Nguyên tắc là gì? theo Fayol có những nguyên tắc quản lý nào?

Khách hàng: Kính thưa Luật sư, Nguyên tắc là gì? theo Fayol có những nguyên tắc quản lý nào? Luật sư hãy làm rõ và phân tích giúp tôi về nguyên tắc về quản lý của Fayol?

Cảm ơn!

Trả lời:

1. Khái niệm nguyên tắc

Nguyên tắc được hiểu là luận điểm gốc của học thuyết nào đó, tư tưởng chỉ đạo của quy tắc hoạt động hay là niềm tin, quan điểm đối với sự vật và chính quan điểm, niềm tin đó xác định quy tắc hành vi, đồng thời cũng có thể là nguyên lý cấu trúc hoạt động của bộ máy dụng cụ thiết bị nào đó.

Ngoài ra, nguyên tắc có thể là tư tưởng chủ đạo và định hướng cơ bản được thể hiện xuyên suốt toàn bộ hoặc một giai đoạn nhất định đòi hỏi các cơ quan, tổ chức, cá nhân phải tuân theo.

Nguyên tắc của mỗi ngành luật là những tư tưởng chỉ đạo, xuyên suốt trong quá trình xây dựng và áp dụng của ngành luật đó.

Ví dụ: Nguyên tắc của Luật dân sự có đối tượng điều chỉnh bao gồm các quan hệ tài sản mang tính chất hàng hóa tiền tệ, có đền bù giá trị tuân theo quy luật giá trị của nền kinh tế sản xuất hàng hóa và một số quan hệ nhân thân.

Chính đặc điểm đặc thù của nhóm quan hệ đó do luật dân sự điều chỉnh đã giúp cho nhà làm luật xác định rõ nguyên tắc dân sự.

=> Vậy, nguyên tắc đó là tư tưởng chủ đạo và định hướng cơ bản được thể hiện trong pháp luật dân sự, đồng thời là việc giải thích và trong thực tiễn áp dụng thông qua một hay nhiều quy phạm hoặc chế định của nó.

Nguyên tắc là phương hướng của hành động. Nguyên tắc quản lý là phương hướng của hoạt động quản lý. Một tổ chức xã hội hoặc một cơ cấu quản lý có thể vận hành bình thường hay không là do người quản lý nó có nắm vững nguyên tắc quản lý hay không.

Ông Fayol nói: “Nếu không có nguyên tắc thì người ta sẽ lâm vào tình trạng tối tăm và hỗn loạn..., nguyên tắc là ngọn đèn pha có thể giúp con người nhận rõ phương hướng”.

Ở đây, Fayol sử dụng từ nguyên tắc, không sử dụng từ quy tắc hoặc quy luật mặc dù ý nghĩa của những từ đó gần giống nhau, bởi vì trong công tác quản lý, không có cái gì là chặt chẽ một cách tuyệt đối. Do đó, nó không có những quy tắc hoặc quy luật nghiêm ngặt như trong khoa học tự nhiên. Dưới đây chúng ta sẽ cùng tìm hiểu rõ hơn về các nguyên tắc của ông Fayol.

2. Nguyên tắc quản lý của Fayol

Ông Fayol đã căn cứ vào kinh nghiệm thực tế của mình trong công tác quản lý qua một thời gian dài để rút ra 14 nguyên tắc về quản lý sau đây:

- Phân công lao động.

- Quyền và trách nhiệm.

- Kỷ luật, tức là sự thể hiện tinh thần phục vụ, sự chãm chí, tính tích cực, sự quy củ và tôn trọng dựa trên hợp đồng giữa xí nghiệp và công nhân viên.

- Thống nhất chỉ huy.

- Thống nhất lãnh đạo, tức là đối với một nhóm công việc có cùng mục tiêu giống nhau, chỉ có một người lãnh đạo và một kế hoạch.

- Lợi ích cá nhân phục tùng lợi ích tổng thể.

- Vấn đề trả cóng cho còng nhân viên.

- Tập trung. Đây là một hiện tượng mang tính quy luật tất nhiên, giống như phân công lao động.

- Hệ thống cấp bậc, tức là hệ thống có trên, có dưới, từ cấp lãnh đạo cao nhất đến cấp cơ sở thấp nhất trong xí nghiệp.

- Trật tự, tức là mỗi vật, mỗi người đều có vị trí của mình; mỗi vật, mỗi người đều phải đặt đúng chỗ của nó. Ớ đây, Fayol đặc biệt nhấn mạnh rằng, cần căn cứ vào mối liên hệ nội tại của sự vật để làm tốt việc chọn trước vị trí của nó một cách thích đáng.

- Công bằng.

- Ổn định nhân viên, tức là sắp xếp nhân viên một cách có trật tự và bổ sung nguồn nhân lực.

- Tinh thần sáng tạo, tức là khả năng và tính độc lập của phát minh, sự thừa hành.

- Tinh thần đoàn kết, tức là xây dựng không khí hòa thuận và đoàn kết trong nội bộ xí nghiệp.

Trong 14 nguyên tắc nói trên, nguyên tắc thống nhất chỉ huy và nguyên tắc cấp bậc là 2 nguyên tắc quyết định thực chất lý luận quản lý của Fayol.

Vậy nguyên tắc thống nhất chỉ huy và nguyên tắc cấp bậc được thể hiện như thế nào, dưới đây sẽ phân tích cụ thể nó.

3. Nguyên tắc thống nhất chỉ huy của Fayol

Nguyên tắc này có nghĩa là trong bất kỳ công tác gì, “một nhân viên cấp dưới chỉ nhận mệnh lệnh từ một người lãnh đạo”. Fayol cho rằng đó là một nguyên tắc cơ bản, phổ biến, muôn thuở. Trái ngược với nguyên tắc này là nguyên tắc chỉ huy song trùng.

Theo ý kiến của Fayol, nguyên tắc chỉ huy song trùng trên thực tế sẽ có tác dụng phá hoại tổ chức. Nguyên nhân gây ra hiện tượng đó rất nhiều.

Nguyên nhân thứ nhất, một người lãnh đạo, để tranh thủ thời gian hoặc để ngăn chặn một hành vi sai lầm nào đó, không kinh qua một người lãnh đạo khác, đã trực tiếp hạ lệnh cho cấp dưới.

Nguyên nhân thứ hai, hai người lãnh đạo có địa vị ngang nhau không phân định rõ chức quyền.

Nguyên nhân thứ ba, giới hạn chức trách của hai bộ phận không rõ ràng nhưng cả hai bộ phận đều hạ lệnh cho cấp dưới mà họ tự cho là thuộc hạ của mình.

Nguyên nhân thứ tư, chức năng của các bộ phận trùng nhau cũng có thể dẫn đến tình trạng chỉ huy song trùng. Nếu nguyên tắc này bị vi phạm, do đó dẫn đến chỉ huy song trùng thì sẽ có hại cho uy quyền và kỷ luật, phá hoại trật tự và sự ổn định. Nếu tình trạng đó kéo dài thì xí nghiệp sẽ càng ngày càng suy yếu, thất bại.

4. Nguyên tắc chế độ cấp bậc của Fayol

Theo lời Fayol, “chế độ cấp bậc là hệ thống lãnh đạo từ cơ cấu quyền lực cao nhất đến nhân viên quản lý cấp thấp”. Hình thức tổ chức được lập ra theo chế độ cấp bậc đó là hình thức tổ chức kiểu trực tuyến. Hình thức tổ chức đó đòi hỏi những mệnh lệnh phát ra từ cơ cấu quyền lực cao nhất hoặc những báo cáo gửi cho cơ cấu quyền lực cao nhất đều phải kinh qua các cấp của chế độ cấp bậc để đưa xuống, chuyển lên. Hệ thống chuyển đạt thông tin đó gọi là hệ thống cấp bậc và còn được gọi là hệ thống quyền lực. Hệ thống đó là hết sức cần thiết để quán triệt nguyên tắc chỉ huy thống nhất. Nhưng trong một số xí nghiệp lớn, đặc biệt là trong các cơ quan của Chính phủ, việc chuyển đạt thông tin theo hệ thống đó thường mất nhiều thời gian.

Do đó, để đảm bảo hiệu suất công tác, cần phải kết hợp hệ thống cấp bậc đó với việc hành động nhanh chóng. Vì vậy, Fayol đã đề ra biện pháp sau đây:

Trong sơ đồ nêu trên, người ta giả thiết rằng F và p là hai bộ phận có liên hệ công tác với nhau. Theo yêu cầu của hệ thống cấp bậc, F phải báo cáo qua từng cấp cho đến A. A bàn bạc với L và truyền đạt ý kiến của mình cho p qua các cấp, tức là F -> E -> D-> c-> B-> A-> L-> M-> N-> P rồi phản hồi theo hệ thống lúc đầu, tức là từ p đến A rồi từ A chuyển xuống F là điểm xuất phát. Như vậy sẽ rắc rối và mất nhiều thời gian. Fayol đề nghị F trực tiếp bàn bạc với p, tức là giữa F và P hình thành một cái bàn đạp, nhưng khi F và p muốn làm như vây thì phải được sự chuẩn ý của E và o là cấp trên của họ rồi báo cáo với E và o về sự việc mà họ đã bàn với nhau. Do đó, vừa đảm bảo sự chỉ huy thống nhất, vừa nâng cao hiệu suất công tác.

Mặc dù vậy, trong một số cơ quan hành chính, do sợ trách nhiệm và người lãnh đạo bất tài, người ta vẫn thường bám vào hệ thống cấp bậc một cách câu nệ, không dám vận dụng nguyên tắc bàn đạp. Fayol nói: “Nếu trong tình huống cần thiết mà thoát ly hệ thống cấp bậc thì đó là sai lầm. Nhưng nếu vì tuân thủ hệ thống cấp bậc mà dẫn đến thiệt hại cho xí nghiệp thì càng sai lầm, hơn nữa trong những tình huống nào đó, sẽ là sai lầm cực kỳ nghiêm trọng”.

Nguyên tắc “bàn đạp” của Fayol cũng giống như nguyên tắc ngoại lệ của Taylor. Theo nguyên tắc đó, những việc thông thường có thể do cấp dưới bàn bạc giải quyết, chỉ những sự việc ngoại lệ, quan trọng mới phải báo cáo với cấp lãnh đạo cao nhất để họ quyết định. Như vậy, vừa có thể nâng cao hiệu suất công tác, vừa bồi dưỡng tinh thần trách nhiệm và năng lực độc lập xử lý vấn đề của cấp dưới.

5. Kết thúc vấn đề

Mười bốn nguyên tắc nói trên ở mục 2 đều xoay quanh một trung tâm là vấn đề thiết kế và vận hành của tổ chức xã hội hoặc cơ cấu xã hội. Bộ khung của tổ chức xã hội thiết kế như thế nào, trước hết phải căn cứ vào sự phân công. Do đó, nguyên tấc phân công rõ ràng là điều kiện tiền đề của cơ cấu tổ chức.

Cụ thể hóa sự phân công tức là quy định rõ phạm vi quyền hạn và trách nhiệm của các nhân viên quản lý. Do đó, muốn có được sự hài hòa giữa quyền hạn và trách nhiệm thì phải xây dựng và thực hiện nguyên tắc phân công, Nguyên tắc chế độ cấp bậc, thống nhất chí huy, thống nhất lãnh đạo và tập trung đều là những điều kiện cần thiết để bảo đảm sự vận hành lành mạnh của tổ chức xã hội.

Vì vậy, có thể nói đó là những nguyên tắc vận hành của tổ chức xã hội. Những nguyên tắc về việc trả lương cho nhân viên, xử sự công bằng, tinh thần sáng tạo, tinh thần đoàn kết là những điều kiện vật chất và tinh thần cần thiết để bảo đảm và nâng cao động lực phát triển bên trong của tổ chức.

Tóm lại, sự kết họợp 14 nguyên tắc ấy với nhau, quán triệt chúng một cách toàn diện sẽ có thể bảo đảm cho tổ chức xã hội được thiết lập một cách hợp lý và vận hành thuận lợi.