1. Cuộc họp nào được tiến hành bởi Chủ tịch Uỷ ban nhân dân cấp xã?
Theo Điều 30 Quyết định số 45/2018/QĐ-TTg, quy định các cuộc họp của Chủ tịch Ủy ban nhân dân cấp xã gồm:
- Tổ chức cuộc họp giao ban hàng tuần, mời Thường trực Hội đồng nhân dân, Chủ tịch Mặt trận Tổ quốc và người đứng đầu các đoàn thể nhân dân cấp xã cùng các cán bộ, công chức xã tham dự khi thảo luận về các vấn đề liên quan. Cuộc họp giao ban hàng tuần được tổ chức để tạo điều kiện cho các cơ quan, tổ chức và cá nhân liên quan tại cấp xã có thể thảo luận và trao đổi về các vấn đề quan trọng và cụ thể trong khu vực. Bằng cách này, mọi người có thể cùng nhau tìm kiếm giải pháp cho các vấn đề địa phương, đồng thời cũng giúp tăng cường sự thông tin và hiểu biết giữa các bên liên quan. Điều này đảm bảo rằng quá trình ra quyết định và thực hiện các chính sách được thực hiện một cách hiệu quả và minh bạch.
- Tổ chức cuộc họp với Trưởng thôn, Tổ trưởng dân phố và một số cán bộ, công chức để chỉ đạo, giải quyết các vấn đề theo yêu cầu nhiệm vụ. Cuộc họp này được tổ chức để tập trung vào các vấn đề cụ thể tại từng thôn, dân phố trong cấp xã. Trong cuộc họp này, các Trưởng thôn, Tổ trưởng dân phố và các cán bộ, công chức liên quan sẽ được chỉ đạo và hướng dẫn về cách giải quyết các vấn đề theo yêu cầu nhiệm vụ đã được đề ra. Điều này giúp đảm bảo rằng các vấn đề địa phương được giải quyết một cách kịp thời và hiệu quả, đồng thời tạo điều kiện cho sự phối hợp giữa các bên liên quan để đạt được mục tiêu chung của cộng đồng.
- Tổ chức cuộc họp liên tịch sáu tháng một lần hoặc khi cần thiết, mời Thường trực Đảng ủy, Thường trực Hội đồng nhân dân, Chủ tịch Mặt trận Tổ quốc và người đứng đầu các đoàn thể nhân dân cấp xã, cán bộ không chuyên trách và công chức cấp xã, Trưởng thôn, Tổ trưởng dân phố để thông báo tình hình kinh tế - xã hội, kiểm điểm sự chỉ đạo, điều hành của Ủy ban nhân dân và triển khai nhiệm vụ công tác sắp tới. Cuộc họp này là cơ hội để tất cả các bên liên quan được cập nhật về tình hình và cùng nhau tìm kiếm giải pháp cho các vấn đề đặt ra, đồng thời đảm bảo sự phối hợp và hiệu quả trong việc thực hiện các nhiệm vụ của cấp xã.
- Tổ chức cuộc họp chuyên đề, tổng kết công tác năm về các nhiệm vụ công tác cụ thể theo hướng dẫn của cơ quan nhà nước cấp trên. Trong cuộc họp này, thường sẽ thảo luận về các vấn đề cụ thể liên quan đến các lĩnh vực như kinh tế, xã hội, văn hóa, giáo dục, y tế, môi trường, an ninh, trật tự... Các báo cáo, số liệu, và đánh giá sẽ được trình bày để thảo luận và đưa ra các biện pháp cải thiện. Ngoài ra, cuộc họp cũng có thể là dịp để tôn vinh những thành tựu đáng kể, khen ngợi những cá nhân và tập thể đã đóng góp tích cực vào sự phát triển của địa phương.
2. Nguyên tắc tổ chức cuộc họp của Chủ tịch Uỷ ban nhân dân cấp xã
Các cuộc họp của Chủ tịch Ủy ban nhân dân cấp xã cần tuân thủ nguyên tắc tổ chức chung với các cuộc họp của các cơ quan thuộc hệ thống hành chính nhà nước, như được quy định cụ thể tại Điều 4 của Quyết định 45/2018/QĐ-TTg như sau:
- Giải quyết công việc đúng thẩm quyền: Các cơ quan quản lý cần tự quyết định và tự thực hiện các nhiệm vụ và quyền hạn mà họ được giao một cách độc lập và tự chủ và phải chịu trách nhiệm về kết quả của công việc của mình. Nếu có sai sót hoặc thiếu sót, họ cần phải chịu trách nhiệm trước cấp trên, cấp dưới và trước cộng đồng. Cấp trên không được can thiệp vào các công việc và quyết định thuộc thẩm quyền của cấp dưới, và ngược lại. Điều này giúp đảm bảo tính linh hoạt và hiệu quả trong hoạt động quản lý, đồng thời tạo ra một môi trường làm việc công bằng và minh bạch.
- Tuân thủ pháp luật và tập trung dân chủ: Đảm bảo công khai, minh bạch và tuân thủ các quy định về bảo mật nhà nước. Điều này bao gồm cả việc thực hiện các quy định về quy trình, quyền lợi của công dân, và các nguyên tắc cơ bản của pháp luật.
- Tổ chức cuộc họp theo kế hoạch hoặc khi cần thiết: Phù hợp với tính chất và yêu cầu của vấn đề cần giải quyết, cũng như tính chất và hoạt động của từng loại cơ quan, đơn vị.
- Xác định rõ mục đích và nội dung cuộc họp: Người chủ trì cuộc họp cần phải chịu trách nhiệm trong việc quản lý và điều hành cuộc họp một cách có trật tự và hiệu quả. Họ phải đảm bảo rằng cuộc họp diễn ra theo đúng thời gian và kế hoạch, cũng như đảm bảo rằng mọi người tham dự đều có cơ hội để thảo luận và đóng góp ý kiến của mình.
- Lồng ghép và kết hợp các cuộc họp có nội dung liên quan: Sử dụng công nghệ thông tin một cách hiệu quả, đơn giản hóa thủ tục tổ chức cuộc họp, nhằm tối ưu hóa chất lượng và hiệu quả, tiết kiệm thời gian và không gây cản trở cho các hoạt động công vụ khác.
- Không làm ảnh hưởng đến các hoạt động công vụ khác: Bảo đảm việc tiếp nhận và xử lý thủ tục hành chính cho công dân và tổ chức theo quy định của pháp luật mà không ảnh hưởng đến các hoạt động khác của cơ quan, tổ chức, hoặc người có thẩm quyền. Việc không làm ảnh hưởng đến các hoạt động công vụ khác đảm bảo rằng cơ quan, tổ chức hoạt động một cách hiệu quả và công bằng, đồng thời đáp ứng được nhu cầu và quyền lợi của công dân và tổ chức theo quy định của pháp luật.
3. Những điều kiện cần có khi tiến hành cuộc họp của Chủ tịch Uỷ ban nhân dân cấp xã
Cuộc họp do Chủ tịch Ủy ban nhân dân cấp xã tổ chức cần tuân thủ các yêu cầu quy định tại Điều 13 của Quyết định 45/2018/QĐ-TTg như sau:
- Mỗi cuộc họp có thể tổ chức để giải quyết nhiều vấn đề, sử dụng nhiều phương tiện và cách thức tiến hành phù hợp với từng vấn đề và điều kiện cụ thể. Mục tiêu là tiết kiệm thời gian, đảm bảo chất lượng và hiệu quả công việc.
- Người chủ trì hoặc người được giao trách nhiệm chỉ cần tóm tắt nội dung của đề án, dự án hoặc vấn đề được thảo luận. Không cần đọc toàn bộ tài liệu hay văn bản, không trình bày chi tiết nội dung tại cuộc họp.
- Mọi phát biểu và trao đổi ý kiến cần tập trung vào nội dung chính của cuộc họp và những vấn đề liên quan, nhằm mục đích đề xuất các biện pháp xử lý và đưa ra quyết định hoặc hướng dẫn cụ thể. Việc tập trung vào nội dung chính của cuộc họp, thể hiện ý kiến một cách cởi mở, tôn trọng ý kiến khác nhau, đề xuất biện pháp xử lý và đưa ra quyết định là các nguyên tắc quan trọng giúp cuộc họp trở nên hiệu quả và xây dựng.
- Ý kiến kết luận của người chủ trì cuộc họp phải rõ ràng, cụ thể và phản ánh đầy đủ tính chất, nội dung và yêu cầu của cuộc họp. Điều này giúp đảm bảo rằng mọi người đều hiểu và thực hiện đúng các quyết định và chỉ đạo từ người chủ trì.
Ngoài ra, Điều 12 của Quyết định 45/2018/QĐ-TTg cũng quy định về thời gian tiến hành cuộc họp như sau: Các cuộc họp giao ban, giải quyết công việc, tham mưu, tư vấn, và điều phối không vượt quá một phần hai ngày làm việc. Cuộc họp chuyên môn diễn ra trong khoảng từ một buổi làm việc đến 01 ngày. Đối với những đề án, dự án lớn, phức tạp, thời gian có thể kéo dài hơn. Cuộc họp sơ kết, tổng kết công tác không dài quá 01 ngày. Cuộc họp chuyên đề cũng không dài quá 01 ngày, tùy thuộc vào tính chất và nội dung cụ thể của chuyên đề. Cuộc họp tập huấn, triển khai thường kéo dài từ 1 đến 2 ngày.
Ngoài ra, quý bạn đọc có thể tham khảo thêm bài viết: Phiên họp của Ủy ban nhân dân là gì? Quy định phiên họp của UBND
Nếu có bất cứ vấn đề pháp lý nào cần hỗ trợ, vui lòng liên hệ tới bộ phận tư vấn pháp luật trực tuyến qua số điện thoại: 1900.6162 hoặc gửi yêu cầu tới địa chỉ email: lienhe@luatminhkhue.vn. Trân trọng!
