1. Những báo cáo lao động mà công ty phải làm vào cuối năm?

Theo quy định của pháp luật hiện hành, doanh nghiệp cần thực hiện việc nộp các Báo cáo liên quan đến lao động vào dịp cuối năm. Cụ thể, các báo cáo bao gồm Báo cáo sử dụng lao động hàng năm, Báo cáo về công tác an toàn vệ sinh lao động, Báo cáo y tế lao động, Báo cáo tổng hợp tình hình tai nạn lao động, và Báo cáo về phòng chống bệnh nghề nghiệp.

1.1. Báo cáo sử dụng lao động định kỳ hằng năm

Theo quy định của Điều 12 Bộ Luật Lao động 2019 và Điều 4 Nghị định 145/2020/NĐ-CP, người sử dụng lao động được yêu cầu thực hiện báo cáo sử dụng lao động định kỳ hàng năm. Thời hạn nộp báo cáo là trước ngày 05 tháng 12 hàng năm, và người sử dụng lao động cần thông báo tình hình thay đổi lao động cho Sở Lao động - Thương binh và Xã hội thông qua Cổng Dịch vụ công Quốc gia (theo Khoản 2 Điều 4 Nghị định 145/2020/NĐ-CP).

Để thực hiện việc nộp báo cáo, doanh nghiệp có thể sử dụng hai phương thức. Trước hết, có thể nộp trực tuyến thông qua Cổng Dịch vụ công Quốc gia đến Sở Lao động - Thương binh và Xã hội. Thứ hai, doanh nghiệp có thể chọn nộp bản giấy trực tiếp tại Sở Lao động - Thương binh và Xã hội và cần thông báo đến cơ quan bảo hiểm xã hội cấp huyện nơi có trụ sở chính theo quy định tại Khoản 2 Điều 4 Nghị định 145/2020/NĐ-CP.

1.2. Báo cáo về công tác an toàn, vệ sinh lao động

Theo quy định của Khoản 2 Điều 10 Thông tư số 07/2016/TT-BLĐTBXH, đối với các cơ sở sản xuất, kinh doanh, người sử dụng lao động có trách nhiệm báo cáo về công tác an toàn và vệ sinh lao động định kỳ hàng năm đến Sở Lao động - Thương binh và Xã hội, cũng như Sở Y tế (qua các phương tiện như fax, bưu điện, hoặc thư điện tử).

Thời hạn nộp báo cáo là trước ngày 10 tháng 01 của năm tiếp theo, nhằm đảm bảo tính đúng đắn và kịp thời (theo Khoản 2 Điều 10 Thông tư số 07/2016/TT-BLĐTBXH).

Báo cáo sẽ được chuyển đến Sở Lao động - Thương binh và Xã hội cùng với Sở Y tế theo quy định tại Khoản 2 Điều 10 của Thông tư số 07/2016/TT-BLĐTBXH.

1.3. Báo cáo y tế lao động

Theo quy định tại điểm a Khoản 1 Điều 10 của Thông tư số 19/2016/TT-BYT hướng dẫn về quản lý vệ sinh lao động và sức khỏe người lao động, cơ sở lao động có trách nhiệm thực hiện báo cáo về y tế lao động đến cơ quan có thẩm quyền.

Theo Khoản 3 Điều 10 của cùng thông tư, thời hạn nộp báo cáo y tế lao động được định là trước ngày 10 tháng 01 của năm tiếp theo đối với báo cáo hàng năm.

Địa điểm nộp báo cáo, theo quy định tại Khoản 2 Điều 10 của Thông tư số 19/2016/TT-BYT, sẽ tùy thuộc vào vị trí và quyền quản lý của cơ sở lao động:

- Trung tâm y tế huyện, quận, thị xã, thành phố thuộc tỉnh, nơi đặt trụ sở chính của cơ sở lao động.

- Đơn vị quản lý y tế bộ, ngành, đối với trường hợp cơ sở lao động thuộc quyền quản lý của bộ, ngành.

1.4. Báo cáo tổng hợp tình hình tai nạn lao động

Theo quy định của Điều 36 Luật An toàn, vệ sinh lao động năm 2015 và Khoản 1 Điều 24 Nghị định 39/2016/NĐ-CP, người sử dụng lao động có trách nhiệm gửi báo cáo tổng hợp về tình hình tai nạn lao động. Báo cáo có thể được chuyển đạt qua các phương tiện như trực tiếp, fax, đường bưu điện, hoặc thư điện tử.

Thời hạn nộp báo cáo được quy định là trước ngày 10 tháng 01 của năm sau đối với báo cáo năm, theo mẫu được quy định tại Phụ lục XII được ban hành kèm theo Nghị định trên.

Địa điểm nộp báo cáo là Sở Lao động - Thương binh và Xã hội, nơi đặt trụ sở chính của người sử dụng lao động, theo quy định tại Khoản 1 Điều 24 Nghị định 39/2016/NĐ-CP.

1.5. Báo cáo về phòng chống bệnh nghề nghiệp

Dựa trên quy định của Điều 37 Luật An toàn, vệ sinh lao động năm 2015 và Khoản 8 Điều 22 Thông tư số 28/2016/TT-BYT, hàng năm, người sử dụng lao động cần thực hiện báo cáo định kỳ, đột xuất và thống kê về phòng chống bệnh nghề nghiệp cho cơ quan quản lý nhà nước về y tế cấp tỉnh, nhằm mục đích tổng hợp và báo cáo đến Bộ Y tế.

Thời hạn nộp báo cáo được quy định là trước ngày 10 tháng 01 của năm sau đối với báo cáo cả năm, theo quy định tại Khoản 4 Điều 23 Thông tư số 28/2016/TT-BYT - Thông Tư Hướng Dẫn Quản Lý Bệnh Nghề Nghiệp.

Nơi nhận báo cáo là cơ quan quản lý nhà nước về y tế cấp tỉnh để thực hiện tổng hợp và báo cáo đến Bộ Y tế, theo quy định tại Khoản 2 Điều 37 của Luật An toàn, vệ sinh lao động năm 2015.

2. Những cách báo cáo tình hình lao động cuối năm

Theo quy định của Khoản 2 Điều 4 Nghị định 145/2020/NĐ-CP, doanh nghiệp có thể thực hiện báo cáo tình hình thay đổi lao động cuối năm theo một trong ba phương thức sau:

Cách 1: Báo cáo trực tuyến trên Cổng Dịch vụ công quốc gia

Doanh nghiệp sẽ đăng ký tài khoản trên Cổng Dịch vụ công quốc gia để thực hiện thủ tục đăng ký điều chỉnh đóng BHXH bắt buộc, BHYT, BHTN và báo cáo tình hình sử dụng lao động. Sau khi đăng ký thành công, định kỳ 06 tháng và hàng năm, Cổng Dịch vụ công quốc gia sẽ tự động lấy dữ liệu từ cơ sở dữ liệu của cơ quan BHXH và gửi đến Sở Lao động Thương binh và Xã hội, nơi doanh nghiệp đã đăng ký làm cơ quan nhận báo cáo. Từ lần sau, doanh nghiệp không cần phải lập và gửi báo cáo định kỳ theo quy định nữa. Đồng thời, doanh nghiệp cần thông báo cho cơ quan bảo hiểm xã hội cấp huyện nơi đặt trụ sở, chi nhánh, và văn phòng đại diện. Báo cáo cũng phải được thông báo cho Ban quản lý khu công nghiệp, khu kinh tế nếu nhân viên làm việc trong khu vực đó.

Cách 2: Nộp hồ sơ giấy cho Sở Lao động Thương binh và Xã hội nơi đặt trụ sở, chi nhánh, văn phòng đại diện

Doanh nghiệp có thể lựa chọn nộp hồ sơ báo cáo theo hình thức giấy tại Sở Lao động Thương binh và Xã hội nơi đặt trụ sở, chi nhánh, và văn phòng đại diện. Đồng thời, thông báo cũng phải được gửi đến cơ quan bảo hiểm xã hội cấp huyện và Ban quản lý khu công nghiệp, khu kinh tế nếu có nhân viên làm việc trong khu vực đó.

Cách 3: Nộp báo cáo lao động qua email của Sở Lao động - Thương binh và Xã hội nơi đặt trụ sở, chi nhánh, văn phòng đại diện

Mặc dù không được quy định tại Nghị định 145/2020/NĐ-CP, nhưng tùy theo thực tế, một số tỉnh thành vẫn cho phép doanh nghiệp gửi báo cáo lao động qua email của Sở Lao động - Thương binh và Xã hội. Trong trường hợp này, doanh nghiệp cũng cần thông báo cho cơ quan bảo hiểm xã hội cấp huyện và Ban quản lý khu công nghiệp, khu kinh tế nếu có nhân viên làm việc trong khu vực đó.

3. Hồ sơ báo báo cáo tình hình lao động cuối năm

Tùy thuộc vào phương thức báo cáo được lựa chọn, doanh nghiệp sẽ cần chuẩn bị các giấy tờ cụ thể như sau:

Cách 1: Báo cáo trực tuyến trên Cổng Dịch vụ công quốc gia

Trong trường hợp này, doanh nghiệp không cần nộp bất kỳ file hay giấy tờ nào đi kèm. Việc khai báo thông tin sẽ được thực hiện trực tuyến trên Cổng Dịch vụ công quốc gia một cách thuận tiện.

Cách 2: Nộp hồ sơ giấy cho Sở Lao động Thương binh và Xã hội

Hồ sơ chỉ cần bao gồm Mẫu số 01/PLI, được Phụ lục I ban hành kèm theo Nghị định 145/2020/NĐ-CP. Doanh nghiệp chỉ cần in và điền đầy đủ thông tin vào mẫu này, sau đó ký, đóng dấu và gửi cho Sở Lao động - Thương binh và Xã hội.

Cách 3: Nộp báo cáo lao động qua email của Sở Lao động - Thương binh và Xã hội Hồ sơ chỉ bao gồm bản sao của Mẫu số 01/PLI, Phụ lục I ban hành kèm theo Nghị định 145/2020/NĐ-CP, đã được điền đầy đủ thông tin, ký, và đóng dấu của doanh nghiệp. Sau đó, doanh nghiệp có thể gửi hồ sơ này qua email đến địa chỉ của Sở Lao động - Thương binh và Xã hội để hoàn tất quy trình báo cáo.

Bài viết liên quan: Báo cáo là gì? Có mấy loại báo cáo? Vai trò, mục đích, ý nghĩa báo cáo?

Luật Minh Khuê xin tiếp nhận yêu cầu tư vấn của quý khách hàng qua số hotline 1900.6162 hoặc email: lienhe@luatminhkhue.vn. Xin trân trọng cảm ơn quý bạn đọc đã quan tâm theo dõi!