Nội dung được biên tập từ chuyên mục tư vấn luật Dân sự của Công ty luật Minh Khuê

>> Luật sư tư vấn pháp luật Dân sự, gọi:  1900 6162

Cơ sở pháp lý: 

- Luật hộ tịch năm 2014

- Nghị định 87/2020/NĐ-CP

- Thông tư 01/2022/TT-BTP (có hiệu lực 18/02/2022)

1. Thẩm quyền cấp bản sao trích lục hộ tịch, xác nhận thông tin hộ tịch trực tuyến

Điều 13 Nghị định 87/2020/NĐ-CP quy định về cấp bản sao trích lục hộ tịch từ Cơ sở dữ liệu hộ tịch điện tử, xác nhận thông tin hộ tịch như sau:

1. Cơ quan có thẩm quyền theo quy định tại khoản 1, khoản 2, khoản 3, khoản 4 Điều 8 của Nghị định này cấp bản sao trích lục hộ tịch theo yêu cầu của cá nhân, không phụ thuộc vào nơi đã đăng ký việc hộ tịch và nơi cư trú của người có yêu cầu.

2. Cơ quan có thẩm quyền theo quy định tại khoản 2, khoản 3, khoản 4 Điều 8 của Nghị định này cấp xác nhận thông tin hộ tịch đối với trường hợp cá nhân có yêu cầu khai thác thông tin từ nhiều việc đăng ký hộ tịch hoặc xác nhận các thông tin hộ tịch khác nhau của mình; cơ quan, tổ chức có yêu cầu khai thác nhiều thông tin hộ tịch của một cá nhân hoặc khai thác thông tin hộ tịch của nhiều người.

3. Người có yêu cầu cấp xác nhận thông tin hộ tịch phải cung cấp thông tin theo biểu mẫu điện từ tương tác, đính kèm bản chụp hoặc bản sao điện tử các giấy tờ, tài liệu có liên quan đến nội dung đề nghị xác nhận thông tin hộ tịch trong trường hợp nộp hồ sơ trực tuyến.

Trường hợp nộp hồ sơ trực tiếp tại cơ quan đăng ký hộ tịch hoặc gửi hồ sơ qua hệ thống bưu chính thì phải nộp Tờ khai đề nghị xác nhận thông tin hộ tịch theo mẫu, xuất trình bản chính hoặc nộp bản sao có chứng thực các giấy tờ, tài liệu có liên quan đến nội dung đề nghị xác nhận thông tin hộ tịch.

Trong thời hạn 3 ngày làm việc kể từ ngày tiếp nhận hồ sơ, cơ quan đăng ký, quản lý hộ tịch có thẩm quyền thẩm tra hồ sơ, đối chiếu thông tin trong Cơ sở dữ liệu hộ tịch điện tử, nếu thấy thông tin đề nghị xác nhận là đúng thì có văn bản xác nhận thông tin hộ tịch trả cho người có yêu cầu. Trường hợp phải kiểm tra, xác minh thì thời hạn có thể kéo dài nhưng không quá 10 ngày làm việc

Theo đó, thẩm quyền cấp bản sao trích lục hộ tịch trực tuyến thuộc về:

- Cơ quan đăng ký hộ tịch gồm:

+ Ủy ban nhân dân xã, phường, thị trấn;

+ Ủy ban nhân dân huyện, quận, thị xã, thành phố thuộc tỉnh và đơn vị hành chính tương đương;

+ Cơ quan đại diện ngoại giao, Cơ quan đại diện lãnh sự của Việt Nam ở nước ngoài.

- Bộ Tư pháp.

- Bộ Ngoại giao.

- Sở Tư pháp, Phòng Tư pháp.

Thẩm quyền cấp xác nhận thông tin hộ tịch của cá nhân thuộc về:

- Bộ Tư pháp.

- Bộ Ngoại giao.

- Sở Tư pháp, Phòng Tư pháp.

2. Hướng dẫn thực hiện đề nghị cấp bản sao trích lục hộ tịch, xác nhận thông tin hộ tịch trực tuyến

2.1. Đề nghị cấp bản sao trích lục hộ tịch trực tuyến

Theo hướng dẫn tại Điều 7 Thông tư 01/2022/TT-BTP về việc cấp bản sao trích lục hộ tịch trực tuyến thì:

- Người yêu cầu cấp bản sao trích lục hộ tịch, bản sao Giấy khai sinh có trách nhiệm cung cấp đầy đủ, chính xác các thông tin cần thiết gồm: tên giấy tờ hộ tịch; số, ngày, tháng, năm đăng ký, cơ quan đã đăng ký việc hộ tịch.

- Trường hợp không cung cấp được đầy đủ các thông tin theo quy định thì người yêu cầu phải cung cấp được thông tin cơ bản trong giấy tờ hộ tịch đã đăng ký để có cơ sở tra cứu.

Ví dụ:

+ Đề nghị cấp bản sao Trích lục kết hôn nhưng không cung cấp được số Giấy chứng nhận kết hôn, ngày, tháng, năm đăng ký kết hôn thì phải cung cấp được các thông tin về họ, chữ đệm, tên, ngày, tháng, năm sinh của vợ và chồng.

+ Đề nghị cấp bản sao Giấy khai sinh nhưng không cung cấp được số Giấy khai sinh, ngày, tháng, năm đăng ký khai sinh thì phải cung cấp được họ, chữ đệm, tên, ngày, tháng, năm sinh của người được khai sinh; họ, chữ đệm, tên, ngày, tháng, năm sinh của cha, mẹ người được khai sinh.

- Trường hợp người yêu cầu cấp bản sao trích lục hộ tịch, bản sao Giấy khai sinh không cung cấp đầy đủ hoặc cung cấp các thông tin không chính xác, không thể tra cứu được thông tin thì cơ quan đăng ký hộ tịch từ chối giải quyết.

2.2. Đề nghị xác nhận thông tin hộ tịch của cá nhân trực tuyến

Điều 8 Thông tư 01/2022/TT-BTP hướng dẫn về việc xác nhận thông tin hộ tịch của cá nhân trực tuyến. Theo đó:

Thứ nhất, cơ quan đăng ký, quản lý hộ tịch có thẩm quyền theo quy định tại Khoản 2 Điều 13 Nghị định số 87/2020/NĐ-CP căn cứ Cơ sở dữ liệu hộ tịch điện tử, Sổ hộ tịch, hồ sơ đăng ký hộ tịch cấp văn bản xác nhận thông tin hộ tịch cho cá nhân có yêu cầu trong các trường hợp sau:

a) Xác nhận thông tin về một việc hộ tịch của cá nhân đã đăng ký, nhưng nội dung đăng ký đã có sự thay đổi do được cơ quan Nhà nước có thẩm quyền cho phép thay đổi, cải chính hộ tịch, bổ sung thông tin hộ tịch, xác định lại dân tộc, ghi vào Sổ hộ tịch việc hộ tịch của công dân Việt Nam đã được giải quyết tại cơ quan có thẩm quyền của nước ngoài, ghi vào Sổ hộ tịch việc thay đổi hộ tịch của cá nhân theo bản án, quyết định của cơ quan nhà nước có thẩm quyền.

Ví dụ:

- Xác nhận thông tin về việc kết hôn mà cơ quan đăng ký hộ tịch có thẩm quyền đã cho phép thực hiện việc thay đổi họ, chữ đệm, tên, cải chính năm sinh của người vợ hoặc người chồng hoặc hai vợ chồng đã ly hôn.

- Xác nhận thông tin khai sinh của một cá nhân đã được xác định lại dân tộc hoặc được thôi quốc tịch Việt Nam.

Nếu thông tin hộ tịch của cá nhân không có sự thay đổi thì cơ quan đăng ký, quản lý hộ tịch không cấp văn bản xác nhận thông tin hộ tịch, hướng dẫn người yêu cầu làm thủ tục cấp bản sao Giấy khai sinh hoặc bản sao trích lục hộ tịch tương ứng, trừ trường hợp cơ quan, tổ chức có thẩm quyền đề nghị cấp văn bản xác nhận để giải quyết vụ việc liên quan đến cá nhân.

b) Xác nhận các thông tin hộ tịch khác nhau của cá nhân.

Ví dụ:

- Xác nhận toàn bộ các thông tin hộ tịch của một cá nhân, bao gồm: các thông tin về việc đăng ký khai sinh; đăng ký kết hôn; thay đổi, cải chính hộ tịch, xác định lại dân tộc; nhận cha, mẹ, con; giám hộ; khai tử...

- Xác nhận thông tin về một số việc hộ tịch đã được đăng ký như: thông tin về đăng ký khai sinh; đăng ký nhận cha, mẹ, con; xác định cha, mẹ, con; nhận nuôi con nuôi; thông tin về việc kết hôn, ghi vào Sổ hộ tịch việc kết hôn...

c) Xác nhận thông tin của một cá nhân trong các giấy tờ hộ tịch không thống nhất, chưa thực hiện cải chính hộ tịch, không thuộc trường hợp quy định tại Khoản 1 Điều 4 Thông tư này và chưa được lập bản ghi dữ liệu hộ tịch điện tử cá nhân.

Ví dụ:

- Cá nhân có Giấy khai sinh ghi là Trần Văn Q, sinh năm 1963; Giấy chứng nhận kết hôn ghi là Trần Mạnh Q, sinh năm 1963;

- Cá nhân có Giấy khai sinh ghi Lê Mạnh A, sinh năm 1951; Trích lục khai tử ghi Lê Hoàng A, sinh năm 1952.

d) Người yêu cầu phải gửi kèm theo bản chụp hoặc bản sao điện tử các giấy tờ, tài liệu có liên quan để chứng minh thông tin hộ tịch. Trường hợp cần xác minh, cơ quan đăng ký, quản lý hộ tịch nhận được yêu cầu có văn bản đề nghị cơ quan công an, các cơ quan khác có liên quan xác minh theo quy định tại Khoản 3 Điều 13 Nghị định số 87/2020/NĐ-CP. Trường hợp kết quả xác minh không có thông tin hoặc thông tin không thống nhất với giấy tờ người yêu cầu cung cấp thì từ chối cấp văn bản xác nhận thông tin hộ tịch.

đ) Văn bản xác nhận thông tin hộ tịch theo yêu cầu của cá nhân phải nêu rõ, đầy đủ nội dung, thời điểm đăng ký ban đầu; nội dung, căn cứ và thời gian thực hiện các việc thay đổi, điều chỉnh thông tin hộ tịch tính đến thời điểm cấp văn bản xác nhận.

Thứ hai, cơ quan đăng ký, quản lý hộ tịch căn cứ Cơ sở dữ liệu hộ tịch điện tử, Sổ hộ tịch, hồ sơ đăng ký hộ tịch, chức năng của cơ quan, tổ chức có yêu cầu, cấp văn bản xác nhận thông tin hộ tịch cho cơ quan, tổ chức trong các trường hợp sau:

a) Xác nhận thông tin về một việc hộ tịch hoặc một số việc hộ tịch của cá nhân đã được đăng ký.

Ví dụ:

- Xác nhận thông tin về việc đăng ký khai sinh của ông Nguyễn Văn A;

- Xác nhận các thông tin: đăng ký khai sinh, ghi vào sổ việc thay đổi hộ tịch theo bản án, quyết định của cơ quan nhà nước có thẩm quyền (Bản án/Quyết định ly hôn, xác định mối quan hệ cha, mẹ, con, Quyết định cho thôi quốc tịch Việt Nam...);

- Xác nhận toàn bộ thông tin hộ tịch của cá nhân (bao gồm tất cả thông tin về các việc hộ tịch của cá nhân từ khai sinh, kết hôn, đến đăng ký khai tử ... đã đăng ký, lưu vết trong Cơ sở dữ liệu hộ tịch điện tử).

b) Xác nhận thông tin hộ tịch của nhiều cá nhân khác nhau.

Ví dụ:

- Xác nhận thông tin đăng ký khai sinh của tất cả các con của một cặp vợ chồng;

- Xác nhận thông tin đăng ký khai sinh của các trường hợp sinh năm 2020, cư trú tại phường A.

c) Căn cứ nội dung yêu cầu, chức năng của cơ quan, tổ chức đề nghị xác nhận thông tin hộ tịch, văn bản xác nhận thông tin hộ tịch có thể nêu rõ, đầy đủ nội dung, thời điểm đăng ký ban đầu; nội dung, căn cứ và thời gian thực hiện các việc thay đổi, điều chỉnh thông tin cho đến thời điểm cấp văn bản xác nhận hoặc chỉ xác nhận thông tin về việc đăng ký hộ tịch (số, thời gian, cơ quan đăng ký việc hộ tịch) hoặc xác nhận số liệu thống kê việc hộ tịch đã được đăng ký.

Ví dụ:

- Trường hợp đề nghị xác nhận thông tin hộ tịch của một cá nhân phục vụ hoạt động điều tra, xác minh, tố tụng của cơ quan điều tra, cơ quan đăng ký, quản lý hộ tịch căn cứ chức năng và đề nghị của cơ quan yêu cầu có thể cấp văn bản xác nhận toàn bộ các thông tin hộ tịch của cá nhân đã được đăng ký, trong đó nêu rõ, đầy đủ nội dung, thời điểm, cơ quan đăng ký ban đầu và các lần thay đổi, điều chỉnh đến thời điểm xác nhận;

- Trường hợp xác nhận thông tin về việc đăng ký kết hôn của ông Nguyễn Văn A phục vụ việc kiểm tra, giải quyết việc ly hôn hoặc việc tranh chấp dân sự khác của cơ quan tố tụng thì văn bản xác nhận thông tin hộ tịch chỉ xác nhận việc ông Nguyễn Văn A đã đăng ký kết hôn, thông tin về số Giấy chứng nhận kết hôn, thời gian, cơ quan đăng ký;

- Trường hợp xác nhận thông tin phục vụ việc kiểm tra, đánh giá tỷ lệ học sinh được đến trường theo yêu cầu của nhà trường, cơ quan quản lý giáo dục thì tuỳ theo đề nghị, văn bản xác nhận thông tin hộ tịch có thể cung cấp số liệu thống kê về số trẻ em theo địa bàn cư trú, năm sinh hoặc cung cấp danh sách trẻ em kèm theo thông tin về việc đăng ký khai sinh (số Giấy khai sinh, thời gian, cơ quan đăng ký khai sinh).

Việc xác nhận thông tin hộ tịch theo yêu cầu của tổ chức, cá nhân phải bảo đảm đúng quy định pháp luật về bảo vệ đời sống riêng tư, bí mật cá nhân, bí mật gia đình, danh dự, uy tín của cá nhân.

Văn bản xác nhận thông tin hộ tịch điện tử của cá nhân trong các trường hợp trên có giá trị như giấy tờ hộ tịch, được sử dụng để chứng minh thông tin hộ tịch khi cá nhân thực hiện thủ tục hành chính hoặc tham gia các giao dịch dân sự khác theo quy định pháp luật.

3. Giá trị pháp lý của bản điện tử giấy tờ hộ tịch

Khoản 6 Điều 12 Nghị định 87/2020/NĐ-CP quy định:

Biểu mẫu điện tử giấy tờ hộ tịch do Bộ Tư pháp ban hành, cung cấp thông tin hộ tịch hoặc nguồn tra cứu thông tin hộ tịch của cá nhân, có giá trị như giấy tờ hộ tịch. Cơ quan, tổ chức có trách nhiệm chấp nhận, sử dụng, không được yêu cầu cá nhân phải nộp hoặc xuất trình giấy tờ hộ tịch để đối chiếu.

Tại Thông tư 01/2022/TT-BTP hướng dẫn về giá trị pháp lý của bản điện tử  giấy tờ hộ tịch như sau:

a) Bản điện tử giấy tờ hộ tịch có giá trị sử dụng như giấy tờ hộ tịch bản giấy trong các giao dịch, thủ tục hành chính thực hiện trực tuyến; có giá trị thay thế các giấy tờ hộ tịch bản giấy khi làm thủ tục đăng ký hộ tịch trực tiếp tại cơ quan đăng ký hộ tịch.

b) Mã QRcode trên bản điện tử giấy tờ hộ tịch là địa chỉ Internet dẫn tới dữ liệu, định dạng hình ảnh của giấy tờ hộ tịch tương ứng trong Cơ sở dữ liệu hộ tịch điện tử, có giá trị cung cấp thông tin về tính chính xác, hợp lệ, các thông tin chi tiết của giấy tờ hộ tịch trong Cơ sở dữ liệu hộ tịch điện tử.

c) Cá nhân, cơ quan, tổ chức khi tiếp nhận bản điện tử giấy tờ hộ tịch do người yêu cầu đăng ký hộ tịch nộp, xuất trình có thể kiểm tra tính chính xác, thời hạn sử dụng, thông tin cập nhật của bản điện tử giấy tờ hộ tịch thông qua mã QRCode trên bản điện tử của giấy tờ đó.

Trên đây là tư vấn của chúng tôi. Nếu còn vướng mắc, chưa rõ hoặc cần hỗ trợ pháp lý khác bạn vui lòng liên hệ bộ phận tư vấn pháp luật trực tuyến qua tổng đài điện thoại số: 1900 6162 để được giải đáp.

Rất mong nhận được sự hợp tác!

Trân trọng./.

Bộ phận tư vấn pháp luật Dân sự - Công ty luật Minh Khuê