1. Đăng ký cấp Chứng thư số trong công ty TNHH hai thành viên trở lên

Khi có nhu cầu mua chữ ký số, công ty TNHH với ít nhất 2 thành viên có thể liên hệ với nhà cung cấp dịch vụ chữ ký số để được hướng dẫn cụ thể về quy trình, hồ sơ, và lệ phí, tuân theo quy định của pháp luật về chữ ký số.

Tuy nhiên, nói chung, quá trình mua chữ ký số của công ty sẽ tuân theo các bước sau:

Phần Hồ sơ:

1. Đơn đề nghị cấp chứng thư số theo mẫu từ tổ chức cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký số công cộng.

2. Bản sao từ sổ gốc, bản sao có chứng thực hoặc bản chính được nộp để so sánh với các tài liệu sau đây:

Quyết định thành lập hoặc quyết định quy định về chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức, hoặc Giấy chứng nhận đăng ký công ty hoặc Giấy chứng nhận đầu tư.
Chứng minh thư nhân dân, căn cước công dân, hoặc hộ chiếu của người đại diện theo pháp luật của công ty tư nhân.

3. Văn bản ủy quyền cho người thay mặt công ty TNHH 2 thành viên trở lên nếu họ không phải là người đại diện theo pháp luật của công ty TNHH 2 thành viên trở lên.

Bên cạnh đó, để sử dụng chữ ký số, công ty TNHH 2 thành viên trở lên phải có một cặp khóa bao gồm khóa bí mật và khóa công khai. Công ty có thể tự tạo cặp khóa hoặc yêu cầu bằng văn bản để tổ chức cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký số công cộng tạo cặp khóa cho họ.

Chi tiết về việc tạo khóa, phân phối khóa và công bố chứng thư số với khóa công khai mới có thể tìm hiểu thêm tại phần "Tạo, phân phối, thay đổi khóa cho thuê bao chứng thư số".

Phần Quy trình cấp chứng thư số:

1. Kiểm tra hồ sơ: Tổ chức cung cấp dịch vụ chữ ký số kiểm tra hồ sơ dựa trên các tiêu chí sau:

Thông tin trong hồ sơ đề nghị cấp chứng thư số của thuê bao là chính xác.
Khóa công khai trên chứng thư số sẽ được cấp là duy nhất và cùng cặp với khóa bí mật của người đề nghị cấp chứng thư số.

2. Cấp chứng thư số: Sau khi kiểm tra hồ sơ và đảm bảo đáp ứng các tiêu chí trên, tổ chức cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký số công cộng cấp chứng thư số cho công ty. Chứng thư số chỉ được cấp cho người đề nghị cấp và phải đáp ứng đầy đủ các yêu cầu của chứng thư số theo quy định của pháp luật.

3. Công bố chứng thư số:

Tổ chức cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký số công cộng chỉ được công bố chứng thư số đã cấp cho công ty TNHH 2 thành viên trở lên trên cơ sở dữ liệu về chứng thư số của mình sau khi có xác nhận từ công ty TNHH 2 thành viên trở lên về tính chính xác của thông tin trên chứng thư số đó.
Thời hạn để công bố chứng thư số: không quá 24 giờ sau khi có xác nhận từ công ty TNHH 2 thành viên trở lên về tính chính xác của thông tin trên chứng thư số, trừ trường hợp có thỏa thuận khác.

Lưu ý:

Tổ chức cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký số công cộng không được từ chối cấp chứng thư số cho công ty TNHH 2 thành viên trở lên đề nghị cấp chứng thư số trừ khi có lý do hợp lệ.
Tổ chức cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký số công cộng phải đảm bảo an toàn trong toàn bộ quá trình tạo và chuyển giao chứng thư số cho công ty.

>> Xem thêm Chứng thư số là gì? Phân biệt chứng thư số và chữ ký số

2. Gia hạn Chứng thư số trong công ty TNHH hai thành viên trở lên

Công ty TNHH với ít nhất 2 thành viên được ủy quyền yêu cầu gia hạn chứng thư số ít nhất 30 ngày trước ngày hết hạn, và nếu có bất kỳ thay đổi nào liên quan đến khóa công khai trên chứng thư số, công ty phải cung cấp thông tin chi tiết về những thay đổi này.

Quy trình gia hạn chứng thư số sẽ được thực hiện và hoàn tất bởi tổ chức cung cấp dịch vụ chứng thực chứng thư số công cộng trước khi chứng thư số hết hiệu lực.

Các bước cụ thể liên quan đến việc tạo khóa, phân phối khóa và công bố chứng thư số với khóa công khai mới sẽ được thực hiện theo hướng dẫn tại các công việc sau:

Tạo, phân phối, thay đổi khóa;
Đăng ký cấp Chứng thư số.

3. Tạm dừng, phục hồi Chứng thư số trong công ty TNHH hai thành viên trở lên

Có bốn tình huống mà chứng thư số đã được cấp cho công ty TNHH với ít nhất 2 thành viên có thể bị tạm dừng:

1. Công ty TNHH 2 thành viên trở lên có thể yêu cầu tổ chức cung cấp dịch vụ chữ ký số tạm dừng chứng thư số dựa trên một Văn bản đề nghị, và nhà cung cấp dịch vụ phải xác minh tính chính xác của yêu cầu này. Lưu ý: Nếu người thực hiện thủ tục này không phải là người đại diện theo pháp luật của công ty, họ cần cung cấp một Văn bản ủy quyền hợp lệ.

2. Chứng thư số có thể bị tạm dừng nếu tổ chức cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký số có căn cứ để xác định rằng chứng thư số đã cấp không tuân theo quy định hoặc có lỗi gây ảnh hưởng đến quyền lợi của công ty được cấp chứng thư số và người nhận. Chi tiết về việc cấp chứng thư số có thể được xem trong các công việc sau đây: - Tạo, phân phối, thay đổi khóa; - Đăng ký cấp Chứng thư số.

3. Cơ quan tiến hành tố tụng, cơ quan an ninh hoặc Bộ Thông tin và Truyền thông có thể yêu cầu tạm dừng chứng thư số.

4. Chứng thư số có thể bị tạm dừng theo điều kiện được quy định trong hợp đồng giữa công ty được cấp chứng thư số và tổ chức cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký số công cộng.

Khi có cơ sở để tạm dừng, tổ chức cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký số công cộng sẽ thực hiện tạm dừng chứng thư số và thông báo đến công ty sở hữu chứng thư số. Họ cũng sẽ cập nhật thông tin liên quan đến quá trình tạm dừng trên cơ sở dữ liệu về chứng thư số.

Khi không còn cơ sở để tạm dừng chứng thư số hoặc thời hạn tạm dừng theo yêu cầu đã hết, tổ chức cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký số công cộng phải khôi phục lại chứng thư số cho công ty. Khôi phục chứng thư số của công ty TNHH 2 thành viên trở lên có thể được thực hiện khi không còn cơ sở để tạm dừng hoặc khi thời hạn tạm dừng theo yêu cầu đã hết.

4. Thu hồi chứng thư số trong công ty TNHH hai thành viên trở lên

Chứng thư số, mà đã được cấp cho doanh nghiệp, có thể bị thu hồi trong bốn tình huống dưới đây:

Doanh nghiệp có thể yêu cầu tổ chức cung cấp dịch vụ chữ ký số thu hồi chứng thư số dựa trên một Văn bản đề nghị, và nhà cung cấp dịch vụ phải xác minh tính chính xác của yêu cầu này. Lưu ý: Nếu người thực hiện thủ tục này không phải là người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp, họ cần cung cấp một Văn bản ủy quyền hợp lệ.
Chứng thư số sẽ bị thu hồi nếu doanh nghiệp giải thể hoặc phá sản.
Thu hồi chứng thư số có thể xảy ra khi có yêu cầu từ cơ quan tiến hành tố tụng, cơ quan công an hoặc Bộ Thông tin và Truyền thông.
Chứng thư số có thể bị thu hồi theo điều kiện được quy định trong hợp đồng giữa doanh nghiệp và nhà cung cấp dịch vụ.

Khi có cơ sở để thu hồi, tổ chức cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký số công cộng phải thực hiện việc thu hồi chứng thư số. Họ cũng cần thông báo cho doanh nghiệp sở hữu chứng thư số về việc thu hồi này, đồng thời cập nhật thông tin liên quan đến việc thu hồi trên cơ sở dữ liệu về chứng thư số.

5. Tạo, phân phối, thay đổi khóa cho thuê bao chứng thư số trong công ty TNHH hai thành viên trở lên

Để đảm bảo an toàn trong việc chuyển giao khóa bí mật đến công ty, có những quy định quan trọng cần tuân theo:

Tổ chức cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký số công cộng phải tạo cặp khóa và đảm bảo an toàn khi chuyển giao khóa bí mật đến công ty TNHH với ít nhất 2 thành viên. Tổ chức này chỉ được giữ bản sao của khóa bí mật khi công ty TNHH có yêu cầu bằng văn bản, theo mẫu "Giấy yêu cầu lưu giữ bản sao của khóa bí mật".
Khi có nhu cầu thay đổi cặp khóa, công ty cần có Giấy đề nghị thay đổi khóa và gửi đến tổ chức cung cấp dịch vụ chữ ký số. Quá trình tạo khóa mới, phân phối khóa và công bố chứng thư số với khóa công khai mới phải tuân theo hướng dẫn được cung cấp.

Đây là những quy định cơ bản về việc tạo, phân phối và thay đổi cặp khóa. Để biết rõ chi tiết hơn, công ty TNHH với ít nhất 2 thành viên cần liên hệ với tổ chức cung cấp dịch vụ chữ ký số để hiểu chính sách cụ thể và tuân theo hướng dẫn tương ứng.

Chú ý: Nếu người thực hiện thủ tục trên không phải là người đại diện theo pháp luật của công ty, họ phải xuất trình văn bản ủy quyền hợp lệ cho từng thủ tục cụ thể, bao gồm:

Giấy ủy quyền để đề nghị cấp khóa.
Giấy ủy quyền để yêu cầu lưu giữ bản sao của khóa bí mật.
Giấy ủy quyền để đề nghị thay đổi khóa.

Công ty Luật Minh Khuê tận tâm và cam kết ưu tiên hóa lợi ích của khách hàng, hướng tới mục tiêu trở thành một đối tác pháp lý đáng tin cậy. Chúng tôi không chỉ cung cấp các dịch vụ tư vấn pháp lý, mà còn chia sẻ kiến thức và thông tin quan trọng, giúp bạn thấu hiểu sâu hơn về các khía cạnh pháp lý. Dù bạn đang đối diện với vấn đề pháp lý phức tạp hay đơn giản là cần tư vấn vài câu hỏi, xin đừng ngần ngại liên hệ với chúng tôi thông qua dịch vụ Tổng đài tư vấn pháp luật trực tuyến. Chúng tôi sẽ luôn sẵn sàng phục vụ bạn qua số hotline: 1900.6162. Hơn nữa, bạn cũng có thể gửi yêu cầu cụ thể và mô tả chi tiết vấn đề của mình thông qua địa chỉ email: lienhe@luatminhkhue.vn. Đội ngũ chuyên nghiệp và tận tâm của chúng tôi cam kết luôn hỗ trợ và giải quyết mọi thắc mắc của bạn một cách nhanh chóng và hiệu quả. Chúng tôi xin chân thành cảm ơn sự hợp tác và lòng tin mà quý khách hàng dành cho chúng tôi!