1. Trích lục hộ tịch là gì?
Theo quy định tại khoản 9 Điều 4 Luật Hộ tịch 2014, trích lục hộ tịch được hiểu là văn bản do cơ quan nhà nước có thẩm quyền cấp nhằm xác nhận thông tin về hộ tịch của cá nhân đã đăng ký tại cơ quan đăng ký hộ tịch. Nội dung của trích lục hộ tịch bao gồm các thông tin chính về sự kiện hộ tịch và nó được xem như một bằng chứng pháp lý về việc cá nhân đó là người có hộ tịch.
Bản chính của trích lục hộ tịch được cấp ngay sau khi sự kiện hộ tịch được đăng ký. Điều này đồng nghĩa với việc, khi một cá nhân hoặc gia đình đăng ký hộ tịch tại cơ quan chức năng, họ sẽ nhận được một bản chính của trích lục hộ tịch chứng nhận rằng họ đã hoàn thành quá trình đăng ký và hộ tịch của họ đã được xác nhận. Đây có thể là một văn bản quan trọng trong nhiều tình huống, chẳng hạn như khi làm thủ tục kết hôn, xin visa hay thực hiện các giao dịch có liên quan đến hộ tịch.
Bản sao của trích lục hộ tịch có thể được cấp từ Cơ sở dữ liệu hộ tịch và cũng có thể được chứng thực từ bản chính. Bản sao này giúp bảo đảm tính xác thực của thông tin được cung cấp trong trích lục hộ tịch và được sử dụng cho các mục đích pháp lý hoặc hành chính khác nhau. Sự kết hợp giữa bản chính và bản sao chứng thực làm tăng tính minh bạch và tin cậy của trích lục hộ tịch trong quá trình sử dụng và xác nhận thông tin liên quan đến hộ tịch của cá nhân.
Theo đó, bản chính của trích lục hộ tịch là văn bản quan trọng với các sự kiện như khai con, kết hôn được đăng ký. Để đảm bảo tính xác thực có thể yêu cầu nhận bản sao trích lục hộ tịch từ hồ sơ gốc hoặc bản sao trích lục hộ tịch có chứng thực. Điều này giúp công dân xác minh thông tin hộ tịch của mình và sử dụng các giao dịch pháp lý. Ngoài trích lục hộ tịch, công dân cũng có thể yêu cầu trích lục thửa đất, trích lục bản đồ địa chính để đáp ứng theo nhu cầu.
2. Quy định về việc ủy quyền yêu cầu cấp bản sao trích lục hộ tịch
Ủy quyền là một trong hai hình thức đại diện theo quy định của pháp luật, được xác định tại Điều 135 Bộ luật dân sự 2015. Theo đó, Thông tư số 04/2020/TT-BTP ngày 28/5/2020 đã đưa ra các quy định cụ thể:
- Nguyên tắc về ủy quyền: người có nhu cầu liên quan đến hộ tịch có thể ủy quyền người khác để thực hiện thay. Trừ một số trường hợp như đăng ký kết hôn, đăng ký lại việc kết hôn, đăng ký nhận cha, mẹ, con không được ủy quyền cho người khác thực hiện. Tuy nhiên, một bên có thể tự nộp hồ sơ tại cơ quan đăng ký hộ tịch mà không cần văn bản ủy quyền của bên còn lại.
- Quy định về văn bản ủy quyền: việc ủy quyền phải được thực hiện bằng văn bản và được chứng thực theo quy định của pháp luật. Trường hợp người được ủy quyền là người thân như ông, bà, cha, mẹ, vợ, chồng, con của người ủy quyền thì văn bản ủy quyền không cần chứng thực.
- Trong trường hợp người đi đăng ký khai sinh cho trẻ em là ông bà hoặc người thân thích khác theo quy định tại Điều 15 Luật hộ tịch, không cần văn bản ủy quyền từ cha, mẹ. Tuy nhiên cần thống nhất với cha, mẹ trẻ em về các nội dung liên quan đến khai sinh để đảm bảo tính chính xác và pháp lý.
Như vậy, khi người có nhu cầu cấp bản sao trích lục hộ tịch muốn thực hiện các thủ tục đăng ký hộ tịch theo quy định tại Điều 3 Luật hộ tịch 2014 (gọi là yêu cầu đăng ký hộ tịch) được ủy quyền cho người khác thực hiện thay, việc ủy quyền được thực hiện thông qua việc lập văn bản Giấy ủy quyền. Tuy nhiên, quy định rõ ràng trong các trường hợp như đăng ký kết hôn, đăng ký nhận cha, mẹ, con không được phép ủy quyền cho người khác thực hiện. Điều này nhấn mạnh sự quan trọng và đặc biệt của những thủ tục này, yêu cầu sự chấp nhận và thực hiện trực tiếp từ bản thân người liên quan.
3. Thủ tục xin cấp bản sao trích lục hộ tịch
Thủ tục cấp bản sao trích lục được quy định trong Quyết định 2228/QĐ-BTP ngày 14/11/2022 của Bộ tư pháp. Theo đó, quy trình bao gồm các bước cụ thể để đảm bảo tính chính xác và pháp lý của thông tin hộ tịch. Thông qua quyết định này, cơ quan Bộ tư pháp xác định rõ các quy định, thủ tục và hướng dẫn chi tiết về việc cấp bản sao trich lục hộ tịch, tạo điều kiện thuận lợi cho người dân khi thực hiện các yêu cầu và thủ tục liên quan đến hộ tịch của mình.
- Thành phần hồ sơ:
+ Để yêu cầu cấp bản sao Trích lục hộ tịch, có thể lựa chọn giữa Tờ khai đề nghị (đối với cá nhân) hoặc Văn bản yêu cầu (đối với cơ quan, tổ chức). Nếu thực hiện theo phương thức trực tuyến, họ có thể sử dụng biểu mẫu điện tử.
+ Người yêu cầu có thể nộp trực tiếp hoặc tải lên các giấy tờ cần thiết. Trong số đó, Văn bản ủy quyền là bắt buộc nếu người yêu cầu ủy quyền cho người khác thực hiện yêu cầu. Đối với người được ủy quyền là người thân như ông, bà, cha, mẹ, con, vợ, chồng, anh chị em ruột thì văn bản ủy quyền không cần chứng thực.
+ Các giấy tờ tùy thân như Hộ chiếu, Chứng minh nhân dân, Căn cước công dân cần được xuất trình hoặc tải lên. Trong trường hợp thông tin đã có trong Cơ sở dữ liệu quốc gia của công dân, cơ sở dữ liệu hộ tịch điện tử và hệ thống sẽ tự điền, người yêu cầu không cần xuất trình hoặc tải lên thông tin này.
- Trình tự, các bước thực hiện
+ Bước 1: Người có yêu cầu cấp bản sao trích lục hộ tịch đòi hỏi người đề nghị nộp hồ sơ và lệ phí.
Nếu chọn nộp trực tiếp, người yêu cầu cần đến Bộ phận một cửa/Trung tâm hành chính công của Cơ quan quản lý Cơ sở dữ liệu hộ tịch điện tử để nộp hồ sơ và thanh toán lệ phí.
Nếu chọn nộp trực tuyến, người yêu cầu cần sử dụng Cổng dịch vụ công quốc gia hoặc cổng dịch vụ công cấp tỉnh, đăng ký tài khoản, cung cấp thông tin biểu mẫu điện tử và thanh toán lệ phí trực tuyến.
+ Bước 2: Kiểm tra hồ sơ
Trong trường hợp nộp trực tiếp, cán bộ tiếp nhận kiểm tra tính chính xác, đầy đủ của hồ sơ. Nếu hồ sơ hợp lệ và đầy đủ thông tin, họ sẽ tiếp nhận và trả kết quả cho người yêu cầu. Nếu hồ sơ còn thiếu thông tin, chưa hợp lệ sẽ có thông báo để người yêu cầu bổ sung.
Trong trường hợp nộp trực tuyến, khi hồ sơ đầy đủ người yêu cầu nhận phiếu hẹn và kết quả qua thư điện tử hoặc tin nhắn. Người yêu cầu kiểm tra thông tin trên biểu mẫu Trích lục hộ tịch điện tử và xác nhận trong thời gian quy định. Nếu không có phản hồi, cán bộ nhân viên sẽ in bản sao trích lục hộ tịch và chuyển cho người yêu cầu.
+ Bước 3: Nhận kết quả
Người yêu cầu có thể nhận kết quả qua thư điện tử, thiết bị số, hệ thống bưu chính hoặc tại cơ quan đăng ký hộ tịch. Điều này giúp tối ưu hóa sự thuận tiện và chủ động cho người yêu cầu và giúp đảm bảo an toàn, bảo mật thông tin.
- Thời hạn giải quyết:
Hệ thống tiếp nhận hồ sơ cấp bản sao trích lục hộ tịch được thiết lập để đảm bảo sự nhanh chóng và hiệu quả. Trong ngày tiếp nhận hồ sơ nếu sau 15 giờ không thể giải quyết, quy trình sẽ tiến hành trả kết quả vào ngày làm việc tiếp theo. Thực hiện quy trình như vậy không chỉ đảm bảo tính hợp lý mà còn giúp người yêu cầu có thông tin về tình trạng yêu cầu của mình một cách linh hoạt, đồng thời tối ưu hóa thời gian đáp ứng nhu cầu.
- Lệ phí:
Các chi phí liên quan đến việc cấp bản sao Trích lục hộ tịch được quy định là 8.000 đồng/bản sao Trích lục/sự kiện hộ tịch đã đăng ký. Tuy nhiên, chính sách xã hội được thực hiện thông qua việc miễn lệ phí cho một số đối tượng nhất định, bao gồm người thuộc gia đình có công với cách mạng, người thuộc hộ nghèo, người khuyết tật. Điều này nhấn mạnh sự quan tâm đặc biệt đối với những đối tượng có hoàn cảnh khó khăn và có đóng góp đặc biệt đối với cộng đồng.
Trên đây là những thông tin tư vấn của chúng tôi. Nếu quý bạn đọc còn bất kỳ vướng mắc chưa rõ hay cần hỗ trợ pháp lý khác, vui lòng liên hệ bộ phận luật sư tư vấn pháp luật trực tuyến qua tổng đài 1900.6162 hoặc email lienhe@luatminhkhue.vn để được giải đáp. Xem thêm: Hướng dẫn thực hiện cấp bản sao trích lục hộ tịch, xác nhận thông tin hộ tịch của cá nhân trực tuyến.Rất mong nhận được sự hợp tác!
