1. Khái niệm đại diện ngoài tố tụng của luật sư trong các vụ việc hành chính

Đại diện ngoài tố tụng là một trong các hoạt động nằm trong phạm vi hành nghề của luật sư được quy định tại Luật Luật sư 2006 sửa đổi, bổ sung năm 2012. Nói về khái niệm đại diện ngoài tố tụng, tuy hiện nay khái niệm này không được định nghĩa một cách cụ thể nhưng đối chiếu với các quy định liên quan, có thể hiểu một cách đơn giản, đại diện ngoài tố tụng là việc luật sư thay mặt cho khách hàng thực hiện quyền và nghĩa vụ của họ trong quan hệ pháp luật, các công việc này không nằm trong giai đoạn nào của hoạt động tố tụng - hiểu nôm na là quá trình, thủ tục đưa một vụ án ra xét xử gọi là thủ tục tố tụng.

Trong đó, đại diện ngoài tố tụng trong các vụ việc hành chính được hiểu là việc luật sư thay mặt cho khách hàng (cá nhân, cơ quan, tổ chức) thực hiện các quyền và nghĩa vụ của họ trong quan hệ pháp luật hành chính. Trong lĩnh vực này, luật sư hoạt động với tư cách là người đại diện theo uỷ quyền của khách hàng. Thủ tục, nội dung và phạm vi uỷ quyền tuân thủ chặt chẽ quy định của Bộ luật Dân sự và các văn bản hướng dẫn liên quan.

2. Đặc điểm hoạt động ngoài tố tụng của luật sư trong các vụ việc hành chính

Hoạt động đại diện ngoài tố tụng của luật sư trong giải quyết các vụ việc hành chính thường mang một số các đặc điểm sau:

- Cơ sở pháp lý điều chỉnh hoạt động của luật sư trong lĩnh vực này năm rải rác trong nhiều văn bản quy phạm pháp luật khác nhau. Từ hình thức uỷ quyền, phạm vi đại diện, thủ tục đại diện, trình tự thực hiện thủ tục hành chính, giải quyết khiếu nại trong Bộ luật Dân sự, Luật Luật sư, Luật Khiếu nại, Luật doanh nghiệp,... Do vậy, khi tham gia đại diện, luật sư cần tuân thủ và áp dụng đúng các quy định pháp luật cụ thể cho từng nội dung công việc;

- Phạm vi đại diện của luật sư trong lĩnh vực này thường hẹp, phụ thuộc vào ý chí của khách hàng và các quy định của pháp luật hành chính trong từng lĩnh vực quản lý;

- Bên thứ ba trong hoạt động đại diện của luật sư bao giờ cũng là cơ quan, tổ chức, người có thẩm quyền trong các cơ quan hành chính nhà nước;

- Khi đại diện cho khách hàng tham gia vào các quan hệ hành chính nhà nước, luật sư không chỉ thực hiện chức năng đại diện mà còn phải thực hiện chức năng tư vấn pháp luật cho khách hàng vì lợi ích của khách hàng. Tuy nhiên, đại diện vẫn là hoạt động chủ yếu.

3. Phạm vi hoạt động ngoài tố tụng của luật sư trong các vụ việc hành chính

>> Xem thêm:  Kỹ năng tiếp xúc và tư vấn khách hàng của luật sư ?

Lĩnh vực đại diện của luật sư nói riêng và các chủ thể khác nói chung trong giải quyết các vụ việc hành chính rất đa dạng, phức tạp và bị chi phối bởi đặc tính của hoạt động quản lý hành chính nhà nước như tính mệnh lệnh - chấp hành, tính thứ bậc, nhiều loại hồ sơ giấy tờ và nhiều thủ tục hành chính bắt buộc phải tuân theo. Về cơ bản, phạm vi hoạt động chính của luật sư trong lĩnh vực này gồm có hai nội dung chủ yếu: Đại diện thực hiện các thủ tục hành chính và Đại diện tham gia khiếu nại hành chính.

Đại diện thực hiện các thủ tục hành chính

Thủ tục hành chính là trình tự, cách thức thực hiện và các tài liệu, giấy tờ - Hồ sơ do cơ quan nhà nước có thẩm quyền quy định để giải những công việc cụ thể. Thủ tục hành chính có vai trong rất quan trọng trong đời sống kinh tế, xã hội. Thông qua các thủ tục hành chính, người dân có cơ sở để thực hiện quyền của mình và các cơ quan hành chính cũng có cơ sở dữ liệu để theo dõi, nắm bắt và thực hiện chức năng quản lý hành chính nhà nước. Các thủ tục hành chính được quy định trong những văn bản quy phạm pháp luật khác nhau dựa trên lĩnh vực và nội dung quan hệ pháp luật mà các thủ tục hành chính đó được thực hiện.

Khi tham gia đại diện cho khách hàng trong việc thực hiện các thủ tục hành chính, luật sư cần trang bị cho minh những hiểu biết cơ bản về các yếu tố hợp thành của một thủ tục hành chính như: tên gọi chính xác của thủ tục hành chính; hồ sơ yêu cầu của thủ tục hành chính đó; quy trình thực hiện từng bước; cơ quan có thẩm quyền thực hiện thủ tục hành chính; thời hạn thực hiện thủ tục hành chinh; kết quả và cách thực nhận kết quả đối với thủ tục đó. Chỉ khi nắm bắt được những nội dung cơ bản nêu trên, luật sư mới có thể thảo luận với khách hàng về nội dung công việc uỷ quyền, thời hạn uỷ quyền để đáp ứng việc có thể thực hiện trọng vẹn thủ tục hành chính đó cho khách hàng. Thông thường, hình thức uỷ quyền trong giai đoạn này thường là uỷ quyền một lần - tức là khi thực hiện xong nội dung uỷ quyền thì văn bản uỷ quyền sẽ hết hiệu lực. Bởi không phải lúc nào khách hàng đó cũng có nhu cầu thực hiện thủ tục hành chính và khi xong thủ tục này, chưa thể xác định thời gian tiếp theo để thực hiện thủ tục khác hoặc có thực hiện thủ tục nào nữa hay không. Do vậy, khi có nhu cầu cần đại diện, lại xác lập một văn bản uỷ quyền với nội dung và thời gian phù hợp.

*Lưu ý các công việc luật sư cần thực hiện và những nội dung cần chú ý khi đại diện cho khách hàng thực hiện các thủ tục hành chính:

Các công việc luật sư cần thực hiện:

- Xác lập hợp đồng uỷ quyền một cách rõ ràng về nội dung, phạm vi và thời hạn uỷ quyền;

- Soạn thảo, chuẩn bị đầy đủ các hồ sơ theo quy định pháp luật;

- Thực hiện các nghĩa vụ tài chính nếu có để giải quyết hồ sơ như nộp phí hoặc lệ phí theo quy định;

- Chịu trách nhiệm về tính hợp pháp, chính xác của hồ sơ, tài liệu luật sư cung cấp cho cơ quan nhà nước có thẩm quyền.

>> Xem thêm:  Kỹ năng của luật sư trong việc biết bài bào chữa, bảo vệ trong vụ án hình sự

Bên cạnh đó, luật sư cần nằm vững trình tự, thủ tục và số lương cũng như các loại giấy tờ, tài liệu trong hồ sơ thực hiện của từng thủ tục hành chính để có phương án giải quyết hợp lý trong trường hợp luật sư được yêu cầu cung cấp các tài liệu không có trong quy định.

Đại diện tham gia giải quyết khiếu nại hành chính

Theo quy định tại Luật Khiếu nại 2011, khiếu nại là việc công dân, cơ quan, tổ chức hoặc cán bộ, công chức đề nghị cơ quan, tổ chức, cá nhân có thẩm quyền xem xét lại quyết định hành chính, hành vi hành chính của cơ quan hành chính nhà nước, của người có thẩm quyền trong cơ quan hành chính nhà nước hoặc quyết định kỷ luật cán bộ, công chức khi có căn cứ cho rằng quyết định hoặc hành vi đó là trái pháp luật, xâm phạm quyền, lợi ích hợp pháp của mình. Trình tự, thủ tục khiếu nại tuân thủ quy định tại Luật Khiếu nại và các văn bản hướng dẫn liên quan.

Như vậy, hoạt động luật sư đại diện tham gia giải quyết khiếu nại hành chính thực chất là việc luật sư thay mặt cho khách hàng trong toàn bộ quá trình từ bắt đầu cho tới kết thúc việc giải quyết các khiếu nại quyết định hành chính hoặc hành vi hành chính trái pháp luật, xâm phạm quyền, lợi ích hợp pháp của khách hàng. Khi tiến hành hoạt động này, các công việc luật sư cần thực hiện bao gồm:

- Tư vấn pháp luật cho khách hàng về vụ việc như tính hợp pháp của quyết định hành chính, hành vi hành chính, trình tự thủ tục khiếu nại, hồ sơ cần chuẩn bị và phân tích các phương án giải quyết có thể xảy ra để bảo vệ quyền và lợi ích hợp pháp của khách hàng.

- Soạn thảo đơn khiếu nại, chuẩn bị hồ sơ khiếu nại theo quy định pháp luật, chuẩn bị các tài liệu chứng cứ để cung cấp cho cơ quan nhà nước;

- Nộp đơn và các tài liệu cần thiết đồng thời cung cấp các tài liệu, chứng cứ khi được yêu cầu;

- Chịu trách nhiệm về tính hợp pháp, chính xác của các hồ sơ, tài liệu và chứng cứ mà mình cung cấp;

- Tham gia đối thoại giải quyết khiếu nại;

- Hướng dẫn, tư vấn cho kháh hàng tiếp tục khiếu nại hoặc tiến hành khởi kiện theo thủ tục tố tụng.

>> Xem thêm:  Nội dung chương trình đào tạo kỹ năng cơ bản cho sinh viên luật

Luật sư cần lưu ý: Khiếu nại hành chính được thực hiện theo thủ tục luật định, từ khiếu nại lần đầu tới cơ quan đã ra quyết định hành chính hoặc cơ quan có cán bộ ra quyết định hành chính hoặc hành vi hành chính sai phạm. Tới việc khiếu nại lần 2 đến thủ trưởng cơ quan cấp trên trực tiếp nếu không đồng ý với kết quả giải quyết khiếu nại lần đầu hoặc việc khiếu nại lần đầu không được giải quyết. Hoặc khởi kiện vụ án hành chính ra Toà án theo thủ tục tố tụng. Do đó, luật sư cần nắm rõ quy trình cũng như kịp thời phân tích chiều hướng giải quyết vụ việc để đưa ra lựa chọn thích hợp.

4. Các kỹ năng đại diện ngoài tố tụng của luật sư trong các vụ việc hành chính

Kỹ năng gặp gỡ, tiếp xác khách hàng

Đây là kỹ năng chung mà hầu như hoạt động pháp lý nào của luật sư cũng cần thực hiện. Thông qua việc sử dụng các kỹ năng giao tiếp khôn ngoan, biết lắng nghe, thể hiện cảm xúc hợp lý và nắm bắt tâm lý khách hàng, luât sư xây dựng được niềm tin ban đầu nơi khách hàng để tìm hiểu những thông tin cần thiết cho quá trình thương lượng, trao đổi về việc ký hợp đồng dịch vụ pháp lý và đại diện uỷ quyền thực hiện công việc cho khách hàng.

Kỹ năng thu thập và xử lý thông tin

Thông tin này không phải là những thông tin ban đầu nữa mà đó là những nội dung thiết yếu của vụ việc. Việc thu thập thông tin, luật sư có thể tiến hành thu thập từ nhiều nguồn như từ khách hàng, từ người có quyền lợi nghĩa vụ liên quan hoặc từ các cơ quan nhà nước. Với mỗi đối tượng và tuỳ thuộc vào hoàn cảnh sự việc, luật sư cần có các cách thức khéo léo và linh hoạt để thu thập thông tin.

Sau khi có được các thông tin, tài liệu, chứng cứ, luật sư cần có kỹ năng xử lý thông tin một cách khoa học, logic và hiệu quả. Có thể sắp xếp thông tin theo những trình tự nhất định để dễ dàng nghiên cứu nội dung vụ việc

Kỹ năng nghiên cứu hồ sơ vụ việc

Đối với mỗi vụ việc hành chính hay nói cách khác là đối với mỗi phạm vi vụ việc đại diện (đại diện thực hiện thủ tục hay đại diện khiếu nại) sẽ có các hồ sơ, trình tự, thủ tục khác nhau. Do đó, trong khi nghiên cứu hồ sơ vụ việc, luật sư cần trang bị những kỹ năng cần thiết như kỹ năng đọc, kỹ năng ghi chép, kỹ năng phân tích và kỹ năng tổng hợp lại các nội dung đã nghiên cứu để rút ra kết luận về vụ việc.

Kỹ năng trao đổi với khách hàng trước khi làm việc với cơ quan nhà nước

Trước khi làm việc với cơ quan nhà nước, luật sư cần trao đổi với khách hàng để khách hàng biết tiến trình thực hiện công việc, phương án của luật sư nhằm giải quyết yêu cầu của mình đồng thời cung cấp cho khách hàng những phân tích của luật sư về ưu, nhược điểm của từng phương án cũng như những kết quả khi thực hiện các phương án đó để khách hàng tự quyết định sử dụng phương án nào tốt nhất cho bản thân.

Kỹ năng làm việc với cơ quan nhà nước

Khi làm việc với cơ quan nhà nước, luật sư cần lưu ý tuân thủ nguyên tắc đầu tiên đó là tuân thủ trình tự, thủ tục hành chính theo quy định pháp luật. Đối với mỗi phạm vi đại diện, các kỹ năng được luật sư sử dụng cũng không giống nhau. Nếu thực hiện các thủ tục hành chính thì chỉ cần tuân theo quy định nhưng luật sư cũng cần nghiêm túc từ chối các yêu cầu không có trong quy định pháp luật. Khi tham gia giải quyết khiếu nại hành chính, cần linh hoạt, khéo léo và cương quyết trong việc bảo vệ quyền và lợi ích hợp pháp của khách hàng

5. Ví dụ cụ thể về diện ngoài tố tụng của luật sư trong các vụ việc hành chính

Ví dụ về đại diện trong thủ tục khiếu nại đối với việc Cấp giấy chứng nhận quyền sử dụng đất

Anh A đến nhờ luật sư thực hiện thủ tục khiếu nại việc Uỷ ban nhân dân huyện B cấp Giấy chứng nhận quyền sử dụng đất cho anh C.

Trong trường hợp này, mỗi dòng thông tin như trên không đủ để luật sư đưa ra phương án giải quyết. Luật sư phải vận dụng các kỹ năng nêu trên. Từ kỹ năng tiếp xúc khách hàng để thu thập thêm thông tin về vụ việc:

- Thông tin về đối tượng trên giấy chứng nhận quyền sử dụng đất được Uỷ ban nhân dân xã B cấp cho anh C;

- Ngày tháng năm cấp;

- Anh A đã khiếu nại hay khởi kiện gì chưa?

- Nếu liên quan đến thừa kế thì cần xác minh thông tin về di chúc, hàng thừa kế, giấy tờ chứng nhận quyền sử dụng đất;

Sau đó trao đổi với khách hàng về ký hợp đồng dịch vụ pháp lý cũng như phạm vi đại diện uỷ quyền.

- Tiến hành thu thập thêm thông tin mang tính chuyên sâu: thông tin về nguồn gốc đất; hiện trạng sử dụng đất tới thời điểm được cấp giấy chứng nhận;

- Hồ sơ, tài liệu, thủ tục, trình tự cấp giấy chứng nhận quyền sử dụng đất.

Sau khi thu thập đầy đủ thông tin, tài liệu, luật sư bắt tay vào nghiên cứu hồ sơ vụ việc:

- Xác đinh các quy phạm pháp luật điều chỉnh việc cấp giấy chứng nhận quyền sử dụng đất; các quy phạm pháp luật về thừa kế (nếu liên quan đến thừa kế) và quy trình, thủ tục khiếu nại;

- Nghiên cứu trình tự, thủ tục, thẩm quyền, và đối tượng trên giấy chứng nhận quyền sử dụng đất;

- Ghi chép, phân tích, đánh giá phương án giải quyết vụ việc

Sau đó tiến hành trao đổi thống nhất với khách hàng các nội dung về phương án khiếu nại và tham gia khiếu nại.

Tiếp đến là làm việc với cơ quan nhà nước: Nộp hồ sơ khiếu nại; tham gia đối thoại; xuất trình tài liệu, chứng cứ, nhận quyết định giải quyết khiếu nại.

Xem xét kết quả khiếu nại, thi hành kết quả giải quyết khiếu nại hoặc tiến hành khiếu nại tiếp hoặc khởi kiện.

Trân trọng!

-

Các câu hỏi thường gặp

Câu hỏi: Kỹ năng nào của luật sư là quan trọng nhất trong đại diện ngoài tố tụng tham gia giải quyết các vụ việc hành chính ?

Trả lời:

Trả lời:

Trong các kỹ năng của luật sư, kỹ năng nào cũng quan trọng vì chúng đều là cơ sở để luật sư hoàn thành tốt nhất vai trọng trách của mình. Tuy nhiên, nói tới quan trọng nhất trong hoạt động đại diện này là kỹ năng làm việc với cơ quan nhà nước. Vì đây mới là bước chính thể hiện đầy đủ vai trò đại diện của luật sư trong phạm vi thoả thuận với khách hàng.

Trân trọng!

Câu hỏi: Khi gặp gỡ, tiếp xúc với khách hàng, cần lưu ý những điểm gì ?

Trả lời:

Trả lời:

Thông thường, đối với những cuộc gặp gỡ lần đâu, luật sư cần lưu ý việc tạo cảm giác tin tưởng và nắm bắt tâm lý của khách hàng để khai thác được những thông tin ban đầu đầy đủ và chân thật nhất;

Không nên vội vàng nhận định về vụ việc khi chưa xác minh được những thông tin khách hàng cung cấp có chính xác không;

Không nên hứa hẹn kết quả để khách hàng tin tưởng ký hợp đồng dịch vụ pháp lý với mình;

Luật sư có thể trao đổi một vài quan điểm sơ lược nhưng nên giữ lại những nội dung chính tránh trường hợp khách hàng không cần luật sư đại diện nữa!

Trân trọng!

Câu hỏi: Khi nhận kết quả giải quyết khiếu nại hành chính, cần lưu ý những vấn đề gì ?

Trả lời:

Trả lời:

Khi nhận kết quả giải quyết khiếu nại, luật sư cần xem xét kết quả đó có phù hợp với yêu cầu của khách hàng hay không đồng thời kiểm tra tính hợp pháp của quyết định giải quyết khiếu nại nhằm chuẩn bị các phương án giải quyết:

Phương án 1: Thi hành quyết định giải quyết khiếu nại đó;

Phương án 2: Khiếu nại lần 2 hoặc khởi kiện vụ án hành chính.

Trân trọng!