Mục lục bài viết

1. Giới thiệu tác giả

Cuốn sách "Cẩm nang tổ chức sự kiện -Tuyển chọn tham khảo các bài diễn văn, bài phát biểu dành cho hội nghị, hội thảo và những ngày lễ lớn" do tác giả Nguyễn Phương hệ thống.

2. Giới thiệu hình ảnh sách

Sách Cẩm nang tổ chức sự kiện -Tuyển chọn tham khảo các bài diễn văn, bài phát biểu dành cho hội nghị, hội thảo và những ngày lễ lớn

Cẩm nang tổ chức sự kiện -Tuyển chọn tham khảo các bài diễn văn, bài phát biểu dành cho hội nghị, hội thảo và những ngày lễ lớn

Tác giả: Nguyễn Phương hệ thống

Nhà xuất bản Hồng Đức

3. Tổng quan nội dung sách

Diễn văn là một bài văn được chuẩn bị trước, cần phải trình bày, diễn đạt trước một buổi lễ, buổi mít tinh, đại hội, hội nghị,...vào lúc khai mạc( hay bế mạc) nhằm giới thiệu, chào mừng ban đầu (hay đánh giá khi kết thúc) giúp cho người tham dự hiểu được mục đích, ý nghĩa, vai trò, vị trí, tầm quan trọng của sự kiện, những thành tích hướng tới sự kiện, những nội dung cần tiến hành (hay đánh giá kết quả việc thực hiện các nội dung đó); lời chúc, lời cảm ơn những tổ chức, cá nhân góp phần làm nên thành công của “ngày hội” đó và lời cỗ vũ đối tượng của mình hưởng ứng thực hiện thắng lợi phương hướng hành động mà “ngày hội” đó đã xác định.
1. Những yêu cầu khi soạn thảo diễn văn:
- Phải gây được tâm lý vui mừng, hưng phấn cho đông đảo thính giả.
- Hành văn phải sinh động, lịch sự, có sức thuyết phục.
- ý tưởng rõ ràng, mạch lạc để người nghe theo dõi.
2. Xây dựng bố cục và cách viết diễn văn:
Việc soạn thảo diễn văn thực ra không bắt buộc phải theo một khuôn mẫu bố cục nào cụ thể, miễn viết sao đáp ứng được các yêu cầu trên đây. Theo kinh nghiệm thực tế thì có thể chia nội dung diễn văn thành ba phần sau:
a. Phần mở đầu:
Viết lời chào mừng các khách quý, nêu rõ lý do của buổi lễ, buổi mít tinh, liên hoan văn nghệ,....hoặc giới thiệu ý nghĩa sự kiện mà diễn văn đề cập đến.
b. Phần thứ hai:
Nêu các nội dung trọng tâm cần thuyết trình trước quần chúng hoặc thính giả. Trong phần này có thể nêu các thành tích của quá trình phấn đấu, vai trò, vị trí, tầm quan trọng của sự kiện cần chào mừng. Có thể bộc lộ các quan điểm, các chính kiến của cơ quan , tổ chức mình về sự đánh giá các vấn đề liên quan đến sự kiện đó, có thể đưa những ví dụ để minh hoạ nhằm tăng sức thuyết phục và lôi cuốn người nghe.
c. Phần thứ ba:
Tóm tắt sự kiện, đánh giá lại một lần nữa ý nghĩa, tầm quan trọng của sự kiện xảy ra, thể hiện hy vọng tương lai có kết quả to lớn hơn, mối liên hệ bền chặt hơn, hợp tác rộng hơn bằng những lời chúc tốt đẹp, cuối cùng là lời cảm ơn. Cần lưu ý rằng: diễn văn không nên viết dài mà cần cô đọng, rõ ràng, hành văn ngắn gọn, súc tích, dùng từ ngữ dễ hiểu, lượng thông tin vừa phải phù hợp với đối tượng nghe

Trong hoạt động thực tiễn của các cơ quan, đơn vị, doanh nghiệp ngày nay, các bài diễn văn, phát biểu trong các đại hội, hội nghị, lễ kỷ niệm,... có vai trò rất quan trọng, giúp cho người tham dự hiểu được vai trò, mục đích, ý nghĩa và tầm quan trọng của sự kiện, từ đó rút ra những kinh nghiệm và định hướng cho công việc sau này. Vậy làm sao để có thể soạn thảo được những bản diễn văn nội dung súc tích, bao hàm và thu hút sự chú ý của đông đảo đại biểu, người tham dự? Đó là trăn trở của những người làm công tác soạn thảo tại các cơ quan, đơn vị, doanh nghiệp. Hiểu được trăn trở đó, nhằm giúp lãnh đạo, nhân viên ở các cơ quan, đơn vị và doanh nghiệp có thể chuẩn bị tốt các bài diễn văn, bài phát biểu khi tổ chức sự kiện hay các ngày lễ lớn, Nhà xuất bản Hồng Đức xuất bản cuốn sách: "Cẩm nang tổ chức sự kiện -Tuyển chọn tham khảo các bài diễn văn, bài phát biểu dành cho hội nghị, hội thảo và những ngày lễ lớn" do tác giả Nguyễn Phương hệ thống.

Nội dung cuốn sách gồm những phần sau:

Phần thứ nhất: Các bài diễn văn, bài phát biểu khai mạc, bế mạc đại hội, hội nghị

Phần thứ hai: Các bài diễn văn, bài phát biểu chào mừng các ngày lễ lớn trong năm

Phần thứ ba: Các bài phát biểu tại các sự kiện quan trọng của các cấp, các ngành, các địa phương

Phần thứ tư: Các bài diễn văn, phát biểu lãnh đạo tỉnh, xã, phường, thị trấn thường dùng

Phần thứ năm: Các bài phát biểu lãnh đạo các công ty, doanh nghiệp thường dùng

Phần thứ sáu: Kỹ năng tổ chức sự kiện thành công

4. Đánh giá bạn đọc

Cuốn sách được tập hợp và sắp xếp theo các phần mục, mỗi mục được phân chia theo từng lĩnh vực cụ thể như: các bài diễn văn, phát biểu ở Hội nghị Trung ương (Mục I), Mặt trận Tổ quốc Việt Nam, Hội Cựu chiến binh (Mục II), Đoàn TNCS Hồ Chí Minh (Mục III), Hội Phụ nữ (Mục IV),… và cuối cùng là các phần mục dành cho tỉnh, xã phường, thị trấn và khối doanh nghiệp. Với cách hệ thống như vậy, sẽ giúp cho bạn đọc có thể tra cứu được những nội dung mà mình cần tham khảo ở mục nào. Các bài diễn văn, phát biểu được tuyển chọn cũng đã được phổ biến rộng rãi trên các phương tiện thông tin đại chúng. Bên cạnh đó tác giả còn dành một phần trong cuốn sách để chia sẻ với bạn đọc về kỹ năng tổ chức sự kiện thành công cung cấp thêm cho bạn đọc những bí quyết, công việc cần lưu ý khi tổ chức sự kiện.

Cuốn sách có giá trị thực tiễn, là tài liệu tham khảo có tác dụng thiết thực cho các cơ quan, đơn vị và doanh nghiệp - những người làm công tác soạn thảo văn bản.

5. Kết luận

Hy vọng những chia sẻ trên đây của chúng tôi sẽ là một nguồn tư liệu đánh giá chất lượng sách hiệu quả tin cậy của bạn đọc. Nếu thấy chia sẻ của chúng tôi hữu ích, bạn hãy lan tỏa nó đến với nhiều người hơn nhé! Chúc các bạn đọc sách hiệu quả và thu được nhiều thông tin hữu ích từ cuốn sách “Cẩm nang tổ chức sự kiện -Tuyển chọn tham khảo các bài diễn văn, bài phát biểu dành cho hội nghị, hội thảo và những ngày lễ lớn".

Luật Minh Khuê chia sẻ dưới đây một số bước cần thực hiện để tổ chức sự kiện thành công mà bạn đọc không thể bỏ qua:

1. Thiết lập mục tiêu cho sự kiện

Bước đầu tiên trong quy trình tổ chức sự kiện là thiết lập các mục tiêu cho sự kiện. Các mục tiêu này càng rõ ràng, cụ thể thì bước lên kế hoạch và kiểm soát sẽ dễ dàng hơn.

Thông thường mục tiêu sẽ do bộ phận marketing hoặc công ty tổ chức sự kiện đưa ra dựa trên bản yêu cầu của khách hàng hoặc ban lãnh đạo công ty.

2. Thành lập đội ngũ tổ chức sự kiện

Dựa trên những mục tiêu đã đề ra để xác định quy mô tổ chức sự kiện và thành lập đội ngũ nhân sự cốt lõi. Trong bất kì sự kiện nào thì đội ngũ nhân sự cũng là yếu tố đầu tiên và quan trọng nhất quyết định thành công của sự kiện.

Tổ chức một sự kiện cần có sự nỗ lực và phối hợp nhịp nhàng của rất nhiều bộ phận có liên quan. Trong đó, quan trọng nhất là người quản lý sự kiện với nhiệm vụ phân bổ và điều phối toàn bộ các hoạt động diễn ra trong sự kiện.

3. Xác định thời gian, địa điểm, thành phần tham gia sự kiện

Ở bước này, thông thường sẽ theo kế hoạch marketing chung của công ty, nhưng cũng có lúc do đội sự kiện chủ động lập kế hoạch và đề xuất lên ban giám đốc.

Việc lựa chọn ngày và địa điểm cụ thể có thể được chỉ định trước cho một sự kiện định kỳ, nhưng nếu đây là một sự kiện mới, hãy xem xét những điều sau đây:

  • Xác định thời gian phù hợp lên kế hoạch (tùy thuộc vào bản chất của sự kiện của bạn)
  • Hãy tìm hiểu các ngày lễ theo luật định và tôn giáo
  • Kiểm tra ngày tháng với những người tham gia chính – ví dụ: diễn giả, diễn giả, khách VIP, v.v.
  • Khảo sát địa điểm tổ chức sự kiện

4. Lựa chọn chủ đề tổ chức sự kiện

Để có một sự kiện độc đáo và nổi bật, bạn cần chọn một chủ đề ấn tượng và hấp dẫn để thu hút người tham gia. Và trước hết cần có một chủ đề thu hút và một cái tên sự kiện thật sự ấn tượng. Vì cái tên có thể là một điểm nhấn quan trọng, đặc biệt là trên các phương tiện truyền thông.

Lúc này, đội tổ chức sự kiện cần tập trung sáng tạo tên sự kiện. Tạo một tagline – một khẩu hiệu thương hiệu ngắn, đáng nhớ mô tả sự kiện. Sau đó thiết kế logo và hệ thống nhận diện nếu cần thiết.

5. Lập kế hoạch tổng thể cho sự kiện

Đây là một trong những bước quan trọng nhất, dựa trên những thông tin đã có để lên kế hoạch chi tiết cho toàn bộ các hoạt động trước, trong và sau sự kiện. Kế hoạch này phải đảm bảo tất cả các khía cạnh của sự kiện, bao gồm:

  • Địa điểm, hậu cần & quản lý phục vụ (hợp đồng, giấy phép, bảo hiểm, …)
  • Diễn giả / diễn giả (xác định, xác nhận, hậu cần và quản lý)
  • Hoạt động / giải trí
  • Công khai / quảng cáo (trực tuyến & ngoại tuyến, ví dụ: trang web và quảng bá trực tuyến; lịch sự kiện; chương trình in; quan hệ truyền thông; biển báo; truyền thông xã hội, …)
  • Đăng ký (đăng ký trực tuyến, thanh toán và theo dõi; đăng nhập tại chỗ, …)
  • Quản lý tài trợ / đối tác
  • Quản lý tình nguyện viên

6. Kiểm soát và điều chỉnh kế hoạch khi tổ chức sự kiện

Để lập kế hoạch tổ chức sự kiện, bạn phải là người quản lý thận trọng và có thể kiểm soát nhiều việc một lúc. Sau khi lên kế hoạch, người quản lý sẽ phân việc và kiểm soát các thành viên trong đội tổ chức sự kiện chạy theo đúng tiến độ.

Ngoài ra, bạn có thể sử dụng các phần mềm trực tuyến hỗ trợ để đơn giản hóa quy trình lập kế hoạch sự kiện như thanh toán, tích hợp danh sách liên hệ, báo cáo, đăng ký,…

7. Làm việc với các nhà cung cấp, đơn vị tài trợ, bảo trợ truyền thông 

Hãy xác định xem có tổ chức nào mà bạn có thể hợp tác hoặc kêu gọi tài trợ để thanh toán chi phí và tăng khả năng tham gia không? Khi bạn hợp tác với những người khác, họ sẽ góp phần trong việc quảng bá, lan truyền và làm cho sự kiện thành công.

Tùy theo loại sự kiện mà bạn có thể tìm kiếm các công ty để tài trợ một phần của sự kiện. Điều này có thể bao gồm từ các tổ chức nhà nước có thể muốn tài trợ bữa tối, cung cấp vé vào cửa hoặc vật phẩm bán đấu giá thầm lặng chính cho tới những doanh nghiệp địa phương có khả năng cung cấp hàng hóa hoặc dịch vụ như hoa, mặt hàng quà tặng, …

8. Truyền thông cho sự kiện

Quảng bá là bước không thể thiếu trong quy trình tổ chức sự kiện.Việc quảng bá sự kiện có thể bắt đầu từ các kênh mà bạn sở hữu như thông báo trên website, email hoặc các kênh mạng xã hội. Tiếp đến là việc quảng cáo có trả phí trực tuyến và ngoại tuyến, sử dụng các công cụ truyền thông để khuyến khích khách hàng đăng ký.

Bên cạnh có cũng cần lưu ý đến việc gửi lời cảm ơn và tri ân tới các nhà tài trợ, bảo trợ truyền thông cho sự kiện. Ngoài ra, nên có thêm thông cáo báo chí và các bài viết truyền tải các thông điệp chính hay sự thành công của sự kiện.

9. Thiết lập ngân sách cho sự kiện

Ngân sách cần phải xem xét và kết hợp từ các dự toán ban đầu cho tất cả các hạng mục chính được xác định trong kế hoạch tổ chức sự kiện. Đừng quên cộng thêm bất kỳ chi phí du lịch hoặc chỗ ở cho khách VIP, diễn giả,… cũng như dự trù các khoản ngân sách có thể phát sinh.

10. Đánh giá, rút kinh nghiệm sau sự kiện

Làm sao để biết sự kiện có thành công không? Bạn đo lường sự thành công của sự kiện qua số lượng người đăng ký hoặc người tham dự hay nó phụ thuộc như thế nào?

Để đánh giá được hiệu quả của sự kiện, doanh nghiệp cần dựa trên các KPI đã thiết lập trong mục tiêu ban đầu để so sánh, đối chiếu và đánh giá. Đồng thời họp toàn đội sau sự kiện để nhận xét và rút kinh nghiệm.