1. Nộp yêu cầu cấp bản sao trích lục hộ tịch ở đâu?
Trích lục hộ tịch là văn bản do cơ quan nhà nước có thẩm quyền cấp nhằm chứng minh sự kiện hộ tịch của cá nhân đã đăng ký tại cơ quan đăng ký hộ tịch. Bản chính trích lục hộ tịch được cấp ngay sau khi sự kiện hộ tịch được đăng ký.
Trích lục hộ tịch bao gồm:
- Bản chính trích lục hộ tịch được cấp ngay sau khi sự kiện hộ tịch được đăng ký.
- Bản sao trích lục hộ tịch bao gồm:
+ Bản sao trích lục hộ tịch được cấp từ Cơ sở dữ liệu hộ tịch
+ Bản sao trích lục hộ tịch được chứng thực từ bản chính
- Có thể nộp yêu cầu trích lục bản sao trích lục hộ tịch bằng cách nộp trực tiếp, trực tuyến, dịch vụ bưu chính
2. Thủ tục cấp bản sao trích lục hộ tịch
Thủ tục cấp bản sao trích lục hộ tịch được quy định Quyết định 2228/QĐ-BTP năm 2022 của Bộ Tư pháp như sau:
Bước 1: Chuẩn bị hồ sơ yêu cầu cấp bản sao trích lục hộ tịch:
- Tờ khai đề nghị bản sao Trích lục hộ tịch theo mẫu trong trường hợp người yêu cầu là cá nhân hoặc văn bản yêu cầu cấp bản sao Trích lục hộ tịch nêu rõ lý do trong trường hợp người yêu cầu là cơ quan, tổ chức (nếu nộp hồ sơ trực tiếp)
- Biểu mẫu điện tử tương tác cấp bản sai Giấy khai sinh, bản sao Trích lục hộ tịch (nếu nộp hồ sơ trực tuyến)
Người có yêu cầu cấp bản sao Trích lục hộ tịch thực hiện việc nộp/ xuất trình (theo hình thức trực tiếp) hoặc tải lên (theo hình thức trực tuyến) các giấy tờ sau:
- Giấy tờ phải nộp: Văn bản uỷ quyền theo quy định của pháp luật trong trường hợp uỷ quyền thực hiện yêu cầu cấp bản sao Trích lục hộ tịch. Trường hợp người được uỷ quyền là ông, bà, cha, mẹ, con, vợ, chồng, anh, chị, em ruột của người uỷ quyền thì văn bản uỷ quyền không phải chứng thực
- Giấy tờ phải xuất trình: Hộ chiếu hoặc Chứng minh nhân dân hoặc các giấy tờ khác có dán ảnh và thông tin cá nhân do cơ quan có thẩm quyền cấp, còn giá trị sử dụng để chứng minh về nhân thân của người có yêu cầu cấp xác nhận thông tin hộ tịch.
Trường hợp các thông tin cá nhân trong các giấy tờ này đã có trong Cơ sở dữ liệu quốc gia về dân cư, Cơ sở dữ liệu hộ tịch điện tử, được hệ thống điền tự động thì không phải xuất trình (theo hình thức trực tiếp) hoặc tải lên (theo hình thức trực tuyến)
Trương hợp gửi hồ sơ qua hệ thống bưu chính thì phải gửi kèm theo bản sao có chứng thực các giấy tờ phải xuất trình nêu trên
Lưu ý:
- Đối với hồ sơ nộp trực tiếp:
+ Đối với giấy tờ xuất trình, người tiếp nhận kiểm tra, đối chiếu với thông tin trong tờ khai, chụp lại hoặc ghi lại thông tin để lưu trong hồ sơ và trả lại cho người xuất trình, không được yêu cầu nộp bản sao hoặc bản chụp giấy tờ đó.
+ Người yêu cầu đăng ký hộ tịch có thể nộp bản sao chứng thực từ bản chính hoặc bản sao được cấp từ sổ gốc hoặc bản chụp kèm theo bản chính giấy tờ để đối chiếu.
+ Trường hợp nộp bản chụp kèm theo bản chính giấy tờ thì người tiếp nhận kiểm tra, đối chiếu bản chụp với bản chính và ký các nhận, không được yêu cầu nộp bản sao giấy tờ đó.
+ Người tiếp nhận không được yêu cầu người đăng ký hộ tịch nộp thêm giây tờ mà pháp luật hộ tịch không quy định phải nộp.
- Đối với hồ sơ trực tuyến
+ Bản chụp các giấy tờ gửi kèm phải rõ nét, đầy đủ, toàn vẹn về nội dung, là bản chụp bằng máy ảnh, điện thoại hoặc được chụp, được quét bằng thiết bị điện tử, từ giấy tờ được cấp hợp lệ, còn giá trị sử dụng
+ Nếu là giấy tờ do cơ quan có thẩm quyền nước ngoài cấp thì phải được hợp pháp hoá lãnh sự.
+ Trường hợp nhận kết quả tại cơ quan đăng ký hộ tịch, phải xuất trình giấy tờ tuỳ thân; nộp các giấy tờ, tài liệu là thành phần hồ sơ cấp bản sao Trích lục hộ tịch, phải xuất trình giấy tờ tuỳ thân; nộp các giấy tờ, tài liệu là thành phần hồ sơ cấp bản sao Trích lục hộ tịch theo quy định pháp luật hộ tịch.
+ Trường hợp giấy tờ, tài liệu phải gửi kèm trong hồ sơ đã có bản sao điện tử hoặc đã có bản điện tử giấy tờ hộ tịch thì người yêu cầu được dử dụng bản điện tử này.
Bước 2: Nộp hồ sơ
Nộp hồ sơ và lệ phí:
- Nộp hồ sơ trực tiếp:
+ Nếu lựa chọn hình thức này thì người có yêu cầu cấp bản sao Trích lục hộ tịch nộp hồ sơ tại Bộ phận một cửa/ Trung tâm hành chính công của Cơ quan quản lý Cơ sở dữ liệu hộ tịch điện tử có thẩm quyền.
+ Nộp phí và lệ phí
- Nộp hồ sơ trực tuyến:
+ Nếu lựa chọn hình thức này thì truy cập Cổng dịch vụ công quốc gia tại địa chỉ https://dichvucong.gov.vn hoặc Cổng dịch vụ công cấp tỉnh.
+ Đăng ký tài khoản (nếu chưa có tài khoản), xác thực người dùng theo hướng dẫn, đăng nhập vào hệ thống, xác định đúng Cơ quan quản lý Cơ sở dữ liệu hộ tịch điện tử có thẩm quyền.
+ Cung cấp thông tin theo biểu mẫu điện tử tương tác, đính kèm bản chụp hoặc bản sao điện tử các giấy tờ, tà liệu liên quan đến nội dung đề nghị cấp bản sao Trích lục hộ tịch.
+ Nộp phí, lệ phí trực tuyến hoặc bằng cách thức khác theo quy định pháp luật, hoàn tất việc nộp hồ sơ
Kiểm tra hồ sơ:
- Đối với hình thức nộp hồ sơ trực tiếp:
+ Cán bộ tiếp nhận hồ sơ tại Bộ phận một cửa kiểm tra tính chính xác, đầy đủ, thống nhất, hợp lệ của hồ sơ
+ Trường hợp hồ sơ đầy đủ, hợp lệ thì tiếp nhận hồ sơ; nếu tiếp nhận hồ sơ sau 15 giờ thì có Phiếu hẹn, trả kết quả cho người có yêu cầu trong ngày là việc
+ Trường hợp hồ sơ chưa đầy đủ, hợp lệ thì có thông báo cho người yêu cầu bổ sung, hoàn thiện hồ sơ, nêu rõ loại giấy tờ, nội dung cần bổ sung để người có yêu cầu bổ sung, hoàn thiện. Nếu không bổ sung, hoàn thiện được hồ sơ thì chối giải quyết yêu cầu cấp bản sao Trích lục hộ tịch.
- Đối với hình thức nộp hồ sơ trực tuyến:
+ Trường hợp hồ sơ đầy đủ, hợp lệ thì gửi ngay phiếu hẹn, trả kết quả qua thư điện tử hoặc gửi tin nhắn hẹn trả kết quả kết quả qua điện thoại di động cho người có yêu cầu.
+ Nội dung biểu mẫu Trích lục hộ tịch điện tử được gửi lại cho người yêu cầu qua thư điện tử hoặc thiết bị số để xác nhận (tối đa 1 ngày). Nếu không có phản hồi sau thời hạn yêu cầu thì công chức làm công tác hộ tịch in bản sao Trích lục trình Thủ trưởng Cơ quan quản lý Cơ sở dữ liệu hộ tịch điện tử ký, chuyển tới Bộ phận một cửa để trả kết quả cho người có yêu cầu.
+ Trường hợp hồ sơ chưa đầy đủ, hợp lệ thì có thông báo cho người yêu cầu bổ sung, hoàn thiện hồ sơ, nêu rõ loại giấy tờ, nội dung cần bổ sung để người có yêu cầu bổ sung, hoàn thiện. Nếu không bổ sung, hoàn thiện được hồ sơ thì chối giải quyết yêu cầu cấp bản sao Trích lục hộ tịch.
Nhận kết quả:
Người có yêu cầu cấp bản sao Trích lục hộ tịch được nhận kết quả theo một trong các phương thức sau đây:
- Nhận bản điện tử qua thư điện tử, kho quản lý dữ liệu điện tử của tổ chức, cá nhân đó
- Nhận bản điện tử gửi vào thiết bị số, thông qua phương pháp truyền số liệu phù hợp, đảm bảo an toàn, bảo mật thông tin
- Nhận kết quả qua hệ thống bưu chính
- Nhận kết quả tại cơ quan đăng ký hộ tịch
3. Cấp bản sao trích lục hộ tịch từ Cơ sở dữ liệu hộ tịch điện tử, xác nhận thông tin hộ tịch
Quy định về cấp bản sao trích lục hộ tịch từ Cơ sở dữ liệu hộ tịch điện tử, xác nhận thông tin hộ tịch được quy định tại Điều 13 Nghị định 87/2020/NĐ-CP như sau:
- Cơ quan có thẩm quyền theo quy định tại khoản 1, khoản 2, khoản 3, khoản 4 Điều 8 Nghị Định 87/2020/NĐ-CP cấp bản sao trích lục hộ tịch theo yêu cầu của cá nhân, không phụ thuộc vào nơi đã đăng ký việc hộ tịch và nơi cư trú của người có yêu cầu.
- Cơ quan có thẩm quyền theo quy định tại khoản 2, khoản 3, khoản 4 Điều 8 Nghị định 87/2020/NĐ-CP cấp xác nhận thông tin hộ tịch đối với trường hợp cá nhân có yêu cầu khai thác thông tin từ nhiều việc đăng ký hộ tịch hoặc xác nhận các thông tin hộ tịch của một cá nhân hoặc khai thác thông tin hộ tịch của nhiều người.
- Người có yêu cầu cấp xác nhận thông tin hộ tịch phải cung cấp thông tin theo biểu mẫu điện từ tương tác, đính kèm bản chụp hoặc bản sao điện tử các giấy tờ, tài liệu có liên quan đến nội dung đề nghị xác nhận thông tin hộ tịch trong trường hợp nộp hơ sơ trực tuyến.
Trường hợp nộp hồ sơ trực tiếp tại cơ quan đăng ký hộ tịch hoặc gửi hồ sơ qua hệ thống bưu chính thì phải nộp tờ khai đề nghị xác nhận thông tin hộ tịch theo mẫu, xuất trình bản chính hoặc nộp bản sao có chứng thực các giấy tờ, tài liệu có liên quan đến nội dung đề nghị xác nhận thông tin hộ tịch.
Trong thời hạn 3 ngày làm việc kể từ ngày tiếp nhận hồ sơ, cơ quan đăng ký, quản lý hộ tịch có thẩm quyền thẩm tra hồ sơ, đối chiếu thông tin trong Cơ sở dữ liệu hộ tịch điện từ, nếu thấy thông tin đề nghị xác nhận là đúng thì có văn bản xác nhận thông tin hộ tịch trả cho người có yêu cầu. Trường hợp phải kiểm tra, xác minh thì thời hạn có thể kéo dài nhưng không quá 10 ngày làm việc.
Tham khảo: Hướng dẫn trình tự, thủ tục xin cấp bản sao trích lục giấy khai sinh
Trên đây là các quy định về vấn đề cấp bản sao Trích lục hộ tịch. Ngoài ra có thể tham khảo thêm: thủ tục xin trích lục hộ tịch: sao lưu chứng minh thư, hộ chiếu, giấy khai sinh. Nếu quy khách còn thắc mắc xin vui lòng liên hệ đến tổng đài 19006162 hoặc gửi thông tin đến địa chỉ email lienhe@luatminhkhue.vn.
