1. Về việc lưu trữ, bảo quản, khai thác, sử dụng sổ hộ tịch
Việc lưu trữ, bảo quản, khai thác và sử dụng Sổ hộ tịch trong trường hợp các đơn vị hành chính cấp xã sáp nhập, tách ra, hoặc thành lập đơn vị mới. Dưới đây là một tóm tắt về quy trình và trách nhiệm trong các tình huống khác nhau:
Sáp nhập đơn vị cấp xã vào đơn vị cấp xã khác (đơn vị sáp nhập): Các đơn vị được sáp nhập cần khóa Sổ hộ tịch đang sử dụng. Thực hiện thống kê, sắp xếp, và bàn giao toàn bộ Sổ hộ tịch và hồ sơ đăng ký hộ tịch cho đơn vị sáp nhập để lưu trữ. Việc đăng ký hộ tịch (bao gồm cả đăng ký mới) sẽ tiếp tục sử dụng Sổ hộ tịch hiện có của đơn vị sáp nhập, không thay đổi số thứ tự đăng ký.
Sáp nhập hai hoặc nhiều đơn vị cấp xã để thành lập đơn vị cấp xã mới (đơn vị mới): Các đơn vị được sáp nhập cần khóa Sổ hộ tịch đang sử dụng. Thực hiện thống kê, sắp xếp, và chuyển giao toàn bộ Sổ hộ tịch và hồ sơ đăng ký hộ tịch để lưu trữ tại đơn vị mới. Việc đăng ký hộ tịch tại đơn vị mới sẽ mở Sổ hộ tịch mới, quyển số 01, ghi số thứ tự đăng ký từ số 01.
Tách đơn vị cấp xã thành nhiều phần và sáp nhập vào các đơn vị cấp xã khác nhau (đơn vị sáp nhập): Đơn vị được tách cần khóa Sổ hộ tịch đang sử dụng. Thực hiện thống kê, sắp xếp toàn bộ Sổ hộ tịch và hồ sơ đăng ký hộ tịch để bàn giao và lưu trữ tại đơn vị sáp nhập có phần lớn diện tích và nhân khẩu nhập vào. Đơn vị sáp nhập nhận bàn giao bản gốc Sổ hộ tịch và sao chép 01 bản cho các đơn vị sáp nhập khác để lưu trữ.
Lập Biên bản bàn giao và Danh mục thống kê chi tiết: Việc bàn giao Sổ hộ tịch và hồ sơ đăng ký hộ tịch phải được lập Biên bản bàn giao. Biên bản bàn giao nên có Danh mục thống kê chi tiết để lưu trữ tại cơ quan nhận bàn giao.
Báo cáo cơ quan quản lý cấp trên và công khai thông tin: Cơ quan nhận bàn giao cần báo cáo cơ quan quản lý cấp trên trực tiếp về quá trình bàn giao và lưu trữ Sổ hộ tịch. Thông tin về việc bàn giao và lưu trữ Sổ hộ tịch nên được công khai để người dân biết và có thể liên hệ với cơ quan quản lý sổ hộ tịch để thực hiện yêu cầu đăng ký hộ tịch phù hợp.
Quy định này đảm bảo rằng việc lưu trữ và sử dụng Sổ hộ tịch được thực hiện một cách có trật tự và đảm bảo tính chính xác của thông tin trong Sổ hộ tịch.
2. Nguyên tắc đăng ký hộ tịch
Theo Điều 5 của Luật Hộ tịch 2014, việc đăng ký hộ tịch dựa trên những nguyên tắc sau:
Tôn trọng và bảo đảm quyền nhân thân của cá nhân: Việc đăng ký hộ tịch phải tôn trọng và bảo đảm quyền riêng tư và nhân thân của cá nhân.
Đăng ký đầy đủ, kịp thời, trung thực, khách quan và chính xác: Mọi sự kiện hộ tịch của cá nhân phải được đăng ký một cách đầy đủ, đúng thời hạn, trung thực, khách quan và chính xác. Trường hợp không đủ điều kiện đăng ký hộ tịch theo quy định của pháp luật, cơ quan đăng ký hộ tịch phải từ chối bằng văn bản và nêu rõ lý do.
Giải quyết trong thời hạn hoặc ngay trong ngày nếu không có thời hạn: Đối với các việc hộ tịch mà Luật Hộ tịch 2014 không quy định thời hạn giải quyết, thì chúng phải được giải quyết ngay trong ngày. Trường hợp nhận hồ sơ sau 15 giờ mà không giải quyết được ngay, thì kết quả phải được trả trong ngày làm việc tiếp theo.
Đăng ký chỉ tại một cơ quan đăng ký hộ tịch có thẩm quyền: Mỗi sự kiện hộ tịch chỉ được đăng ký tại một cơ quan đăng ký hộ tịch có thẩm quyền theo quy định.
Đăng ký hộ tịch tại nơi thường trú, tạm trú hoặc nơi đang sinh sống: Cá nhân có thể đăng ký hộ tịch tại cơ quan đăng ký hộ tịch nơi thường trú, tạm trú hoặc nơi đang sinh sống.
Thông báo đăng ký hộ tịch nếu không đăng ký tại nơi thường trú: Trường hợp cá nhân không đăng ký tại nơi thường trú thì cơ quan đăng ký hộ tịch cấp huyện hoặc xã, cơ quan đại diện nơi đã đăng ký hộ tịch cho cá nhân có trách nhiệm thông báo việc đăng ký hộ tịch đến UBND cấp xã nơi cá nhân đó thường trú.
Cập nhật kịp thời và đầy đủ vào Cơ sở dữ liệu hộ tịch điện tử: Mọi sự kiện hộ tịch sau khi đăng ký vào Sổ hộ tịch phải được cập nhật kịp thời và đầy đủ vào Cơ sở dữ liệu hộ tịch điện tử. Cơ sở dữ liệu hộ tịch điện tử giúp đảm bảo rằng thông tin liên quan đến hộ tịch, bao gồm thông tin về người dân và sự kiện hộ tịch, được cập nhật chính xác và đáng tin cậy. Điều này rất quan trọng để tránh sai sót trong quản lý hộ tịch và đảm bảo rằng người dân có được các quyền và lợi ích của họ. Cập nhật kịp thời vào Cơ sở dữ liệu hộ tịch điện tử giúp cơ quan quản lý hộ tịch có cái nhìn tổng quan về tình hình hộ tịch một cách nhanh chóng. Điều này giúp họ thực hiện các nhiệm vụ quản lý, thống kê, và phân tích dữ liệu một cách hiệu quả hơn.
Thông tin đầu vào của Cơ sở dữ liệu quốc gia về dân cư: Nội dung khai sinh, kết hôn, ly hôn, khai tử, thay đổi, cải chính, bổ sung hộ tịch, xác định lại giới tính, xác định lại dân tộc của cá nhân trong Cơ sở dữ liệu hộ tịch là thông tin đầu vào của Cơ sở dữ liệu quốc gia về dân cư.
Công khai và minh bạch thủ tục đăng ký hộ tịch: Thủ tục đăng ký hộ tịch phải được thực hiện một cách công khai và minh bạch.
Những nguyên tắc này đảm bảo rằng việc đăng ký hộ tịch được thực hiện theo quy định, bảo đảm quyền của cá nhân và đảm bảo tính chính xác của thông tin trong hộ tịch và Cơ sở dữ liệu hộ tịch điện tử.
3. Lĩnh vực đăng ký biện pháp bảo đảm
Thay đổi thông tin về số hiệu tờ bản đồ, số hiệu thửa đất hoặc địa chỉ thửa đất:
- Trong trường hợp thay đổi thông tin về số hiệu tờ bản đồ, số hiệu thửa đất hoặc địa chỉ thửa đất đối với tài sản bảo đảm (ví dụ: quyền sử dụng đất), người yêu cầu đăng ký biện pháp bảo đảm có thể nộp hồ sơ đăng ký biện pháp bảo đảm cùng với hồ sơ đăng ký biến động đất đai hoặc tài sản gắn liền với đất. Theo đó thì trong trường hợp mà có thay đổi thông tin về số hiệu tờ bản đồ, số hiệu thửa đất hoặc địa chỉ thửa đất đối với tài sản bảo đảm (như quyền sử dụng đất), người yêu cầu đăng ký biện pháp bảo đảm có thể nộp hồ sơ đăng ký biện pháp bảo đảm cùng với hồ sơ đăng ký biến động đất đai hoặc tài sản gắn liền với đất. Điều này có nghĩa là người yêu cầu có thể thực hiện đăng ký biện pháp bảo đảm đồng thời với việc cập nhật thông tin về đất đai và tài sản gắn liền với đất, giúp đảm bảo rằng biện pháp bảo đảm liên quan đến tài sản được cập nhật và phù hợp với thông tin mới về đất đai.
- Hoặc có thể thực hiện đăng ký biến động đất đai, tài sản gắn liền với đất trước khi đăng ký biện pháp bảo đảm.
Thay đổi thông tin về địa chỉ của người sử dụng đất hoặc chủ sở hữu tài sản gắn liền với đất:
- Trong trường hợp có sự thay đổi thông tin về địa chỉ của người sử dụng đất hoặc chủ sở hữu tài sản gắn liền với đất, Văn phòng đăng ký đất đai không yêu cầu đăng ký thay đổi hoặc xóa đăng ký biện pháp bảo đảm. Thay vào đó, họ thực hiện việc xác nhận thay đổi trên Giấy chứng nhận hoặc cấp đổi Giấy chứng nhận theo quy định của pháp luật về đất đai.
Nếu Giấy chứng nhận được cấp đổi hoặc cấp sang Giấy chứng nhận mới, Văn phòng đăng ký đất đai ghi lại nội dung đăng ký biện pháp bảo đảm vào Giấy chứng nhận mới được cấp.
Quy trình này giúp cập nhật thông tin liên quan đến biện pháp bảo đảm một cách kịp thời và đảm bảo tính chính xác của các thông tin liên quan đến đất đai và tài sản gắn liền với đất trong trường hợp có sự thay đổi.
Tham khảo thêm: Thay đổi hộ tịch là gì? Thủ tục cải chính, thay đổi hộ tịch
