Cách gộp 2 trang thành 1 trang trong Word đơn giản, chi tiết

1. Tại sao Word bị chia thành 2 trang

Microsoft Word có thể chia một trang thành hai trang trong trường hợp sau:

+ Cài đặt trang: Bạn có thể cài đặt số lượng trang mà bạn muốn một trang Word chia thành trong tùy chọn trang. Điều này có thể được kiểm tra và điều chỉnh trong tab "Page Layout" (Giao diện trang) trên thanh Ribbon (thanh công cụ) của Word. Nếu bạn đã cài đặt Word để chia một trang thành hai, thì nó sẽ hiển thị nội dung của trang một trên một trang và nội dung của trang hai trên trang tiếp theo.

+ Dấu ngắt trang: Trong trường hợp bạn thêm dấu ngắt trang vào tài liệu của mình, Word sẽ tự động chia tài liệu thành hai trang. Đây là một cách bạn có thể kiểm soát cách tài liệu của bạn được chia thành trang. Bạn có thể chèn dấu ngắt trang bằng cách chọn vị trí muốn chia trang và sau đó vào tab "Insert" (Chèn) và chọn "Page Break" (Dấu ngắt trang).

+ Kích thước trang: Nếu tài liệu của bạn sử dụng kích thước trang lớn hơn kích thước giấy mà bạn in (ví dụ: sử dụng kích thước giấy A3 trong khi bạn in trên giấy A4), Word có thể tự động chia tài liệu thành nhiều trang để phù hợp với kích thước giấy. Điều này có thể dẫn đến việc một trang Word được chia thành nhiều trang khi in ấn. Để kiểm tra hoặc điều chỉnh cài đặt trang trong Word, bạn nên vào tab "Page Layout" (Giao diện trang) và kiểm tra các tùy chọn như kích thước giấy, cỡ chữ, khoảng cách, cỡ lề và số trang mỗi trang.

2. Cách gộp 2 trang thành 1 trang trong Word

- Cách gộp 2 trang thành 1 trang trong Word bằng tính năng Shrink to fit 

Tính năng "Shrink to Fit" trong Microsoft Word cho phép bạn tự động thay đổi kích thước của văn bản để phù hợp nhiều trang trên một trang giấy, thay vì gộp hai trang thành một trang duy nhất. Để sử dụng tính năng này: Mở tài liệu Word của bạn, chứa hai trang mà bạn muốn gộp lại thành một trang. Chọn tab "Page Layout" (Giao diện trang) trên thanh Ribbon. Trong phần "Page Setup" (Thiết lập trang), bạn sẽ thấy tùy chọn "Margins" (Lề). Bên cạnh tùy chọn "Margins" có một biểu tượng như một mũi tên hướng xuống, nhấn vào đó. Trong danh sách xổ xuống, bạn sẽ thấy tùy chọn "Custom Margins" (Lề tùy chỉnh), nhấn vào nó. Trong hộp thoại "Page Setup," bạn sẽ thấy một tùy chọn gọi là "Pages per sheet" (Trang mỗi tờ giấy). Tại đây, bạn có thể chọn số trang mà bạn muốn hiển thị trên một trang giấy. Nếu bạn muốn gộp hai trang thành một, hãy chọn "2 Pages per Sheet" (2 trang trên một tờ giấy). Sau khi bạn đã chọn "2 Pages per Sheet," bạn có thể nhấn "OK" để áp dụng thay đổi. Tài liệu của bạn sẽ hiển thị hai trang trên một trang giấy, nhưng nó sẽ thu nhỏ để vừa với tờ giấy đó. Kiểm tra lại tài liệu của bạn để đảm bảo rằng nó hiển thị đúng và kiểm tra kỹ thước và định dạng của văn bản sau khi thu nhỏ. Bạn có thể cần điều chỉnh cỡ chữ, khoảng cách và định dạng để đảm bảo tài liệu vẫn đọc được một cách thoải mái.

- Cách gộp 2 trang thành 1 trang trong Word để in văn bản

Để gộp hai trang văn bản thành một trang duy nhất trong Microsoft Word để in, bạn có thể sử dụng tính năng "Combine Documents" (Kết hợp tài liệu) hoặc "Scale to Fit" (Thu nhỏ để vừa). Dưới đây là cách thực hiện cả hai cách:

Cách 1: Sử dụng tính năng "Combine Documents" (Kết hợp tài liệu): Mở Microsoft Word và tải tài liệu chứa hai trang mà bạn muốn gộp. Trong tab "File" (Tệp), chọn "Print" (In). Trong phần "Settings" (Cài đặt), chọn "Print All Pages" (In toàn bộ trang) và sau đó chọn "Print" (In) để xem trước tài liệu. Trong chế độ xem trước, bạn sẽ thấy tùy chọn "Pages per sheet" (Trang mỗi tờ giấy). Ở đây, bạn có thể chọn "2 Pages per Sheet" (2 trang trên một tờ giấy). Kiểm tra lại tài liệu và đảm bảo rằng nó được gộp thành một trang duy nhất với hai trang ban đầu. Sau đó, nhấn "Print" (In) để in tài liệu.

Cách 2: Sử dụng tính năng "Scale to Fit" (Thu nhỏ để vừa): Mở tài liệu Word và chọn tab "Page Layout" (Giao diện trang) trên thanh Ribbon. Trong phần "Page Setup" (Thiết lập trang), bạn sẽ thấy tùy chọn "Size" (Kích thước). Bạn có thể chọn kích thước giấy mà bạn muốn in lên. Sau đó, chọn tùy chọn "Margins" (Lề) và cấu hình lề theo mong muốn. Trong phần "Page Setup," bạn có thể thấy tùy chọn "Zoom" (Thu phóng). Tại đây, bạn có thể chọn "Fit to" (Thu nhỏ để vừa) và cấu hình số trang trên một trang giấy. Nếu bạn muốn gộp hai trang thành một, hãy chọn "1 by 1" (1 trang trên 1 trang giấy). Kiểm tra lại tài liệu và đảm bảo rằng nó được hiển thị đúng trước khi in. Sau đó, nhấn "File" (Tệp) và chọn "Print" (In) để in tài liệu.

- Cách gộp 2 trang thành 2 trang Word bằng Multiple Pages: Để gộp hai trang thành một trang Word bằng tính năng "Multiple Pages" (Nhiều trang trên một trang), bạn có thể sử dụng tính năng này để tự động thay đổi cách hiển thị nhiều trang trên một trang giấy. Dưới đây là cách thực hiện: Mở tài liệu Word chứa nội dung hai trang bạn muốn gộp lại. Chọn tab "View" (Xem) trên thanh Ribbon. Trong phần "Zoom" (Thu phóng), bạn sẽ thấy tùy chọn "Multiple Pages" (Nhiều trang). Bạn có thể chọn số trang bạn muốn hiển thị trên một trang giấy. Nếu bạn muốn gộp hai trang thành một, bạn có thể chọn "2 Pages" (2 trang). Khi bạn chọn "2 Pages," tài liệu của bạn sẽ tự động thay đổi để hiển thị hai trang trên một trang giấy. Kiểm tra lại tài liệu của bạn để đảm bảo rằng nó hiển thị đúng và kiểm tra kỹ thước và định dạng của văn bản sau khi áp dụng thay đổi. Sau đó, bạn có thể in tài liệu bằng cách chọn tab "File" (Tệp) và sau đó chọn "Print" (In).

3. Tại sao phải gộp 2 trang thành 1 trang trong Word

Gộp hai trang thành một trang trong Microsoft Word hoặc bất kỳ ứng dụng xử lý văn bản nào có thể có một số lý do cụ thể. Dưới đây là một số lý do phổ biến mà người dùng có thể muốn thực hiện việc này:

+ Tiết kiệm giấy khi in ấn: Gộp hai trang lại thành một trang có thể giúp giảm sử dụng giấy khi in tài liệu. Tài liệu trở nên ngắn gọn hơn, giúp người đọc tiện lợi hơn trong việc xem và quản lý nội dung. Việc giảm lượng giấy in ấn cần sử dụng đồng nghĩa với việc giảm cắt hạ cây, tiết kiệm năng lượng và nước dùng để sản xuất giấy, và giảm lượng rác thải. Điều này có thể tiết kiệm tiền và giúp bảo vệ môi trường. 

+ Tạo tài liệu tổng hợp: Đôi khi, bạn có thể muốn tạo một tài liệu tổng hợp hoặc tóm tắt từ nhiều tài liệu khác nhau bằng cách gộp nội dung từ nhiều trang vào một trang.

+ Chỉnh sửa và sắp xếp lại trang: Gộp hai trang lại thành một trang có thể giúp bạn sắp xếp lại nội dung hoặc thay đổi định dạng của tài liệu một cách dễ dàng. Tài liệu gộp trang thường dễ dàng để lưu trữ và chia sẻ. Điều này có thể tiết kiệm không gian lưu trữ và giúp bạn quản lý tài liệu dễ dàng hơn.

+ Hiển thị tài liệu trên màn hình: Khi bạn hiển thị tài liệu trên màn hình hoặc chia sẻ trực tuyến, gộp hai trang lại thành một trang có thể làm cho việc đọc trên màn hình trở nên thuận tiện hơn.

+ In nhanh và dễ dàng: Việc gộp trang giúp đơn giản hóa việc in ấn, đặc biệt là khi bạn muốn in nhanh một tài liệu hoặc khi máy in của bạn hỗ trợ in nhiều trang trên một tờ giấy. Điều này giúp tiết kiệm thời gian và giấy in, làm cho quá trình in trở nên hiệu quả hơn.

+ Tùy chỉnh trang in: Gộp hai trang thành một trang cung cấp khả năng tùy chỉnh cách mà bạn muốn hiển thị tài liệu trước khi in. Điều này có thể bao gồm việc thay đổi kích thước giấy, cỡ chữ, hoặc cách hiển thị trang.

Lưu ý rằng việc gộp hai trang thành một trang có thể làm thay đổi cách tài liệu của bạn trình bày và đôi khi có thể làm mất đi một số chi tiết. Hãy kiểm tra kỹ trước khi in hoặc chia sẻ tài liệu sau khi đã gộp trang.

=> Bạn đọc có thể tham khảo thêm bài viết Quy định căn lề văn bản hành chính trong Word mới nhất 2023.