1. Chứng thực điện tử là gì?
Chứng thực điện tử là quá trình mà cơ quan hoặc tổ chức có thẩm quyền dựa trên bản chính dưới dạng văn bản giấy để xác nhận tính hợp lệ của bản sao bằng hình thức điện tử. Bản sao điện tử được chứng thực từ bản chính mang giá trị pháp lý và có thể được sử dụng thay thế cho bản chính trong các giao dịch, trừ khi có quy định khác từ pháp luật.
Để đăng ký chứng thực bản sao điện tử từ bản chính, bạn có thể sử dụng cổng Dịch vụ công quốc gia và cần phải có tài khoản dịch vụ công để đăng nhập. Theo quy định tại Khoản 1, Điều 4, Nghị định số 45/2020/NĐ-CP, các thủ tục hành chính thực hiện trên môi trường điện tử được công nhận với giá trị pháp lý như các hình thức thủ tục khác.
Các cơ quan nhà nước có thẩm quyền thực hiện chứng thực điện tử trực tuyến, theo quy định của Nghị định 23/2015/NĐ-CP, bảo đảm giữ nguyên giá trị pháp lý như văn bản giấy. Phòng Tư pháp tại cấp huyện, quận, thị xã, thành phố có thẩm quyền chứng thực bản sao từ bản chính của giấy tờ, văn bản do cơ quan, tổ chức trong nước hoặc nước ngoài cung cấp; cơ quan của Việt Nam liên kết với cơ quan hoặc tổ chức nước ngoài cấp hoặc chứng nhận. Trong khi đó, UBND tại cấp xã, phường, thị trấn có thẩm quyền chứng thực bản sao từ bản chính của giấy tờ, văn bản do cơ quan có thẩm quyền của Việt Nam cung cấp hoặc chứng nhận.
Do đó, chứng thực điện tử được thực hiện bởi các cơ quan nhà nước có thẩm quyền sẽ có giá trị pháp lý tương đương với văn bản giấy. Ví dụ, chứng thực điện tử của các loại giấy tờ như căn cước công dân, bằng lái xe, bảng điểm đại học, bằng tốt nghiệp đại học... đều được công nhận với giá trị pháp lý tương đương như bản giấy.
2. Trường hợp không chứng thực bản sao từ bản chính
Theo Điều 22 của Nghị định số 23/2015/NĐ-CP, có sáu trường hợp không được phép chứng thực bản sao từ bản chính, bao gồm:
- Bản chính bị tẩy xóa, sửa chữa, thêm, bớt nội dung không hợp lệ;
- Bản chính bị hư hỏng, cũ nát, không xác định được nội dung;
- Bản chính có dấu mật của cơ quan, tổ chức có thẩm quyền hoặc không có dấu mật nhưng ghi rõ không được sao chép;
- Bản chính chứa nội dung vi phạm pháp luật, đạo đức xã hội, bao gồm tuyên truyền, kích động chiến tranh, chống chế độ xã hội chủ nghĩa Việt Nam, xuyên tạc lịch sử dân tộc Việt Nam, xúc phạm danh dự, nhân phẩm, uy tín của cá nhân, tổ chức, vi phạm quyền công dân;
- Bản chính được cơ quan, tổ chức có thẩm quyền của nước ngoài cấp, công chứng hoặc chứng nhận chưa được hợp pháp hóa lãnh sự theo quy định, trừ một số trường hợp không cần hợp pháp hóa lãnh sự như giấy tờ tùy thân, chứng thực chữ ký người dịch;
- Giấy tờ, văn bản do cá nhân tự lập nhưng không có xác nhận và đóng dấu của cơ quan, tổ chức có thẩm quyền.
3. Lợi ích của việc chứng thực điện tử
- Đối với cộng đồng dân cư và doanh nghiệp, việc chứng thực bản sao điện tử mang lại lợi ích về mặt tiết kiệm thời gian và công sức trong quá trình thực hiện thủ tục hành chính. Nhờ vào việc thực hiện trực tuyến, người dân có thể tiến hành quy trình này mà không cần phải di chuyển, chỉ cần sử dụng thiết bị kết nối internet tại nhà. Bên cạnh đó, việc bản sao điện tử được ký số và đóng dấu giúp bảo vệ tính toàn vẹn của thông tin, và có thể sử dụng lại nhiều lần, giúp tiết kiệm chi phí. Một bản sao chứng thực điện tử cũng có thể được sử dụng cho nhiều bộ hồ sơ trực tuyến khác nhau.
- Đối với các cơ quan, việc thực hiện quy trình cấp bản sao chứng thực mang lại sự đảm bảo về đầy đủ thông tin và sự thống nhất về hình thức. Các cán bộ, công chức tiếp nhận bản sao có thể dễ dàng kiểm tra tính chính xác của thông tin, giúp giải quyết thông tin cho các thủ tục tiếp theo một cách nhanh chóng và hiệu quả. Ngoài ra, việc sử dụng chung dịch vụ trên cùng một nền tảng Cổng Dịch vụ công Quốc gia cũng đồng nghĩa với việc tăng tốc độ xử lý và tiết kiệm chi phí đầu tư, giúp xây dựng và cải thiện dịch vụ một cách hiệu quả.
4. Hướng dẫn thủ tục chứng thực điện tử trên Cổng dịch vụ công quốc gia
Người dân có thể đăng ký chứng thực điện tử trực tiếp trên Cổng Dịch vụ Công Quốc gia theo các bước sau:
Bước 1: Truy cập vào trang web của Cổng Dịch vụ Công Quốc gia tại địa chỉ: https://dichvucong.gov.vn/. Đăng nhập vào tài khoản của mình, sau đó chọn mục "Dịch vụ Công trực tuyến". Nếu chưa có tài khoản Dịch vụ Công, bạn có thể chọn "Đăng ký tài khoản" và sau đó chọn "Dịch vụ Công trực tuyến".
Bước 2: Ở cột bên phải màn hình, trong phần "Dịch vụ Công nổi bật", nhấp chọn "Xem tất cả dịch vụ Công nổi bật".
Bước 3: Trên màn hình sẽ hiển thị danh sách các dịch vụ để bạn lựa chọn. Tùy thuộc vào nhu cầu chứng thực của mình, hãy chọn thủ tục và dịch vụ chứng thực phù hợp.
Bước 4: Sau khi đã chọn thủ tục, bạn sẽ cần điền thông tin theo yêu cầu. Tại đây, các thông tin cần thiết và quy trình cung cấp hồ sơ, văn bản chứng thực sẽ được hiển thị. Hãy đảm bảo đọc kỹ và tuân thủ các yêu cầu, sau đó chọn cơ quan Tư pháp để thực hiện thủ tục.
Lưu ý: Hiện tại, chỉ có 02 cơ quan nhà nước là Ủy ban nhân dân cấp xã/phường hoặc Phòng Tư pháp mới thực hiện chứng thực điện tử. Các cơ quan và đơn vị khác sẽ thực hiện thủ tục chứng thực sẽ được thông báo sau.
Bước 5: Sau khi điền đầy đủ thông tin theo yêu cầu, bạn chọn cơ quan hoặc tổ chức phù hợp và nhấp chọn "Đồng ý".
Bước 6: Sau khi chọn "Đồng ý", màn hình sẽ hiển thị thông tin cá nhân và yêu cầu bạn chọn ngày và giờ hẹn cụ thể. Hãy điền thông tin theo hướng dẫn và nhấp chọn "Đặt lịch hẹn". Sau đó, màn hình sẽ hiển thị "Đặt lịch hẹn và xác nhận thành công".
Bước 7: Sau khi hoàn tất thủ tục, Cơ quan Tư pháp sẽ cấp bản chứng thực điện tử và gửi về tài khoản Dịch vụ Công của bạn. Khi nhận được kết quả, bạn có thể tải file về để sử dụng bản chứng thực điện tử trong các giao dịch cần thiết.
Trong trường hợp bạn chưa có tài khoản trên Cổng Dịch vụ Công Quốc gia, kết quả chứng thực sẽ được Cơ quan Tư pháp gửi đến địa chỉ email mà bạn cung cấp.
5. Những lưu ý khi thực hiện chứng thực điện tử
Dưới đây là một số hướng dẫn khi cá nhân hoặc tổ chức thực hiện quy trình chứng thực điện tử.
Đầu tiên, để thực hiện quy trình này, bạn cần phải có một tài khoản trên dịch vụ công quốc gia. Nếu chưa có, bạn có thể đăng ký trực tuyến bằng số điện thoại chính thức (đã được kết nối với thẻ CCCD/app VNeID) thông qua Cổng Dịch vụ Công quốc gia. Đơn giản chỉ cần chọn "Đăng ký" và làm theo hướng dẫn.
Thứ hai, trước khi bắt đầu quy trình chứng thực điện tử, cá nhân hoặc tổ chức có thể đặt lịch hẹn trước với cơ quan nhà nước có thẩm quyền. Để đặt lịch hẹn, cá nhân hoặc tổ chức đăng nhập vào Cổng Dịch vụ Công quốc gia và chọn cơ quan có thẩm quyền để thực hiện chứng thực, sau đó đặt lịch hẹn.
Thứ ba, khi thực hiện quy trình chứng thực điện tử, cá nhân hoặc tổ chức cần mang theo bản gốc của giấy tờ cần chứng thực và các tài liệu liên quan đến cơ quan có thẩm quyền. Sau đó, cá nhân hoặc tổ chức sẽ nộp lệ phí chứng thực trực tiếp tại nơi thực hiện quy trình.
Thứ tư, có hai phương thức để nhận kết quả của quy trình chứng thực điện tử. Một là, bản sao điện tử đã chứng thực sẽ được đồng bộ hóa vào tài khoản trên Cổng Dịch vụ Công quốc gia. Hai là, kết quả sẽ được gửi qua email cho người đăng ký theo địa chỉ email được cung cấp.
Phí chứng thực được tính theo số trang, với 2.000 VNĐ cho trang đầu tiên và 1.000 VNĐ cho mỗi trang tiếp theo, không vượt quá 200.000 VNĐ cho mỗi bản chứng thực. Thời hạn giải quyết là trong ngày nếu yêu cầu được gửi trước 15h, ngược lại sẽ được xử lý trong ngày làm việc tiếp theo.
Trong trường hợp yêu cầu chứng thực phức tạp, thời hạn có thể được kéo dài nhưng không quá 02 ngày làm việc, hoặc có thể thỏa thuận thêm với cá nhân hoặc tổ chức yêu cầu chứng thực.
Nếu kết quả không được trả trong ngày làm việc tiếp theo hoặc vượt quá thời hạn, người tiếp nhận hồ sơ sẽ cung cấp phiếu hẹn rõ ràng về thời gian trả kết quả cho người yêu cầu chứng thực.
Thứ năm: Yêu cầu đối với việc chứng thực điện tử bản chính và giấy tờ cần thiết như sau:
- Bản chính phải được giữ nguyên vẹn, không được chỉnh sửa, xóa xác hoặc thêm vào. Bản chính không được bị hỏng hoặc tổn thất. Bản chính cần phải được đóng dấu mật của cơ quan hoặc tổ chức có thẩm quyền, hoặc có ghi chú rõ ràng rằng sao chụp không được chứng thực.
- Ngoài ra, bất kỳ bản chính nào có nội dung vi phạm pháp luật, đạo đức, hoặc nội dung kích động chiến tranh, chống lại chế độ xã hội chủ nghĩa, xuyên tạc lịch sử của Việt Nam, hoặc xúc phạm đến danh dự, nhân phẩm, uy tín của cá nhân hoặc tổ chức cũng sẽ không được chứng thực. Những loại giấy tờ hoặc văn bản do cá nhân tự lập nhưng không có xác nhận từ cơ quan hoặc tổ chức có thẩm quyền cũng không được chứng thực.
- Trong trường hợp văn bản gốc được cung cấp bởi các cơ quan hoặc tổ chức của nước ngoài, nó phải được hợp pháp hóa bởi lãnh sự theo quy định trước khi thực hiện quy trình chứng thực điện tử.
- Tuy nhiên, có một số trường hợp ngoại lệ, như cá nhân được miễn khỏi việc hợp pháp hóa bởi các quy định của các hiệp định quốc tế mà Việt Nam là thành viên, hoặc theo nguyên tắc "Có đi, có lại". Các loại giấy tờ khác như hộ chiếu, thẻ căn cước, thẻ cư trú, giấy phép lái xe, bằng tốt nghiệp hoặc bảng điểm cấp bởi các cơ quan nước ngoài cho cá nhân không cần phải hợp pháp hóa bởi lãnh sự khi thực hiện quy trình chứng thực điện tử từ bản chính.
Bài viết liên quan: Trung tâm Chứng thực điện tử quốc gia có là đơn vị sự nghiệp công lập?
Trên đây là toàn bộ nội dung bài viết của Luật Minh Khuê về: Chứng thực điện tử là gì? Hướng dẫn thực hiện chứng thực bản sao điện tử. Luật Minh Khuê xin tiếp nhận yêu cầu tư vấn của quý khách hàng qua số hotline: 1900.6162 hoặc email: lienhe@luatminhkhue.vn. Xin cảm ơn quý bạn đọc đã quan tâm theo dõi nội dung bài viết của chúng tôi!
