Thủ tục đề nghị gia hạn hộ chiếu ngoại giao, hộ chiếu công vụ

1. Hộ chiếu nào phải thực hiện gia hạn?

Theo Điều 7 của Luật Xuất cảnh, nhập cảnh của công dân Việt Nam năm 2019, quy định về thời hạn của hộ chiếu như sau:

Hộ chiếu ngoại giao và hộ chiếu công vụ có thời hạn từ 01 năm đến 05 năm; có thể gia hạn một lần nhưng không quá 03 năm.

Thời hạn của hộ chiếu phổ thông được quy định như sau: Hộ chiếu phổ thông cấp cho người từ đủ 14 tuổi trở lên có thời hạn 10 năm và không thể gia hạn. Hộ chiếu phổ thông cấp cho người chưa đủ 14 tuổi có thời hạn 05 năm và không thể gia hạn. Hộ chiếu phổ thông cấp theo thủ tục rút gọn có thời hạn không quá 12 tháng và không thể gia hạn. Giấy thông hành có thời hạn không quá 12 tháng và không thể gia hạn. Điều này làm rõ rằng trong trường hợp của hộ chiếu phổ thông thông thường (cho người từ 14 tuổi trở lên và chưa đủ 14 tuổi), không có khả năng gia hạn. Trong khi đó, hộ chiếu phổ thông theo thủ tục rút gọn và giấy thông hành có thời hạn ngắn và không thể gia hạn

Do đó, chỉ có hộ chiếu ngoại giao và hộ chiếu công vụ cần thực hiện thủ tục gia hạn. Đối với hộ chiếu phổ thông, không thực hiện thủ tục gia hạn mà phải nộp đề nghị cấp mới.

2. Thủ tục đề nghị gia hạn hộ chiếu ngoại giao, hộ chiếu công vụ trong nước

Quy trình đề nghị gia hạn hộ chiếu ngoại giao và hộ chiếu công vụ trong nước, theo Điều 12 của Luật Xuất cảnh, nhập cảnh của công dân Việt Nam 2019, được mô tả như sau: Người có nhu cầu gia hạn hộ chiếu cần thực hiện các bước sau đây tại Cơ quan Lãnh sự Bộ Ngoại giao hoặc cơ quan được ủy quyền:

- Điền tờ khai: Người đề nghị gia hạn hộ chiếu tải tờ khai gia hạn hộ chiếu theo mẫu được cung cấp bởi cơ quan quản lý hộ chiếu, điền đầy đủ thông tin theo hướng dẫn trên tờ khai.

- Gửi 02 Ảnh Chân Dung: Gửi kèm 02 ảnh chân dung theo quy định của cơ quan quản lý hộ chiếu. Ảnh chân dung cần tuân thủ các yêu cầu về kích thước, nền, và các quy tắc khác.

- Gửi kèm các giấy tờ liên quan theo quy định tại mục 2 của tờ khai.

- Các giấy tờ này có thể bao gồm hộ chiếu cũ, các văn bản chứng minh lý do cần gia hạn, hay bất kỳ giấy tờ nào cần thiết khác. Trước khi gửi, kiểm tra kỹ thông tin đã điền trên tờ khai và đảm bảo rằng nó đầy đủ và chính xác. Gửi hồ sơ đầy đủ, bao gồm tờ khai, ảnh chân dung, và các giấy tờ liên quan, đến cơ quan quản lý hộ chiếu theo địa chỉ và quy trình được quy định.

- Giấy tờ liên quan: Bao gồm quyết định cử hoặc văn bản cho phép ra nước ngoài của cơ quan có thẩm quyền, với rõ ràng đối tượng cần gia hạn. Đối với những trường hợp nhất định, cần văn bản đồng ý của cơ quan, người có thẩm quyền cử người ra nước ngoài, như mô tả tại mục 13 và mục 14 của Điều 8, khoản 5 của Điều 9 của Luật Xuất cảnh, nhập cảnh của công dân Việt Nam 2019. Quyết định hoặc văn bản đồng ý của Bộ Ngoại giao đối với các đối tượng quy định tại mục 14 của Điều 8, khoản 5 của Điều 9 của Luật.

- Hộ chiếu và giấy tờ khác: Đối chiếu hộ chiếu ngoại giao hoặc hộ chiếu công vụ cấp gần nhất. Đối với trường hợp mất hộ chiếu, phải có thông báo bằng văn bản từ cơ quan quản lý trực tiếp của người được cấp hộ chiếu. Hộ chiếu ngoại giao hoặc hộ chiếu công vụ còn giá trị sử dụng dưới 12 tháng đối với trường hợp đề nghị gia hạn hộ chiếu.

- Chứng minh nhân dân và giấy tờ khác: Bản chụp Chứng minh nhân dân, Thẻ căn cước công dân hoặc giấy tờ tùy thân khác, cùng với bản chính để đối chiếu. Đối với những trường hợp chưa đủ 18 tuổi, bổ sung giấy khai sinh, trích lục khai sinh hoặc giấy chứng nhận việc nuôi con nuôi.

- Giấy giới thiệu và thủ tục: Giấy giới thiệu của cơ quan, tổ chức nếu người đại diện nộp thay, và người đại diện cần xuất trình giấy tờ tùy thân.

- Tiếp nhận và xử lý: Cơ quan tiếp nhận có trách nhiệm kiểm tra và đối chiếu thông tin trong Cơ sở dữ liệu quốc gia về xuất cảnh, nhập cảnh. Thực hiện chụp ảnh và thu thập vân tay nếu hộ chiếu có gắn chíp điện tử. Cấp giấy hẹn trả kết quả trong thời hạn 05 ngày làm việc kể từ ngày tiếp nhận.

- Trả kết quả hoặc thông báo lý do: Cơ quan có thẩm quyền thực hiện cấp hoặc gia hạn hộ chiếu, cấp công hàm hỗ trợ xin thị thực và trả kết quả. Trong trường hợp không cấp hoặc gia hạn, cung cấp văn bản thông báo lý do.

- Nhận kết quả tại địa điểm khác: Nếu người đề nghị muốn nhận kết quả tại địa điểm khác với cơ quan, phải thanh toán phí dịch vụ chuyển phát. Quy trình này phải được hoàn thành trong thời hạn 05 ngày làm việc từ ngày tiếp nhận đầy đủ hồ sơ.

3. Đề nghị gia hạn hộ chiếu ngoại giao, hộ chiếu công vụ ở nước ngoài cần làm thủ tục gì?

Quy trình đề nghị gia hạn hộ chiếu ngoại giao và hộ chiếu công vụ ở nước ngoài, theo Điều 13 của Luật Xuất cảnh, nhập cảnh của công dân Việt Nam 2019, được trình bày như sau:

- Các trường hợp gia hạn: Gia hạn hộ chiếu ngoại giao, hộ chiếu công vụ ở nước ngoài được thực hiện trong các tình huống sau đây: Người sở hữu hộ chiếu ngoại giao, hộ chiếu công vụ gặp mất, hỏng, hết trang hoặc hết thời hạn sử dụng trong quá trình công tác tại nước ngoài. Thành viên của cơ quan đại diện Việt Nam ở nước ngoài hoặc cơ quan thông tấn, báo chí nhà nước của Việt Nam thường trú ở nước ngoài có thay đổi về chức vụ. Người đang ở nước ngoài được bổ nhiệm làm thành viên của cơ quan đại diện Việt Nam hoặc cơ quan thông tấn, báo chí nhà nước của Việt Nam thường trú ở nước ngoài. Vợ, chồng, con dưới 18 tuổi đang ở nước ngoài đi thăm, đi theo, hoặc con mới sinh ở nước ngoài của thành viên cơ quan đại diện hoặc cơ quan thông tấn, báo chí nhà nước của Việt Nam thường trú ở nước ngoài.

- Thủ tục đề nghị gia hạn: Người đề nghị gia hạn hộ chiếu nộp tờ khai theo mẫu đã điền đầy đủ thông tin, 02 ảnh chân dung và giấy tờ liên quan theo quy định tại (3) mục này tại cơ quan đại diện Việt Nam ở nước ngoài.

- Giấy tờ liên quan: Quyết định cử hoặc văn bản cho phép người ra nước ngoài của cơ quan, người có thẩm quyền, chi tiết đối tượng thuộc diện đề nghị cấp (điều này áp dụng cho các trường hợp quy định tại điểm a và điểm d, khoản 1 Điều 13). Đối với trường hợp mất hộ chiếu, hộ chiếu còn giá trị sử dụng dưới 12 tháng hoặc lần gần nhất cấp. Trong trường hợp hộ chiếu bị mất, đơn báo cáo tới cơ quan đại diện Việt Nam ở nước ngoài.

- Chứng minh thêm: Đối chiếu hộ chiếu ngoại giao, hộ chiếu công vụ còn giá trị sử dụng dưới 12 tháng. Bản chụp hộ chiếu ngoại giao, hộ chiếu công vụ cấp gần nhất; đối với trường hợp hộ chiếu bị mất, phải có đơn báo cáo của cơ quan đại diện Việt Nam ở nước ngoài.

- Xác minh và cấp kết quả: Người được giao nhiệm vụ tiếp nhận tờ khai, ảnh chân dung, giấy tờ liên quan. Kiểm tra và đối chiếu thông tin trong Cơ sở dữ liệu quốc gia về xuất cảnh, nhập cảnh của công dân Việt Nam. Chụp ảnh và thu thập vân tay nếu hộ chiếu có gắn chíp điện tử. Cấp giấy hẹn trả kết quả trong thời hạn 05 ngày làm việc kể từ ngày tiếp nhận.

- Trả kết quả hoặc thông báo: Cơ quan đại diện Việt Nam ở nước ngoài cấp, gia hạn hộ chiếu, cấp công hàm hỗ trợ xin thị thực và trả kết quả trong thời hạn 05 ngày làm việc. Trường hợp không cấp hoặc gia hạn, thông báo lý do và phản hồi bằng văn bản cho Cơ quan lãnh sự Bộ Ngoại giao, đặc biệt nếu chưa kết nối với Cơ sở dữ liệu quốc gia.

Ngoài ra, quý bạn đọc có thể tham khảo thêm bài viết Đối tượng nào được cấp hộ chiếu ngoại giao? Đối tượng nào được cấp hộ chiếu công vụ? 

Nếu có bất cứ vấn đề pháp lý nào cần hỗ trợ, vui lòng liên hệ tới bộ phận tư vấn pháp luật trực tuyến qua số điện thoại: 1900.6162 hoặc gửi yêu cầu qua địa chỉ email: lienhe@luatminhkhue.vn. Trân trọng!