Cơ sở pháp lý:
- Nghị định 122/2021/NĐ-CP.
1. Quy định của pháp luật về thương thảo hợp đồng trong đấu thầu
Thứ nhất: Cơ sở của việc thương thảo hợp đồng
Việc thương thảo hợp đồng phải dựa trên các cơ sở quy định tại Khoản 1 và Khoản 2 Điều 19 của Nghị định 63/2014/NĐ-CP.
Thứ hai: Nguyên tắc thương thảo hợp đồng:
Không tiến hành thương thảo đối với các nội dung mà nhà thầu đã đề xuất theo đúng yêu cầu của hồ sơ mời thầu.
Thứ ba: Nội dung thương thảo hợp đồng:
– Thương thảo về những nội dung chưa đủ chi tiết, chưa rõ hoặc chưa phù hợp, thống nhất giữa hồ sơ mời thầu và hồ sơ dự thầu, giữa các nội dung khác nhau trong hồ sơ dự thầu với nhau dẫn đến các phát sinh, tranh chấp hoặc ảnh hưởng đến trách nhiệm của các bên trong quá trình thực hiện hợp đồng;
– Thương thảo về các sai lệch do nhà thầu đã phát hiện và đề xuất trong hồ sơ dự thầu (nếu có), bao gồm cả thương thảo về các đề xuất thay đổi hoặc phương án thay thế của nhà thầu nếu trong hồ sơ mời thầu có quy định cho phép nhà thầu chào phương án thay thế;
– Thương thảo về nhân sự:
Trong quá trình thương thảo, nhà thầu không được thay đổi nhân sự đã đề xuất trong hồ sơ dự thầu, trừ trường hợp do thời gian đánh giá hồ sơ dự thầu kéo dài hơn so với quy định hoặc vì lý do bất khả kháng mà các vị trí nhân sự chủ chốt do nhà thầu đã đề xuất không thể tham gia thực hiện hợp đồng thì nhà thầu mới được thay đổi nhân sự khác nhưng phải bảo đảm các nhân sự dự kiến thay thế có trình độ, kinh nghiệm và năng lực tương đương hoặc cao hơn với nhân sự đã đề xuất và nhà thầu không được thay đổi giá dự thầu;
– Thương thảo về các vấn đề phát sinh trong quá trình lựa chọn nhà thầu (nếu có) nhằm mục tiêu hoàn thiện các nội dung chi tiết của gói thầu;
– Thương thảo về các chi phí liên quan đến dịch, vụ tư vấn trên cơ sở phù hợp với yêu cầu của gói thầu và điều kiện thực tế;
– Thương thảo về các nội dung cần thiết khác.
Thứ tư: Hoàn thiện hợp đồng
Trong quá trình thương thảo hợp đồng, các bên tham gia thương thảo tiến hành hoàn thiện dự thảo văn bản hợp đồng; điều kiện cụ thể của hợp đồng, phụ lục hợp đồng gồm danh mục chi tiết về phạm vi công việc, biểu giá, tiến độ thực hiện (nếu có).
Thứ năm: Trường hợp thương thỏa không thành công
Trường hợp thương thảo không thành công, bên mời thầu báo cáo chủ đầu tư xem xét, quyết định mời nhà thầu xếp hạng tiếp theo vào thương thảo; trường hợp thương thảo với các nhà thầu xếp hạng tiếp theo không thành công thì bên mời thầu báo cáo chủ đầu tư xem xét, quyết định hủy thầu theo quy định tại Khoản 1 Điều 17 của Luật Đấu thầu.
2. Xử phạt vi phạm về thương thảo hợp đồng, thông báo kết quả lựa chọn nhà thầu và hợp đồng
2.1 Mức phạt tiền
- Phạt tiền từ 20.000.000 đồng đến 30.000.000 đồng đối với một trong các hành vi sau:
+ Không tiến hành thương thảo hợp đồng hoặc thương thảo hợp đồng không bảo đảm nguyên tắc hoặc nội dung theo quy định của pháp luật về đấu thầu;
+ Không gửi thông báo kết quả lựa chọn nhà thầu đến tất cả các nhà thầu tham dự thầu;
+ Thông báo kết quả lựa chọn nhà thầu không đầy đủ hoặc không đúng nội dung theo quy định của pháp luật về đấu thầu.
- Phạt tiền từ 30.000.000 đồng đến 50.000.000 đồng đối với một trong các hành vi sau:
+ Không yêu cầu nhà thầu trúng thầu nộp bảo đảm thực hiện hợp đồng theo quy định hoặc có bảo đảm thực hiện hợp đồng nhưng không đúng quy định;
+ Không thực hiện tịch thu bảo đảm thực hiện hợp đồng khi nhà thầu thuộc trường hợp không được hoàn trả bảo đảm dự thầu, bảo đảm thực hiện hợp đồng.
- Phạt tiền từ 50.000.000 đồng đến 70.000.000 đồng đối với một trong các hành vi sau:
+ Ký hợp đồng trước khi phê duyệt kết quả lựa chọn nhà thầu;
+ Triển khai thực hiện gói thầu trước khi ký hợp đồng.
2.2 Biện pháp khắc phục hậu quả:
Buộc yêu cầu nhà thầu trúng thầu nộp bảo đảm thực hiện hợp đồng theo đúng quy định đối với hành vi "Không yêu cầu nhà thầu trúng thầu nộp bảo đảm thực hiện hợp đồng theo quy định hoặc có bảo đảm thực hiện hợp đồng nhưng không đúng quy định."
3. Những lưu ý khi tiến hành thương thảo hợp đồng
Khi thương thảo, chúng ta cần nắm chắc nguyên tắc thương thảo nêu tại Khoản 3 Điều 19 Luật Đấu thầu năm 2013, đó là:
+ Tất cả những nội dung đã chào theo yêu cầu của hồ sơ mời thầu thì mặc nhiên được công nhận, kể cả về giá. Trước đây thường có câu chuyện "ép" nhà thầu giảm giá tại bước thương thảo, nhưng rõ ràng ở đây để tránh tình trạng đó thì câu chuyện về giảm giá không được nhắc tới, thậm chí còn "không được" quy định ở khoản dưới, tất nhiên trừ trường hợp nhà thầu "tự nguyện", nhưng chắc ít có nhà thầu nào lại dại dột đi tự nguyện !
+ Đơn giá sau sửa lỗi, hiệu chỉnh sai lệch đã được nhà thầu chấp nhận (ở bước Bên mời thầu thông báo kết quả sửa lỗi, hiệu chỉnh sai lệch) thì không được thay đổi. Đồng nghĩa với việc không thay đổi giá thực hiện, không có chuyện yêu cầu hay ép giảm giá như nêu ở điểm trên.
+ Liên quan đến khối lượng thừa thiếu, đây là bước quan trọng để các bên rà soát lại một lần nữa để còn có cơ hội bổ sung, tránh dẫn đến tình trạng sau này khi thực hiện hợp đồng mới phát hiện những thừa thiếu, rồi thủ tục bổ sung, phát sinh rất phức tạp, đôi khi thực hiện không đúng toàn bị các cơ quan thanh tra, kiểm toán bắt lỗi và xuất toán, ảnh hưởng không nhỏ đến nhiều vấn đề, thậm chí có khi còn dính dáng đến cả pháp luật. Bước này lại càng quan trọng hơn với những hợp đồng trọn gói, các nhà thầu phải xem xét cân nhắc kỹ hồ sơ mời thầu và các tài liệu kèm theo, rà soát khối lượng, các yêu cầu kỹ thuật chi tiết so với khối lượng mời thầu, nếu phát hiện thiếu chỉ được bổ sung ở bước này. Đối với một số khối lượng thừa thiếu do nhà thầu đã phát hiện trước đó và đề xuất trong hồ sơ dự thầu, tại bước này cũng cần thương thảo đối với nội dung này để khi thực hiện triển khai hợp đồng không còn những phát sinh, vướng mắc ảnh hưởng đến tiến độ cũng như tài chính và các yếu tố khác.
