Đơn vị sự nghiệp công có được tự thiết kế mẫu chứng từ kế toán?

1. Đơn vị sự nghiệp công có được tự thiết kế mẫu chứng từ kế toán không ?

Trong thực tế, việc sử dụng mẫu chứng từ kế toán đồng nhất cho tất cả các đơn vị hành chính, sự nghiệp là một yêu cầu cơ bản nhằm đảm bảo tính nhất quán và dễ dàng trong việc quản lý, kiểm soát thông tin tài chính. Tuy nhiên, mặc dù có sự đồng nhất về mẫu mã cơ bản, các đơn vị vẫn cần đến việc tùy chỉnh, thiết kế lại mẫu chứng từ để phản ánh đúng và đầy đủ nhất các nghiệp vụ cụ thể phát sinh trong quá trình hoạt động của mình. Một trong những lý do chính đằng sau nhu cầu thiết kế lại mẫu chứng từ là để đảm bảo rằng các thông tin kế toán được ghi chép và báo cáo phản ánh đúng thực tế và đáp ứng được yêu cầu quản lý cụ thể của từng đơn vị. Các đơn vị sẽ cần phải tinh chỉnh mẫu chứng từ theo các nghiệp vụ kinh tế cụ thể mà họ đang thực hiện, từ đó tạo ra những báo cáo tài chính chính xác và minh bạch. Căn cứ Điều 3 Thông tư 107/2017/TT-BTC có quy định về chứng từ kế toán như sau

Việc tự thiết kế mẫu chứng từ cũng giúp cho các đơn vị linh hoạt hơn trong việc quản lý và sử dụng thông tin kế toán của mình. Thay vì phải dựa hoàn toàn vào một mẫu chuẩn được quy định trước, việc có khả năng thiết kế lại mẫu chứng từ sẽ giúp cho các đơn vị có thể tối ưu hóa quá trình ghi chép và báo cáo kế toán theo cách phù hợp nhất với nhu cầu cụ thể của họ. Tuy nhiên, việc tự thiết kế mẫu chứng từ cũng đòi hỏi sự cẩn trọng và tuân thủ các quy định về kế toán đúng đắn. Mỗi mẫu chứng từ phải đảm bảo rằng nó đáp ứng ít nhất 7 nội dung quy định tại Điều 16 của Luật Kế toán 2015, đồng thời phải tuân thủ các quy định về ghi chép và báo cáo kế toán theo quy định của pháp luật. Trong quá trình thiết kế lại mẫu chứng từ, các đơn vị cũng cần lưu ý đến việc bảo quản cẩn thận các mẫu đã được in sẵn, đảm bảo rằng chúng không bị hư hỏng hoặc mất mát. Các loại chứng từ như Séc, Biên lai thu tiền và giấy tờ có giá cần được quản lý một cách cẩn thận như tiền mặt để tránh các rủi ro liên quan đến mất mát hoặc lạm dụng.

Nói chung, việc tự thiết kế mẫu chứng từ kế toán cho các đơn vị hành chính, sự nghiệp là một quyền lợi và cũng là một trách nhiệm của họ. Tuy nhiên, điều quan trọng nhất vẫn là đảm bảo rằng các mẫu chứng từ được thiết kế lại đáp ứng được các tiêu chuẩn kế toán và pháp lý, đồng thời phản ánh chính xác các nghiệp vụ kinh tế của đơn vị

2. Quy định về nội dung chứng từ kế toán tự thiết kế của đơn vị sự nghiệp công lập  

Chứng từ kế toán tự thiết kế của các đơn vị sự nghiệp công lập đóng một vai trò vô cùng quan trọng trong quá trình quản lý tài chính và kế toán của họ. Để đảm bảo tính minh bạch, chính xác và pháp lý của các giao dịch, các chứng từ này cần phải có những nội dung cốt lõi, tuân thủ theo quy định của pháp luật. Theo quy định tại khoản 2 Điều 3 của Thông tư 107/2017/TT-BTC, mẫu chứng từ kế toán tự thiết kế phải đáp ứng tối thiểu 7 nội dung quy định tại Điều 16 của Luật Kế toán và phải phù hợp với việc ghi chép và yêu cầu quản lý của đơn vị. Điều này đặt ra yêu cầu cao về tính chính xác và tính chất hợp pháp của các chứng từ này. Nội dung của chứng từ kế toán tự thiết kế nói riêng, và của các chứng từ kế toán nói chung, phải tuân thủ các nội dung cơ bản được quy định tại Điều 16 của Luật Kế toán năm 2015. Theo điều này, chứng từ kế toán cần có các nội dung chủ yếu sau:

+ Tên và số hiệu của chứng từ kế toán: Đây là thông tin nhận diện chứng từ và giúp cho việc quản lý và tra cứu sau này dễ dàng hơn.

+ Ngày, tháng, năm lập chứng từ kế toán: Thông tin về thời gian chứng từ được lập, giúp xác định thời điểm diễn ra các giao dịch.

+ Tên, địa chỉ của cơ quan, tổ chức, đơn vị hoặc cá nhân lập chứng từ kế toán: Xác định người hoặc tổ chức thực hiện giao dịch và lập chứng từ.

+ Tên, địa chỉ của cơ quan, tổ chức, đơn vị hoặc cá nhân nhận chứng từ kế toán: Thông tin về bên nhận chứng từ, khi cần thiết, để xác định người hoặc tổ chức nhận tiền hoặc dịch vụ.

+ Nội dung nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh: Mô tả chi tiết về các giao dịch kinh tế, tài chính được thực hiện và cơ sở pháp lý của chúng.

+ Số lượng, đơn giá và số tiền của nghiệp vụ kinh tế, tài chính ghi bằng số: Thông tin về số lượng, đơn giá và tổng số tiền của các giao dịch, bao gồm cả ghi bằng số và ghi bằng chữ để tránh nhầm lẫn và tranh chấp về thông tin.

+ Chữ ký, họ và tên của người lập, người duyệt và những người có liên quan đến chứng từ kế toán: Xác nhận về người thực hiện và phê duyệt các giao dịch, tạo ra tính chính xác và pháp lý của chứng từ.

Ngoài ra, nếu cần thiết, các chứng từ kế toán có thể có thêm những nội dung khác phù hợp với từng loại chứng từ và yêu cầu cụ thể của đơn vị. Tuy nhiên, điều quan trọng là phải đảm bảo tính chính xác, minh bạch và pháp lý của thông tin được ghi lại trên chứng từ kế toán, nhằm mục đích phục vụ cho quá trình quản lý và kiểm toán sau này.

3. Đơn vị sự nghiệp công lập có thể lập chứng từ kế toán dưới dạng chứng từ điện tử không?

Trong bối cảnh phát triển của nền kinh tế số hiện nay, việc sử dụng chứng từ điện tử đã trở thành một xu hướng không thể phủ nhận. Tính linh hoạt, tiện lợi cùng khả năng tăng cường hiệu quả trong quản lý và sử dụng dữ liệu đã làm cho chứng từ điện tử trở thành lựa chọn hàng đầu của nhiều doanh nghiệp, cơ quan và tổ chức trên toàn cầu. Tuy nhiên, khi áp dụng chứng từ điện tử trong lĩnh vực kế toán công, đặc biệt là đơn vị sự nghiệp công lập, cần phải tuân thủ nghiêm ngặt các quy định và điều kiện quy định.

Theo quy định tại Điều 17 của Luật kế toán năm 2015, chứng từ điện tử được xác định dựa trên việc thể hiện các nội dung quy định tại Điều 16 của Luật này và được biểu diễn dưới dạng dữ liệu điện tử. Điều này đòi hỏi rằng chứng từ điện tử phải đảm bảo tính toàn vẹn và bảo mật của dữ liệu, không bị thay đổi trong quá trình truyền tải qua mạng máy tính, mạng viễn thông hoặc trên các phương tiện lưu trữ như băng từ, đĩa từ, hoặc các loại thẻ thanh toán. Điều này không chỉ đảm bảo tính hợp lệ của chứng từ mà còn giúp ngăn chặn các hình thức lợi dụng, xâm nhập, sao chép hoặc sử dụng chứng từ điện tử không đúng quy định.

Trong trường hợp đơn vị sự nghiệp công lập muốn lập chứng từ kế toán dưới dạng chứng từ điện tử, họ phải chắc chắn rằng chứng từ này cung cấp đầy đủ thông tin theo quy định của một chứng từ kế toán. Điều này bao gồm các thông tin về ngày tháng giao dịch, đối tượng giao dịch, số tiền giao dịch, mã số thuế, và các thông tin khác cần thiết cho việc ghi nhận và kiểm tra. Đồng thời, quá trình tạo và sử dụng chứng từ điện tử cũng phải tuân thủ các quy định về bảo mật dữ liệu. Chứng từ điện tử phải được quản lý như một tài liệu kế toán ở dạng nguyên bản mà nó được tạo ra, gửi đi hoặc nhận. Điều này có nghĩa là họ phải sử dụng các thiết bị và phần mềm phù hợp để tạo, quản lý và lưu trữ chứng từ điện tử một cách an toàn và hiệu quả. Cũng cần lưu ý rằng việc chuyển đổi chứng từ từ bản giấy sang dạng điện tử, hoặc ngược lại, phải được thực hiện một cách cẩn thận và tuân thủ các quy định pháp luật.

Việc sử dụng chứng từ điện tử trong kế toán của đơn vị sự nghiệp công lập không chỉ mang lại sự tiện lợi và hiệu quả mà còn đòi hỏi sự cẩn trọng và tuân thủ nghiêm ngặt các quy định pháp luật về bảo mật và quản lý dữ liệu. Điều này là cần thiết để đảm bảo tính chính xác và minh bạch trong quá trình ghi nhận, báo cáo và kiểm tra tài chính của các tổ chức công lập, đồng thời góp phần nâng cao chất lượng quản lý và tạo điều kiện thuận lợi cho sự phát triển bền vững của nền kinh tế.

Xem thêm >>> Trường hợp nào người đứng đầu đơn vị sự nghiệp công lập không phải là công chức?

Nếu quý khách hàng gặp bất kỳ vấn đề hay thắc mắc nào liên quan đến nội dung bài viết hoặc các quy định pháp luật, chúng tôi mong muốn được hỗ trợ quý khách một cách đáng tin cậy và hiệu quả nhất. Vì vậy, chúng tôi xin trân trọng gửi tới quý khách thông tin liên hệ với chúng tôi qua tổng đài 1900.6162 hoặc qua địa chỉ email lienhe@luatminhkhue.vn.