Quy định về các thông tin danh tính điện tử của cơ quan, tổ chức?

1. 08 thông tin cơ bản về danh tính điện tử của cơ quan, tổ chức

Danh tính điện tử là thông tin của một cơ quan, tổ chức hoặc cá nhân trong hệ thống định danh và xác thực điện tử. Hệ thống này cho phép xác định duy nhất cá nhân, cơ quan, tổ chức đó trên môi trường điện tử, đảm bảo rằng thông tin danh tính không bị trùng lặp hoặc nhầm lẫn.

Theo Điều 6 của Nghị định 69/2024/NĐ-CP, thông tin danh tính điện tử của cơ quan, tổ chức bao gồm 8 mục chính như sau:

- Số định danh của cơ quan, tổ chức: Đây là dãy số tự nhiên duy nhất được hệ thống định danh và xác thực điện tử xác lập. Số này đóng vai trò quan trọng trong việc quản lý danh tính điện tử của cơ quan, tổ chức.

- Tên cơ quan, tổ chức: Thông tin này bao gồm tên tiếng Việt, tên viết tắt (nếu có), và tên tiếng nước ngoài (nếu có). Điều này giúp đảm bảo rằng tên của cơ quan, tổ chức được nhận diện đúng đắn trên tất cả các tài liệu và hệ thống.

- Ngày, tháng, năm thành lập: Thông tin về ngày thành lập giúp xác định thời gian hoạt động của cơ quan, tổ chức.

- Địa chỉ trụ sở chính: Đây là địa chỉ chính thức của cơ quan, tổ chức, nơi mà các hoạt động quản lý và điều hành chính diễn ra.

Mã số thuế (nếu có): Thông tin này giúp cơ quan, tổ chức thực hiện các nghĩa vụ về thuế theo quy định của pháp luật.

- Mã số doanh nghiệp (nếu có): Mã số này được cấp cho các doanh nghiệp và dùng để quản lý các hoạt động kinh doanh của họ.

- Mã định danh điện tử của cơ quan, tổ chức (nếu có): Đây là mã số đặc biệt dành riêng cho việc xác thực điện tử của cơ quan, tổ chức trong các giao dịch điện tử.

- Họ, chữ đệm và tên, số định danh cá nhân (hoặc số định danh của người nước ngoài) của người đại diện theo pháp luật hoặc người đứng đầu cơ quan, tổ chức: Thông tin này liên quan đến người đại diện theo pháp luật hoặc người đứng đầu cơ quan, tổ chức. Người này có trách nhiệm thực hiện các thủ tục cấp tài khoản định danh điện tử cho cơ quan, tổ chức.

Những thông tin trên đều rất quan trọng và cần thiết để đảm bảo rằng danh tính điện tử của cơ quan, tổ chức được xác thực và quản lý chính xác, minh bạch. Số định danh của cơ quan, tổ chức là yếu tố then chốt, được hệ thống định danh và xác thực điện tử thiết lập nhằm quản lý danh tính điện tử một cách duy nhất và không thể nhầm lẫn. Thông qua các thông tin này, các cơ quan, tổ chức có thể thực hiện các giao dịch điện tử một cách an toàn, bảo mật và hiệu quả.

2. Quy trình đăng ký và cung cấp thông tin tài khoản định danh điện tử đối với cơ quan, tổ chức

Tại Điều 12 của Nghị định 69/2024/NĐ-CP, quy định chi tiết về trình tự, thủ tục cấp tài khoản định danh điện tử cho cơ quan, tổ chức bao gồm các bước và yêu cầu cụ thể như sau:

Bước 1: Đăng nhập và nộp yêu cầu trực tuyến

Người đại diện theo pháp luật, người đứng đầu cơ quan, tổ chức, hoặc người được ủy quyền bởi người đại diện theo pháp luật hoặc người đứng đầu, sử dụng tài khoản định danh điện tử mức độ 02 của mình để đăng nhập vào Ứng dụng định danh quốc gia. Sau khi đăng nhập, người này cần cung cấp đầy đủ các thông tin theo hướng dẫn trên ứng dụng và gửi yêu cầu đề nghị cấp tài khoản định danh điện tử cho cơ quan, tổ chức. Đối với các tổ chức có nhiều người đại diện theo pháp luật, việc gửi yêu cầu chỉ được thực hiện sau khi có sự đồng ý của tất cả những người đại diện đó.

Bước 2: Nộp hồ sơ trực tiếp

Trong trường hợp chọn nộp hồ sơ trực tiếp, người đại diện theo pháp luật, người đứng đầu cơ quan, tổ chức hoặc người được ủy quyền sẽ thực hiện kê khai Phiếu đề nghị cấp tài khoản định danh điện tử dùng cho cơ quan, tổ chức theo mẫu TK02 ban hành kèm theo Nghị định 69/2024/NĐ-CP. Sau khi hoàn tất việc kê khai, hồ sơ cần được nộp tại Cơ quan quản lý định danh và xác thực điện tử hoặc cơ quan quản lý căn cước tại địa phương thuận tiện nhất.

Bước 3: Kiểm tra và xác thực thông tin

Cơ quan quản lý định danh và xác thực điện tử sẽ tiến hành kiểm tra và xác thực thông tin về cơ quan, tổ chức dựa trên các cơ sở dữ liệu quốc gia như Cơ sở dữ liệu quốc gia về đăng ký doanh nghiệp, cơ sở dữ liệu quốc gia và các cơ sở dữ liệu chuyên ngành khác. Nếu thông tin về cơ quan, tổ chức chưa có trong các cơ sở dữ liệu này, cơ quan sẽ tiến hành xác minh bổ sung để đảm bảo tính chính xác và đầy đủ của thông tin.

Bước 4: Thông báo kết quả

Sau khi hoàn tất việc kiểm tra và xác thực thông tin, cơ quan quản lý định danh và xác thực điện tử sẽ thông báo kết quả đăng ký cấp tài khoản định danh điện tử cho người đại diện theo pháp luật, người đứng đầu cơ quan, tổ chức thông qua ứng dụng định danh quốc gia, số thuê bao di động chính chủ hoặc địa chỉ thư điện tử.

Trong trường hợp không đủ điều kiện để cấp tài khoản định danh điện tử, cơ quan quản lý định danh và xác thực điện tử sẽ thông báo bằng văn bản, tin nhắn hoặc qua tài khoản định danh điện tử của người thực hiện đăng ký. Thông báo này sẽ bao gồm các lý do chi tiết về việc không đủ điều kiện để người đăng ký có thể điều chỉnh hoặc bổ sung thông tin cần thiết.

3. Lưu ý khi đăng ký và cung cấp thông tin danh tính điện tử

Việc đăng ký và cung cấp thông tin danh tính điện tử của cơ quan, tổ chức là một quá trình quan trọng và đòi hỏi sự cẩn trọng, chính xác. Dưới đây là một số lưu ý cần thiết mà các cơ quan, tổ chức phải tuân thủ:

Cung cấp thông tin đầy đủ, chính xác và cập nhật

Trước hết, thông tin danh tính điện tử phải được cung cấp một cách đầy đủ, không thiếu sót bất kỳ chi tiết nào cần thiết. Tất cả các thông tin cung cấp phải chính xác, phản ánh đúng thực trạng của cơ quan, tổ chức. Điều này bao gồm cả tên, địa chỉ, số định danh, mã số thuế, và các thông tin liên quan khác. Ngoài ra, khi có bất kỳ sự thay đổi nào về thông tin, cơ quan, tổ chức phải cập nhật kịp thời để đảm bảo rằng thông tin danh tính điện tử luôn phản ánh đúng tình trạng hiện tại.

Bảo mật và sử dụng thông tin đúng mục đích

Cơ quan, tổ chức có trách nhiệm bảo mật thông tin danh tính điện tử của mình. Thông tin này không chỉ cần được bảo vệ khỏi các hành vi truy cập trái phép mà còn phải được sử dụng đúng mục đích đã đăng ký và quy định. Việc bảo mật này bao gồm áp dụng các biện pháp kỹ thuật và tổ chức nhằm ngăn chặn rủi ro về an ninh thông tin.

Tuân thủ quy định pháp luật và xử lý vi phạm

Việc sử dụng thông tin danh tính điện tử phải tuân thủ nghiêm ngặt các quy định của pháp luật. Bất kỳ hành vi sử dụng thông tin danh tính điện tử trái quy định, bao gồm sử dụng sai mục đích, chia sẻ trái phép hoặc làm giả thông tin, sẽ bị xử lý nghiêm minh theo quy định của pháp luật. Các hình thức xử lý có thể bao gồm cảnh cáo, phạt tiền, hoặc các biện pháp xử lý khác tùy theo mức độ vi phạm.

Những lưu ý trên nhằm đảm bảo rằng thông tin danh tính điện tử của cơ quan, tổ chức được quản lý một cách hiệu quả, an toàn và hợp pháp, đồng thời tạo điều kiện thuận lợi cho các hoạt động giao dịch điện tử diễn ra một cách suôn sẻ và bảo mật.

Xem thêm: Nguyên tắc định danh và xác thực điện tử được quy định như thế nào?

Quý khách còn vướng mắc về vấn đề trên hoặc mọi vấn đề pháp lý khác, xin vui lòng liên hệ trực tiếp với chúng tôi qua Luật sư tư vấn pháp luật trực tuyến theo số điện thoại 1900.6162 để được Luật sư tư vấn pháp luật trực tiếp qua tổng đài kịp thời hỗ trợ và giải đáp mọi thắc mắc.

Nếu quý khách cần báo giá dịch vụ pháp lý thì quý khách có thể gửi yêu cầu báo phí dịch vụ đến địa chỉ email: lienhe@luatminhkhue.vn để nhận được thông tin sớm nhất! Rất mong nhận được sự hợp tác và tin tưởng của quý khách! Luật Minh Khuê xin trân trọng cảm ơn!