Phiếu thu tiền và phiếu chi tiền đóng dấu treo có hợp lệ hay không?

1. Quy định về phiếu thu tiền, phiếu chi tiền và dấu treo

1.1. Quy định về phiếu thu tiền

- Phiếu thu tiền là một biểu mẫu và chứng từ kế toán được tạo và sử dụng theo quy định pháp luật để ghi chép các giao dịch giữa tổ chức, doanh nghiệp, cơ sở sản xuất kinh doanh và khách hàng, đối tác sau khi thanh toán đã được hoàn tất.

- Chức năng chính của phiếu thu tiền bao gồm:

    + Ghi chép và xác định số tiền thực tế đã thanh toán để nhập vào quỹ. Đồng thời, nó cũng là cơ sở để kế toán và thủ quỹ của doanh nghiệp, tổ chức, cơ sở sản xuất kinh doanh ghi lại thu tiền và thực hiện các ghi chú kế toán liên quan. Mọi giao dịch tiền mặt hoặc ngoại tệ với khách hàng và đối tác đều phải được chứng minh bằng phiếu thu tiền.

    + Hỗ trợ hoạt động kiểm kê, đối chiếu công nợ, và theo dõi nguồn thu chi của doanh nghiệp. Điều này giúp đảm bảo rằng các hoạt động kinh doanh diễn ra công khai và minh bạch. Ngoài ra, phiếu thu tiền cũng là công cụ quan trọng trong việc báo cáo tài chính đối với cơ quan nhà nước, nghĩa vụ đóng thuế, và hoàn thuế.

+ Là bằng chứng và cơ sở rõ ràng nhất để giải quyết tranh chấp và rủi ro có thể xuất hiện trong quá trình kinh doanh. Trong phiếu thu tiền, mọi thông tin về bên trả tiền, bên nhận tiền, và thời điểm giao dịch được rõ ràng nêu bật, cung cấp xác nhận đầy đủ từ các bên liên quan.

1.2. Quy định về phiếu chi tiền

- Phiếu chi tiền là một trong các tài liệu quan trọng được sử dụng để ghi chép các chi phí, bao gồm cả các khoản chi bằng tiền mặt và ngoại tệ, trong hoạt động của doanh nghiệp, tổ chức, cơ sở sản xuất, và kinh doanh.

- Có nhiều trường hợp thực tế mà việc sử dụng phiếu chi tiền là cần thiết, bao gồm:

    + Mua nguyên vật liệu, dịch vụ, và hàng hóa từ nhà cung cấp.

    + Chi phí phát sinh để hỗ trợ hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp, tổ chức, và cơ sở sản xuất kinh doanh.

    + Chi xuất tiền mặt để gửi vào ngân hàng.

    + Chi xuất quỹ tiền mặt để thanh toán các khoản vay (ngắn hạn/dài hạn) đối với ngân hàng.

- Trong quá trình lập phiếu chi, kế toán cần đảm bảo rằng có đầy đủ thông tin, bao gồm nội dung chi, người chi, số tiền chi, thời gian chi, người nhận tiền, cũng như chữ ký của người lập phiếu, kế toán, thủ quỹ, và thủ trưởng. Điều này giúp đảm bảo tính chính xác và minh bạch trong quản lý chi phí và tài chính của tổ chức.

1.3. Quy định về dấu treo

Dấu treo là việc sử dụng con dấu của cơ quan hoặc tổ chức để đặt lên trang đầu, che phủ một phần tên của cơ quan hoặc tổ chức, hoặc tên của phụ lục đính kèm văn bản. Mục đích chính của việc áp dụng dấu treo là để xác nhận rằng văn bản được đóng dấu treo là một phần không thể thiếu của bản gốc. Đồng thời, văn bản đóng dấu treo cũng đại diện cho việc nội dung đã được kiểm tra và xác nhận, từ đó ngăn chặn tình trạng làm giả mạo hồ sơ, giấy tờ, hoặc thay đổi nội dung trong tài liệu.

Thường được áp dụng đặc biệt trong trường hợp văn bản đi kèm với nhiều phụ lục, dấu treo giúp tăng cường tính minh bạch và tính chính xác của hồ sơ. Khi thực hiện quá trình đóng dấu treo, người thực hiện cần tuân thủ các quy định và chuẩn mực, đồng thời quá trình này cũng đóng vai trò như một bước kiểm tra bổ sung, giúp đảm bảo tính toàn vẹn và xác thực của văn bản một lần nữa.

2. Phiếu thu tiền, phiếu chi tiền đóng dấu treo có hợp lệ không?

Trong các doanh nghiệp, tổ chức và cơ quan, việc sử dụng hoá đơn và chứng từ thường đòi hỏi sự kèm theo của bảng kê nhằm làm căn cứ cho quá trình thu, chi, cũng như để bổ sung thông tin. Do đó, quy trình đóng dấu treo trên những tài liệu này cần tuân thủ đúng quy định của pháp luật.

Theo Khoản 1 Điều 33 của Nghị định 30/2020/NĐ-CP về công tác văn thư, sử dụng con dấu trong công tác văn thư được quy định như sau:

- Khi đóng dấu treo, người đóng dấu cần thực hiện một cách rõ ràng, ngắn gọn, và theo chiều đúng, sử dụng mực đỏ theo quy định của pháp luật.

- Nếu đóng dấu lên chữ ký, người đóng dấu cần chèn dấu sao cho phần lớn của nó trùm lên khoảng 1/3 bên trái của chữ ký.

- Trong trường hợp văn bản có phụ lục, dấu sẽ được đóng lên trang đầu tiên, che phủ một phần tên cơ quan, tổ chức, hoặc tiêu đề của phụ lục.

- Khi đóng dấu treo, người đóng dấu cần chú ý rằng dấu nổi phải được đóng trên giấy, theo quy định của người đứng đầu cơ quan hoặc tổ chức.

Từ những quy định trên, có thể hiểu rằng, hiện nay, pháp luật không cụ thể quy định việc đóng dấu treo trên phiếu thu tiền, phiếu chi tiền. Thay vào đó, việc này sẽ tuân theo quy định của người đứng đầu cơ quan hoặc tổ chức. Do đó, việc có hoặc không có dấu treo trên phiếu thu tiền, phiếu chi tiền cũng được coi là hợp lệ, miễn là quá trình lập phiếu được thực hiện đúng theo quy định của pháp luật.

3. Phiếu chi tiền, phiếu thu có tất cả chữ ký nhưng không có dấu thì có hợp lệ?

Như đã được trình bày trước đó, phiếu thu và phiếu chi tiền được xem xét như là các tài liệu kế toán. Điều này là do chứng từ kế toán được định nghĩa như những vật liệu và giấy tờ mang tính phản ánh thông tin về các giao dịch, thông tin tài chính, kinh tế phát sinh trong quá trình vận hành của doanh nghiệp, cơ quan, tổ chức hoặc cơ sở kinh doanh. Các ví dụ điển hình về chứng từ kế toán bao gồm bảng thanh toán tiền lương, phiếu thu, phiếu chi, bảng thanh toán tiền thưởng, và nhiều loại khác.

Dựa trên quy định tại Điều 19 của Luật kế toán 2015, các quy định về việc ký chứng từ kế toán được miêu tả như sau:

- Các chứng từ kế toán cần phải có đầy đủ chữ ký theo chức danh được quy định trên chứng từ;

- Chữ ký trên các chứng từ kế toán phải được thực hiện bằng loại mực không phai, theo quy định;

- Chữ ký không được thực hiện bằng mực đỏ hoặc đóng dấu chữ ký đã được khắc sẵn, và cần tuân thủ một mẫu chữ ký thống nhất;

- Trong trường hợp người ký là người khiếm thị, nếu là người mù hoàn toàn, cần có người sáng mắt được phân công từ đơn vị tạo chứng từ chứng kiến quá trình ký. Đối với người khiếm thị không mù hoàn toàn, việc ký chứng từ kế toán phải tuân theo quy định của Luật kế toán;

- Thẩm quyền ký trên chứng từ kế toán phải thuộc về người có thẩm quyền hoặc người được uỷ quyền ký theo đúng thẩm quyền và quy định của pháp luật;

- Việc ký vào chứng từ kế toán trước khi ghi đủ nội dung thuộc trách nhiệm của người ký là vi phạm pháp luật và bị nghiêm cấm.

Như vậy, từ những phân tích trên, có thể nhận thấy rằng đối với phiếu chi tiền và phiếu thu tiền (là một loại chứng từ kế toán), việc cần có chữ ký từ người có thẩm quyền hoặc người được uỷ quyền theo quy định của pháp luật là bắt buộc, trong khi không yêu cầu sự hiện diện của dấu. Tuy nhiên, trong trường hợp của phiếu thu tiền và phiếu chi tiền có sử dụng dấu treo, việc đóng dấu phải tuân theo quy định của pháp luật để được xem xét là hợp lệ.

4. Khi nào cần đóng dấu treo trên phiếu thu tiền, phiếu chi tiền?

Như đã được trình bày trước đó, dấu treo được định nghĩa là dấu được áp dụng lên trang đầu hoặc che phủ một phần tên của cơ quan, tổ chức, hoặc tên của phụ lục đi kèm với văn bản, mà văn bản đó được phát hành bởi doanh nghiệp, cơ quan, tổ chức đó. Thực tế, việc sử dụng dấu treo thường xuyên xảy ra trong các tình huống sau đây:

- Trường hợp 1: Khi văn bản được phát hành bởi cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp và người ký không phải là người có thẩm quyền đặt dấu lên chữ ký của mình (ví dụ, trong trường hợp văn bản do Phòng Cộng tác Sinh viên ban hành hoặc Quyết định xử phạt hành chính được ban hành bởi cơ quan có thẩm quyền…).

- Trường hợp 2: Khi văn bản chính của cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp được sử dụng để đóng dấu lên các phụ lục kèm theo, hoặc các văn bản pháp luật.

Do đó, đối với phiếu thu tiền và phiếu chi tiền, hai loại văn bản này không yêu cầu việc sử dụng dấu treo. Hành động đóng dấu treo có ý nghĩa trong việc xác nhận sự xác thực và ngăn chặn nguy cơ làm giả mạo hoặc thay thế tài liệu.

Bài viết liên quan: Khi nhập, xuất quỹ tiền mặt phải có phiếu thu, phiếu chi hay không?

Luật Minh Khuê xin tiếp nhận yêu cầu tư vấn của quý khách hàng qua số hotline: 1900.6162 hoặc email: lienhe@luatminhkhue.vn. Xin trân trọng cảm ơn!