Giấy phép Tổ chức Hội thảo, hội nghị giới thiệu thực phẩm

1. Điều kiện cấp Giấy phép tổ chức hội nghị, hội thảo giới thiệu thực phẩm

- Thực phẩm đã có giấy phép lưu hành trong nước hoặc chưa có giấy phép lưu hành trong nước nhưng đã có giấy phép lưu hành ở nước sản xuất được phép tổ chức hội thảo giới thiệu tại Việt Nam, cụ thể :

+ Tổ chức, cá nhân trong nước có giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh phù hợp được tổ chức hội thảo giới thiệu thực phẩm.

+ Tổ chức, cá nhân nước ngoài muốn tổ chức hội thảo cho sản phẩm thực phẩm chưa được phép lưu hành ở Việt Nam nhưng đã được phép lưu hành ở nước sản xuất thì phải phối hợp với một tổ chức, cá nhân trong nước có giấy chứng nhận kinh doanh phù hợp để tổ chức hội thảo

- Báo cáo viên trong hội thảo phải là ngư­ời có trình độ chuyên môn về y, dược, dinh d­ưỡng hoặc bằng cấp chuyên môn về lĩnh vực có liên quan từ đại học trở lên và phải chịu trách nhiệm trước pháp luật về tính trung thực, chính xác của báo cáo tại hội thảo, hội nghị.

- Nội dung tài liệu giới thiệu thực phẩm tại hội thảo, hội nghị phải tuân thủ theo các quy định của pháp luật về quảng cáo và các quy định khác của pháp luật có liên quan.

2. Cơ quan và thời gian cấp Giấy phép tổ chức hội nghị, hội thảo giới thiệu thực phẩm

- Tổ chức, cá nhân trước khi tổ chức hội thảo, hội nghị giới thiệu thực phẩm phải gửi hồ sơ đăng ký đến Chi cục ATVSTP trên địa bàn nơi dự kiến tổ chức hội thảo, hội nghị giới thiệu thực phẩm. 

- Trong thời gian 10 ngày làm việc kể từ khi nhận đủ hồ sơ hợp lệ, cơ quan nhà nước có thẩm quyền phải cấp giấy xác nhận hồ sơ đăng ký hội thảo, hội nghị giới thiệu thực phẩm theo quy định; trường hợp không cấp giấy xác nhận hồ sơ đăng ký hội thảo, hội nghị giới thiệu thực phẩm, cơ quan nhà nước có thẩm quyền phải trả lời bằng văn bản lý do không cấp.

3. Hồ sơ xin Giấy phép tổ chức hội nghị, hội thảo Giới thiệu thực phẩm

- Giấy đăng ký nội dung hội thảo, hội nghị giới thiệu thực phẩm;

- Bản sao giấy đăng chứng nhận ký kinh doanh của doanh nghiệp hoặc giấy phép thành lập văn phòng đại điện (Bản sao có dấu của tổ chức, cá nhân đăng ký tổ chức hội thảo, hội nghị giới thiệu thực phẩm);

- Giấy chứng nhận tiêu chuẩn sản phẩm hoặc giấy tiếp nhận đăng ký bản công bố hợp quy đã được cơ quan y tế xác nhận. 

- Bản sao Bản thông tin chi tiết về sản phẩm đã được cơ quan có thẩm quyền xác nhận (Bản sao có dấu của tổ chức, cá nhân đăng ký tổ chức hội thảo, hội nghị giới thiệu thực phẩm);

- Mẫu nhãn sản phẩm (Bản sao có dấu của tổ chức, cá nhân đăng ký tổ chức hội thảo, hội nghị giới thiệu thực phẩm);

- 02 bản ma-ket hoặc kịch bản hoặc bộ tài liệu có xác nhận và đóng dấu giáp lai của tổ chức, cá nhân đăng ký tổ chức hội thảo, hội nghị (kèm theo 01 đĩa hình, đĩa tiếng, file mềm) dự kiến giới thiệu tại hội thảo, hội nghị;

- Danh sách của báo cáo viên (thông tin đầy đủ về bằng cấp chuyên môn hoặc chức danh khoa học của báo cáo viên).

- Tài liệu tham khảo, tài liệu khoa học chứng minh cho thông tin quảng cáo trong trường hợp nội dung quảng cáo không có trong Bản thông tin chi tiết về sản phẩm đã được cơ quan có thẩm quyền xác nhận.

4. Khi tổ chức hội nghị, hội thảo cần lưu ý những gì?

Muốn có một hội nghị/ hội thảo chuyên nghiệp đòi hỏi doanh nghiệp phải chuẩn bị rất nhiều thứ và có kiến thức, kỹ năng về từng mảng hội nghị mà công ty, doanh nghiệp hướng đến. Vậy cần có những lưu ý tổ chức hội nghị gì để đảm bảo hội nghĩ diễn ra thành công nhất?

- Lên ý tưởng chủ đề cho chương trình:

Việc lên chủ đề là cực kỳ quan trọng. Chủ đề phải thể hiện được mục đích và thông điệp của hội nghị để lấy đó làm cơ sở cho việc lên nội dung hội thảo. Chủ đề cần phải ngắn gọn nhưng nêu bật được thông điệp chương trình. Đối với các hội nghị tự do hoặc bán vé tham dự thì chủ đề là yếu tố sống còn quyết định đến sự kiện của bạn có đông người tham dự hay không. Do vậy tốt nhất hãy thăm dò ý kiến của những khách hàng tiềm năng bằng một buổi khảo sát để từ đó tìm ra những chủ đề mà họ muốn tìm hiểu nhất, sau đó dựa vào các ý kiến này mà bạn có thể đưa ra chủ đề cho sự kiện.

- Mời chuyên gia để tạo sự tin tưởng:

Trong các buổi hội thảo có khách mời là chuyên gia sẽ giúp tạo sự tin tưởng và uy tín cho chương trình đồng thời giúp tỷ lệ chuyển đổi đến khách hàng được nâng cao. Bạn nên chọn những chuyên gia nổi tiếng trong những lĩnh vực, ngành nghề mà hội thảo hướng đến và chuẩn bị trước các câu hỏi riêng cho từng chuyên gia. 3.

- Lựa chọn địa điểm thích hợp:

Trong những lưu ý tổ chức hội nghị, lựa chọn địa điểm cũng là điều cực kỳ quan trọng. Tùy thuộc vào tính chất của hội nghị, hội thảo mà lựa chọn địa điểm tổ chức phù hợp. Một số vấn đề bạn cần lưu ý tổ chức hội nghị như sau:

+ Nếu hội nghị/ hội thảo đòi hỏi sự nghiêm túc, trang trọng thì cần phải lựa chọn địa điểm tổ chức có dịch vụ chuyên nghiệp, hình thức đẹp, cao cấp, đảm bảo sự yên tĩnh và riêng tư

+ Chọn địa điểm dựa trên số người tham dự: nên tính toán kỹ số lượng người tham dự để từ đó chọn địa điểm tổ chức phù hợp. Nếu quy mô nhỏ thì khi chọn địa điểm tổ chức nên chọn địa điểm nhỏ và đơn giản để không khí sự kiện không bị loãng và tiết kiệm được chi phí. Ngược lại, nếu quy mô người tham dự lớn, mang tầm cỡ Quốc gia như Hội nghị thượng đỉnh thì ngoài sự sang trọng, tiện nghi vấn đề an ninh, an toàn là cực kỳ quan trọng.

Ngoài ra, cần quan tâm đến những tiện ích đi kèm như sân khấu, âm thanh, ánh sáng, máy chiếu… Bên cạnh đó, khi lựa chọn địa điểm nên chú ý đến vấn đề giao thông, các tiện ích khác mà lựa chọn nơi tổ chức thích hợp giúp khách mời dễ dàng đi lại và đảm bảo đúng thời gian.

- Thu thập thông tin của khách hàng tham dự:

Việc thu thập thông tin của các khách mời tham dự hội nghị, hội thảo cũng không kém phần quan trọng bởi đối với các doanh nghiệp, một trong những mục đích chính khi tổ chức hội nghị, hội thảo đó là củng cố, tăng cường mối quan hệ với các khách hàng cũ đồng thời tìm kiếm thêm các khách hàng tiềm năng. Có rất nhiều hình thức để lấy thông tin khách hàng như: điền form online, đăng ký nhận email, sử dụng thẻ thành viên… Doanh nghiệp có thể cân nhắc lựa chọn các hình thức phù hợp nhất với từng sự kiện

- Truyền thông cho sự kiện:

Đây cũng là một cách giúp sự kiện được nhiều người biết đến và xây dựng thương hiệu, tạo lòng tin đến công chúng. Một trong những lưu ý tổ chức hội nghị chính là bạn cần chú ý đến vấn đề thời gian. Thời gian truyền thông không nên quá sớm bởi sẽ làm giảm sức nóng của hội nghị khiến người tham dự chủ quan không đăng ký. Tuy nhiên, thời gian truyền thông cũng không nên quá trễ vì nó sẽ khiến người tham dự khó khăn trong việc sắp xếp lịch tham dự, cản trở đến công tác chuẩn bị. Tốt nhất, các hoạt động truyền thông nên diễn ra từ 1 đến 2 tuần trước hội nghị/ hội thảo.

Các kênh truyền thông hiệu quả để tuyên truyền về sự kiện bao gồm: Email, báo chí, diễn đàn, mạng xã hội… tùy vào tính chất, quy mô và đối tượng khách hàng mục tiêu của hội nghị, hội thảo mà bạn chọn kênh truyền thông phù hợp.

Ngoài ra, vấn đề cần lưu ý khi tổ chức hội nghị truyền thông chính là chi phí, nên tùy thuộc vào tính chất của hội nghị mà cân đối chi phí phù hợp. Thường thì người tổ chức sự kiện sẽ để riêng một khoản ngân sách dùng để phục vụ cho việc quảng bá sự kiện. Hãy cân nhắc sử dụng các hình thức truyền thông sao cho vừa hiệu quả vừa tối ưu chi phí.

Để tham khảo thêm thông tin về vấn đề này, quý khách hàng có thể tìm hiểu tại bài viết: Hồ sơ xin cấp phép tổ chức hội nghị, hội thảo của Luật Minh Khuê.

Như vậy trên đây là toàn bộ thông tin về Giấy phép Tổ chức Hội thảo, hội nghị giới thiệu thực phẩm mà Công ty Luật Minh Khuê muốn gửi đến quý khách mang tính tham khảo. Nếu quý khách còn vướng mắc về vấn đề trên hoặc mọi vấn đề pháp lý khác, quý khách hãy vui lòng liên hệ trực tiếp với chúng tôi qua Luật sư tư vấn pháp luật trực tuyến theo số điện thoại 1900.6162 để được Luật sư tư vấn pháp luật trực tiếp qua tổng đài kịp thời hỗ trợ và giải đáp mọi thắc mắc.

Nếu quý khách cần báo giá dịch vụ pháp lý thì quý khách có thể gửi yêu cầu báo phí dịch vụ đến địa chỉ email: lienhe@luatminhkhue.vn để nhận được thông tin sớm nhất! Rất mong nhận được sự hợp tác và tin tưởng của quý khách! Luật Minh Khuê xin trân trọng cảm ơn!