàn bộ các chi phí xảy ra.

Những nỗ lực thiết kế để cắt giảm chi phí phải được xác định và so sánh theo mối quan hệ chi phí – lợi ích: chi phí vào nỗ lực cải thiện chi phí với các lợi ích thu về trong tương lai. (Ewert & Ernst, 1999).

Hệ thống khích lệ thúc đẩy động lực làm việc của nhân viên là yêu cầu rất quan trọng. Do đó để thực hiện thành công hệ thống chi phí mục tiêu, một hệ thống các chính sách khuyến khích phải được thiết lập trong toàn doanh nghiệp.

Môi trường học hỏi trong doanh nghiệp có tác động tốt vào kết quả hoạt động và nó có thể tạo ra chi phí thấp hơn cũng như tăng năng suất lao động. Để thực hiện thành công chi phí mục tiêu thì sự hiểu biết công việc một cách hợp lý là điều cần thiết vì sự thiếu hiểu biết về công việc và khái niệm của nó có thể gây cản trở trong việc thực hiện.

Những thông tin thích hợp cần được cung cấp tới các thành viên của nhóm thực hiện chi phí mục tiêu. Đây là yêu cầu về hệ thống thông tin của doanh nghiệp phải cung cấp được thông tin tin cậy sử dụng cho quá trình tính toán chi phí mục tiêu trong giai đoạn thiết kế và thử nghiệm sản phẩm.

Sự hợp tác, liên kết và truyền thông giữa các thành viên trong chuỗi cung ứng và nhóm liên chức năng là yếu tố bắt buộc.