Vai trò của giám đốc theo cuốn sách “Tính chất công việc của giám đốc" của Henry Mintzberg

Theo ông Henry Mintzberg, những thông tin mà giám đốc nhận được có thế chia ra làm 5 loại:

- Loại thứ nhất: Những thông tin mang tính nghiệp vụ trong nội bộ, thông qua các báo cáo nghiệp vụ thông thường, các báo cáo đặc biệt của cấp dưới, sự quan sát đối với hoạt động của tổ chức.

- Loại thứ hai: Những thông tin về các sự kiện ở bên ngoài như thông tin về khách hàng, quan hệ nhân sự, thông tin về đối thủ cạnh tranh, đồng nghiệp, người cung cấp hàng, biến động của thị trường, biến động chính trị, sự phát triển của khoa học công nghệ. Giám đốc có thể có được những thông tin này thông qua cấp dưới, tổ chức đồng nghiệp, báo chí,...

-Loại thứ ba: Báo cáo phân tích. Đó là những báo cáo phân tích có được từ những nguồn khác nhau về những sự kiện khác nhau. Những báo cáo này có thể đến từ cấp dưới, từ các tổ chức đồng nghiệp và những người ngoài tổ chức.

- Loại thứ tư: Những ý kiến và phương hướng. Giám đốc thông qua nhiều biện pháp đê biết rõ hơn hoàn cảnh xung quanh và có được những ý tưởng mới.

Loại thứ năm: Sức ép. Các loại sức ép cũng là nguồn thông tin, ví dụ: đề nghị của cấp dưới và yêu cầu của những người ngoài tổ chức, ý kiến của thành viên hội đồng quản trị và nhũng lời chất vấn của các tổ chức xã hội,...

4. Giám đốc là người truyền bá thông tin và là người phát ngôn

a. Giám đốc là người truyền bá thông tin

Theo Henry Mintzberg, điều này có nghĩa là giám đốc phải truyền bá những thông tin từ bên ngoài cho tổ chức của mình và truyền bá những thông tin nội bộ từ nhân viên cấp dưới này đến nhân viên cấp dưới khác.

Thông tin được chia làm hai loại, đó là:

- Thứ nhất, thông tin về những sự thật đang diễn ra. Những thông tin này có thể dùng một tiêu chuẩn nào đó đã được công nhận đế đánh giá tính chính xác hay không chính xác của nó.

Do giám đốc là người đại diện cho quyền uy chính thức của tổ chức nên thường nhận được nhiều thông tin về những sự thật đang diễn ra và truyền đạt đại bộ phận thông tin đó cho nhân viên cấp dưới có liên quan.

- Thứ hai, những thông tin đó có liên quan đến tiêu chuẩn giá trị. Những thông tin này liên quan đến việc lựa chọn quyết định quản lý và những việc phải làm.

Truyền bá thông tin là một vai trò quan trọng của giám đốc.

Nội dung của vai trò đó là truyền bá các tiêu chuẩn giá trị có liên quan trong tổ chức để chỉ đạo cấp dưới đưa ra những quyết định quản lý đúng đắn. Khi trong tổ chức thảo luận những vấn đề quan trọng, giám đốc phải đưa ra những thông tin có liên quan đến tiêu chuẩn giá trị.

b.Giám đốc là người phát ngôn

Vai trò truyền bá thông tin của giám đốc là vai trò trong nội bộ tổ chức. Còn vai trò người phát ngôn là vai trò đối ngoại. Đó là việc truyền bá những thông tin của tổ chức cho những cơ quan và những cá nhân ngoài tổ chức. Vì giám đốc là người nắm giữ uy quyền chính thức của tổ chức nên thế giới bên ngoài yêu cầu giám đốc thay mặt cho tổ chức đế phát ngôn. Là trung tâm thần kinh của tổ chức, giám đốc cũng có điều kiện để làm việc đó.

5. Giám đốc là nhà doanh nghiệp và là người khắc phục khó khăn

a. Giám đốc là nhà doanh nghiệp

Vai trò này của giám đốc được thể hiện ở chỗ họ là người khởi xướng và thiết kế nhiều cảicách của tổ chức trong phạm vi quyền hạn của mình. Thuật ngữ “Nhà doanh nghiệp” được mượn từ thuật ngữ nhà kinh tế học nhưng chức năng của nhà doanh nghiệp rộng hơn. Khái niệm nhà doanh nghiệp mà các nhà kinh tế học thường nói nhấn mạnh đến việc sáng lập một tổ chức mới , nhưng khái niệm nhà doanh nghiệp ở đây bao gồm toàn bộ công tác quản lý có liên quan đến những biến dổi trong một tổ chức sẩn có hoặc một tổ chức mới thành lập.

b. Giám đốc là người khắc phục khó khăn

Trong vai trò nhà doanh nghiệp, giám đốc cần chủ động tập trung sự chú ý vào việc đổi mới tổ chức. Trong vai trò khắc phục khó khăn, giám đốc phải xử lý những tình huống ngoài ý muốn và những biến đổi hàm chứa các nhân tố không điều khiển được. Hai vai trò này là hai bộ phận trong một thê thống nhất liên tục của việc ra quyết định quản lý. Giữa hai vai trò ấy có một khoảng cách không rõ ràng lắm, đồng thời có liên quan đến sự phán đoán và quan điểm của cá nhân.

6. Giám đốc là người phân phối nguồn lực và là người đàm phán

a. Giám đốc là người phân phối nguồn lực

Vai trò phân phối nguồn lực này gồm có 3 phần:

- Phần thứ nhất, sắp xếp thời gian của bản thân

Thời gian của giám đốc là một trong những nguồn lực quý báu nhất của tổ chức. Điều quan trọng hơn nữa là việc sấp xếp thời gian của giám đốc có ý nghĩa quyết định đối với lợi ích của tổ chức và được thực hiện theo thứ tự ưu tiên của tổ chức.

- Phần thứ hai, sắp xếp công việc

Chức trách của giám đốc là thiết lập một chế độ làm việc của tổ chức mình, làm việc gì, ai làm, thông qua tổ chức nào đế làm... Vấn đề này có liên quan đến việc phân phối những nguồn lực cơ bản và nói chung, liên quan đến những phương án làm việc mang tính chất cải tiến. Thực chất của vấn đề này là sắp xếp công việc cho cấp dưới. Đó là một vấn đề quan trọng trong việc phân phối nguồn lực.

- Phần thứ ba, những quyết định quan trọng phải được giám đốc phê chuẩn trước khi thực hiện

Điều này sẽ giúp giám đốc có thể duy trì sự điều khiển liên tục đối với việc phân phối nguồn lực. Giám đốc phải là người giữ quyền phê chuẩn mọi quyết định quan trọng để đảm bảo cho việc phối hợp các quyết định đó, khiến cho các quyết định đó bổ sung cho nhau, không trái ngược với nhau và lựa chọn được phương án tốt nhất trong tình hình nguồn lực có hạn. Nếu quyền lực này bị phân tán thì có thể dẫn đến những quyết định quản lý không ăn khớp và sự không nhất trí trong chiến lược.

b. Giám đốc là người đàm phán

Trong quá trình hoạt động của mình, có những lúc tổ chức phải tiến hành nhũng cuộc đàm phán quan trọng với những tổ chức hoặc cá nhân khác. Những cuộc đàm phán đó thông thường phải được tiến hành với sự chủ trì của giám đốc. Đó là vai trò người đàm phán mà giám đốc phải thực hiện. Sở dĩ giám đốc phải tham gia những cuộc đàm phán quan trọng vì họ là người tượng trưng cho tổ chức. Sự tham gia của ông ta có thể tãng thêm sự tin cậy của đối phương. Với tư cách là người phát ngón của tổ chức, ông ta là người đại diện về mặt đối ngoại của nhũng thông tin và tiêu chuẩn giá trị của tổ chức. Điều quan trọng hơn nữa là, với tư cách là người phân phối nguồn lực, ông ta có quyền chi phối nguồn lực của tổ chức. Đàm phán là trao đổi nguồn lực. Nó đòi hỏi người tham gia đàm phán phải có đủ quyền lực chi phối nguồn lực và nhanh chóng quyết định vấn đề.

7. Mục tiêu của giám đốc

Theo ông Henry Mintzberg vạch rõ, 10 vai trò nói trên của giám đốc là một thể thống nhất, liên quan chặt chẽ với nhau, không thể tách rời nhau. Mười vai trò của giám đốc chứng tỏ giám đốc có 6 mục tiêu cơ bản sau đây:

a. Mục tiêu thứ nhất

Bảo đảm cho mục tiêu cơ bản là tạo ra được những sản phẩm hoặc dịch vụ nào đó với nàng suất cao.

b. Mục tiêu thứ hai

Thiết kế và duy trì sự ổn định về nghiệp vụ của tổ chức.

c. Mục tiêu thứ ba

Chịu trách nhiệm đối với hệ thống quyết sách, chiến lược của tổ chức, đồng thời làm cho tổ chức của mình, thông qua một phương thức có thể điều khiển để thích ứng với hoàn cảnh thường xuyên biến động. Duy trì sự cân bằng giữa tính ổn định và tính biến động, đó là một trong những công việc khó khãn nhất của giám đốc.

D. Mục tiêu thứ tư

Bảo đảm cho tổ chức có thể phục vụ những người có ảnh hưởng đến tổ chức.

e. Mực tiêu thứ năm

Thiết lập mối liên hệ thông tin giữa tổ chức và môi trường xung quanh.

f. Mục tiêu thứ sáu

Phụ trách việc vận hành chế độ quản lý theo cấp bậc của tổ chức.

Trên đây là nội dung Luật Minh Khuê sưu tầm và biên soạn. Nếu còn vướng mắc, chưa rõ hoặc cần hỗ trợ pháp lý khác bạn vui lòng liên hệ bộ phận tư vấn pháp luật trực tuyến qua tổng đài điện thoại số: 1900.6162 để được giải đáp.

Rất mong nhận được sự hợp tác!

Trân trọng./.

Luật Minh Khuê (Sưu tầm và Biên soạn)