1. Hiểu thế nào về nhân viên thủ kho?

Nhân viên thủ kho là người có trách nhiệm quản lý hàng hóa trong kho, qua các công đoạn từ nhập kho, lưu trữ và xuất kho. Tính chất công việc đòi hỏi tính cẩn thận và tỉ mỉ cao. Bên cạnh đó, chức năng nhiệm vụ của thủ kho còn phải đảm bảo hàng hóa không bị thiếu hụt, hư hỏng. Trách nhiệm của thủ kho đó là đảm bảo cho hàng hóa từ lúc chuyển vào kho cho tới lúc xuất đi khỏi kho cần phải đảm bảo về chất lượng lẫn số lượng hàng hóa. Giảm thiểu được tối đa hỏng hàng, mất hàng. Theo định kỳ (có thể theo tuần, tháng hay quý tùy theo yêu cầu của cấp trên) kiểm kho và báo cáo lại về số lượng tồn kho.

Khi có bất kỳ vấn đề gì xảy ra, thủ kho sẽ là người báo cáo lên cấp trên để có hướng giải quyết kịp thời.

Thủ kho là một công việc đã có từ lâu đời và chưa bao giờ thất thế dù nền kinh tế có nhiều chuyển biến. Hiện nay, thủ kho ngày càng được trọng dụng hơn trong doanh nghiệp và thị trường luôn có nhu cầu lớn đối với nghề này.

Quản lý kho hay hàng tồn kho là hoạt động quan trọng giúp doanh nghiệp cân bằng giữa nhu cầu dự trữ hàng hóa cho các hoạt động sản xuất phân phối và yêu cầu giảm chi phí quản lý hàng tồn kho. Quản lý kho hiệu quả chính là giải pháp giúp giảm chi phí và tăng doanh thu cho doanh nghiệp. Việc duy trì hàng tồn kho một cách không hợp lý và hiệu quả ảnh hưởng rất nhiều đến hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp. Chính vì vậy, điều cần thiết là phải có cách thức quản lý kho hàng, kho vật tư phù hợp. 

 

2. Kỹ năng và phẩm chất cần có của thủ kho

2.1. Kỹ năng

Một thủ kho giỏi ngoài việc thực hiện thành thạo những công việc cơ bản nêu trên thì việc sử dụng các kỹ năng mềm nhằm nâng cao hiệu quả lao động của mình cũng là một điều cần thiết. Một số kỹ năng năng lực có liên quan cần rèn luyện đó là:

  • Kỹ năng tiếp thu nhanh, nhất là ứng dụng những phần mềm hỗ trợ.
  • Kỹ năng về hệ thống hóa sổ sách và thông tin.
  • Kỹ năng kiểm tra và lập ra phiếu nhập xuất kho.
  • Kỹ năng sắp xếp và quản lý các loại hàng hóa khoa học.
  • Kỹ năng tổ chức, quản lý thời gian kho.
  • Kỹ năng phân tích, xử lý các tình huống và đưa ra quyết định.
  • Kỹ năng quản trị thay đổi.
  • Kỹ năng quản trị rủi ro đối với các loại hàng hóa.
  • Kỹ năng khi giải trình.
  • Kỹ năng giao tiếp.
  • Kỹ năng làm việc nhóm.

Những kỹ năng trên không chỉ được sử dụng thành thạo mà cùng kết hợp, để liên kết chúng với nhau đạt hiệu quả trong công việc tốt nhất. Đặc biệt để nâng cao việc quản lý kho kỹ năng khi sử dụng máy móc, thiết bị hỗ trợ là điều vô cùng cần thiết để thống kê một lượng thông tin lớn mang tính chính xác. Có những phần mềm quản lý kho hàng online mà nhiều doanh nghiệp có thể ứng dụng trong công tác. Những phần mềm này khiến cho công việc quản lý trở lên hiệu quả và chuyện nghiệp hơn đối với những hỗ trợ sau:

  • Quản lý kho trực tuyến và Tổng hợp để quản lý kho ở nhiều cơ sở.
  • Tổng hợp những yêu cầu xuất nhập hàng, xử lý và phê duyệt một cách nhanh chóng và phù hợp.
  • Tạo danh mục cho kho hàng một chi tiết, cụ thể.
  • Kiểm tra các tình hình hàng hóa.
  • Tổng hợp dữ liệu, tính toán chi phí, điều hòa hay giảm hàng tồn kho.

Với những hỗ trợ của phần mềm, để thiết bị máy móc sẽ giúp cho bạn làm quen với công việc một cách dễ dàng hơn cũng như là nâng cao hiệu suất làm việc. Cùng yêu cầu với sự chính xác thì việc sử dụng phần mềm là điều cần thiết và phổ biến. Ngoài ra những kỹ năng khác nhau cũng vô cùng quan trọng để nhận thức đúng đắn và xử lý các tình huống hiệu quả.

 

2.2. Phẩm chất

Một thủ kho giỏi sẽ thích hợp với công việc sẽ được thể hiện thông qua khả năng làm việc. Ở những thủ kho giỏi có một số phẩm chất chung sẽ được chúng tôi tìm hiểu và cô đọng cho bạn. Những đặc điểm này chính là tính cách, khuynh hướng bộc lộ có sẵn hay được rèn luyện.

Đầu tiên là những phẩm chất đặc trưng như là tỉ mỉ, cẩn thận, nhạy bén và trung thực. Bởi lẽ phẩm chất cần và đủ đặc trưng do yêu cầu của công việc. Từ những công việc của nhân viên thủ kho đã phân tích cụ thể ở trên thì có thể thấy yêu cầu về độ chính xác và tiếp xúc từng đơn vị hàng cùng với số lượng lớn, cẩn thận để có thể đảm bảo chất lượng hàng hóa.

Phẩm chất tổ chức và lãnh đạo là điều cần có. Thử tưởng tượng nếu như thủ kho tổ chức kém, sắp xếp không khoa học thì bạn sẽ như thế nào? Với khối lượng hàng hóa lớn như vậy thì kho hàng sẽ trở thành mớ lộn xộn và khó tìm kiếm biết bao. 

Phẩm chất, tính cách này sẽ khiến cho nhân viên làm việc hiệu quả, tránh gặp những rắc rối không đáng có và công việc sẽ trở nên dễ dàng hơn.

Tư duy phê phán cũng chính là khả năng cần thiết. Đừng nghĩ sự tỉ mỉ và cẩn thận là tất cả đối với thủ kho. 

Khả năng tư duy và phê phán cùng với sự quan sát sẽ giúp cho thủ kho phân tích, tổng hợp, đánh giá sự việc, đặc biệt đó là dự đoán trước những rào cản, thách thức trong công việc.

 

3. Bảng mô tả công việc nhân viên thủ kho

Để có bảng mô tả công việc nhân viên Thủ kho chính xác thì khá khó vì mỗi công ty lại có một phạm trù công việc khác nhau. Về cơ bản, không có văn bản pháp luật nào điều chỉnh công việc cụ thể của thủ kho mà phải căn cứ vào quyết định của Giám đốc công ty và nội quy, quy chế điều lệ của công ty để xác định quyền hạn, trách nhiệm của thủ kho. Tuy nhiên, sau đây, Luật Minh Khuê xin đưa ra bảng mô tả công việc thủ kho chung nhất cho quý bạn đọc có thể tham khảo:

 

BẢNG MÔ TẢ CÔNG VIỆC THỦ KHO

Thực hiện thủ tục xuất nhập hàng

  • Kiểm tra các chứng từ yêu cầu nhập / xuất hàng theo đúng quy định.
  • Thực hiện việc nhập và xuất hàng cho cá nhân liên quan.
  • Nhận các chứng từ giao hàng, yêu cầu xuất hàng, lưu và chuyển cho bộ phận mua hàng hoặc kế toán theo quy định.
  • Theo dõi hàng hóa xuất nhập tồn.
  • Ghi phiếu nhập, phiếu xuất kho.
  • Trực tiếp nhập phiếu xuất vào phần mềm.
  • Theo dõi số lượng xuất nhập tồn hàng ngày và đối chiếu với định mức tồn kho tối thiểu.

Theo dõi hàng tồn kho tối thiểu

  • Đảm bảo tất cả các loại hàng hóa phải có định mức tồn kho tối thiểu.
  • Nếu số lượng hàng hóa xuất / nhập biến động, phải đề xuất Giám Đốc thay đổi định mức tồn kho tối thiểu cho phù hợp.
  • Theo dõi số lượng tồn kho tối thiểu hàng ngày.

Thực hiện thủ tục đặt hàng của kho

  • Định kỳ theo kế hoạch lập các phiếu yêu cầu mua hàng hoặc đơn hàng nhập khẩu.
  • Theo dõi quá trình nhập hàng, đôn đốc việc mua hàng.
  • Trực tiếp làm thủ tục mua hàng và theo dõi nhập hàng.

Sắp xếp hàng hóa trong kho

  • Trực tiếp sắp xếp các loại hàng hóa trong kho.
  • Sắp xếp hàng hóa tránh bị ướt, đổ vỡ…
  • Lập sơ đồ kho và cập nhật sơ đồ kho khi có phát sinh hàng hóa.

Đảm bảo tiêu chuẩn hàng hóa trong kho

  • Sắp xếp hàng hóa trong kho đúng theo hướng dẫn của nhà sản xuất.
  • Với loại hàng mau hư thì phải quản lý theo nguyên tắc nhập trước xuất trước FIFO (First In First Out).

Tuân thủ quy định về phòng cháy chữa cháy (PCCC) và an toàn trong kho

  • Tuyệt đối đảm bảo quy tắc PCCC trong kho.
  • Định kỳ hàng tháng kiểm tra lại các kệ hàng tránh kệ bị gãy đổ…

Trên đây là toàn bộ nội dung bài viết của Luật Minh Khuê liên quan đến vấn đề: Mẫu bảng mô tả công việc nhân viên thủ kho. Mọi thắc mắc chưa rõ hay có nhu cầu hỗ trợ vấn đề pháp lý khác, quý khách hàng vui lòng liên hệ với bộ phận tư vấn pháp luật trực tuyến qua số hotline: 1900.6162 để được hỗ trợ và giải đáp kịp thời. Xin trân trọng cảm ơn quý khách hàng đã quan tâm theo dõi bài viết của Luật Minh Khuê.