Hướng dẫn mẫu biên bản xác nhận khối lượng hàng hóa

1. Biên bản xác nhận khối lượng hàng hóa là gì? Mục đích, ý nghĩa của biên bản xác nhận khối lượng hàng hóa? 

-Biên bản xác nhận khối lượng hàng hóa là gì?

Khi giao dịch mua bán hàng hóa để phòng ngừa rủi ro cũng như thống nhất về việc giao nhận hàng hóa: thời gian, địa điểm giao hàng, khối lượng hàng hóa,... các bên thường lập biên bản để xác định việc mua bán hàng hóa và xác nhận khối lượng hàng hóa và thống nhất một số thông tin khác (tùy theo yêu cầu của các bên). Khi giao nhận hàng hóa thông thường các bên sẽ tiến hành lập các loại biên bản sau: Biên bản giao nhận, bàn giao hàng hóa (có thể bao gồm thông tin về xác nhận khối lượng hàng hóa), biên bản xác nhận khối lượng hàng hóa (trong trường hợp bên mua không cho người nhận hàng) 

Biên bản giao nhận hàng hóa là văn bản thể hiện việc giao nhận hàng hóa đã xảy ra trên thực tế, bên bán đã giao hàng và bên mua đã nhận hàng theo sự thỏa thuận trước đó (thỏa thuận bằng hợp đồng, hoặc bằng một phương thức khác,..) 

Biên bản xác nhận khối lượng hàng hóa là văn bản giữa hai bên được lập để xác nhận số lượng hàng hóa, vật tư đã mua theo thỏa thuận và trách nhiệm của hai bên khi giao nhận hàng hóa. 

-Mục đích của biên bản xác nhận khối lượng hàng hóa: ghi nhận số lượng, chất lượng hàng hóa, mức độ lỗi hoặc bồi thường của các bên (nếu có) 

-Ý nghĩa: Biên bản xác nhận khối lượng hàng hóa là tài liệu có ý nghĩa quan trọng, là văn bản chứng minh hai bên đã giao và nhận đúng (hoặc không đúng) số lượng, khối lượng hàng hóa như đã thỏa thuận trong hợp đồng (hoặc thỏa thuận bằng hình thức khác). Bên cạnh đó nếu có xảy ra tranh chấp đây cũng là tài liệu, chứng cứ để cơ quan có thẩm quyền căn cứ giải quyết tranh chấp giữa các bên. Hoặc là văn bản để lưu phục vụ hoạt động nội bộ cũng như là tài liệu để xuất trình khi thanh, kiểm tra hoặc kiểm toán hoạt động của các tổ chức khi cần. 

2. Mẫu biên bản xác nhận khối lượng hàng hóa 

2.1 Các bên khi lập biên bản xác nhận hàng hóa có thể tham khảo mẫu biên bản sau: 

CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM 

Độc lập - Tự do - Hạnh phúc  

BIÊN BẢN XÁC NHẬN KHỐI LƯỢNG HÀNG HÓA 

-Căn cứ hợp đồng số, ngày tháng năm 2023 giữa bên mua và bên bán 

-Căn cứ nhu cầu và khả năng của hai bên 

Hôm nay, ngày 06 tháng 9 năm 2023 

Chúng tôi gồm có: 

1. Bên mua hàng hóa: 

Tên tổ chức: Công ty TNHH A 

Mã số thuế: Ghi rõ mã số thuế theo đăng ký kinh doanh của tổ chức 

Địa chỉ trụ sở: số nhà, đường (phố), tổ (thôn), phường (xã), quận (huyện, thành phố), thành phố (trong trường hợp trụ sở ở thành phố trực thuộc trung ương, tỉnh, Việt Nam 

Người đại diện theo pháp luật: Nguyễn Văn A, 

Chức vụ: Giám đốc 

2. Bên bán hàng: 

Tên tổ chức: Công ty cổ phần B 

Mã số thuế: ghi theo mã số thuế trên đăng ký kinh doanh của tổ chức đó 

Người đại diện theo pháp luật: Nguyễn Văn B 

Chức vụ: Tổng giám đốc 

Bằng văn bản này bên mua và bên bán thống nhất xác nhận về khố lượng vật tư hàng hóa như sau: 

Phương thức giao nhận hàng hóa: 

-Địa điểm giao hàng: Tại trụ sở công ty TNHH A 

-Thời gian giao nhận hàng: giờ, phút, ngày tháng, năm 2023 

-Chi phí vận chuyển: bên mua hoặc bên bán (có thể ghi rõ tên đơn vị mua bán) chịu : đã thanh toán 

Trong trường hợp không có thay đổi về thời gian, địa điểm, khối lượng hàng hóa hoặc hủy bỏ đơn hàng được báo trước trong vòng (số lượng ngày do hai bên thỏa thuận) kể từ ngày biên bản được ký kết bên bán thực hiện chuẩn bị hàng hóa mà bên mua yêu cầu và giao hàng theo đúng thỏa thuận. Trường hợp có thiệt hại xảy ra trong quá trình giao hàng tùy theo mức độ lỗi và lỗi thuộc về bên nào bên đấy sẽ phải bồi thường theo quy định của pháp luật. (áp dụng trong trường hợp biên bản được lập trước khi giao hàng) 

Hai bên thống nhất đã nhận đủ số lượng, chất lượng như theo thỏa thuận. Biên bản được lập thành hai, mỗi bên giữ một bản, có giá trị pháp lý như nhau. 

2.2 Một số hướng dẫn khi lập biên bản xác nhận khối lượng hàng hóa: 

-Đối với phần Quốc hiệu, tiêu ngữ các bên viết tay hoặc đánh máy theo đúng quy định nếu biên bản là bản đánh máy phần Quốc hiệu tiêu ngữ cần phải viết theo font chữ times new roman, cỡ chữ 13 hoặc 14 phần quốc hiệu cần viết im đậm, in hoa. Phần tiêu ngữ viết in đậm và viết hoa chữ cái đầu. 

-Đối với phần căn cứ cần ghi rõ ràng các thông tin của hợp đồng (tên hợp đồng, số hợp đồng, ngày ký hợp đồng,...) hoặc thỏa thuận giữa hai bên (nếu thỏa thuận bằng hình thức thỏa thuận miệng cần ghi rõ thỏa thuận giữa tên hai bên, ngày tháng năm thỏa thuận, thỏa thuận về việc gì,...)

-Đối với trường hợp một trong hai bên là cá nhân thì phần thông tin cá nhân ghi rõ: họ và tên của cá nhân đó, số chứng minh nhân dân hoặc căn cước công dân (lưu ý hiện tại Bộ công an đã triển khai làm căn cước công dân gắn chip việc ghi số căn cước cần ghi đúng theo số căn cước mới) 

-Đối với phần miêu tả về hàng hóa và khối lượng hàng hóa cần ghi rõ ràng về số loại hàng hóa, quy cách, chủng loại, số lượng hàng hóa, ghi chú (nếu có). Các bên có thể ghi thêm nội dung theo thỏa thuận, đặc trưng của loại hàng hóa cũng như nhu cầu của hai bên 

-Đối với phương thức giao hàng trong phần này cần ghi rõ một số thông tin như: địa điểm giao hàng, thời gian giao hàng (ghi rõ giờ, phút, ngày, tháng, năm), chi phí vận chuyển cần ghi rõ do bên nào chịu hoặc cả hai bên cùng chịu 

-Đối với phần thỏa thuận của hai bên có thể ghi các nội dung hai bên đã nhất trí thông nhất như: hai bên thống nhất đã nhận đủ số lượng, khối lượng hàng hóa hoặc hai bên thống nhất đã nhận số lượng, khối lượng hàng hóa còn lại bao nhiêu, số lượng khối lượng hàng hóa cần giao bổ sung,... các nội dung khác theo thỏa thuận của cả hai bên 

-Đối với phần ký tên nếu là công ty thì người đại diện theo pháp luật của công ty hoặc người được giao nhiệm vụ ký ghi rõ họ tên và đóng dấu. Đối với một trong các bên là cá nhân thì cá nhân đó phải ký và ghi rõ họ tên. 

3. Những lưu ý khi làm biên bản xác nhận khối lượng hàng hóa 

-Khi làm biên bản xác nhận khối lượng hàng hóa cần tuân thủ các quy định của pháp luật liên quan đến việc giao nhận hàng hóa và loại hàng hóa mà hai bên giao nhận 

-Khi làm biên bản xác nhận khối lượng hàng hóa cần ghi rõ ràng đầy đủ các thông tin về bên giao, bên nhận, số lượng, khối lượng, chủng loại hàng hóa giao nhận,... và các thông tin khác theo quy định của hợp đồng và theo thỏa thuận của các bên 

-Biên bản xác nhận khối lượng hàng hóa cần căn cứ và bám sát nội dung của hợp đồng mua bán hàng hóa  

-Biên bản xác nhận khối lượng hàng hóa được hai bên lập để ghi nhận khối lượng hàng hóa giao nhận theo thỏa thuận của hai bên trong trường hợp xảy ra tranh chấp đây sẽ là căn cứ để các cơ quan có thẩm quyền giải quyết tranh chấp trên vì vậy các bên cần lưu giữ biên bản này để phòng ngừa các rủi ro khi xảy ra tranh chấp. 

-Biên bản xác nhận khối lượng hàng hóa có thể viết tay hoặc đánh máy nhưng cần đảm bảo đầy đủ các nội dung như đã nêu ở trên 

-Biên bản xác nhận khối lượng hàng hóa cần đảm bảo về mặt hình thức trình bày sao cho dễ đọc, dễ hiểu. 

Tải mẫu tại đây  

Tham khảo thêm mẫu biên bản bàn giao tài sản tại bài viết /mau-bien-ban-ban-giao-tai-san.aspx

Trên đây là bài viết của công ty Luật Minh Khuê về vấn đề: "Hướng dẫn mẫu biên bản xác nhận khối lượng hàng hóa" nếu gặp bất kì vấn đề pháp lý nào quý bạn đọc vui lòng liên hệ với chúng tôi qua số điện thoại 1900.6162 hoặc Email: lienha@luatminhkhue.vn. Trân trọng.