Nghiên cứu hồ sơ, xác minh sự việc và thu thập chứng cứ trong giải quyết tranh chấp hàng hải

1. Kỹ năng tư vấn giải quyết tranh chấp

- Tư vấn sơ bộ và đánh giá ban đầu đối với một số vấn đề cơ bản khi giải quyết tranh chấp bằng trọng tài

- Tư vấn về các giai đoạn tố tụng trọng tài cụ thể và các thời hạn tương ứng 

- Đưa ra chiến lược trong từng giai đoạn tố tụng bao gồm cả khả năng áp dụng biện pháp khẩn cấp tạm thời và thi hành phán quyết trọng tài sau này

- Lựa chọn luật sư chuyên biệt về trọng tài

- Lựa chọn trọng tài viên để thành lập hội đồng trọng tài

- Thay đổi trọng tài viên do xung đột lợi ích?

- Phản đối về thẩm quyền?

- Xét xử sơ bộ về luật nội dung?

- Phiên họp giải quyết tranh chấp cuối cùng

2. Hình thức của chứng cứ

3. Gặp mặt và nghiên cứu hồ sơ 

Nghiên cứu hồ sơ là bước thứ ba trong thủ tục giải quyết tranh chấp bằng trọng tài, theo đó bên nguyên đơn và bị đơn đến gặp gỡ trực tiếp trao đổi cung cấp hồ sơ cho bên phía trọng tài để họ tiến hành nghiên cứu. Việc gặp gỡ trao đổi như vậy cần công khai, minh bạch nhằm đảm bảo tính khách quan của trọng tài trong nghiên cứu hồ sơ, xác minh sự việc. Kể từ khi thụ lý đơn kiện yêu cầu giải quyết tranh chấp, hội đồng trọng tài có nghĩa vụ nghiên cứu hồ sơ vụ việc. Để làm rõ các vấn đề trong vụ kiện, hội đồng trọng tài có quyền gặp gỡ, trao đổi với các bên tranh chấp về các vấn đề còn chưa rõ. Thông thường, hội đồng trọng tài sẽ phải thông báo cho các bên về việc sẽ tiếp xúc trao đổi với bên nào đó hoặc mời các bên cùng tham gia buổi gặp gỡ trao đổi đó.

Giải quyết tranh chấp bằng trọng tài là do các bên thỏa thuận với nhau, theo đó trọng tài chỉ giải quyết trong phạm vi chứng cứ đã có, trừ khi tình tiết vụ việc phức tạp mà trọng tài phải yêu cầu các bên làm rõ thêm hoặc phải tự mình thu thập chứng cứ thêm hoặc phải làm rõ hơn vấn đề trên cơ sở tham vấn ý kiến chuyên gia (thường là các vấn đề mang tính kỹ thuật chuyên sâu)

Theo yêu cầu của một bên hoặc các bên hoặc theo sáng kiến của mình, hội đồng trọng tài có thể tìm hiểu thêm sự việc từ các nhân chứng. Trừ khi các bên tranh chấp có thỏa thuận khác, hội đồng trọng tài được tự thiết lập cách thức thu thập thông tin từ các nhân chứng. Hội đồng trọng tài cũng có thể cho các bên tranh chấp kiểm tra tính xác thực của các thông tin do nhân chứng cung cấp bằng cách cho các bên kiểm tra chéo các nhân chứng nếu các bên yêu cầu như vậy. Kết thúc buổi thu thập, xác minh thông tin từ nhân chứng, hội đồng trọng tài thường lập biên bản về buổi làm việc này. Nội dung biên bản làm việc với nhân chứng có thể chỉ xác nhận về việc có cuộc làm việc để thu thập thông tin giữa hội đồng trọng tài và nhân chứng nhưng cũng có thể ghi chi tiết về toàn bộ buổi làm việc đó (câu hỏi đưa ra, câu hỏi trả lời...) nếu các bên tranh chấp có yêu cầu.

4. Thu thập, xác minh chứng cứ

Tham vấn hay tư vấn chuyên gia là phải để họ nói ra ý kiến, quan điểm của mình một cách khách quan, tránh tình trạng tổ chức hội thảo, mời chuyên gia, nhà khoa học đến dự chỉ để nghe phát biểu, tranh luận, thì cần phải có cơ chế, quy định rõ ràng.

Điều 26 Luật Mẫu UNCITRAL 2006 quy định rõ về việc tham vấn ý kiến chuyên gia như sau:

1. Nếu các bên không có thỏa thuận nào khác, hội đồng trọng tài

- Có thể chỉ định một hoặc một số chuyên gia báo cáo cho hội đồng trọng tài về những vấn đề cụ thể do hội đồng trọng tài quyết định;

- Có thể yêu cầu một bên cung cấp cho các chuyên gia những thông tin có liên quan hoặc đưa ra hoặc cho phép chuyên gia vào, bất kỳ các chứng từ liên quan, hàng hoá hoặc tài sản khác để tiến hành giám định.

2. Trừ khi các bên có thoả thuận khác, nếu một bên có yêu cầu hoặc nếu hội đồng trọng tài thấy cần thiết sau khi chuyển bản báo cáo bằng miệng hoặc bằng văn bản, các chuyên gia sẽ tham dự phiên xét xử để các bên có cơ hội nêu các câu hỏi với chuyên gia và đưa ra những nhân chứng cho chuyên viên để thẩm định những điểm của vấn đề đó.

Khoản 3 Điều 24 Luật Mẫu UNCITRAL 2006 quy định thêm: "Tất cả các bản giải trình, chứng từ hoặc các thông tin khác được một bên cung cấp cho hội đồng trọng tài cũng sẽ được gửi cho bên kia. Tương tự với các báo cáo của các chuyên gia hoặc các chứng cứ về những vấn đề mà hội đồng trọng tài dựa vào để đưa ra quyết định sẽ phải được thông báo cho các bên biết."

Trong trường hợp việc thu thập chứng cứ gặp khó khăn do những trở ngại khách quan mà hội đồng trọng tài, cũng như các bên gặp phải như sự thiếu hợp tác của nhân chứng, tổ chức, cá nhân có liên quan, chứng cứ ở nước ngoài, việc thu thập chứng cứ có liên quan tới an ninh quốc gia v.v. thì hội đồng trọng tài hoặc bên tranh chấp đang gặp phải những trở ngại đó sẽ phải nhờ tới sự hỗ trợ của tòa án quốc gia trong việc thu thập chứng cứ bởi trọng tài không phải là cơ quan nhà nước có thẩm quyền ra lệnh buộc bên thứ ba phải thực hiện. Trọng tài cũng không thể tự mình thực hiện các hoạt động ủy thác tư pháp quốc tế để thu thập, xác minh chứng cứ ở nước ngoài bởi điều đó thuộc quyền hạn của cơ quan nhà nước có thẩm quyền. Điều 27 Luật Mâu quy định về sự trợ giúp của tòa án quốc gia trong thu thập chứng cứ: "Hội đồng trọng tài hoặc một bên với sự đồng ý của hội đồng trọng tài có thể yêu cầu toà án có thẩm quyền của nước này trợ giúp thu thập chứng cứ. Tòa án có thể thực hiện yêu cầu đó trong phạm vi thẩm quyền của mình và theo nguyên tắc về thu thập chứng cứ." Tương tự, Điều 28 Luật Trọng tài 1999 của Hàn Quốc quy định:

1. Hội đồng trọng tài có thể, hoặc theo sáng kiến của mình hoặc theo đề nghị của một bên, yêu cầu toà án có thẩm quyền trợ giúp việc thu thập chứng cứ.

2. Khi yêu cầu trợ giúp thu thập chứng cứ như khoản 1, Hội đồng trọng tài có thể, bằng văn bản, chỉ rõ những vấn đề cần được ghi nhận theo nghi thức của toà án, và sự cần thiết đặc biệt khác cho việc điều tra.

3.  Toà án được yêu cầu theo khoản 1 sẽ, không trì hoãn ngay sau khi thu thập chứng cứ, gửi hồ sơ thu thập chứng cứ chẳng hạn như một bản copy đã được xác nhận trình tự thẩm vấn nhân chứng hoặc giám định tài sản tới Hội đồng trọng tài.

4. Hội đồng trọng tài sẽ phải trả chi phí thu thập chứng cứ cho toà án đã làm việc này.

Tiếp thu những nội dung trong Luật Mẫu, Điều 45 Luật Trọng tài Thương mại năm 2010 của Việt Nam quy định về thẩm quyền xác minh vụ việc của hội đồng trọng tài như sau:

"Trong quá trình giải quyết tranh chấp, Hội đồng trọng tài có quyền gặp hoặc trao đổi với các bên với sự có mặt của bên kia bằng các hình thức thích hợp để làm sáng tỏ các vấn đề có liên quan đến vụ tranh chấp. Hội đồng trọng tài có thể tự mình hoặc theo yêu cầu của một hoặc các bên tìm hiểu sự việc từ người thứ ba, với sự có mặt của các bên hoặc sau khi đã thông báo cho các bên biết."

Điều 46 Luật này làm rõ hơn về quyền và nghĩa vụ thu thập, cung cấp chứng cứ của hội đồng trọng tài cũng như các bên tranh chấp, sự hỗ trợ của tòa án đối với việc thu thập chứng cứ. Theo đó, các bên có quyền và nghĩa vụ cung cấp chứng cứ cho hội đồng trọng tài để chứng minh các sự việc có liên quan đến nội dung đang tranh chấp. 

Bên cạnh các quy định về quyền và nghĩa vụ chủ động thu thập chứng cứ và chứng minh của đương sự, Điều 6, Điều 7 Bộ luật Tố tụng dân sự (BLTTDS) năm 2015 quy định cơ quan, tổ chức, cá nhân trong phạm vi nhiệm vụ, quyền hạn của mình có trách nhiệm cung cấp đầy đủ và đúng thời hạn các tài liệu, chứng cứ mà họ đang lưu giữ, quản lý khi có yêu cầu của đương sự, Tòa án, Viện kiểm sát và phải chịu trách nhiệm trước pháp luật về việc cung cấp các tài liệu, chứng cứ đó. Trường hợp không cung cấp được thì phải thông báo bằng văn bản và nêu rõ lý do (khoản 1 Điều 106 BLTTDS năm 2015).

Theo yêu cầu của một hoặc các bên, hội đồng trọng tài có quyền yêu cầu người làm chứng cung cấp thông tin, tài liệu có liên quan đến việc giải quyết tranh chấp. Hội đồng trọng tài tự mình hoặc theo yêu cầu của một hoặc các bên, có quyền trưng cầu giám định, định giá tài sản trong vụ tranh chấp để làm căn cứ cho việc giải quyết tranh chấp. Phí giám định, định giá do bên yêu cầu giám định, định giá tạm ứng hoặc do Hội đồng trọng tài phân bổ. Hội đồng trọng tài tự mình hoặc theo yêu cầu của một hoặc các bên, có quyền tham vấn ý kiến của các chuyên gia. Chi phí chuyên gia do bên yêu cầu tham vấn tạm ứng hoặc do Hội đồng trọng tài phân bổ. Trong trường hợp Hội đồng trọng tài, một hoặc các bên đã áp dụng các biện pháp cần thiết để thu thập chứng cứ mà vẫn không thể tự mình thu thập được thì có thể gửi văn bản đề nghị Toà án có thẩm quyền yêu cầu cơ quan, tổ chức, cá nhân cung cấp tài liệu đọc được, nghe được, nhìn được hoặc hiện vật khác liên quan đến vụ tranh chấp. Văn bản đề nghị phải nêu rõ nội dung vụ việc đang giải quyết tại Trọng tài, chứng cứ cần thu thập, lý do không thu thập được, tên, địa chỉ của cơ quan, tổ chức, cá nhân đang quản lý, lưu giữ chứng cứ cần thu thập đó.

Trong thời hạn 07 ngày làm việc, kể từ ngày nhận được văn bản, đơn yêu cầu thu thập chứng cứ, Chánh án Tòa án có thẩm quyền phân công một Thẩm phán xem xét, giải quyết yêu cầu thu thập chứng cứ. Trong thời hạn 05 ngày làm việc, kể từ ngày được phân công, Thẩm phán phải có văn bản yêu cầu cơ quan, tổ chức, cá nhân đang quản lý, lưu giữ cung cấp chứng cứ cho Tòa án và gửi văn bản đó cho Viện kiểm sát cùng cấp để thực hiện chức năng, nhiệm vụ theo quy định của pháp luật. Cơ quan, tổ chức, cá nhân đang quản lý, lưu giữ chứng cứ có trách nhiệm cung cấp đầy đủ, kịp thời chứng cứ theo yêu cầu của Tòa án trong thời hạn 15 ngày, kể từ ngày nhận được yêu cầu. Trong thời hạn 05 ngày làm việc, kể từ ngày nhận được chứng cứ do cơ quan, tổ chức, cá nhân cung cấp, Tòa án phải thông báo cho Hội đồng trọng tài, bên yêu cầu biết để tiến hành việc giao nhận chứng cứ. Trường hợp quá thời hạn quy định mà cơ quan, tổ chức, cá nhân không cung cấp chứng cứ theo yêu cầu thì Tòa án phải thông báo ngay cho Hội đồng trọng tài, bên yêu cầu biết đồng thời có văn bản yêu cầu cơ quan, tổ chức có thẩm quyền xử lý theo quy định của pháp luật.