1. Chuẩn bị hồ sơ khai báo tạm trú online

1.1. Tài khoản khai báo tạm trú

Dựa trên quy định của Điều 4 trong Thông tư 53/2016/TT-BCA về việc truy cập Trang thông tin điện tử để nhận tài khoản khai báo, người muốn đăng ký thông tin tạm trú cần truy cập vào Trang thông tin điện tử của Phòng Quản lý xuất nhập cảnh Công an tỉnh, thành phố thuộc Trung ương nơi cơ sở lưu trú đặt tại đó. Họ cần cung cấp thông tin về cơ sở lưu trú bao gồm tên, loại hình, địa chỉ, số điện thoại, và email; cùng với thông tin cá nhân như họ tên, ngày tháng năm sinh, số điện thoại, và số giấy tờ tùy thân như Chứng minh nhân dân hoặc thẻ Căn cước công dân hoặc hộ chiếu để nhận tài khoản khai báo. Bất kỳ thay đổi nào liên quan đến thông tin tài khoản khai báo cũng cần được cập nhật và chỉnh sửa ngay trên Trang thông tin điện tử.

Theo quy định của Điều 5 trong Thông tư 53/2016/TT-BCA, người muốn khai báo thông tin tạm trú cần truy cập vào Trang thông tin điện tử và đăng ký tài khoản. Sau đó, họ có thể cung cấp thông tin tạm trú. Đối với người nước ngoài, việc khai báo tạm trú qua Trang thông tin điện tử phải được thực hiện ngay khi họ đến đăng ký tạm trú. Sau đó, họ cần kiểm tra email và thực hiện kích hoạt tài khoản theo hướng dẫn.

1.2. Hồ sơ

Hồ sơ khai báo tạm trú bao gồm:

Phiếu khai báo tạm trú: Có thể in phiếu theo mẫu trên Trang thông tin điện tử hoặc từ Cổng dịch vụ công quốc gia hoặc Cổng dịch vụ công của Bộ Công an.
Hộ chiếu hoặc giấy tờ thay thế hộ chiếu: Bản gốc và bản sao.
Giấy tờ chứng minh mục đích lưu trú: Bao gồm các loại giấy phép như giấy phép lao động, giấy phép học tập, giấy chứng nhận đăng ký kết hôn,... nếu có.

2. Thực hiện khai báo tạm trú online

- Đối với người thực hiện khai báo tạm trú online:

Bước 1: Người muốn khai báo thông tin tạm trú đầu tiên cần đăng ký tài khoản khai báo tạm trú trên Trang thông tin điện tử của Cơ quan Quản lý xuất nhập cảnh Công an cấp tỉnh tại địa chỉ nơi đặt cơ sở lưu trú (gọi tắt là Trang thông tin điện tử), hoặc trên Cổng dịch vụ công quốc gia, hoặc Cổng dịch vụ công của Bộ Công an.
Bước 2: Tiếp theo, người khai báo tạm trú đăng nhập vào Trang thông tin điện tử hoặc Cổng dịch vụ công quốc gia hoặc Cổng dịch vụ công Bộ Công an bằng tài khoản và mật khẩu đã được cấp.
Bước 3: Sau khi đăng nhập thành công, người khai báo tạm trú tiến hành nhập và kiểm tra các thông tin về người nước ngoài đã khai báo hoặc tải lên tập tin đính kèm theo mẫu được đăng tải trên Trang thông tin điện tử hoặc Cổng dịch vụ công quốc gia hoặc Cổng dịch vụ công Bộ Công an.
Bước 4: Cuối cùng, sau khi kiểm tra thông tin đã nhập, người khai báo tạm trú hoàn thành việc khai báo tạm trú trên hệ thống.

- Đối với cơ quan thực hiện đăng ký tạm trú online cho người nước ngoài:

Bước 1: Cơ sở lưu trú truy cập vào địa chỉ web: https:// [TÊN TỈNH].xuatnhapcanh.gov.vn
Bước 2: Sau khi có tài khoản, cơ sở lưu trú thực hiện đăng nhập và nhập thông tin của Người nước ngoài hoặc lấy dữ liệu từ file có sẵn để chuyển vào hệ thống trang web trên.
Bước 3: Cơ sở lưu trú kiểm tra, chỉnh sửa thông tin và lưu dữ liệu: Nếu thông tin đầy đủ, hệ thống sẽ tự động tiếp nhận. Nếu thông tin chưa đầy đủ, hệ thống sẽ thông báo và nêu lý do chưa tiếp nhận.
Bước 4: Phòng Quản lý xuất nhập cảnh Công an tỉnh, thành phố thuộc Trung ương tiếp nhận thông tin tạm trú của người nước ngoài được khai báo qua Trang thông tin điện tử trong vòng 24 giờ hoặc 07 ngày.
Bước 5: Thông báo cho đồn biên phòng tại khu vực có cơ sở lưu trú nếu người nước ngoài tạm trú tại các cơ sở lưu trú thuộc khu vực biên giới.

3. Lưu ý khi khai báo tạm trú online

Những lưu ý khi khai báo tạm trú online cho người nước ngoài:

- Thông tin chính xác và đầy đủ là yếu tố quan trọng nhất khi khai báo tạm trú online. Điều này đảm bảo rằng cơ quan chức năng có đủ thông tin để xác nhận danh tính và xử lý hồ sơ của bạn một cách chính xác. Nếu thông tin không chính xác hoặc thiếu sót, có thể dẫn đến việc xử lý chậm trễ hoặc thậm chí từ chối hồ sơ của bạn. Để đảm bảo sự thuận lợi và thành công cho quá trình khai báo, hãy kiểm tra kỹ lưỡng thông tin trước khi nộp và cung cấp tất cả các thông tin cần thiết theo yêu cầu.

- Hồ sơ đính kèm phải được giữ nguyên, không tẩy xóa hoặc chỉnh sửa bất kỳ thông tin nào. Việc này đảm bảo tính trung thực và minh bạch của thông tin được cung cấp, giúp cơ quan chức năng kiểm tra và xác minh dễ dàng hơn. Nếu có bất kỳ sự chỉnh sửa nào trong hồ sơ, có thể gây nghi ngờ về tính trung thực của thông tin và ảnh hưởng đến quá trình xử lý hồ sơ của bạn. Do đó, trước khi nộp hồ sơ, phải đảm bảo rằng tất cả các tài liệu đính kèm đều được sao chép hoàn toàn chính xác và không bị chỉnh sửa. Điều này sẽ giúp đảm bảo rằng quá trình xử lý hồ sơ diễn ra một cách suôn sẻ và không gặp phải các vấn đề liên quan đến sự không minh bạch.

- Nếu quy định yêu cầu phải nộp phí thì việc nộp đúng số tiền và theo quy định là rất quan trọng. Phí này thường được sử dụng để hỗ trợ việc xử lý hồ sơ và cung cấp dịch vụ từ cơ quan chức năng. Việc không nộp đúng phí có thể dẫn đến trở ngại trong quá trình xử lý hồ sơ hoặc thậm chí làm trì hoãn hoặc từ chối hồ sơ của bạn. Trước khi nộp hồ sơ, hãy kiểm tra kỹ quy định liên quan đến phí và đảm bảo rằng bạn đã chuẩn bị sẵn số tiền cần thiết. Đồng thời, hãy chú ý đến các phương thức thanh toán được chấp nhận để đảm bảo rằng bạn có thể nộp phí một cách thuận tiện và đúng cách. Điều này sẽ giúp đảm bảo rằng hồ sơ của bạn được xử lý một cách nhanh chóng và không gặp phải các trở ngại liên quan đến việc nộp phí.

- Việc theo dõi kết quả và liên hệ cơ quan chức năng nếu cần thiết là một phần quan trọng của quá trình khai báo tạm trú online. Sau khi bạn đã nộp hồ sơ, không nên bỏ qua việc theo dõi trạng thái của hồ sơ của mình. Các cơ quan chức năng có thể cung cấp các cập nhật về tiến trình xử lý hồ sơ của bạn hoặc yêu cầu thêm thông tin nếu cần. Nếu có bất kỳ vấn đề nào phát sinh hoặc bạn muốn biết về trạng thái của hồ sơ, hãy liên hệ trực tiếp với cơ quan chức năng. Họ có thể cung cấp thông tin cụ thể về tình trạng và tiến độ xử lý hồ sơ của bạn, cũng như hướng dẫn về bất kỳ bước tiếp theo nào cần thực hiện.

Dựa theo Điều 18 của Nghị định số 144/2021/NĐ-CP, ban hành ngày 31/12/2021 của Chính phủ thì:

- Người nước ngoài đi lại trên lãnh thổ Việt Nam mà không mang theo hộ chiếu, giấy thông hành, giấy tờ có giá trị đi lại quốc tế, giấy tờ cấp cho người nước ngoài nhập cảnh, xuất cảnh, cư trú tại Việt Nam hoặc thẻ ABTC có thể bị phạt cảnh cáo hoặc phạt tiền từ 300.000 đồng đến 500.000 đồng.

- Cơ sở lưu trú du lịch không thực hiện nối mạng internet hoặc mạng máy tính với cơ quan quản lý xuất nhập cảnh Công an tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương để truyền thông tin khai báo tạm trú của người nước ngoài; cơ sở lưu trú cho người nước ngoài tạm trú qua đêm nhưng không khai báo tạm trú hoặc không cập nhật thông tin khai báo tạm trú theo quy định; người nước ngoài không cung cấp hoặc cung cấp thông tin sai sự thật cho cơ sở lưu trú để thực hiện khai báo tạm trú theo quy định của pháp luật có thể bị phạt tiền từ 3.000.000 đồng đến 5.000.000 đồng. Ngoài ra, trong trường hợp này, người nước ngoài vi phạm có thể bị trục xuất theo quy định của pháp luật.

Ngoài ra, quý bạn đọc có thể tham khảo thêm bài viết Hướng dẫn cách đăng ký tạm trú online nhanh cho mọi đối tượng?. Nếu có bất cứ vấn đề pháp lý nào cần hỗ trợ, vui lòng liên hệ tới bộ phận tư vấn pháp luật trực tuyến qua số điện thoại: 1900.6162 hoặc gửi yêu cầu tới địa chỉ email: lienhe@luatminhkhue.vn. Trân trọng!