Giấy gửi hàng (Shipping note) là gì ?

1. Một số khái niệm cơ bản

Hóa đơn thương mại (Commercial invoice): Là chứng từ cơ bản của khâu công tác thanh toán. Nó là yêu cầu của người bán đòi hỏi người mua phải trả số tiền hàng đã được ghi trên hóa đơn. Hóa đơn nói rõ đặc điểm hàng hóa, đơn giá và tổng trị giá của hàng hóa; điều kiện cơ sở giao hàng; phương thức thanh toán; phương thức chuyên chở hàng. Hóa đơn thường được lập làm nhiều bản và được dùng trong nhiều việc khác nhau: hóa đơn được xuất trình chẳng những cho ngân hàng để đòi tiền hàng mà còn cho công ty bảo hiểm để tính phí bảo hiểm khi mua bảo hiểm hàng hóa cho cơ quan quản lý ngoại hối của nước nhập khẩu để xin cấp ngoại tệ, cho hải quan để tính tiền thuế.

Phiếu đóng gói (Packing list) Là bảng kê khai tất cả các hàng hóa đựng trong một kiện hàng (hòm, hộp, Container).v.v… Phiếu đóng gói được đặt trong bao bì sao cho người mua có thể dễ dàng tìm thấy, cũng có khi được để trong một túi gắn ở bên ngoài bao bì. Phiếu đóng gói ngoài dạng thông thường, có thể là phiếu đóng gói chi tiết (Detailed packing list) nếu nó có tiêu đề như vậy và nội dung tương đối chi tiết hoặc là phiếu đóng gói trung lập (Neutral packing list) nếu nội dung của nó không chỉ ra tên người bán. Cũng có khi, người ta còn phát hành loại phiếu đóng gói kiêm bản kê trọng lượng (Packing and Weight list).

Giấy gửi hàng đường biển (Sea waybill) Giấy gửi hàng đường biển là chứng từ thay thế cho vận đơn đường biển. Tuy nhiên giấy gửi hàng đường biển thường được ký phát đích danh cho nên không có tác dụng chuyển nhượng (negotiable). Nó chỉ được dùng trong trường hợp hai bên mua bán quen thuộc nhau và thường thanh toán bằng cách ghi sổ.

Giấy gửi hàng (Shipping note): Cũng là một trong những chứng từ xuất nhập khẩu nhóm chứng từ vận tải. Phiếu gửi hàng là do chủ hàng giao cho người chuyên chở để đề nghị lưu khoang xếp hàng lên tàu đây là một cam kết gửi hàng và là cơ sở để chuẩn bị lập vận đơn. Giấy gửi hàng là chứng từ ghi chi tiết hàng hóa sẽ bốc lên tàu của người giao hàng gửi cho công ty tàu biển, người vận chuyển hoặc người đại lý tàu biển. Giấy gửi hàng có tác dụng chỉ đạo người vận chuyển chuẩn bị các chứng từ vận tải cho lô hàng và cung cấp các thông tin cần thiết. Giấy gửi hàng (Shipping note) còn được gọi là thư chỉ dẫn của người gửi hàng (Shipper’s letter of instruction) 

Ví dụ về giấy gửi hàng (Shipping note) là những mẫu chứng từ ghi chi tiết hàng hóa sẽ bốc lên tàu của người gửi hàng gửi cho công ty tàu biển, người vận chuyển hoặc người đại lý tàu biển. Giấy gửi hàng có thể có nhiều dạng khác nhau tùy thuộc vào yêu cầu của người gửi hàng và người vận chuyển có thể là khổ A4, A5, 80mm, hoặc nhãn dán.

2. Tác dụng của giấy gửi hàng

Giấy gửi hàng (Shipping note) là một tài liệu quan trọng trong ngành vận tải biển. Nó có tác dụng quan trọng trong quá trình vận chuyển hàng hóa qua đường biển và đóng vai trò như một hợp đồng vận chuyển và một chứng từ quan trọng. Dưới đây là phân tích về tác dụng của giấy gửi hàng:

- Chứng từ quan trọng: Giấy gửi hàng là một chứng từ quan trọng xác nhận việc hàng hóa đã được nhận và đang được vận chuyển. Nó chứng nhận sự chuyển giao hàng hóa từ người gửi (người xuất khẩu) đến người nhận (người nhập khẩu) và cung cấp chứng minh về sự tồn tại và tính hợp lệ của hàng hóa.

- Hợp đồng vận chuyển: Giấy gửi hàng là một hợp đồng vận chuyển giữa các bên liên quan, bao gồm người gửi hàng (Shipper), người vận chuyển (Carrier) và người nhận hàng (Consignee). Nó đặc tả các điều kiện và điều khoản của việc vận chuyển, bao gồm quyền và nghĩa vụ của các bên, thông tin về hàng hóa, địa điểm xuất phát và đích đến, lịch trình, phí vận chuyển và các điều kiện bảo hiểm.

- Chứng từ thanh toán: Giấy gửi hàng cũng có thể được sử dụng như một chứng từ thanh toán trong các giao dịch xuất khẩu. Nó thường được trình cho ngân hàng hoặc người mua hàng hóa để xác nhận việc giao hàng và yêu cầu thanh toán.

- Chứng từ hải quan: Giấy gửi hàng cung cấp thông tin cần thiết cho quá trình xử lý hải quan. Nó chứng nhận các chi tiết về hàng hóa, như số lượng, mô tả, giá trị và nguồn gốc, giúp cơ quan hải quan kiểm tra và xử lý hàng hóa một cách chính xác.

- Quyền sở hữu và chuyển nhượng: Giấy gửi hàng cũng có tác dụng trong việc chứng minh quyền sở hữu và chuyển nhượng hàng hóa. Nó cho phép chủ sở hữu (người gửi) chuyển nhượng quyền sở hữu hàng hóa cho người nhận bằng cách chuyển giấy gửi hàng.

Tóm lại, giấy gửi hàng (Shipping note) có tác dụng như một chứng từ quan trọng trong quá trình vận chuyển hàng hóa qua đường biển. Nó đóng vai trò như một hợp đồng vận chuyển, chứng từ thanh toán, chứng từ hải quan và chứng minh quyền sở hữu và chuyển nhượng hàng hóa.

3. Nội dung giấy gửi hàng

Mẫu giấy gửi hàng (Shipping note) là một chứng từ có các thông tin về người gửi hàng, người nhận hàng, loại và số lượng hàng hóa, điều kiện giao nhận, phương thức thanh toán và các thông tin khác liên quan đến lô hàng. Mẫu giấy gửi hàng có thể có nhiều dạng khác nhau tùy thuộc vào yêu cầu của người gửi hàng và người vận chuyển. Mẫu giấy gửi hàng có thể được thiết kế trực tuyến bằng các công cụ thiết kế và đa dạng để lựa chọn. Nội dung giấy gửi hàng (Shipping note) là các thông tin về người gửi hàng, người nhận hàng, loại và số lượng hàng hóa, điều kiện giao nhận, phương thức thanh toán và các thông tin khác liên quan đến lô hàng. Nội dung giấy gửi hàng có thể có nhiều dạng khác nhau tùy thuộc vào yêu cầu của người gửi hàng và người vận chuyển. Giấy phải đầy đủ và chính xác để tránh các sai sót hay nhầm lẫn trong quá trình trao đổi giữa các bên liên quan. Nội dung của giấy gửi hàng (shipping note) có thể bao gồm các thông tin sau:

- Thông tin vận chuyển:

+ Tên và địa chỉ của người gửi hàng (Shipper).

+ Tên và địa chỉ của người nhận hàng (Consignee).

+ Tên và địa chỉ của công ty vận chuyển (Carrier).

+ Địa điểm xuất phát (Port of Loading) và địa điểm đích (Port of Discharge).

+ Tên và thông tin chi tiết về tàu chở hàng (Vessel) hoặc phương tiện vận chuyển khác.

- Thông tin về hàng hóa:

+ Mô tả hàng hóa (Description of Goods)

+ Mô tả về loại hàng hóa, số lượng, trọng lượng, kích thước, chất lượng và bất kỳ thông tin đặc biệt nào về hàng hóa.

+ Số lượng (Quantity) và đơn vị đo lường (Unit of Measurement).

+ Giá trị hàng hóa (Value of Goods).

- Điều kiện và điều khoản vận chuyển:

+ Điều kiện vận chuyển (Terms of Carriage)

+ Quy định về trách nhiệm và nghĩa vụ của người gửi hàng, công ty vận chuyển và người nhận hàng.

+ Lịch trình vận chuyển (Estimated Time of Departure và Estimated Time of Arrival).

- Các điều khoản bảo hiểm và các điều khoản đặc biệt khác.

+ Chữ ký và xác nhận: Chữ ký của người gửi hàng (Shipper).

+ Chữ ký của công ty vận chuyển (Carrier).

Giấy gửi hàng có thể có nhiều bản sao (copies) để phục vụ các bên liên quan, bao gồm người gửi hàng, công ty vận chuyển, người nhận hàng và các bên liên quan khác như ngân hàng hoặc cơ quan hải quan. Giấy gửi hàng (Shipping note) cần được ký bởi người gửi hàng và người vận chuyển. Người gửi hàng là bên gửi hàng hóa bằng đường biển cho người nhận hàng. Người gửi hàng cần ký giấy gửi hàng để xác nhận các thông tin về hàng hóa và điều kiện giao nhận. Người vận chuyển là bên vận chuyển hàng hóa từ cảng xếp hàng đến cảng dỡ hàng. Người vận chuyển có thể là công ty tàu biển, người đại lý tàu biển hoặc người chuyên chở. Người vận chuyển cần ký giấy gửi hàng để xác nhận đã nhận được hàng hóa và cam kết vận chuyển đến nơi trả hàng.

4. Đặc điểm giấy gửi hàng

Đặc điểm của giấy gửi hàng là những nội dung và chức năng của chứng từ ghi chi tiết hàng hóa sẽ bốc lên tàu của người gửi hàng gửi cho công ty tàu biển, người vận chuyển hoặc người đại lý tàu biển. Giấy gửi hàng có thể khác nhau tùy thuộc vào phương tiện vận chuyển, bên cấp vận đơn, tính sở hữu, tính pháp lý và hành trình chuyên chở. Nó bao gồm các thông tin cơ bản như số vận đơn, người gửi hàng, người nhận hàng, tên tàu, cảng xếp hàng, cảng dỡ hàng, mô tả hàng hóa, số kiện và cách đóng gói hàng, điều khoản Incoterms và các thông tin khác liên quan đến lô hàng

- Tính chính xác: Giấy gửi hàng phải được lập theo thông tin chính xác về hàng hóa, người gửi, người nhận, thông tin vận chuyển và các điều khoản liên quan. Điều này đảm bảo tính chính xác và tin cậy trong việc chuyển giao hàng hóa và xử lý các thủ tục hải quan.

- Tính pháp lý: Giấy gửi hàng là một tài liệu pháp lý và có giá trị pháp lý cao trong các giao dịch vận chuyển hàng hóa. Nó xác nhận sự chuyển giao và quyền sở hữu hàng hóa từ người gửi đến người nhận và có thể được sử dụng làm bằng chứng trong các tranh chấp và khiếu nại liên quan đến vận chuyển hàng hóa.

- Tính di động: Giấy gửi hàng có thể được trao đổi và chuyển nhượng dễ dàng giữa các bên liên quan trong quá trình vận chuyển hàng hóa. Việc chuyển nhượng quyền sở hữu và quyền vận chuyển thông qua việc chuyển giấy gửi hàng giữa các bên có thể diễn ra một hoặc nhiều lần trong quá trình vận chuyển.

- Tính bảo mật: Giấy gửi hàng có tính bảo mật cao để đảm bảo rằng chỉ người được ủy quyền mới có thể nhận hàng hóa. Thông thường, để nhận hàng, người nhận phải xuất trình bản sao giấy gửi hàng đã được ký và chứng thực từ người gửi hoặc công ty vận chuyển.

- Tính linh hoạt: Giấy gửi hàng có thể được điều chỉnh và thay đổi để phù hợp với các yêu cầu và điều kiện cụ thể của giao dịch vận chuyển. Nó có thể chứa các điều khoản và điều kiện đặc biệt liên quan đến vận chuyển, bảo hiểm, chịu trách nhiệm và các yêu cầu khác của các bên liên quan.

Giấy gửi hàng (Shipping note) và Bill of Lading (B/L) là hai loại chứng từ vận chuyển hàng hóa bằng đường biển, nhưng có một số điểm khác nhau.

- Giấy gửi hàng (Shipping note) là chứng từ ghi chi tiết hàng hóa sẽ bốc lên tàu của người gửi hàng gửi cho công ty tàu biển, người vận chuyển hoặc người đại lý tàu biển. Nó có tác dụng chỉ đạo người vận chuyển chuẩn bị các chứng từ vận tải cho lô hàng và cung cấp các thông tin cần thiết. Nó không có tính pháp lý và không thể được sử dụng để thanh toán hay chuyển nhượng quyền sở hữu hàng hóa.

- Bill of Lading (B/L) là chứng từ do người vận chuyển lập, ký và cấp cho người gửi hàng sau khi đã nhận hàng hóa vào khoang tàu. Nó có tác dụng là bằng chứng về việc người vận chuyển đã nhận hàng hóa và cam kết vận chuyển đến nơi trả hàng; bằng chứng về sở hữu hàng hóa dùng để định đoạt, nhận hàng và là bằng chứng của hợp đồng vận chuyển. Nó có tính pháp lý và có thể được sử dụng để thanh toán hay chuyển nhượng quyền sở hữu hàng hóa.

Quý khách hàng có thể tham khảo nội dung bài viết liên quan sau: Vận đơn đích danh (Straight Bill of Lading) là gì? Ý nghĩa thuật ngữ "Surrendered"

Trên đây là tư vấn của luật Minh Khuê về vấn đề "Giấy gửi hàng (Shipping note) là gì?" Mong rằng bài viết trên của chúng tôi sẽ là tài liệu tham khảo hữu ích dành cho bạn. Bạn đọc nếu có bất kỳ thắc mắc nào vui lòng liên hệ tổng đài 1900.6162 của chúng tôi để được tư vấn trực tiếp, giải đáp thắc mắc một cách nhanh chóng và kịp thời. Quý khách hàng có yêu cầu báo giá dịch vụ tư vấn vui lòng gửi yêu cầu về địa chỉ email: lienhe@luatminhkhue.vn. Cảm ơn bạn đọc đã quan tâm theo dõi nội dung tư vấn của chúng tôi. Xin trân trọng cảm ơn quý khách.