Một số phương thức quản lý hộ tịch hiện nay?

Tổng số dân trên cả nước tới hơn 90 triệu người, việc đăng ký và quản lý hộ tịch từ trước đến nay chủ yếu bằng phương pháp thủ công, trong hoạt động nghiệp vụ về quản lý hộ tịch. Một số giai đoạn, thời kỳ mô hình xác lập, thu thập và lưu trữ dữ liệu hộ tịch thông qua hệ thống biểu mẫu, sổ sách, việc ứng dụng công nghệ thông tin mới chỉ dừng lại ở mức in một số biểu mẫu hộ tịch từ máy tính, ở cấp độ cao hơn là sử dụng phần mềm đăng ký hộ tịch riêng lẽ, từng loại việc chưa có sự liên thông giữa các loại việc hộ tịch của cùng một cá nhân cũng như chưa kết nối giữa các cơ quan đăng ký hộ tịch với nhau và với cơ quan hộ tịch cấp trên.

Hộ tịch theo quy định của Việt Nam cũng như các nước trên thế giới chứa đựng những thông tin rất quan trọng về cá nhân nên việc cân nhắc lựa chọn phương thức đăng ký hộ tịch là rất cần thiết để tạo điều kiện thuận lợi trong việc quản lý hộ tịch cũng như đăng ký hộ tịch của công dân. Cơ sở dữ liệu hộ tịch từ trước đến nay chủ yếu lưu trữ trên hệ thống sổ hộ tịch bằng giấy.

Sau khi tiếp nhận hồ sơ đăng ký hộ tịch người có thẩm quyền có trách nhiệm kiểm tra các giấy tờ để đối chiếu thông tin trong tờ khai và tính hợp lệ của giấy tờ trong hồ sơ do người yêu cầu nộp, xuất trình. Nếu đầy đủ hồ sơ hợp lệ thì tiếp nhận, thực hiện việc đăng ký hộ tịch theo thời hạn quy định. Đối với một số việc hộ tịch yêu cầu người đi đăng ký phải có mặt tại cơ quan đăng ký hộ tịch để kiểm tra lại nội dung ghi trong giấy tờ hộ tịch và Sổ hộ tịch thì ký tên, ghi rõ họ, chữ đệm, tên trong sổ đăng ký hộ tịch tương ứng và nhận kết quả đăng ký hộ tịch. Chữ ký của người yêu cầu đăng ký hộ tịch trên Tờ khai đăng ký hộ tịch, giấy tờ hộ tịch và Sổ hộ tịch phải thống nhất; không được ký các chữ ký khác nhau. Trong trường hợp người yêu cầu đăng ký hộ tịch không ký được thì thực hiện điểm chỉ. Sổ hộ tịch được lập thành 02 quyển (theo quy định trước đây) và 01 quyển (theo quy định pháp luật hiện nay) theo từng loại việc hộ tịch được đăng ký, cơ quan đăng ký hộ tịch sử dụng sổ hộ tịch để ghi những việc hộ tịch được đăng ký bắt đầu từ ngày 01 tháng 01 cho đến hết ngày 31/12 của năm, khi khóa Sổ hộ tịch phải ghi rõ tổng số trang và tổng số sự kiện hộ tịch đã đăng ký; người đứng đầu cơ quan đăng ký hộ tịch ký, đóng dấu, các trang phải đóng dấu giáp lai.

Sổ hộ tịch là tài sản quốc gia, được lưu giữ vĩnh viễn theo quy định của pháp luật về lưu trữ. Sau khi khóa sổ bộ hộ tịch, trong thời hạn 15 ngày làm việc kể từ ngày khóa sổ hộ tịch, cơ quan đăng ký hộ tịch phải chuyển lưu một bản sổ hộ tịch để lưu tại cơ quan quản lý hộ tịch cấp trên trực tiếp; đối với Cơ quan đại diện thì gửi tập trung về Cục Lãnh sự, Bộ Ngoại giao. Các cơ quan quản lý Sổ bộ tịch chịu trách nhiệm lưu trữ, bảo quản, khai thác sử dụng sổ hộ tịch theo đúng quy định của pháp luật để phục vụ nhu cầu của nhân dân và hoạt động quản lý nhà nước đồng thời phải thực hiện các biện pháp phòng chống bão lụt, cháy, ẩm ướt, mối mọt để bảo đảm an toàn.

Giấy tờ, đồ vật hoặc chứng cứ khác đã nộp khi đăng ký hộ tịch phải được lưu trữ, bảo quản theo quy định của pháp luật về lưu trữ. Giấy khai sinh là giấy tờ gốc, các loại giấy tờ khác phải theo nội dung giấy khai sinh.

Tuy nhiên, qua quá trình quản lý có thể thấy rằng phương thức quản lý này gặp nhiều khó khăn nhất là trong điều kiện môi trường khắc nghiệt, thay đổi thời tiết, thiên tai, hỏa hoạn, mối mọt, hỏng hóc. Việc lưu trữ này khá cồng kềnh, tốn nhiều diện tích, chiếm nhiều không gian. Do điều kiện lịch sử nước ta để lại do chiến tranh, tách nhập tỉnh, huyện, xã nên một số tỉnh thành trong cả nước đã không làm tốt công tác lưu trữ sổ hộ tịch. Một số tỉnh thành đã có thông báo không còn lưu trữ Sổ hộ tịch trước 1975 như Thừa Thiên Huế, Bình Dương, Đà Nẵng…

Bên cạnh đó, các giấy tờ hộ tịch được cấp cho công dân chỉ ghi nội dung về một sự kiện hộ tịch đã được đăng ký nên khi cần chứng minh tình trạng hộ tịch người dân phải nộp nhiều loại giấy tờ hộ tịch có liên quan, Các dữ liệu hộ tịch của cá nhân bị phân tán, thiếu tính đồng bộ, thống nhất, không tính kết nối nên phải mất nhiều thời gian để tra cứu và dễ bỏ sót, trùng lặp nhiều trường hợp cố ý đăng ký hộ tịch sai quy định để hưởng lợi bất chính gây hậu quả nghiêm trọng. Đồng thời, khi quản lý theo phương thức thủ công không có cơ sở để kết nối mối quan hệ giữa các cá nhân có quan hệ với nhau, nên gặp nhiều khó khăn khi có nhu cầu truy xuất, xác minh phục vụ nhu cầu quản lý.

Việc thống kê, số liệu dân cư không chính xác, mất nhiều thời gian dẫn đến việc sử dụng dữ liệu bằng giấy vào mục đích quản lý nhà nước, nghiên cứu khoa học, hoạch định chính sách là rất hạn chế.

Ở nước ta, trước đây việc ứng dụng công nghệ thông tin mới chỉ dừng ở mức in biểu mẫu hộ tịch từ máy tính. Tuy một số địa phương có sử dụng phần mềm đăng ký hộ tịch, nhưng chủ yếu ở mức độ đăng ký riêng lẻ từng loại việc, chưa có sự liên thông, thống nhất giữa các sự kiện hộ tịch của cùng một cá nhân, chưa kết nối giữa các cơ quan đăng ký hộ tịch với nhau và với cơ quan đăng ký hộ tịch cấp trên. Bên cạnh đó, việc triển khai thiếu quy hoạch, kế hoạch nên mỗi địa phương triển khai cục bộ, nhỏ lẽ, các phần mềm xây dựng từ nhiều nhà cung cấp, theo nền tảng công nghệ khác nhau nên việc tích hợp tất cả dữ liệu vào phần mềm chung để đáp ứng nhu cầu phát triển Chính phủ điện tử gặp khó khăn.

Vì vậy, việc ứng dụng công nghệ thông tin trong đăng ký hộ tịch và xây dựng Cơ sở dữ liệu hộ tịch điện tử mang lại nhiều thuận lợi, khắc phục được tình trạng đăng ký và quản lý hộ tịch có sai sót, giảm thời gian thao tác, thuận tiện cho việc tra cứu, thống kê hộ tịch. Theo quy định của Luật Hộ tịch năm 2014, lần đầu tiên ghi nhận phương thức quản lý hộ tịch mới đó là việc xây dựng Cơ sở dữ liệu hộ tịch điện tử được lập để lưu giữ, cập nhật, quản lý, tra cứu thông tin hộ tịch, phục vụ yêu cầu đăng ký hộ tịch trực tuyến; được kết nối để cung cấp, trao đổi thông tin hộ tịch cơ bản của cá nhân cho Cơ sở dữ liệu quốc gia về dân cư là định hướng đột phá trong công tác xây dựng pháp luật để hướng đến xây dựng Chính phủ điện tử. Theo đó Cơ sở dữ liệu hộ tịch toàn quốc phải đảm bảo phù hợp chủ trương, đường lối của Đảng, pháp luật của Nhà nước về cải cách hành chính nói chung và trong lĩnh vực hộ tịch nói riêng, theo hướng hiện đại. Thiết lập hệ thống thông tin quản lý hộ tịch đồng bộ, thông suốt giữa các cơ quan đăng ký, quản lý hộ tịch trên toàn quốc, đảm bảo kết nối, chia sẽ, cung cấp thông tin hộ tịch cho Cơ sở dữ liệu quốc gia về dân cư và các cơ sở dữ liệu chuyên ngành khác, bảo đảm tối đa lợi ích của người dân. Việc xây dựng cơ sở dữ liệu hộ tịch phải trên tinh thần tiết kiệm, tránh lãng phí, ưu tiên kế thừa nguồn lực, dữ liệu hộ tịch điện tử, phần mềm đăng ký hộ tịch sẵn có tại địa phương, phù hợp với yêu cầu đăng ký và quản lý hộ tịch theo quy định của Luật hộ tịch; huy động tối đa xã hội hóa từ nguồn lực của doanh nghiệp, cá nhân. Cơ sở dữ liệu hộ tịch giúp cơ quan, tổ chức, công chức ngành tư pháp làm việc trong lĩnh vực hộ tịch khắc phục cách làm thủ công trong các hoạt động nghiệp vụ về quản lý hộ tịch, sử dụng tối đa năng lực của các bộ, công chức đang đảm nhiệm công tác hộ tịch. Cơ sở dữ liệu hộ tịch điện tử toàn quốc là trung tâm để kiết nối, tiếp nhận, liên thông toàn bộ cơ sở hộ tịch điện tử từ các tỉnh thành trên cả nước đảm bảo việc lưu giữ được tập trung, kết nối, chia sẽ tránh việc đầu tư dàn giải, chồng chéo, lãng phí. Cơ sở dữ liệu hộ tịch có thể cung cấp đầy đủ thông tin, sắp xếp khoa học với phần mềm đăng ký có nhiều tính năng sẽ giúp cho các cơ quan đăng ký, quản lý hộ tịch thực hiện công tác lưu trữ, tra cứu, thống kê, báo cáo một cách khoa học, nhanh gọn, chính xác và toàn diện. Đồng thời Cơ sở dữ liệu hộ tịch điện tử tạo điều kiện để nhiệm vụ quản lý nhà nước trong lĩnh vực quản lý hộ tịch thực hiện thống nhất  từ Trung ương đến địa phương với sự phân quyền phân cấp hợp lý, đảm bảo bí mật thông tin của công dân.

Khi sử dụng phương thức quản lý qua Cơ sở dữ liệu hộ tịch điện tử đảm bảo tính kết nối Cơ sở dữ liệu quốc gia về dân cư nên khi có yêu cầu thực hiện các thủ tục hành chính tiếp theo người dân chỉ cần cung cấp số định danh các nhân, không cần xuất trình tất cả các giấy tờ cá nhân như hiện nay. Các thủ tục hành chính, đặc biệt trong lĩnh vực hộ tịch sẽ được đơn giản hóa về thành phần hồ sơ, rút gọn về trình tự thủ tục, thời gian giải quyết và chi phí thực hiện thủ tục hành chính sẽ giảm.

Khi sử dụng Cơ sở dữ liệu hộ tịch điện tử sẽ xóa bỏ sự lệ thuộc vào nơi cư trú của người yêu cầu đăng ký hộ tịch, người dân có thể yêu cầu đăng ký hộ tịch tại bất kỳ cơ quan đăng ký hộ tịch nào. Đồng thời, người dân có thể thực hiện đăng ký hộ tịch trực tuyến theo cấp độ 3, 4 giảm thời gian đi lại, chờ đợi đến lượt tại các cơ quan hành chính, giảm chi phí. Với Cơ sở dữ liệu hộ tịch điện tử cung cấp số liệu một cách chính xác, nhanh chóng, theo nhiều tiêu chí thống kê khác nhau, góp phần giảm nhân lực, tài chính cho công tác Tổng điều tra dân số để lấy số liệu phục vụ tốt cho việc phân tích phân tích và dự báo tình hình phát triển dân số và nhà ở trên phạm vi cả nước và từng địa phương; đánh giá kết quả thực hiện các kế hoạch phát triển kinh tế - xã hội; xây dựng chiến lược và các kế hoạch phát triển kinh tế - xã  hội theo từng giai đoạn, từng thời kỳ. Cơ sở dữ liệu điện hộ tịch điện tử là dữ liệu đầu vào, thông tin sống để kết nối với cơ sở dữ liệu quốc gia về dân cư không cần phải nhập lại thông tin cơ bản của công dân góp phần tiết kiệm đáng kể thời gian, nhân lực, vật lực cho công tác này. Các cơ quan, ban, ngành các cấp không phải tự thiết lập hệ thống thông tin về người dân mà có thể sử dụng thông tin này để tạo lập cơ sở dữ liệu cho ngành của mình đồng thời cập nhật thông tin có liên quan.

Trân trọng!