1. Yêu cầu nộp phiếu lý lịch tư pháp với viên chức mới tuyển dụng
Theo quy định tại Điều 10 Khoản 1 của Thông tư 07/2019/TT-BNV về việc lập hồ sơ cho viên chức mới tuyển dụng, các quy định sau được áp dụng: Trong vòng 30 ngày, tính từ ngày quyết định tuyển dụng được ban hành, đơn vị tuyển dụng phải hướng dẫn viên chức mới lập và điều chỉnh thông tin cá nhân, sau đó kiểm tra và xác minh thông tin này so với hồ sơ tuyển dụng và Phiếu lý lịch tư pháp do cơ quan có thẩm quyền cấp. Người đứng đầu của đơn vị tuyển dụng viên chức phải xác nhận, đóng dấu và nộp hồ sơ cho cơ quan quản lý hồ sơ viên chức để đưa vào hồ sơ quản lý. Đây sẽ là hồ sơ gốc của viên chức.
Các thành phần của hồ sơ bao gồm như sau:
- Quyển Lý lịch viên chức (mẫu HS01-VC/BNV): Phản ánh toàn diện về bản thân, các mối quan hệ gia đình và xã hội của viên chức. Do viên chức tự kê khai và được đơn vị sử dụng viên chức kiểm tra, xác minh và xác nhận.
- Sơ yếu lý lịch viên chức (mẫu HS02-VC/BNV): Tóm tắt thông tin quan trọng về bản thân, mối quan hệ gia đình và xã hội của viên chức. Do viên chức tự kê khai hoặc sao chép từ quyển "Lý lịch viên chức" và các tài liệu bổ sung khác của viên chức. Được đơn vị sử dụng viên chức kiểm tra, xác minh và xác nhận.
- Bản sao giấy khai sinh có công chứng từ cơ quan, đơn vị có thẩm quyền theo quy định của pháp luật.
- Phiếu lý lịch tư pháp của cơ quan có thẩm quyền cấp.
- Giấy chứng nhận sức khỏe từ cơ sở y tế cấp huyện trở lên, có giá trị sử dụng theo quy định của pháp luật.
- Bản sao có công chứng các loại giấy tờ liên quan đến trình độ đào tạo, bồi dưỡng của viên chức, bao gồm: Bảng điểm, văn bằng, chứng chỉ về trình độ đào tạo chuyên môn, lý luận chính trị, ngoại ngữ, tin học, bồi dưỡng nghiệp vụ do cơ quan có thẩm quyền cấp. Các văn bằng, chứng chỉ đào tạo ngoài lãnh thổ Việt Nam phải được cơ quan, tổ chức, đơn vị có thẩm quyền của Bộ Giáo dục và Đào tạo công nhận.
- Bản sao các quyết định tuyển dụng hoặc xét tuyển, tiếp nhận viên chức có công chứng từ cơ quan, đơn vị có thẩm quyền theo quy định của pháp luật.
Do đó, đối với viên chức mới được tuyển dụng, yêu cầu là phải nộp Phiếu lý lịch tư pháp. Quy trình này bao gồm việc đơn vị sử dụng viên chức hướng dẫn viên chức điền thông tin vào Phiếu lý lịch, sau đó kiểm tra, xác minh các thông tin mà viên chức tự cung cấp.
2. Quy định về hồ sơ cá nhân đối với viên chức đang công tác
Dựa theo quy định tại Điều 10 Khoản 2 của Thông tư 07/2019/TT-BNV, bên cạnh hồ sơ gốc như đã nêu, hồ sơ của viên chức đang công tác bao gồm các thành phần sau:
- "Phiếu bổ sung lý lịch viên chức" theo mẫu HS03-VC/BNV được công bố cùng với Thông tư này. Đây là tài liệu mà viên chức điền thông tin bổ sung theo định kỳ hàng năm hoặc theo yêu cầu từ cơ quan quản lý hồ sơ viên chức. Việc kiểm tra, xác minh và xác nhận "Phiếu bổ sung lý lịch viên chức" phải được thực hiện bởi đơn vị sử dụng viên chức.
- Bản sao các quyết định liên quan đến việc xét chuyển, bổ nhiệm, biệt phái, điều động, luân chuyển, thăng hạng, nâng lương, khen thưởng, kỷ luật của viên chức.
- Bản tự kiểm điểm, tự nhận xét, và đánh giá hàng năm của viên chức, được xác nhận bởi đơn vị sử dụng viên chức; cùng với bản nhận xét, đánh giá, và phân loại viên chức từ cơ quan, tổ chức, hoặc đơn vị có thẩm quyền quản lý viên chức (thực hiện hàng năm, hoặc khi kết thúc nhiệm kỳ, bầu cử hoặc bổ nhiệm, giới thiệu ứng cử, khen thưởng, kỷ luật, hoặc sau các đợt công tác, tổng kết học tập).
- Bản kê khai tài sản, bản kê khai tài sản bổ sung cho các viên chức phải kê khai tài sản theo quy định của pháp luật.
- Đơn, thư kèm theo các văn bản thẩm tra, xác minh, biên bản, kết luận từ cơ quan, tổ chức, hoặc đơn vị có thẩm quyền liên quan đến viên chức và gia đình viên chức được phản ánh trong đơn, thư. Không bao gồm đơn, thư nặc danh, hoặc chưa được xem xét, kết luận của cơ quan có thẩm quyền.
- Các văn bản khác trực tiếp liên quan đến quá trình công tác và các mối quan hệ xã hội của viên chức.
- Đối với viên chức được bổ nhiệm giữ chức vụ lãnh đạo, quản lý, cần phải bổ sung đầy đủ các tài liệu liên quan vào hồ sơ viên chức.
3. Trách nhiệm, quyền hạn của viên chức đối với hồ sơ cá nhân
Theo quy định của Điều 21 trong Thông tư 07/2019/TT-BNV về trách nhiệm và quyền của viên chức đối với hồ sơ cá nhân, có các điểm cụ thể sau:
- Viên chức phải đảm bảo kê khai đầy đủ, rõ ràng, trung thực và tuân thủ việc kê khai, bổ sung hồ sơ của mình theo hướng dẫn của đơn vị sử dụng viên chức hoặc theo yêu cầu từ cơ quan quản lý hồ sơ viên chức. Viên chức phải chịu trách nhiệm trước pháp luật và trước cơ quan quản lý viên chức, đơn vị sử dụng viên chức đối với những thông tin mà họ đã kê khai. Trong trường hợp thông tin kê khai không đầy đủ, thiếu chính xác hoặc không trung thực, việc xử lý kỷ luật sẽ được thực hiện theo các quy định về xử lý kỷ luật đối với viên chức và các quy định khác của pháp luật có liên quan.
- Viên chức có quyền truy cập vào hồ sơ của mình tại cơ quan quản lý hồ sơ viên chức. Quyền này giúp họ có thể kiểm tra và cập nhật thông tin cá nhân, hồ sơ làm việc và các tài liệu liên quan một cách đầy đủ và chính xác. Tuy nhiên, theo quy định tại Điểm đ Khoản 2 Điều 10 của Thông tư này, có thể có một số tài liệu được quy định cụ thể mà viên chức không có quyền truy cập. Điều này có thể áp dụng cho các thông tin nhạy cảm hoặc các tài liệu mà việc tiết lộ có thể gây nguy hiểm cho an ninh quốc gia, quan hệ quốc tế hoặc an ninh cá nhân của viên chức. Trong trường hợp đó, cơ quan có thẩm quyền sẽ thường áp dụng các biện pháp bảo vệ thông tin và quy định cụ thể về việc truy cập vào các tài liệu nhạy cảm đó.
- Khi cần điều chỉnh hồ sơ gốc hoặc yêu cầu điều chỉnh, bổ sung thông tin trong hồ sơ của mình, viên chức phải báo cáo với người đứng đầu đơn vị sử dụng viên chức và cơ quan có thẩm quyền để được xem xét, giải quyết theo quy định của Thông tư này. Việc báo cáo và xử lý điều chỉnh thông tin trong hồ sơ theo quy định giúp đảm bảo tính chính xác, minh bạch và tuân thủ các quy định pháp luật và quy định nội bộ.
- Viên chức có trách nhiệm cung cấp các tài liệu liên quan đến bản thân khi có yêu cầu từ cơ quan, đơn vị có thẩm quyền, tuân thủ hướng dẫn hoặc yêu cầu của họ. Điều này thường được quy định trong các quy định và hướng dẫn của tổ chức hoặc cơ quan mà viên chức làm việc. Việc cung cấp thông tin và tài liệu liên quan đến bản thân có thể liên quan đến nhiều vấn đề, bao gồm thông tin cá nhân, hồ sơ làm việc, thông tin về dự án hoặc nhiệm vụ mà viên chức đang thực hiện, và các tài liệu khác có liên quan đến công việc hoặc nhiệm vụ được giao.
Tóm lại, viên chức phải đảm bảo việc kê khai thông tin đầy đủ, trung thực và tuân thủ các quy định, cũng như chịu trách nhiệm trong việc cung cấp thông tin và tài liệu liên quan đến bản thân theo hướng dẫn của đơn vị sử dụng viên chức. Việc tuân thủ yêu cầu này không chỉ là một trách nhiệm pháp lý mà còn là một phần quan trọng của việc duy trì tính minh bạch, trung thực và trách nhiệm trong công việc của một viên chức.
Ngoài ra, quý bạn đọc có thể tham khảo thêm bài viết Thời hạn sử dụng của Phiếu lý lịch tư pháp là bao lâu sau khi cấp?
Nếu có bất cứ vấn đề pháp lý nào cần hỗ trợ, vui lòng liên hệ tới bộ phận tư vấn pháp luật trực tuyến qua số điện thoại: 1900.6162 hoặc gửi yêu cầu tới địa chỉ email: lienhe@luatminhkhue.vn. Trân trọng!
