Thủ tục cấp lại sổ hộ khẩu bị mất, rách, hỏng như thế nào?

1.1 Các trường được xin cấp lại sổ hộ khẩu.

Sổ hộ khẩu là giấy tờ ghi nhận nơi cư trú của công dân và các thành viên trong gia đình, căn cứ theo khoản 2 Điều 9 Luật cư trú năm 2006, (Luật cư trú sửa đổi, bổ sung năm 2013) thì Công dân có quyền được cấp, cấp đổi, cấp lại sổ hộ khẩu. Điều 24 khoản 2 Luật cư trú 2006 quy định về trường hợp sổ hộ khẩu bị hư hỏng thì đượa đổi, bị mất thì được cấp lại:

- Sổ hộ khẩu bị cháy, mục, mủn, nát.

- Sổ hộ khẩu bị ướt, rách.

- Sổ hộ khẩu bị bung ghim, chuột gặm, mất góc,...

- Sổ hộ khẩu bị cướp giật, trộm mất, rơi mất,...

- Sổ hộ khẩu bị thất lạc.

Điều 24. Sổ hộ khẩu

1. Sổ hộ khẩu được cấp cho hộ gia đình hoặc cá nhân đã đăng ký thường trú và có giá trị xác định nơi thường trú của công dân.

2. Sổ hộ khẩu bị hư hỏng thì được đổi, bị mất thì được cấp lại.

3. Bộ Công an phát hành mẫu sổ hộ khẩu và hướng dẫn việc cấp, cấp lại, đổi, sử dụng, quản lý sổ hộ khẩu thống nhất trong toàn quốc.

Trong trường hợp sổ hộ khẩu bị mất, bị hư hỏng thì công dân có thể thực hiện thủ tục xin cấp lại, cấp đổi sổ hộ khẩu theo quy định của pháp luật về cư trú.

1.2. Trình tự, thủ tục xin cấp lại sổ hộ khẩu khi bị mất.

- Hồ sơ bao gồm:

+ 1 phiếu báo thay đổi hộ khẩu, nhân khẩu ( mẫu HK02).

+ Chứng minh thư nhân dân (nếu còn) của các nhân khẩu trong sổ hộ khẩu cũ.

+ Xác nhận của Công an khu vực nơi mất giấy tờ/ hoặc giấy xác nhận của công an tại mẫu HK02.

+ Giấy ủy quyền/ hoặc hợp đồng ủy quyền (nếu có).

- Quy trình thực hiện.

Bước 1: Chuẩn bị hồ sơ theo quy định

Bước 2: Nộp hồ sơ tại bộ phận làm Hộ khẩu thuộc Đội CS quản lý hành chính về trật tự xã hội, Công an huyện/ quận/ thị xã thuộc thành phố trực thuộc trung ương, Công an thị xã, thành phố thuộc tỉnh....

+ Trường hợp hồ sơ đầy đủ, hợp lệ thì người nộp được trao giấy biên nhận.

+ Trường hợp hồ sơ đủ điều kiện nhhuwng thiếu thành phần hồ sơ hoặc biểu mẫu, giấy tờ kê khai chưa đúng, chưa đầy đủ thì cán ộ tiếp nhận hồ sơ hướng dẫn cho người đến nộp hồ sơ bổ sung hồ sơ.

+ Trường hợp hồ sơ không đủ điều kiện thì không tiếp nhận và phải trả lời bằng văn bản cho công dân, nêu rõ lý do không tiếp nhận.

Bước 3: Trả kết quả

Trường hợp được giải quyết cấp lạii sổ hộ khẩu: nộp lệ phí và nhận hồ sơ; kiểm tra lại giấy tờ, tài liệu, đối chiếu các thông tin được ghi trong sổ hộ khẩu, giấy tờ khác và ký nhận vào sổ theo dõi giải quyết hộ khẩu (ký, ghi rõ họ, tên và ngày tháng năm nhận kết quả).

Trường hợp không giải quyết cấp lại sổ hộ khẩu: nhận lại hồ sơ đã nộp; kiểm tra lại giấy tờ, tài liệu có trong hồ sơ; nhận văn bản về việc không giải quyết cấp lại sổ hộ khẩu và ký nhận ( ghi rõ họ, tên và ngày, tháng, năm nhận văn bản và hồ sơ đăng ký cư trú đã nộp) vào sổ theo dỗi giải quyết hộ khẩu.

Trong thời hạn 03 ngày làm việc, kể từ ngày nhận đủ hồ sơ hợp lệ, cơ quan có thẩm quyền phải cấp lại sổ hộ khẩu cho công dân (khoản 3 Điều 10 Thông tư 35/2014/TT - BCA).

- Thẩm quyền cấp lại:

+ Đối với thành phố trực tuộc Trung ương thì nộp hồ dơ tại Công an huyện, quận, thị xã.

+ Đối với tỉnh thì nộp hồ sơ tại Công an xã, thị trấn thuộc huyện; Công an thị xã, thành phố thuộc tỉnh.

- Lệ phí cấp lại sổ khi bị mất: Theo quy định của Hội đồng nhân dân cấp tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương. Thông thường không quá 20.000 đồng.

Như vậy, khi gia đình bị mất sổ hộ khẩu nên nộp hồ sơ tại Công an quận, huyện để xin cấp lại sổ. Trong hồ sơ bạn phải có Phiếu báo thay đổi hộ khẩu, nhân khẩu được xác định bởi công an phường nơi mình đang sinh sống. Trong thời hạn 03 ngày làm việc kể từ ngày nộp đủ hồ sơ, Công án quận, huyện sẽ cấp lại sổ hộ khẩu. Lệ phí cấp lại sổ hộ khẩu không quá 20.000 đồng.

Mẫu đơn xin cấp lại sổ hộ khẩu khi làm mất (theo Mẫu HK02 ban hành theo Thông tư 36/2014/TT-BCA biểu mẫu sử dụng trong đăng ký quản lý cư trú).

PHIẾU BÁO THAY ĐỔI HỘ KHẨU, NHÂN KHẨU

Kính gửi: …………………………….

I. Thông tin về người viết phiếu báo

1. Họ và tên (1): ………………………………….....................................2. Giới tính:.................

3. CMND số:……….............…………………….4. Hộ chiếu số:..............................................

5. Nơi thường trú:...............................................................................................................

6. Địa chỉ chỗ ở hiệnnay: ...................................................................................................

…………...................…………………………………….. Số điện thoại liên hệ:..........................

II. Thông tin về người có thay đổi hộ khẩu, nhân khẩu

1. Họ và tên (1):……………..................................……………………. 2. Giới tính:....................

3. Ngày, tháng, năm sinh:……/….../…................4. Dân tộc:……..5. Quốc tịch:.....................

6. CMND số:……………………………. 7. Hộ chiếu số:..........................................................

8. Nơi sinh:.........................................................................................................................

9. Nguyên quán:.................................................................................................................

10. Nghề nghiệp, nơi làm việc:............................................................................................

11. Nơi thường trú:.............................................................................................................

12. Địa chỉ chỗ ở hiện nay: .................................................................................................

…………………................……………..……………… Số điện thoại liên hệ:.............................

13. Họ và tên chủ hộ:……………....................………….14. Quan hệ với chủ hộ:....................

15. Nội dung thay đổi hộ khẩu, nhân khẩu (2):........................................................................

..........................................................................................................................................

16. Những người cùng thay đổi:

XÁC NHẬN CỦA CÔNG AN (4):.................................................................................. 

..........................................................................................................................................

..........................................................................................................................................

..........................................................................................................................................

..........................................................................................................................................

..........................................................................................................................................

..........................................................................................................................................

..........................................................................................................................................

____________

(1)Viết chữ in hoa đủ dấu

(2) Ghi tóm tắt nội dung thay đổi hộ khẩu, nhân khẩu. Ví dụ: đăng ký thường trú, tạm trú; thay đổi nơi đăng ký thường trú, tạm trú; tách sổ hộ khẩu; điều chỉnh những thay đổi trong sổ hộ khẩu ...

(3) Ghi rõ ý kiến của chủ hộ là đồng ý cho đăng ký thường trú, đăng ký tạm trú hoặc đồng ý chotách sổ hộ khẩu; chủ hộ ký và ghi rõ họ tên, ngày, tháng, năm.

(4) Áp dụng đối với trường hợp: Xác nhận việc công dân trước đây đã đăng ký thường trú và trường hợp cấp lại sổ hộ khẩu do bị mất.

Ghi chú: Trường hợp người viết phiếu báo cũng là người có thay đổi hộ khẩu, nhân khẩu thì công dân chỉ cần kê khai những nội dung quy định tại mục II

Luật sư tư vấn:

Căn cứ Khoản 2 Điều 8 Nghị định 167/2013/NĐ-CP quy định như sau:

“2. Phạt tiền từ 1.000.000 đồng đến 2.000.000 đồng đối với một trong những hành vi sau đây:

a) Tẩy, xóa, sửa chữa hoặc có hành vi khác làm sai lệch nội dung sổ hộ khẩu, sổ tạm trú, giấy tờ khác liên quan đến cư trú;

b) Cung cấp thông tin, tài liệu sai sự thật về cư trú;

c) Thuê, cho thuê sổ hộ khẩu, sổ tạm trú, giấy tờ khác liên quan đến cư trú để thực hiện hành vi trái quy định của pháp luật;

d) Sử dụng sổ hộ khẩu, sổ tạm trú, giấy tờ khác liên quan đến cư trú để thực hiện hành vi trái quy định của pháp luật;

đ) Cơ sở kinh doanh lưu trú không thực hiện việc thông báo lưu trú với cơ quan công an theo quy định khi có người đến lưu trú;

e) Tổ chức kích động, xúi giục, lôi kéo, dụ dỗ, môi giới, cưỡng bức người khác vi phạm pháp luật về cư trú.”

Đối chiếu với trường hợp của gia đình chị, có thể thấy việc bất cẩn để trẻ nhỏ vẽ bẩn lên sổ hộ khẩu không hề thuộc bất cứ hành vi nào được quy định ở trên. Hành vi vẽ bẩn lên phần trang trắng chưa có khai tên ở sau cuốn sổ hộ khẩu không thuộc trường hợp tẩy, xóa, cũng không được gọi là cố tình sửa chữa làm sai lệch nội dung sổ hộ khẩu bởi phần được vẽ bẩn lên không hề chứa bất cứ thông tin nào nên không thể nói đây là hành vi làm sai lệch thông tin, nội dung sổ hộ khẩu được.

Do đó, UBND xã quyết định phạt tiền gia đình chị là không có căn cứ. Nếu UBND xã vẫn quyết đòi xử phạt thì gia đình chị có quyền khiếu nại đối với quyết định hành chính này. Khoản 1 Điều 7 Luật khiếu nại năm 2011 có quy định rõ:

“1. Khi có căn cứ cho rằng quyết định hành chính, hành vi hành chính là trái pháp luật, xâm phạm trực tiếp đến quyền, lợi ích hợp pháp của mình thì người khiếu nại khiếu nại lần đầu đến người đã ra quyết định hành chính hoặc cơ quan có người có hành vi hành chính hoặc khởi kiện vụ án hành chính tại Tòa án theo quy định của Luật tố tụng hành chính.

Trường hợp người khiếu nại không đồng ý với quyết định giải quyết lần đầu hoặc quá thời hạn quy định mà khiếu nại không được giải quyết thì có quyền khiếu nại lần hai đến Thủ trưởng cấp trên trực tiếp của người có thẩm quyền giải quyết khiếu nại lần đầu hoặc khởi kiện vụ án hành chính tại Tòa án theo quy định của Luật tố tụng hành chính.

Trường hợp người khiếu nại không đồng ý với quyết định giải quyết khiếu nại lần hai hoặc hết thời hạn quy định mà khiếu nại không được giải quyết thì có quyền khởi kiện vụ án hành chính tại Tòa án theo quy định của Luật tố tụng hành chính.”

Căn cứ vào Điều 10 Thông tư 35/2014/TT-BCA, gia đình chị có quyền được đổi cấp lại sổ hộ khẩu. Cụ thể như sau:

“2. Trường hợp sổ hộ khẩu bị hư hỏng thì được đổi, bị mất thì được cấp lại. Sổ hộ khẩu được đổi, cấp lại có số, nội dung như sổ hộ khẩu đã cấp trước đây. Hồ sơ đổi, cấp lại sổ hộ khẩu bao gồm:

a) Phiếu báo thay đổi hộ khẩu, nhân khẩu. Trường hợp cấp lại sổ hộ khẩu tại thành phố, thị xã thuộc tỉnh và quận, huyện, thị xã thuộc thành phố trực thuộc Trung ương phải có xác nhận của Công an xã, phường, thị trấn nơi thường trú vào phiếu báo thay đổi hộ khẩu, nhân khẩu;

b) Sổ hộ khẩu (đối với trường hợp đổi sổ hộ khẩu do bị hư hỏng) hoặc sổ hộ khẩu gia đình, giấy chứng nhận nhân khẩu tập thể (đối với trường hợp đổi từ mẫu sổ cũ đổi sang mẫu số mới).

Cơ quan đăng ký cư trú thu lại sổ hộ khẩu bị hư hỏng hoặc sổ hộ khẩu gia đình, giấy chứng nhận nhân khẩu tập thể và đóng dấu hủy để lưu hồ sơ hộ khẩu.

3. Trong thời hạn 03 (ba) ngày làm việc, kể từ ngày nhận đủ hồ sơ hợp lệ, cơ quan có thẩm quyền đăng ký thường trú phải đổi, cấp lại sổ hộ khẩu.”

Luật sư tư vấn:

Điều 8 Nghị định số 167/2013/NĐ-CP ban hành ngày 12/11/2013 quy định về xử phạt vi phạm hành chính trong lĩnh vực an ninh, trật tự, an toàn xã hội; phòng chống tệ nạn xã hội; phòng cháy và chữa cháy; phòng, chống bạo lực gia đình có quy định:

“1. Phạt tiền từ 100.000 đồng đến 300.000 đồng đối với một trong những hành vi sau đây:

a) Cá nhân, chủ hộ gia đình không thực hiện đúng quy định về đăng ký thường trú, đăng ký tạm trú hoặc điều chỉnh những thay đổi trong sổ hộ khẩu, sổ tạm trú;

b) Cá nhân, chủ hộ gia đình không thực hiện đúng quy định về thông báo lưu trú, khai báo tạm vắng;

c) Không chấp hành việc kiểm tra hộ khẩu, kiểm tra tạm trú, kiểm tra lưu trú hoặc không xuất trình sổ hộ khẩu, sổ tạm trú, giấy tờ khác liên quan đến cư trú theo yêu cầu của cơ quan có thẩm quyền.

2. Phạt tiền từ 1.000.000 đồng đến 2.000.000 đồng đối với một trong những hành vi sau đây:

a) Tẩy, xóa, sửa chữa hoặc có hành vi khác làm sai lệch nội dung sổ hộ khẩu, sổ tạm trú, giấy tờ khác liên quan đến cư trú;

b) Cung cấp thông tin, tài liệu sai sự thật về cư trú;

c) Thuê, cho thuê sổ hộ khẩu, sổ tạm trú, giấy tờ khác liên quan đến cư trú để thực hiện hành vi trái quy định của pháp luật;

d) Sử dụng sổ hộ khẩu, sổ tạm trú, giấy tờ khác liên quan đến cư trú để thực hiện hành vi trái quy định của pháp luật;

đ) Cơ sở kinh doanh lưu trú không thực hiện việc thông báo lưu trú với cơ quan công an theo quy định khi có người đến lưu trú;

e) Tổ chức kích động, xúi giục, lôi kéo, dụ dỗ, môi giới, cưỡng bức người khác vi phạm pháp luật về cư trú.

3. Phạt tiền từ 2.000.000 đồng đến 4.000.000 đồng đối với một trong những hành vi sau đây:

a) Khai man, giả mạo hồ sơ, giấy tờ để được đăng ký thường trú, tạm trú, cấp sổ hộ khẩu, sổ tạm trú;

b) Làm giả sổ hộ khẩu, sổ tạm trú hoặc giả mạo điều kiện để được đăng ký thường trú;

c) Sử dụng sổ hộ khẩu, sổ tạm trú giả;

d) Cho người khác đăng ký cư trú vào chỗ ở của mình để vụ lợi hoặc trong thực tế người đăng ký cư trú không sinh sống tại chỗ ở đó;

đ) Cá nhân, chủ hộ gia đình cho người khác nhập hộ khẩu vào cùng một chỗ ở của mình nhưng không bảo đảm diện tích tối thiểu trên đầu người theo quy định;

e) Ký hợp đồng lao động không xác định thời hạn với người lao động không thuộc doanh nghiệp của mình để nhập hộ khẩu;

g) Sử dụng hợp đồng lao động trái với quy định của pháp luật để nhập hộ khẩu;

h) Không khai báo tạm trú cho người nước ngoài thuê nhà để ở.

4. Hình thức xử phạt bổ sung:

Tịch thu tang vật, phương tiện vi phạm hành chính đối với hành vi quy định tại Điểm a Khoản 2; Điểm a, b, c Khoản 3 Điều này.

5. Biện pháp khắc phục hậu quả:

a) Buộc thu hồi sổ hộ khẩu, sổ tạm trú, giấy tờ khác liên quan đến cư trú đối với hành vi quy định tại Điểm a Khoản 2; Điểm a Khoản 3 Điều này;

b) Buộc hủy bỏ thông tin, tài liệu sai sự thật đối với hành vi quy định tại Điểm b Khoản 2 Điều này;

c) Buộc nộp lại số lợi bất hợp pháp có được do thực hiện hành vi vi phạm hành chính quy định tại Điểm d Khoản 3 Điều này;

d) Buộc hủy bỏ hợp đồng lao động trái quy định của pháp luật để nhập hộ khẩu quy định tại Điểm e, g Khoản 3 Điều này.”

Như vậy, căn cứ vào điểm a Khoản 2, khoản 4, điểm a khoản 5 Điều 8 Nghị định số 167/2013/NĐ-CP ban hành ngày 12/11/2013 thì đối với hành vi sửa chữa sổ hộ khẩu sẽ bị xử phạt hành chính với mức phạt tiền từ 1.000.000 đến 2.000.000. Ngoài ra, hành vi sửa chữa sổ hộ khẩu còn có hình thức xử phạt bổ sung là tịch thu tang vật, phương tiện vi phạm hành chính; biện pháp khắc phục hậu quả là buộc thu hồi sổ hộ khẩu đã bị sửa chữa.

Luật sư tư vấn:

Theo quy định tại Văn bản hợp nhất 03/VBHN-BCA về chứng minh nhân dân, nơi thực hiện thủ tục cấp chứng minh nhân dân là Cơ quan công an nơi đăng ký hộ khẩu thường trú và phải xuất trình sổ hộ khẩu thường trú khi cấp lại chứng minh thư nhân dân.

Do đó, nếu bạn không có sổ hộ khẩu gia đình thì bạn sẽ không thực hiện thủ tục cấp lại chứng minh thư nhân dân.

Từ ngày 1 tháng 1 năm 2016 Luật căn cước công dân 2014 có hiệu lực, bạn sẽ không phải xin cấp lại chứng minh nhân dân nữa, sẽ cấp thẻ căn cước công dân theo quy định tại Điều 22 Luật căn cước công dân năm 2014 như sau:

- Điền vào tờ khai theo mẫu quy định;

- Người được giao nhiệm vụ thu thập, cập nhật thông tin, tài liệu quy định tại khoản 2 Điều 13 của Luật căn cước công dân 2014 kiểm tra, đối chiếu thông tin từ Cơ sở dữ liệu quốc gia về dân cư để xác định chính xác người cần cấp thẻ Căn cước công dân; trường hợp công dân chưa có thông tin trong Cơ sở dữ liệu quốc gia về dân cư thì xuất trình các giấy tờ hợp pháp về những thông tin cần ghi trong tờ khai theo mẫu quy định.

+ Đối với người đang ở trong Quân đội nhân dân, Công an nhân dân thì xuất trình giấy chứng minh do Quân đội nhân dân hoặc Công an nhân dân cấp kèm theo giấy giới thiệu của thủ trưởng đơn vị;

- Cán bộ cơ quan quản lý căn cước công dân chụp ảnh, thu thập vân tay của người đến làm thủ tục;

- Cán bộ cơ quan quản lý căn cước công dân cấp giấy hẹn trả thẻ Căn cước công dân cho người đến làm thủ tục;

- Trả thẻ Căn cước công dân theo thời hạn và địa điểm trong giấy hẹn theo quy định tại Điều 26 của Luật căn cước công dân 2014 ; trường hợp công dân có yêu cầu trả thẻ tại địa điểm khác thì cơ quan quản lý căn cước công dân trả thẻ tại địa điểm theo yêu cầu của công dân và công dân phải trả phí dịch vụ chuyển phát.

Bạn tới một trong những cơ quan có thẩm quyền dưới đây để được cấp thẻ căn cước công dân cho bạn theo quy định tại Điều 26 Luật căn cước công dân 2014 :

“Công dân có thể lựa chọn một trong các nơi sau đây để làm thủ tục cấp, đổi, cấp lại thẻ Căn cước công dân:

1. Tại cơ quan quản lý căn cước công dân của Bộ Công an;

2. Tại cơ quan quản lý căn cước công dân của Công an tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương;

3. Tại cơ quan quản lý căn cước công dân của Công an huyện, quận, thị xã, thành phố thuộc tỉnh và đơn vị hành chính tương đương;

4. Cơ quan quản lý căn cước công dân có thẩm quyền tổ chức làm thủ tục cấp thẻ Căn cước công dân tại xã, phường, thị trấn, cơ quan, đơn vị hoặc tại chỗ ở của công dân trong trường hợp cần thiết.”

Sau khi nộp hồ sơ xin cấp thẻ căn cước công dân đến cơ quan có thẩm quyền nếu hồ sơ hợp lệ, phía cơ quan sẽ đưa cho bạn giấy hẹn có nội dung địa điểm và thời hạn đến nhận thẻ căn cước công dân và đến thời điểm trong giấy hẹn thì bạn phải đến địa điểm trong giấy hẹn để nhận thẻ hoặc nếu bạn không thể đến địa điểm theo giấy hẹn nhận thẻ căn cước công dân thì bạn có thể yêu cầu trả thẻ căn cước công dân tại địa điểm khác.

Nếu địa phương bạn nơi bạn đang cư trú chưa cấp thẻ căn cước công dân thì bạn có thể tới địa phương khác đã cấp thẻ căn cước công dân để thực hiện thủ tục này bởi khi cấp thẻ căn cước công dân thì không cần mang theo sổ hộ khẩu gia đình.

Đối với việc cấp lại sổ hộ khẩu gia đình, bạn phải tới cơ quan công an cấp xã nơi bạn có hộ khẩu thường trú để bạn hỏi rõ về việc này bởi như bạn trình bày, gia đình nhà ngoại đã bỏ đi. Tuy nhiên, bạn cũng mất liên lạc do đó bạn phải hỏi rõ trong sổ gốc của địa phương còn tên của bạn hay không?

5. Phân chia lại địa giới hành chính có phải cấp đổi CMND không?

Theo quy định thì địa giới hành chính là đường ranh giới phân chia các đơn vị hành chính được đánh dấu bằng các mốc địa giới, là cơ sở pháp lý phân định phạm vi trách nhiệm của bộ máy hành chính nhà nước các cấp trong việc quản lý dân cư, đất đai, kinh tế, chính trị, văn hóa, xã hội ở địa phương.

Bên cạnh đó, tại Khoản 1 Điều 5 Nghị định 05/1999/NĐ-CP quy định các trường hợp cấp đổi CMND mới, các trường hợp như sau:

- Chứng minh nhân dân hết thời hạn sử dụng;

- Chứng minh nhân dân hư hỏng không sử dụng được;

- Thay đổi họ, tên, chữ đệm, ngày, tháng, năm sinh;

- Thay đổi nơi đăng ký hộ khẩu thường trú ngoài phạm vi tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương;

- Thay đổi đặc điểm nhận dạng.

Như vậy, cấp đổi lại CMND mới bắt buộc khi có điều chỉnh phạm địa giới hành chính cấp tỉnh. Nếu điều chỉnh địa giới hành chính cấp xã, huyện thì không yêu cầu bắt buộc phải thay đổi CMND.