Có phải lập biên bản khi người đứng đầu cơ quan, đơn vị trực tiếp tiếp công dân?

Theo quy định của khoản 1 Điều 4 Luật Tiếp công dân 2013, việc tiếp công dân là trách nhiệm quan trọng của các cơ quan Nhà nước tại Việt Nam. Cụ thể, danh sách những cơ quan có trách nhiệm này bao gồm:

- Chính phủ: Là cơ quan cao cấp nhất trong hệ thống hành chính quốc gia, Chính phủ chịu trách nhiệm tiếp công dân, đảm bảo sự minh bạch và công bằng trong quá trình giải quyết các vấn đề liên quan đến quyền lợi của người dân.

- Bộ, cơ quan ngang bộ; tổng cục và tổ chức tương đương; cục: Các cơ quan này, thuộc hệ thống hành chính tập trung, đều có nhiệm vụ tiếp công dân, giải đáp thắc mắc và hỗ trợ người dân trong việc thực hiện các quyền và nghĩa vụ của mình.

- Ủy ban nhân dân các cấp: Từ cấp trung ương đến cấp địa phương, Ủy ban nhân dân chịu trách nhiệm tiếp công dân và giải quyết các vấn đề mà công dân đưa ra.

- Cơ quan chuyên môn thuộc Ủy ban nhân dân tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương; cơ quan chuyên môn thuộc Ủy ban nhân dân huyện, quận, thị xã, thành phố thuộc tỉnh: Các cơ quan chuyên môn này đóng vai trò quan trọng trong việc xử lý các vấn đề chuyên ngành và đáp ứng nhu cầu thông tin và hỗ trợ của công dân.

- Các cơ quan của Quốc hội: Hội đồng nhân dân các cấp, là cơ quan đại diện cho quyền lợi và ý kiến của nhân dân, cũng có trách nhiệm tiếp công dân để lắng nghe ý kiến, phản ánh và đề xuất của người dân.

- Tòa án nhân dân, Viện kiểm sát nhân dân, Kiểm toán nhà nước: Các cơ quan này, đóng vai trò quan trọng trong bảo vệ quyền lợi và công bằng cho công dân, cũng có nhiệm vụ tiếp công dân để giải quyết các vấn đề pháp lý và kiểm tra các hoạt động của cơ quan Nhà nước.

Những cơ quan trên đều cùng nhau tạo nên một hệ thống tiếp công dân chặt chẽ và hiệu quả, nhằm đảm bảo rằng mọi người dân đều có cơ hội được nghe và được đáp ứng đúng mực.

 

Theo quy định tại Điều 9 của Thông tư 04/2021/TT-TTCP, người đứng đầu cơ quan, đơn vị chịu trách nhiệm quan trọng trong việc tiếp công dân, đảm bảo tính minh bạch và hiệu quả của quá trình giải quyết khiếu nại, tố cáo, kiến nghị, phản ánh từ phía người dân. Dưới đây là một số điểm quan trọng về trách nhiệm của họ:

- Tiếp công dân và giải quyết khiếu nại: Người đứng đầu cơ quan, đơn vị không chỉ có trách nhiệm trực tiếp tiếp công dân để lắng nghe, xem xét và giải quyết các khiếu nại, tố cáo, kiến nghị, và phản ánh mà còn đóng vai trò quan trọng trong việc chỉ đạo quá trình giải quyết tại các cơ quan và đơn vị cấp dưới. Điều này không chỉ là yêu cầu nghĩa vụ, mà còn là một trách nhiệm lãnh đạo chiến lược, hướng dẫn cơ quan và đơn vị dưới quyền làm thế nào để hiệu quả hóa quá trình tiếp công dân.

- Ghi chép và theo dõi quá trình giải quyết: Người đứng đầu cơ quan, đơn vị phải đảm bảo rằng việc tiếp công dân được ghi chép đầy đủ vào Sổ tiếp công dân hoặc nhập thông tin vào Cơ sở dữ liệu quốc gia về công tác tiếp công dân. Những ghi chú này cần được lưu tại nơi tiếp công dân để tiện theo dõi và kiểm tra quá trình giải quyết.

- Chỉ đạo và thông báo kết quả: Ý kiến chỉ đạo của người đứng đầu cơ quan, đơn vị trong việc giải quyết khiếu nại, tố cáo, kiến nghị, phản ánh tại trụ sở tiếp công dân cần được lập thành văn bản và gửi cho các cơ quan, tổ chức, đơn vị liên quan để triển khai thực hiện theo đúng yêu cầu và nội dung chỉ đạo. Đồng thời, cần ấn định thời gian giải quyết phù hợp với quy định của pháp luật và thông báo kết quả giải quyết cho công dân.

- Thông báo kết luận việc tiếp công dân: Khi kết thúc việc tiếp công dân, người đứng đầu cơ quan, đơn vị cần ra thông báo kết luận việc tiếp công dân để báo cáo và minh bạch quá trình giải quyết với công dân. Điều này đảm bảo tính minh bạch và trung thực trong quá trình xử lý khiếu nại và tạo niềm tin từ phía công dân đối với cơ quan, đơn vị.

Căn cứ theo Điều 9 của Luật Tiếp công dân 2013, có bốn trường hợp mà cơ quan, đơn vị có thể từ chối tiếp công dân. Đầu tiên, đó là khi người đến tiếp có tình trạng say do sử dụng chất kích thích hoặc mắc bệnh tâm thần hoặc bệnh khác làm mất khả năng nhận thức hoặc khả năng điều khiển hành vi của mình. Thứ hai, là khi người đến tiếp có hành vi đe dọa, xúc phạm cơ quan, tổ chức, đơn vị, người tiếp công dân, người thi hành công vụ hoặc có hành vi khác vi phạm nội quy nơi tiếp công dân. Thứ ba, là trường hợp khiếu nại, tố cáo đã được giải quyết đúng chính sách, pháp luật và đã được tiếp, giải thích, hướng dẫn, nhưng người khiếu nại vẫn cố tình kéo dài.

Theo Thông tư 04/2021/TT-TTCP, người tiếp công dân phải từ chối tiếp công dân trong các trường hợp nêu trên và phải giải thích lý do từ chối. Trong trường hợp người đến tiếp có tình trạng say, mắc bệnh tâm thần hoặc có hành vi đe dọa, xúc phạm, người tiếp công dân phải báo cáo người phụ trách tiếp công dân. Nếu có người khiếu nại, tố cáo kéo dài, người đứng đầu cơ quan, đơn vị phải ra Thông báo từ chối tiếp công dân theo Mẫu số 01 quy định.

Quy trình này đảm bảo rằng việc từ chối tiếp công dân được thực hiện theo đúng quy định và mọi hành động đều được ghi chép và báo cáo một cách minh bạch, tăng cường khả năng quản lý và đánh giá hiệu suất của cơ quan, đơn vị.