- 1. Biên bản bàn giao tài sản là gì và tại sao cần thiết trong doanh nghiệp?
- 2. Các loại mẫu biên bản bàn giao tài sản phổ biến nhất hiện nay
- 2.1. Biên bản bàn giao tài sản, trang thiết bị làm việc
- 2.2. Biên bản bàn giao công việc khi nghỉ việc
- 2.3. Biên bản bàn giao hồ sơ, tài liệu
- 2.4. Biên bản bàn giao con dấu, chữ ký số
- 2.5. Biên bản bàn giao tài khoản và dữ liệu điện tử
- 2.6. Biên bản bàn giao tài sản công
- 3. Hướng dẫn cách soạn thảo biên bản bàn giao tài sản chuẩn pháp lý
- 3.1. Thông tin về việc bàn giao
- 3.2. Thông tin bên giao và bên nhận
- 3.3. Danh mục tài sản
- 3.4. Hồ sơ và phụ kiện đi kèm
- 3.5. Trách nhiệm của các bên
- 3.6. Chữ ký
- 4. Quy trình thực hiện bàn giao tài sản và công việc cho nhân viên nghỉ việc
- Bước 1. Xác định thời điểm chấm dứt hợp đồng và kế hoạch bàn giao
- Bước 2. Lập danh sách công việc cần chuyển giao
- Bước 3. Kiểm kê và thu hồi tài sản
- Bước 4. Bàn giao hồ sơ và dữ liệu điện tử
- Bước 5. Đối chiếu công nợ
- Bước 6. Xác nhận hoàn thành bàn giao
- 5. Quy định về bàn giao tài sản công theo Nghị định 151/2017/NĐ-CP
- 5.1. Phải có căn cứ và đúng thẩm quyền
- 5.2. Bàn giao tài sản trên thực tế
- 5.3. Lập biên bản bàn giao, tiếp nhận
- 5.4. Hạch toán sau bàn giao
- 6. Những lưu ý quan trọng để biên bản bàn giao có giá trị pháp lý cao
- 6.1. Không ghi hiện trạng quá chung chung
- 6.2. Xác định rõ thời điểm bàn giao
- 6.3. Người ký phải có tư cách phù hợp
- 6.4. Không mặc nhiên quy trách nhiệm bồi thường
- 6.5. Không tùy tiện khấu trừ lương
- 6.6. Kiểm soát dữ liệu và tài khoản ngay trong ngày bàn giao
- 6.7. Lưu trữ biên bản cùng hồ sơ liên quan
- 7. Tải mẫu biên bản bàn giao tài sản, công việc file Word mới nhất
- Kết luận
Trong hoạt động của doanh nghiệp, việc giao máy tính, điện thoại, hồ sơ, thiết bị, tài khoản làm việc hoặc các tài sản khác cho nhân viên sử dụng diễn ra rất thường xuyên. Khi người lao động chuyển vị trí, nghỉ việc hoặc doanh nghiệp thay đổi người quản lý tài sản, những tài sản này cần được kiểm kê và bàn giao rõ ràng.
Biên bản bàn giao tài sản vì vậy không nên được xem là một giấy tờ mang tính hình thức. Văn bản được lập đầy đủ có thể giúp xác định tài sản nào đã được giao, số lượng bao nhiêu, tình trạng tại thời điểm bàn giao như thế nào, ai là người tiếp nhận và trách nhiệm quản lý được chuyển giao từ thời điểm nào.
Đối với tài sản công, yêu cầu còn chặt chẽ hơn bởi việc giao, điều chuyển, tiếp nhận và hạch toán tài sản phải tuân thủ Luật Quản lý, sử dụng tài sản công năm 2017, Nghị định 151/2017/NĐ-CP và các quy định sửa đổi, bổ sung có liên quan.
1. Biên bản bàn giao tài sản là gì và tại sao cần thiết trong doanh nghiệp?
Biên bản bàn giao tài sản có thể hiểu là văn bản ghi nhận việc một cá nhân, bộ phận hoặc tổ chức giao tài sản cho một cá nhân, bộ phận hoặc tổ chức khác tiếp nhận, quản lý hoặc sử dụng.
Nội dung của biên bản thường xác định rõ bên giao, bên nhận, thời điểm và địa điểm giao nhận, danh mục tài sản, số lượng, mã tài sản, tình trạng thực tế, hồ sơ kèm theo và xác nhận của các bên.
Tùy từng trường hợp, đối tượng bàn giao có thể là tài sản hữu hình như máy tính, điện thoại, máy móc, phương tiện, chìa khóa, công cụ lao động; cũng có thể bao gồm hồ sơ, tài liệu, dữ liệu, thiết bị chữ ký số và các quyền quản trị hệ thống.
Trong doanh nghiệp, biên bản bàn giao có một số ý nghĩa đặc biệt quan trọng.
Thứ nhất, biên bản giúp xác định rõ hiện trạng tài sản.
Thay vì chỉ ghi chung chung “01 máy tính”, doanh nghiệp có thể ghi cụ thể tên thiết bị, mã tài sản, số sê-ri, phụ kiện kèm theo và tình trạng tại thời điểm giao nhận. Cách ghi này giúp hạn chế tranh chấp về việc tài sản đã hỏng từ trước hay hư hỏng trong thời gian người lao động quản lý.
Thứ hai, biên bản là một nguồn chứng cứ quan trọng nếu sau này phát sinh tranh chấp.
Chẳng hạn, khi doanh nghiệp cho rằng nhân viên chưa hoàn trả máy tính sau khi nghỉ việc, biên bản giao tài sản ban đầu và biên bản hoàn trả có thể được sử dụng cùng các tài liệu khác để xác định quá trình giao nhận.
Tuy nhiên, cần lưu ý rằng biên bản bàn giao không đồng nghĩa với việc cứ có mất mát, hư hỏng sau thời điểm ký biên bản thì bên nhận mặc nhiên phải bồi thường. Trách nhiệm cụ thể còn phải xem xét căn cứ pháp luật, thỏa thuận hợp pháp, lỗi, nguyên nhân gây thiệt hại, mức thiệt hại thực tế và các tình tiết liên quan.
Thứ ba, biên bản giúp doanh nghiệp quản lý tài sản nội bộ.
Doanh nghiệp có thể xác định tài sản đang do ai sử dụng, được giao từ thời điểm nào, thuộc bộ phận nào và đã được hoàn trả hay chưa.
Thứ tư, biên bản đặc biệt cần thiết khi nhân viên nghỉ việc hoặc chuyển công tác.
Một quy trình bàn giao rõ ràng giúp doanh nghiệp vừa thu hồi tài sản, vừa chuyển tiếp hồ sơ và công việc cho người kế nhiệm mà không làm gián đoạn hoạt động.
2. Các loại mẫu biên bản bàn giao tài sản phổ biến nhất hiện nay
Tùy vào đối tượng được chuyển giao, doanh nghiệp có thể xây dựng những mẫu biên bản khác nhau thay vì sử dụng một biểu mẫu chung cho mọi trường hợp.
2.1. Biên bản bàn giao tài sản, trang thiết bị làm việc
Đây là loại phổ biến nhất, được sử dụng khi doanh nghiệp cấp hoặc thu hồi:
- Máy tính, màn hình, điện thoại;
- Máy móc, thiết bị kỹ thuật;
- Công cụ, dụng cụ lao động;
- Thẻ ra vào, chìa khóa;
- Phương tiện làm việc;
- Các phụ kiện và thiết bị khác.
Biên bản nên ghi mã tài sản hoặc số sê-ri nếu có, số lượng và tình trạng thực tế của từng tài sản.
2.2. Biên bản bàn giao công việc khi nghỉ việc
Biên bản này được sử dụng khi người lao động chấm dứt hợp đồng, chuyển vị trí, chuyển bộ phận hoặc nghỉ dài hạn.
Nội dung trọng tâm không phải là tài sản mà là:
Tên công việc đang thực hiện; tiến độ; công việc chưa hoàn thành; thời hạn tiếp theo; người liên hệ; hồ sơ liên quan và những vấn đề người kế nhiệm cần lưu ý.
Việc ghi rõ tiến độ giúp người nhận nhanh chóng tiếp quản công việc và hạn chế tình trạng dự án bị gián đoạn sau khi nhân sự cũ rời vị trí.
2.3. Biên bản bàn giao hồ sơ, tài liệu
Được sử dụng khi chuyển giao hồ sơ giấy hoặc hồ sơ điện tử.
Nên xác định rõ tên hồ sơ, thời kỳ tài liệu, số lượng, bản chính hay bản sao, tình trạng hồ sơ và vị trí lưu trữ.
Đối với hồ sơ thuộc phạm vi công tác văn thư, lưu trữ, cần đồng thời tuân thủ các quy định chuyên ngành tương ứng.
2.4. Biên bản bàn giao con dấu, chữ ký số
Loại biên bản này thường được sử dụng khi thay đổi người trực tiếp quản lý con dấu, thiết bị ký số hoặc khi thay đổi nhân sự phụ trách công việc liên quan.
Biên bản nên xác định rõ loại con dấu, số lượng, thiết bị chữ ký số, số sê-ri hoặc thông tin nhận dạng cần thiết và thời điểm người nhận bắt đầu chịu trách nhiệm quản lý.
Không nên ghi trực tiếp mật khẩu hoặc mã PIN bí mật vào những bản biên bản được lưu hành rộng rãi. Việc chuyển thông tin xác thực nên thực hiện bằng phương thức bảo mật riêng và sau đó thay đổi thông tin xác thực khi cần thiết.
2.5. Biên bản bàn giao tài khoản và dữ liệu điện tử
Trong doanh nghiệp hiện đại, đây là nội dung rất quan trọng.
Đối tượng bàn giao có thể bao gồm thư điện tử doanh nghiệp, dữ liệu trên hệ thống quản trị khách hàng, hệ thống quản trị nguồn lực, website, tên miền, kho dữ liệu, phần mềm nghiệp vụ hoặc các quyền quản trị khác.
Thay vì bàn giao nguyên trạng mật khẩu cá nhân, doanh nghiệp nên thực hiện việc chuyển quyền quản trị, đặt lại mật khẩu và thu hồi quyền truy cập của nhân sự cũ thông qua bộ phận có thẩm quyền.
2.6. Biên bản bàn giao tài sản công
Đây là nhóm riêng biệt, được áp dụng trong quản lý, sử dụng tài sản công và phải tuân thủ quy định chuyên ngành.
Không nên lấy mẫu bàn giao tài sản nội bộ của doanh nghiệp để thay thế biểu mẫu bắt buộc được pháp luật quy định cho trường hợp bàn giao, tiếp nhận tài sản công.
3. Hướng dẫn cách soạn thảo biên bản bàn giao tài sản chuẩn pháp lý
Pháp luật không đặt ra một mẫu biên bản bàn giao tài sản duy nhất áp dụng cho tất cả doanh nghiệp và mọi trường hợp. Vì vậy, doanh nghiệp có thể xây dựng biểu mẫu phù hợp với nhu cầu quản trị.
Một biên bản rõ ràng nên có các nội dung cơ bản sau.
3.1. Thông tin về việc bàn giao
Ghi rõ tên biên bản, thời gian, địa điểm lập và căn cứ thực hiện việc bàn giao nếu có.
Ví dụ:
“BIÊN BẢN BÀN GIAO TÀI SẢN, TRANG THIẾT BỊ LÀM VIỆC”.
Nếu việc bàn giao được thực hiện theo quyết định điều chuyển, quyết định nghỉ việc, quy chế quản lý tài sản hoặc văn bản khác thì có thể ghi nhận căn cứ tương ứng.
3.2. Thông tin bên giao và bên nhận
Cần xác định tối thiểu:
Họ tên; chức vụ hoặc vị trí; phòng, ban; mã nhân viên nếu có.
Không nhất thiết phải ghi số Căn cước công dân của người lao động trong mọi trường hợp. Doanh nghiệp chỉ nên thu thập những dữ liệu cá nhân thực sự cần thiết cho mục đích quản lý và phải bảo đảm việc xử lý dữ liệu phù hợp quy định pháp luật.
3.3. Danh mục tài sản
Đây là phần quan trọng nhất.
Có thể thiết kế bảng gồm:
STT | Tên tài sản | Mã tài sản/Số sê-ri | Đơn vị tính | Số lượng | Hiện trạng | Phụ kiện | Ghi chú
Đối với tài sản có giá trị lớn, nên ghi càng chi tiết càng tốt.
Ví dụ, thay vì ghi:
“Laptop Dell - tình trạng tốt”
nên ghi:
“Laptop Dell Latitude..., Serial..., hoạt động bình thường; màn hình không nứt; vỏ có vết xước khoảng...; kèm bộ sạc...”.
Nếu cần, có thể lập phụ lục hình ảnh hiện trạng và để các bên ký xác nhận.
3.4. Hồ sơ và phụ kiện đi kèm
Đối với phương tiện, máy móc hoặc tài sản có hồ sơ pháp lý, cần ghi rõ những giấy tờ được giao kèm.
Đối với thiết bị điện tử, cần ghi phụ kiện.
Đối với công việc, cần ghi hồ sơ, dữ liệu, thư mục hoặc tài liệu được chuyển giao.
3.5. Trách nhiệm của các bên
Không nên viết một điều khoản quá rộng theo kiểu:
“Sau khi ký, bên nhận chịu mọi trách nhiệm đối với tài sản.”
Cách quy định này dễ dẫn đến tranh chấp.
Có thể thể hiện rõ hơn rằng bên nhận xác nhận đã kiểm tra và tiếp nhận tài sản theo hiện trạng ghi trong biên bản, đồng thời có trách nhiệm quản lý, sử dụng theo nội quy, quy chế và quy định pháp luật.
Nếu phát sinh mất mát hoặc hư hỏng, trách nhiệm được xác định căn cứ vào nguyên nhân, lỗi, thiệt hại thực tế, thỏa thuận hợp pháp và quy định pháp luật có liên quan.
3.6. Chữ ký
Biên bản nên có chữ ký của bên giao và bên nhận.
Tùy quy trình nội bộ, có thể bổ sung chữ ký của quản lý trực tiếp, bộ phận hành chính, công nghệ thông tin, nhân sự hoặc người có thẩm quyền.
Số lượng bản được lập do doanh nghiệp xác định phù hợp với nhu cầu lưu trữ. Không có nguyên tắc chung rằng mọi biên bản bàn giao trong doanh nghiệp bắt buộc phải lập thành hai hoặc ba bản.
4. Quy trình thực hiện bàn giao tài sản và công việc cho nhân viên nghỉ việc
Khi người lao động nghỉ việc, doanh nghiệp nên tách hai nội dung: chấm dứt hợp đồng lao động và thủ tục bàn giao nội bộ.
Bước 1. Xác định thời điểm chấm dứt hợp đồng và kế hoạch bàn giao
Khi nhận được thông báo nghỉ việc hoặc có căn cứ chấm dứt hợp đồng lao động, doanh nghiệp xác định ngày làm việc cuối cùng và xây dựng kế hoạch bàn giao.
Nếu người lao động đơn phương chấm dứt hợp đồng lao động, thời hạn báo trước được xác định theo Điều 35 Bộ luật Lao động 2019, trừ những trường hợp người lao động được quyền chấm dứt mà không phải báo trước.
Bước 2. Lập danh sách công việc cần chuyển giao
Người lao động thống kê:
Công việc đang thực hiện; mức độ hoàn thành; thời hạn; khách hàng, đối tác liên quan; hồ sơ đang xử lý và những vấn đề người kế nhiệm cần tiếp tục.
Đối với công việc phức tạp, nên lập phụ lục riêng.
Bước 3. Kiểm kê và thu hồi tài sản
Bộ phận phụ trách đối chiếu với hồ sơ cấp phát tài sản trước đó.
Các bên kiểm tra số lượng, mã tài sản, tình trạng thực tế và phụ kiện rồi lập biên bản.
Nếu phát hiện hư hỏng, không nên tự động khấu trừ tiền lương. Việc xác định trách nhiệm vật chất của người lao động phải tuân thủ Điều 129, Điều 130 Bộ luật Lao động 2019 và các quy định hướng dẫn có liên quan.
Bước 4. Bàn giao hồ sơ và dữ liệu điện tử
Doanh nghiệp cần đặc biệt kiểm soát:
Hồ sơ khách hàng; tài liệu nội bộ; dữ liệu nghiệp vụ; tài khoản quản trị; thư điện tử; thiết bị chữ ký số và quyền truy cập hệ thống.
Khoản 2 Điều 21 Bộ luật Lao động 2019 cho phép người sử dụng lao động và người lao động thỏa thuận bằng văn bản về nội dung, thời hạn bảo vệ bí mật kinh doanh, bí mật công nghệ, quyền lợi và việc bồi thường khi vi phạm đối với người lao động làm công việc có liên quan trực tiếp đến các bí mật này.
Bước 5. Đối chiếu công nợ
Bộ phận kế toán kiểm tra các khoản tạm ứng, công tác phí, khoản phải hoàn trả hoặc nghĩa vụ tài chính khác nếu có.
Việc khấu trừ tiền lương phải có căn cứ và tuân thủ giới hạn, trình tự theo pháp luật lao động; doanh nghiệp không thể tự đặt ra cơ chế giữ toàn bộ lương của người lao động chỉ vì thủ tục bàn giao chưa hoàn thành.
Bước 6. Xác nhận hoàn thành bàn giao
Sau khi các bộ phận liên quan xác nhận, doanh nghiệp lưu biên bản cùng hồ sơ chấm dứt hợp đồng lao động.
Theo Điều 48 Bộ luật Lao động 2019, về nguyên tắc, trong thời hạn 14 ngày làm việc kể từ ngày chấm dứt hợp đồng lao động, các bên có trách nhiệm thanh toán đầy đủ các khoản tiền liên quan đến quyền lợi của mỗi bên; một số trường hợp luật định có thể kéo dài nhưng không quá 30 ngày.
Người sử dụng lao động đồng thời phải hoàn thành thủ tục xác nhận thời gian đóng bảo hiểm xã hội, bảo hiểm thất nghiệp và trả lại bản chính giấy tờ khác nếu đã giữ của người lao động.
Doanh nghiệp không nên sử dụng việc giữ giấy tờ hoặc trì hoãn trái pháp luật các thủ tục bắt buộc như một biện pháp ép người lao động quay lại bàn giao.
5. Quy định về bàn giao tài sản công theo Nghị định 151/2017/NĐ-CP
Đối với tài sản công, việc bàn giao không chỉ là hoạt động quản trị nội bộ mà phải đặt trong khuôn khổ Luật Quản lý, sử dụng tài sản công năm 2017 và Nghị định 151/2017/NĐ-CP.
Đáng chú ý, khi áp dụng hiện nay cần đọc Nghị định 151/2017/NĐ-CP cùng các văn bản sửa đổi, bổ sung, trong đó có Nghị định 114/2024/NĐ-CP.
5.1. Phải có căn cứ và đúng thẩm quyền
Việc giao, điều chuyển hoặc tiếp nhận tài sản công phải được thực hiện trên cơ sở quyết định của cơ quan hoặc người có thẩm quyền trong trường hợp pháp luật yêu cầu.
Cơ quan, đơn vị không được tự ý chuyển tài sản công cho một đơn vị khác chỉ bằng một biên bản thỏa thuận giữa hai bên.
Biên bản là tài liệu ghi nhận việc thực hiện quyết định bàn giao, tiếp nhận; không thay thế cho quyết định của cơ quan có thẩm quyền khi quyết định đó là điều kiện pháp lý bắt buộc.
5.2. Bàn giao tài sản trên thực tế
Khi tổ chức bàn giao, các bên cần kiểm tra tài sản trên thực địa, đối chiếu với hồ sơ và sổ kế toán.
Thông tin quan trọng gồm:
Tên và loại tài sản; số lượng; nguyên giá; giá trị còn lại; tình trạng; hồ sơ pháp lý; quyền quản lý, sử dụng và các thông tin cần thiết khác.
Đối với tài sản là nhà, đất, phương tiện hoặc tài sản có đăng ký, hồ sơ pháp lý đi kèm đặc biệt quan trọng.
5.3. Lập biên bản bàn giao, tiếp nhận
Nghị định 151/2017/NĐ-CP và các quy định sửa đổi, bổ sung có hệ thống biểu mẫu áp dụng đối với việc quản lý, xử lý tài sản công.
Khi thực hiện một trường hợp cụ thể, cơ quan, đơn vị phải xác định đúng loại nghiệp vụ và sử dụng biểu mẫu tương ứng theo quy định đang có hiệu lực, thay vì mặc nhiên sử dụng mẫu bàn giao nội bộ của doanh nghiệp.
5.4. Hạch toán sau bàn giao
Sau khi hoàn thành việc giao nhận, bên giao và bên nhận thực hiện các thủ tục kế toán, cập nhật biến động và đăng ký tài sản theo quy định tương ứng.
Việc này đặc biệt quan trọng vì bàn giao thực tế nhưng không cập nhật sổ sách có thể tạo ra tình trạng tài sản đã do đơn vị mới quản lý nhưng vẫn còn được ghi nhận tại đơn vị cũ.
Khung pháp lý về tài sản công và yêu cầu gắn việc bàn giao với thẩm quyền, hồ sơ và hạch toán được quy định trong Luật Quản lý, sử dụng tài sản công 2017, Nghị định 151/2017/NĐ-CP và các quy định sửa đổi, bổ sung.
6. Những lưu ý quan trọng để biên bản bàn giao có giá trị pháp lý cao
Một biên bản có nhiều chữ ký chưa chắc đã là một biên bản tốt. Giá trị chứng minh của văn bản phụ thuộc rất lớn vào mức độ cụ thể, chính xác và khả năng đối chiếu với các tài liệu khác.
6.1. Không ghi hiện trạng quá chung chung
“Tốt”, “bình thường”, “đầy đủ” là những cách mô tả dễ phát sinh tranh chấp.
Đối với tài sản có giá trị, nên ghi cụ thể khuyết điểm, mức hao mòn, số sê-ri và phụ kiện.
Có thể chụp ảnh và lập phụ lục kèm biên bản.
6.2. Xác định rõ thời điểm bàn giao
Nên ghi ngày, giờ hoàn thành giao nhận nếu thời điểm đó có ý nghĩa đối với việc xác định trách nhiệm quản lý.
Điều này đặc biệt cần thiết với con dấu, chữ ký số, quyền quản trị hệ thống hoặc tài sản có giá trị lớn.
6.3. Người ký phải có tư cách phù hợp
Cần xác định rõ người giao và người nhận có được tổ chức giao nhiệm vụ quản lý hoặc tiếp nhận tài sản hay không.
Đối với những trường hợp cần người đại diện của tổ chức ký, việc đại diện phải phù hợp quy định về đại diện tại Bộ luật Dân sự 2015 và pháp luật chuyên ngành.
Không phải mọi biên bản bàn giao giữa hai nhân viên đều bắt buộc phải do người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp ký.
6.4. Không mặc nhiên quy trách nhiệm bồi thường
Biên bản có thể ghi nhận tình trạng tài sản nhưng không nên tự động kết luận:
“Tài sản hỏng sau ngày bàn giao thì người nhận phải bồi thường toàn bộ.”
Điều 129 Bộ luật Lao động 2019 có quy định riêng về bồi thường thiệt hại đối với dụng cụ, thiết bị và tài sản của người sử dụng lao động. Việc xác định mức bồi thường còn phụ thuộc vào trường hợp cụ thể.
Do đó, khi phát hiện mất hoặc hỏng tài sản, doanh nghiệp phải xác minh nguyên nhân và xử lý theo đúng trình tự thay vì chỉ căn cứ vào một câu cam kết trong biên bản.
6.5. Không tùy tiện khấu trừ lương
Điều 102 Bộ luật Lao động 2019 quy định việc khấu trừ tiền lương của người lao động chỉ được thực hiện để bồi thường thiệt hại do làm hư hỏng dụng cụ, thiết bị, tài sản theo Điều 129 của Bộ luật này.
Người lao động phải được biết lý do khấu trừ và mức khấu trừ tiền lương hằng tháng không được vượt quá giới hạn luật định.
Vì vậy, doanh nghiệp không nên quy định đơn giản rằng “không bàn giao thì không trả lương”.
6.6. Kiểm soát dữ liệu và tài khoản ngay trong ngày bàn giao
Đối với nhân viên có quyền quản trị hệ thống, doanh nghiệp nên phối hợp giữa nhân sự, công nghệ thông tin và quản lý trực tiếp để:
Thu hồi quyền truy cập; chuyển quyền quản trị; thay đổi thông tin xác thực; sao lưu dữ liệu cần thiết và ghi nhận thời điểm hoàn thành.
Việc này thường an toàn hơn nhiều so với yêu cầu người lao động viết toàn bộ mật khẩu cá nhân vào biên bản.
6.7. Lưu trữ biên bản cùng hồ sơ liên quan
Biên bản bàn giao nên được lưu cùng:
Phiếu cấp phát ban đầu; quyết định giao tài sản; hình ảnh hiện trạng; hồ sơ sửa chữa; biên bản kiểm kê; tài liệu chứng minh giá trị và những giấy tờ liên quan.
Khi xảy ra tranh chấp, một hệ thống chứng cứ liên tục thường có giá trị hơn một biên bản được lập riêng lẻ.
7. Tải mẫu biên bản bàn giao tài sản, công việc file Word mới nhất
Quý khách hàng có thể tải mẫu biên bản bàn giao tài sản, công cụ dưới đây hoặc soạn thảo trực tuyến, in ra và sử dụng theo mẫu này:
CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập – Tự do – Hạnh Phúc
-----***-----
BIÊN BẢN BÀN GIAO TÀI SẢN, CÔNG CỤ
Hôm nay, ngày...../...../20..., tại........................... chúng tôi gồm:
Người bàn giao:...............Bộ phận:..............MSNV..............
Người nhận bàn giao:............Bộ phận:...............MSNV.......
Lý do bàn giao .......................................................................
...............................................................................................
Cùng bàn giao tài sản, công cụ với nội dung như sau:
|
STT |
Mã tài sản, công cụ |
Tên tài sản, công cụ |
Đơn vị |
Số lượng |
Tình trạng |
|
1 |
|
|
|
|
|
|
2 |
|
|
|
|
|
|
3 |
|
|
|
|
|
|
4 |
|
|
|
|
|
|
5 |
|
|
|
|
|
|
6 |
|
|
|
|
|
|
7 |
|
|
|
|
|
|
8 |
|
|
|
|
|
Người bàn giao cam đoan rằng toàn bộ các tài sản, công cụ đã được bàn giao đầy đủ. Biên bản được lập thành 03 bản, mỗi bên giữ một bản./.
|
Người bàn giao |
Người nhận bàn giao |
Quản lý |
Mẫu 01/TSC-BBGN - Biên bản bàn giao, tiếp nhận tài sản công được chúng tôi tổng hợp chi tiết, chính xác và đăng tải ngay sau đây. Biên bản bàn giao, tiếp nhận tài sản công là mẫu biên bản được lập ra nhằm ghi chép, xác nhận bàn giao lại tài sản.
Nội dung trong mẫu biên bản cần trình bày rõ thông tin của bên bàn giao và bên tiếp nhận, nội dung tiếp nhận và trách nhiệm của các bên. Mẫu được ban hành kèm theo Nghị định 151/2017/NĐ-CP do Chính phủ ban hành. Mời các bạn cùng tham khảo.
CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập - Tự do - Hạnh phúc
----------o0o---------
BIÊN BẢN BÀN GIAO, TIẾP NHẬN TÀI SẢN CÔNG
Căn cứ Nghị định số 151/2017/NĐ-CP ngày 26 tháng 12 năm 2017 của Chính phủ quy định chi tiết một số điều của Luật Quản lý, sử dụng tài sản công;
Căn cứ Quyết định số ……….. ngày …/…/… của ………. về việc ……..1
Hôm nay, ngày... tháng... năm….., tại ……., việc bàn giao, tiếp nhận tài sản công được thực hiện như sau:
A. THÀNH PHẦN THAM GIA BÀN GIAO, TIẾP NHẬN
1. Đại diện bên giao (Tên cơ quan, tổ chức, đơn vị, doanh nghiệp bàn giao):
Ông (Bà): …………………… Chức vụ:..........................................
Ông (Bà): …………………… Chức vụ:..........................................
2. Đại diện bên nhận (Tên cơ quan, tổ chức, đơn vị, doanh nghiệp tiếp nhận):
Ông (Bà): …………………… Chức vụ:..........................................
Ông (Bà): …………………… Chức vụ:..........................................
3. Đại diện cơ quan chứng kiến (nếu có) (Tên cơ quan chứng kiến):
Ông (Bà): …………………… Chức vụ:..........................................
Ông (Bà): …………………… Chức vụ:..........................................
B. NỘI DUNG BÀN GIAO, TIẾP NHẬN
1. Danh mục tài sản bàn giao, tiếp nhận2:
|
STT |
Danh mục tài sản (chi tiết theo từng loại tài sản) |
Đơn vị tính |
Số lượng |
Nguyên giá (đồng) |
Giá trị còn lại (đồng) |
Giá trị đánh giá lại (đồng) |
Ghi chú |
|
1 |
2 |
3 |
4 |
5 |
6 |
7 |
8 |
|
A |
Trụ sở làm việc, cơ sở hoạt động sự nghiệp,.... |
|
|
|
|
|
|
|
1 |
Địa chỉ nhà, đất 1 |
|
|
|
|
|
|
|
2 |
Địa chỉ nhà, đất 2 |
|
|
|
|
|
|
|
… |
|
|
|
|
|
|
|
|
B |
Xe ô tô |
|
|
|
|
|
|
|
1 |
Xe ô tô 1 (loại xe, biển kiểm soát...) |
|
|
|
|
|
|
|
2 |
Xe ô tô 2 (loại xe, biển kiểm soát...) |
|
|
|
|
|
|
|
…. |
|
|
|
|
|
|
|
|
C |
Máy móc, thiết bị |
|
|
|
|
|
|
|
1 |
Máy móc, thiết bị 1 |
|
|
|
|
|
|
|
2 |
Máy móc, thiết bị 2 |
|
|
|
|
|
|
|
…. |
|
|
|
|
|
|
|
|
D |
Tài sản khác |
|
|
|
|
|
|
|
Tổng cộng: |
|
|
|
|
|
|
|
2. Các hồ sơ liên quan đến quyền quản lý, sử dụng tài sản bàn giao, tiếp nhận:
.......................................................................................
.......................................................................................
3. Trách nhiệm của các bên giao nhận:
a) Trách nhiệm của Bên giao:
.......................................................................................
b) Trách nhiệm của Bên nhận:
......................................................................................
4. Ý kiến của các bên tham gia bàn giao, tiếp nhận:
......................................................................................
.......................................................................................
|
ĐẠI DIỆN BÊN NHẬN |
ĐẠI DIỆN BÊN GIAO |
ĐẠI DIỆN CƠ QUAN CHỨNG KIẾN (nếu có)
(Ký, ghi rõ họ tên)
Kết luận
Biên bản bàn giao tài sản là một công cụ quản trị quan trọng giúp doanh nghiệp xác định rõ tài sản, hiện trạng, thời điểm chuyển giao và người chịu trách nhiệm quản lý. Khi người lao động nghỉ việc, biên bản còn giúp kết nối quá trình thu hồi tài sản với việc chuyển giao công việc, hồ sơ và dữ liệu cho người kế nhiệm.
Để hạn chế tranh chấp, doanh nghiệp không nên chỉ sử dụng một mẫu biên bản mang tính hình thức. Tài sản cần được định danh cụ thể, hiện trạng phải được mô tả khách quan, các vấn đề còn tồn tại cần ghi nhận rõ và trách nhiệm bồi thường phải được xử lý theo đúng căn cứ pháp luật thay vì mặc nhiên quy trách nhiệm cho người đang giữ tài sản.
Đối với tài sản công, yêu cầu còn nghiêm ngặt hơn. Việc bàn giao phải gắn với đúng thẩm quyền, quyết định xử lý tài sản, hồ sơ giao nhận, hạch toán và các thủ tục cập nhật biến động theo Luật Quản lý, sử dụng tài sản công năm 2017, Nghị định 151/2017/NĐ-CP và các văn bản sửa đổi, bổ sung có liên quan.
Quý bạn đọc cũng có thể tham khảo thêm: