1. Mẫu số 42/TT-Biên bản bàn giao hồ sơ cho đơn vị lưu trữ sử dụng trong thanh tra quản lý nhà nước
>>>> Tải ngay: Biên bản bàn giao hồ sơ cho đơn vị lưu trữ sử dụng trong thanh tra quản lý nhà nước
CƠ QUAN CẤP TRÊN TRỰC TIẾP CỦA CƠ QUAN BÀN GIAO HỒ SƠ ĐOÀN THANH TRA Số: 123/BB-TT Biên bản | CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập - Tự do - Hạnh phúc |
Bàn giao hồ sơ cho đơn vị lưu trữ
Vào 9:00 giờ ngày 15/08/2023, tại Trụ sở Công ty ABC (số 123 đường X, thành phố Y), Chúng tôi gồm:
1. Đại diện bên nhận: Ông Nguyễn Văn A chức vụ Giám đốc Công ty ABC
2. Đại diện bên giao: Ông Trần Thị B chức vụ Trưởng Ban Thanh tra
Tiến hành bàn giao hồ sơ thanh tra về cuộc kiểm tra nội bộ năm 2022 cho Sở Lưu trữ Tài liệu Công ty ABC theo quy định của pháp luật. Hồ sơ này bao gồm 35 trang và có danh mục hồ sơ kèm theo.
Việc giao nhận hồ sơ hoàn thành vào 9:30 giờ ngày 15/08/2023. Biên bản bàn giao hồ sơ đã được đọc lại cho ông Nguyễn Văn A và ông Trần Thị B nghe và ký xác nhận; biên bản được lập thành 2 bản, mỗi bên giữ 01 bản.
Đại diện bên nhận (Chữ ký) | Đại diện bên giao (Chữ ký) |
DANH MỤC HỒ SƠ
(Kèm theo biên bản bàn giao hồ sơ cho đơn vị lưu trữ ngày 19/08/2023)
STT | Tên tài liệu | Thời gian ban hành | Hình thức văn bản | Số trang | Ghi chú |
---|---|---|---|---|---|
1 | Báo cáo thanh tra | 15/07/2022 | Tài liệu in | 10 | |
2 | Bảng điều tra | 10/06/2022 | Tài liệu in | 5 | |
3 | Kết luận thanh tra | 30/07/2022 | Tài liệu in | 8 | |
4 | Bảng thống kê | 05/08/2022 | Tài liệu in | 5 | |
5 | Thư ký kết | 10/08/2022 | Tài liệu in | 7 |
Người nhận hồ sơ (Chữ ký) | Người giao hồ sơ (Chữ ký) |
2. Biên bản bàn giao hồ sơ cho đơn vị lưu giữ sử dụng trong thanh tra quản lý nhà nước dùng để làm gì?
Biên bản bàn giao hồ sơ cho đơn vị lưu giữ sử dụng trong thanh tra quản lý nhà nước được sử dụng để chứng minh quá trình chuyển giao hồ sơ liên quan đến hoạt động thanh tra và quản lý nhà nước. Nó có vai trò quan trọng trong việc đảm bảo tính minh bạch, chính xác và trách nhiệm trong việc lưu giữ, bảo quản và sử dụng thông tin liên quan đến các hoạt động thanh tra và quản lý của cơ quan nhà nước.
- Xác định sự chuyển giao: Biên bản bàn giao hồ sơ ghi nhận thông tin về quá trình chuyển giao hồ sơ từ đơn vị thực hiện thanh tra đến đơn vị lưu giữ. Điều này giúp xác định thời điểm, nơi và các bên tham gia trong quá trình chuyển giao hồ sơ.
- Chứng minh trách nhiệm: Biên bản bàn giao hồ sơ là một bằng chứng về việc đơn vị thực hiện thanh tra đã thực hiện quá trình chuyển giao hồ sơ đầy đủ và chính xác theo quy định. Điều này đảm bảo tính minh bạch và trách nhiệm của đơn vị thanh tra trong việc chuyển giao thông tin liên quan đến quản lý nhà nước.
- Đảm bảo kiểm soát và theo dõi: Biên bản này cung cấp thông tin cụ thể về số lượng và loại tài liệu được chuyển giao, giúp đơn vị lưu giữ có khả năng kiểm soát và theo dõi quá trình bảo quản hồ sơ. Điều này đặc biệt quan trọng trong việc đảm bảo tính toàn vẹn và bảo mật của thông tin.
- Thực hiện nghĩa vụ pháp lý: Biên bản bàn giao hồ sơ chứng minh việc đơn vị thực hiện thanh tra tuân thủ quy định pháp luật về việc chuyển giao thông tin và tài liệu liên quan đến hoạt động quản lý nhà nước. Điều này đảm bảo rằng đơn vị thanh tra tuân thủ các quy định về quản lý thông tin và tài liệu.
- Cung cấp căn cứ cho việc sử dụng hồ sơ: Biên bản này cung cấp thông tin cần thiết cho đơn vị lưu giữ khi sử dụng hồ sơ để tham khảo hoặc tra cứu trong tương lai. Các thông tin về nội dung hồ sơ, ngày giờ chuyển giao và các thông tin liên quan khác được ghi lại trong biên bản sẽ hỗ trợ việc sử dụng hiệu quả hồ sơ sau này.
Như vậy, biên bản bàn giao hồ sơ cho đơn vị lưu giữ trong thanh tra quản lý nhà nước có vai trò quan trọng trong việc chứng minh quá trình chuyển giao thông tin và tài liệu liên quan đến hoạt động thanh tra và quản lý. Nó giúp xác định sự chuyển giao, chứng minh trách nhiệm, đảm bảo kiểm soát và theo dõi, thực hiện nghĩa vụ pháp lý, cung cấp căn cứ cho việc sử dụng hồ sơ trong tương lai. Biên bản này là một văn bằng minh chứng cho tính minh bạch, chính xác và trách nhiệm trong việc bảo quản và sử dụng thông tin liên quan đến hoạt động thanh tra và quản lý nhà nước. Đồng thời, nó đảm bảo rằng các quy định pháp luật về chuyển giao thông tin và tài liệu được tuân thủ đầy đủ, đồng thời hỗ trợ việc sử dụng hiệu quả hồ sơ trong các hoạt động tham khảo và tra cứu trong tương lai.
3. Quy định về lập, bàn giao, quản lý và sử dụng hồ sơ thanh tra
Căn cứ theo Điều 50 Thông tư 06/2021/TT-TTCP quy định về việc lập, bàn giao, quản lý và sử dụng hồ sơ thanh tra. Sau khi quá trình thanh tra đã hoàn thành, việc lập, bàn giao, quản lý và sử dụng Hồ sơ thanh tra là một bước quan trọng để đảm bảo tính minh bạch, đáng tin cậy và hiệu quả của quá trình thanh tra. Dưới đây là các chi tiết liên quan đến việc này:
- Lập và bàn giao Hồ sơ thanh tra:
+ Hồ sơ thanh tra bao gồm tất cả các tài liệu theo quy định.
+ Trưởng đoàn thanh tra có trách nhiệm tổ chức, chỉ đạo việc lập và bàn giao Hồ sơ thanh tra cho cơ quan đã ra Quyết định thanh tra. Thanh tra viên, công chức được giao nhiệm vụ thanh tra chuyên ngành tiến hành thanh tra độc lập cũng có trách nhiệm lập và bàn giao Hồ sơ thanh tra cho cơ quan đã ra Quyết định thanh tra hoặc đã ra văn bản phân công nhiệm vụ tiến hành thanh tra độc lập.
+ Việc lập và bàn giao Hồ sơ thanh tra phải tuân thủ quy trình và quy định của pháp luật.
- Thời gian lưu trữ Hồ sơ thanh tra:
+ Hồ sơ thanh tra được bàn giao cho đơn vị lưu trữ trong thời gian 15 ngày làm việc, tính từ ngày đóng Hồ sơ thanh tra.
+ Thời gian này giúp đảm bảo rằng Hồ sơ thanh tra được bảo quản đúng cách và có thể truy cập khi cần thiết.
- Biên bản bàn giao Hồ sơ thanh tra:
+ Việc bàn giao Hồ sơ thanh tra phải được lập thành biên bản, ghi rõ thông tin về nội dung bàn giao, thời gian, địa điểm, các bên tham gia và những tài liệu liên quan.
+ Biên bản bàn giao Hồ sơ thanh tra có tính chất chứng minh về việc bàn giao và được giữ làm chứng cứ khi cần.
- Đôn đốc, kiểm tra và chỉ đạo:
+ Người ra quyết định thanh tra hoặc người ra văn bản phân công nhiệm vụ tiến hành thanh tra độc lập phải đôn đốc, chỉ đạo, kiểm tra Trưởng đoàn thanh tra, thành viên Đoàn thanh tra và công chức được giao nhiệm vụ tiến hành thanh tra chuyên ngành độc lập trong việc lập, bàn giao Hồ sơ thanh tra.
+ Điều này giúp đảm bảo tính chính xác, đầy đủ và đáng tin cậy của Hồ sơ thanh tra.
- Mở và đóng hồ sơ:
+ Việc mở Hồ sơ thanh tra bắt đầu từ ngày ban hành Quyết định thanh tra.
+ Hồ sơ sẽ được đóng vào ngày người có thẩm quyền ra văn bản chỉ đạo hoặc quyết định về việc xử lý kết quả thanh tra.
+ Việc đóng hồ sơ đánh dấu sự kết thúc của quá trình thanh tra và chuẩn bị cho việc lưu trữ và sử dụng Hồ sơ trong tương lai.
Quá trình lập, bàn giao, quản lý và sử dụng Hồ sơ thanh tra có ý nghĩa quan trọng trong việc đảm bảo tính minh bạch và hiệu quả của hoạt động thanh tra. Điều này giúp tạo ra sự tin tưởng của công chúng và đảm bảo rằng quá trình thanh tra được thực hiện đúng quy định và theo đúng quy trình pháp luật.
Nội dung khác có liên quan vui lòng xem thêm bài viết sau: Mẫu biên bản bàn giao công trình hoàn thành đưa vào sử dụng 2023. Để giúp bạn giải quyết mọi vướng mắc pháp lý một cách chính xác và hiệu quả, chúng tôi xin giới thiệu tổng đài tư vấn pháp luật trực tuyến của chúng tôi với số điện thoại 1900.6162. Bằng cách liên hệ với chúng tôi, bạn sẽ nhận được sự hỗ trợ tư vấn nhanh chóng và chuyên sâu từ đội ngũ chuyên gia pháp luật. Nếu bài viết hoặc thông tin mà chúng tôi cung cấp có bất kỳ nội dung nhầm lẫn hoặc chưa rõ ràng, xin vui lòng liên hệ qua email tới địa chỉ lienhe@luatminhkhue.vn. Chúng tôi luôn sẵn lòng trao đổi và giải đáp mọi thắc mắc của bạn.