Một số nội dung cơ bản về hóa đơn cần biết?

STT

Tiêu đề

Nội dung

1

Các loại hóa đơn

• Hóa đơn giấy: đặt in, tự in
• Hóa đơn điện tử : đến ngày 01/07/2022 sẽ bắt buộc sử dụng Hóa đơn điện tử.

2

Thời điểm lập hóa đơn

Chi tiết tại Khoản 2, Điều 16 Thông tư số 39/2014/TT-BTC

1. Thời điểm xuất hóa đơn hàng hoá:

- Thời điểm lập hoá đơn Gía trị gia tăng (Ngày lập) là thời điểm chuyển giao quyền sở hữu hoặc quyền sử dụng hàng hóa cho người mua, không phân biệt đã thu được tiền hay chưa thu được tiền.

2. Thời điểm xuất hóa đơn dịch vụ:

- Ngày lập hóa đơn là ngày hoàn thành việc cung ứng dịch vụ, không phân biệt đã thu được tiền hay chưa thu được tiền.
- Nếu Doanh nghiệp cung ứng dịch vụ thực hiện thu tiền trước hoặc trong khi cung ứng dịch vụ thì ngày lập hóa đơn là ngày thu tiền.

3. Thời điểm xuất hóa đơn cung cấp điện, nước sinh hoạt, dịch vụ viễn thông, dịch vụ truyền hình:

- Ngày lập hóa đơn thực hiện  kế tiếp kể từ ngày ghi chỉ số điện, nước tiêu thụ trên đồng hồ hoặc ngày kết thúc kỳ quy ước đối với việc cung cấp dịch vụ viễn thông, truyền hình. Kỳ quy ước để làm căn cứ tính lượng hàng hóa, dịch vụ cung cấp căn cứ thỏa thuận giữa đơn vị cung cấp dịch vụ viễn thông, truyền hình với người mua.

4. Thời điểm xuất hóa đơn xây dựng, xây lắp:

- Ngày lập hóa đơn là thời điểm nghiệm thu, bàn giao công trình, hạng mục công trình, khối lượng xây dựng, lắp đặt hoàn thành, không phân biệt đã thu được tiền hay chưa thu được tiền.

+ Trường hợp giao hàng nhiều lần hoặc bàn giao từng hạng mục, công đoạn dịch vụ thì mỗi lần giao hàng hoặc bàn giao đều phải lập hóa đơn cho khối lượng, giá trị hàng hóa, dịch vụ được giao tương ứng.

+ Trường hợp Doanh nghiệp kinh doanh bất động sản, xây dựng cơ sở hạ tầng, xây dựng nhà để bán, chuyển nhượng có thực hiện thu tiền theo tiến độ thực hiện dự án hoặc tiến độ thu tiền ghi trong hợp đồng thì ngày lập hóa đơn là ngày thu tiền.

 5. Thời điểm xuất hóa đơn xăng dầu:

- Trường hợp bán xăng dầu tại các cửa hàng bán lẻ cho người mua thường xuyên là tổ chức, cá nhân kinh doanh; cung cấp dịch vụ ngân hàng, chứng khoán, ngày lập hóa đơn thực hiện định kỳ theo hợp đồng giữa hai bên kèm bảng kê hoặc chứng từ khác có xác nhận của hai bên, nhưng chậm nhất là ngày cuối cùng của tháng phát sinh hoạt động mua bán hàng hóa hoặc cung cấp dịch vụ.

 6. Thời điểm xuất hóa đơn xuất khẩu:

“Khi xuất khẩu hàng hóa ra nước ngoài sử dụng Hóa đơn thương mại.
- Thời điểm xuất hóa đơn hàng xuất khẩu cũng được xác định như thời điểm bán hàng hóa bên trên (Tức là ngày chuyển giao hàng cho khách hàng)

- Nhưng Ngày xác định doanh thu xuất khẩu để tính thuế là ngày xác nhận hoàn tất thủ tục hải quan trên tờ khai hải quan”

3

Cách xử lý khi Hóa đơn giấy sai sót

3.1 Hóa đơn viết sai khi chưa giao cho khách hàng (bên mua):

+ Gạch chéo các hàng hóa đơn và lưu giữ (xé hay chưa xé thì ghim lại tại cuống)

+ Xuất lại Hóa đơn mới

3.2 Hóa đơn viết sai đã giao cho khách hàng

3.2.1 Hóa đơn viết sai đã giao cho khách hàng chưa được kê khai

+ Lập Biên bản thu hồi hóa đơn

+ Gạch chéo hóa đơn đã thu hồi

+ Xuất Hóa đơn mới (Ngày lập Biên bản thu hồi)

3.2.2 Hóa đơn viết sai đã giao khách hàng và đã kê khai

TH1: Sai số lượng, đơn giá, thành tiền, thuế suất, tiền thuế, tổng thanh toán

+ Lập Biên bản xác nhận sai sót

+ Bên bán lập hóa đơn điều chỉnh sai sót : Cao hơn phải lập Hóa đơn điều chỉnh giảm, thấp hơn thì Hóa đơn điều chỉnh tăng

+ Ngày lập Hóa đơn điều chỉnh là ngày lập Biên bản điều chỉnh Hóa đơn

+ Ghi rõ tăng, giảm số lượng hàng hóa, giá bán, thuế suất…..

+ Hóa đơn điều chỉnh giảm không có giá trị âm

TH2: Hóa đơn viết sai : Ngày tháng, tên hàng, Đơn vị tính, mã số thuế, số tiền bằng chữ:

+ Lập Biên bản điều chỉnh Hóa đơn

+ Lập Hóa đơn điều chỉnh cho phần sai

+ Chỉ ghi lại các tiêu thức sai ,những tiêu thức khác ko sai thì gạch chéo

TH3:Hóa đơn viết sai tên Công ty, địa chỉ nhưng đúng mã số thuế

+ Chỉ cần lập Biên bản điều chỉnh ko cần lập Hóa đơn điều chỉnh

Chi tiết tại: “Điều 20 Thông tư 39/2014/TT – BTC”

4

Cách xử lý khi Hóa đơn điện tử có sai sót

(đã có mã của cơ quan thuế)

4.1 Hóa đơn điện tử đã lập nhưng chưa giao cho người mua, đã giao cho người mua nhưng chưa kê khai thì:

- Chỉ được hủy khi có sự đồng ý của bên bán và bên mua

- Hóa đơn hủy được lưu trữ

- Hóa đơn điện tử lập mới phải có dòng chữ: Hóa đơn này thay thế cho Hóa đơn số:….

4.2 Hóa đơn điện tử đã lập, đã giao cho người mua và đã kê khai thì:

- Lập Biên bản thỏa thuận về việc hủy hóa đơn có chữ ký điện tử

- Lập Hóa đơn điều chỉnh ghi rõ điều chỉnh: số lượng,thành tiền, ….

- 2 Bên Kê khai điều chỉnh  tăng, giảm

Chi tiết tại: “Điều 9, Thông tư 32/2011/TT-BTC”

6

Xuất Hóa đơn khi thực hiện chiết khấu thương mại

(Nếu hai bên ghi rõ trong Hóa đơn mua bán về việc chiết khấu​ thì không phải đăng ký với SCT)

6.1 Khách hang mua  hàng 1 lần đạt luôn chiết khấu

- Khi xuất Hóa đơn đơn giá trên Hóa đơn là đơn giá đã chiết khấu

6.2 Khách hàng mua nhiều lần mới đạt được chiết khấu

- Thực hiện chiết khấu ở lần mua cuối cùng, Hóa đơn cuối cùng là Hóa đơn đã chiết khấu

Ví dụ: Khách hàng mua 8 sản phẩm thì được chiết khấu 10%

+ Mua lần 1: 3 sản phẩm vẫn xuất Hóa đơn bình thường

+ Mua lần 2 : 3 sản phẩm vẫn xuất Hóa đơn bình thường

+ Mua lần 3: 2 sản phẩm tính chiết khấu luôn 10% trên Hóa đơn

6.3 Thực hiện chiết khấu​ thương mại khi kết thúc chương trình

- Bên bán xuất Hóa đơn điều chỉnh giảm đơn giá

7

Hàng bán bị trả lại

7.1 Bên mua là Doanh nghiệp

- Bên mua xuất Hóa đơn trả lại hàng và giao cho bên bán, nêu rõ lý do trả lại hàng

7.2 Bên mua là cá nhân

- Lập biên bản trả lại hàng hóa

- Lập biên bản thu hồi hóa đơn

7.3 Trả lại hàng là dịch vụ

- Hai bên lập biên bản hủy hợp đồng dịch vụ

- Xuất Hóa đơn trả lại dịch vụ

- Nhận Hóa đơn trả lại dịch vụ

8

Xử lý khi Hóa đơn mất, cháy, hỏng

5.1 Thủ tục phải thực hiện:

- Doanh nghiệp phải thông báo với Cơ quan thuế trong vòng 5 ngày kể từ ngày xảy ra vụ việc

- Lập Mẫu BC21/AC

 5.2  Mất, cháy, hỏng liên 1, 3 …9

• Doanh nghiệp nộp mẫu BC21/AC qua mạng
• Bị xử phạt 500 – 1 triệu

5.2 Mất, cháy, hỏng liên 2

- 2 bên lập Biên bản xác nhận vụ việc

- Bên bán sao chụp liên 1 và đóng dấu giao cho bên mua

- Bên nào làm mất thì phải làm Báo cáo BC21/AC và chấp nhận nộp phạt từ 4 -8 triệu

Chi tiết tại “Thông tư số 176/2016/TT-BTC, Nghị định 105/2013/NĐ-CP; Nghị định 49/2016/NĐ-CP”

9

Thông báo phát hành Hóa đơn

+ Thông báo bằng Mẫu TB01/AC

+ Gửi trước 2 ngày sử dụng

10

Thông báo tình hình sử dụng Hóa đơn

+ Sử dụng mẫu BC26/AC

11

Xử phạt Sử dụng Hóa đơn bất hợp pháp

“Chi tiết tại Thông tư 176/2016/TT-BTC”

12

Sử dụng Hóa đơn của doanh nghiệp bỏ trốn

- Sử dụng hóa đơn của doanh nghiệp sau khi phát hiện doanh nghiệp bỏ trốn (được cơ quan thuế thông báo) >> Loại, không được khấu trừ

- Nếu Sử dụng hóa đơn trước thời điểm doanh nghiệp bỏ trốn

+ Nếu mua hóa đơn : Loại

+ Nếu mua hàng thật: Phải giải trình với Cơ quan thuế ( Hợp đồng mua bán, phiếu xuất kho, Biên bản bàn giao, chứng từ thanh toán (không dùng tiền mặt nếu chưa Thanh toán thì loại, đã Thanh toán thì giải trình phiếu chi hoặc Giấy báo nợ),  Hợp đồng Kinh Tế, Thanh lý Hợp đồng Kinh Tế

Lưu ý: - Nếu hàng chưa bán thì còn trong kho

             - Nếu hàng đã bán hết  thì phải có hóa đơn đầu ra