Xin luật sư trả lời giúp ạ. Tôi xin chân thành cảm ơn.

Người gửi : Trịnh Thị Tư

Trả lời: Chào bạn, cảm ơn bạn đã tin tưởng và gửi câu hỏi đề nghị tư vấn về bộ phận hỗ trợ khách hàng của công ty luật Minh Khuê. Thắc mắc của bạn đã được chúng tôi nghiên cứu và đưa ra trả lời như sau:

Nội dung phân tích:

1.Để được cấp phép tổ chức hội nghị, đơn vị tổ chức cần chuẩn bị như sau

Để có thể tổ chức được hội nghị, đơn vị tổ chức phải được cơ quan có thẩm quyền cho phép, thể hiện bằng giấy phép tổ chức hội nghị. Vì vậy, pháp luật hiện nay đã quy định về thủ tục xin giấy phép tổ chức hội nghị tùy thuộc vào từng loại hội nghị về tính chất cũng như mục đích của việc tổ chức, có quy định cụ thể ở mỗi địa phương thông theo mô típ chung, do Sở Văn hóa – Thể thao – Du lịch cấp

Để được cấp phép tổ chức hội nghị, đơn vị tổ chức cần chuẩn bị 01 bộ hồ sơ, gửi Sở Văn hóa – Thể thao – Du lịch và Cục bản quyền tác giả để được xem xét và cấp phép tổ chức theo quy định pháp luật.

Hồ sơ bao gồm:

+ Đơn xin phép tổ chức Hội nghị, ghi rõ:

– Chủ đề Hội nghị, Hội thảo.

– Thời gian, địa điểm tổ chức.

– Người chủ trì: Họ tên, chức vụ.

– Người thuyết trình: Họ tên, chức vụ.

– Thành phần, đối tượng tham dự. (đính kèm)

+ Nếu là đơn vị tổ chức sự kiện được ủy quyền đứng ra tổ chức Hội nghị, Hội thảo phải có giấy ủy quyền.

+ Giấy phép đăng ký kinh doanh của Công ty, Đơn vị.

+ Ngoại trừ hội thảo du học, một số chương trình cần cung cấp thêm nội dung chương trình tổ chức và danh sách khách mời.

Như vậy, trường hợp của bạn nếu bạn muốn mở một hội thảo về bảo hiểm tại địa phương thì bạn phải tiến hành xin phép theo quy định như trên.

Câu hỏi: Chào công ty Luật Minh Khuê, tôi muốn hỏi về quy định pháp luật về tổ chức hội nghị,hội thảo quốc tế hiện này, hồ sơ để có thể xin phép tổ chức hội nghị, hội thảo quốc tế cần có những điều kiện gì ? Xin cảm ơn luật sư!

Trả lời: Chào bạn, cảm ơn bạn đã tin tưởng và gửi về câu hỏi đến công ty Luật Minh Khuê, về trường hợp của bạn chúng tôi đã nghiên cứu và phân tích như sau

2. Thẩm quyền cho phép tổ chức hội nghị, hội thảo quốc tế

- Thủ tướng Chính phủ cho phép tổ chức các hội nghị, hội thảo quốc tế sau:

  • Hội nghị, hội thảo quốc tế có thành viên tham dự là người đứng đầu hoặc quan chức cấp Bộ trưởng hoặc tương đương trở lên của các nước, các vùng lãnh thổ, các tổ chức quốc tế;
  • Hội nghị, hội thảo quốc tế có chủ đề, nội dung liên quan đến các vấn đề về chủ quyền quốc gia, an ninh, quốc phòng, dân tộc, tôn giáo, quyền con người hoặc thuộc phạm vi bí mật nhà nước theo quy định pháp luật về bảo vệ bí mật nhà nước.

- Người có thẩm quyền quyết định việc tổ chức hội nghị, hội thảo quốc tế của cơ quan, địa phương mình và cho phép các đơn vị tổ chức sau đây được tổ chức hội nghị, hội thảo quốc tế đối với trường hợp không thuộc quy định tại khoản 1 Điều này:

  •  Các cơ quan, đơn vị trực thuộc cơ quan của người có thẩm quyền;
  • Các cơ quan, tổ chức Việt Nam và nước ngoài do cơ quan của người có thẩm quyền cho phép hoạt động, trừ trường hợp nêu tại điểm c khoản này;
  • Đối với các hội, quỹ xã hội, quỹ từ thiện được thành lập theo quy định của pháp luật Việt Nam, người có thẩm quyền là Thủ trưởng cơ quan quản lý nhà nước về ngành, lĩnh vực hoạt động của hội, quỹ xã hội, quỹ từ thiện theo danh sách do Bộ Nội vụ quy định.

3. Quy trình xin phép và tổ chức hội nghị, hội thảo quốc tế

- Xin phép tổ chức hội nghị, hội thảo quốc tế:

Đơn vị tổ chức gửi đầy đủ hồ sơ xin phép tổ chức hội nghị, hội thảo quốc tế cho cơ quan của người có thẩm quyền ít nhất 40 ngày đối với hội nghị, hội thảo quốc tế thuộc thẩm quyền quyết định của Thủ tướng Chính phủ và ít nhất 30 ngày đối với hội nghị, hội thảo quốc tế thuộc thẩm quyền quyết định của người có thẩm quyền.

Hồ sơ xin phép bao gồm:

- Công văn xin phép tổ chức;

- Đề án tổ chức theo  Mẫu 01 kèm theo;

- Văn bản có ý kiến của các cơ quan liên quan trong trường hợp các quy định pháp luật khác có yêu cầu;

- Văn bản đồng ý chủ trương đăng cai tổ chức hội nghị, hội thảo quốc tế (nếu có).

Đối với các chương trình, dự án, phi dự án đã được phê duyệt có hợp phần là tổ chức hội nghị, hội thảo quốc tế nhưng chưa có Đề án tổ chức theo Mẫu 01 kèm theo Quyết định này hoặc cơ quan phê duyệt chương trình, dự án, phi dự án không phải là cơ quan của người có thẩm quyền theo Quyết định này, đơn vị tổ chức cần tiến hành thực hiện theo quy trình được quy định tại khoản 1 của Điều này trước khi tổ chức hội nghị, hội thảo quốc tế.

- Sau khi được người có thẩm quyền cho phép, đơn vị tổ chức có trách nhiệm sau đây:

  • Tiến hành hội nghị, hội thảo quốc tế theo nội dung và Đề án đã được phê duyệt; thực hiện đúng các quy định về tài chính hiện hành;
  •  Chịu trách nhiệm về nội dung các tài liệu, báo cáo, tham luận, tư liệu, số liệu liên quan phát hành trước, trong và sau hội nghị, hội thảo quốc tế và bảo đảm thực hiện quy định về bảo vệ bí mật nhà nước;
  • Báo cáo cơ quan của người có thẩm quyền kết quả tổ chức hội nghị, hội thảo quốc tế trong thời gian 15 ngày kể từ khi kết thúc hội nghị, hội thảo quốc tế, đồng gửi cho Bộ Ngoại giao đối với các hội nghị, hội thảo quốc tế thuộc thẩm quyền cho phép của Thủ tướng Chính phủ để tổng hợp ( Mẫu 02 kèm theo).

4. Quy trình thẩm định,cho phép tổ chức hội nghị, hội thảo quốc tế

- Đối với hội nghị, hội thảo quốc tế thuộc thẩm quyền cho phép của Thủ tướng Chính phủ, người có thẩm quyền có trách nhiệm sau đây:

  •  Lấy ý kiến bằng văn bản của Bộ Ngoại giao; Bộ Công an; các cơ quan, địa phương liên quan. Cơ quan, địa phương được lấy ý kiến có trách nhiệm trả lời bằng văn bản trong thời gian không quá 15 ngày kể từ ngày nhận được văn bản đề nghị;
  • Trình Thủ tướng Chính phủ xem xét, quyết định;
  • Trả lời bằng văn bản cho đơn vị tổ chức, đồng gửi cho Bộ Ngoại giao, Bộ Công an và các cơ quan, địa phương có liên quan để phối hợp quản lý.

- Đối với các hội nghị, hội thảo quốc tế không thuộc thẩm quyền cho phép của Th tướng Chính phủ, người có thẩm quyền có trách nhiệm sau đây:

  • Lấy ý kiến bằng văn bản của các cơ quan, địa phương liên quan. Cơ quan, địa phương được lấy ý kiến có trách nhiệm trả lời bằng văn bản trong thời gian không quá 15 ngày kể từ ngày nhận được văn bản đề nghị;
  • Trả lời bằng văn bản cho đơn vị tổ chức, đồng gửi cho các cơ quan, địa phương có liên quan để phối hợp quản lý.

 

5. Trách nhiệm quản lý hội nghị, hội thảo quốc tế

- Bộ trưởng Bộ Ngoại giao chịu trách nhiệm quản lý nhà nước đối với hội nghị, hội thảo quốc tế trong cả nước.

- Bộ trưởng, Thủ trưởng cơ quan ngang bộ, Thủ trưởng cơ quan thuộc Chính phủ, Chủ tịch Ủy ban nhân dân các tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương có trách nhiệm:

  • Tuân thủ quy trình tiếp nhận, thẩm định hồ sơ xin phép tổ chức hội nghị, hội thảo quốc tế theo quy định tại các Điều 3, 4, 5 của Quyết định này; phối hợp cho ý kiến trong quá trình cơ quan của người có thẩm quyền xử lý hồ sơ xin phép tổ chức hội nghị, hội thảo quốc tế theo Điều 5 của Quyết định này;
  • Kiểm tra, bảo đảm các hội nghị, hội thảo quốc tế được tổ chức theo nội dung, Đề án đã được phê duyệt;
  • Kiểm tra việc thực hiện các quy định về bảo vệ bí mật nhà nước, các quy định về thông tin, tuyên truyền trước, trong và sau hội nghị, hội thảo quốc tế;
  • Theo dõi, phát hiện, xử lý theo thẩm quyền hoặc trình cơ quan của người có thẩm quyền xử lý đối với các cá nhân, tổ chức có hành vi vi phạm các quy định của Quyết định này.

- Nếu phát hiện việc tổ chức hội nghị, hội thảo quốc tế có dấu hiệu vi phạm các quy định của Quyết định này, Bộ Ngoại giao, Bộ Công an hoặc cơ quan quản lý các lĩnh vực liên quan đến nội dung hội nghị, hội thảo quốc tế, địa phương nơi tổ chức hội nghị, hội thảo quốc tế có trách nhiệm đề nghị cơ quan của người có thẩm quyền xem xét đình chỉ việc tổ chức hội nghị, hội thảo quốc tế hoặc xử lý theo quy định pháp luật về xử lý vi phạm hành chính.

6. Một số mẫu tổ chức và quản lý hội nghị, hội thảo quốc tế tại Việt Nam 

Mẫu số 01

TÊN CƠ QUAN/TỔ CHỨC
-------

CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập - Tự do - Hạnh phúc
---------------

Số:…………

Địa điểm, ngày …. tháng …. năm …

 

ĐỀ ÁN

Tổ chức hội nghị, hội thảo quốc tế về.........

Kính gửi: …………………………………

I. LÝ DO, MỤC ĐÍCH TỔ CHỨC HỘI NGHỊ, HỘI THẢO

1. Bối cảnh, lý do tổ chức

2. Mục đích, dự kiến kết quả

3. Danh nghĩa tổ chức

II. THÔNG TIN CỤ THỂ VỀ HỘI NGHỊ, HỘI THẢO

1. Thời gian, địa điểm tổ chức hội nghị, hội thảo

2. Địa điểm tham quan, khảo sát (nếu có)

3. Hình thức và công nghệ tổ chức (nếu là hội nghị, hội thảo trực tuyến)

4. Thành phần tham gia tổ chức: cơ quan phía Việt Nam, cơ quan phía nước ngoài, cơ quan, tổ chức, cá nhân tài trợ (nếu có)

5. Dự kiến thành phần và số lượng tham dự: số lượng và cơ cấu thành phần đại biểu, bao gồm cả đại biểu Việt Nam và đại biểu có quốc tịch nước ngoài

6. Thông tin về báo cáo viên/diễn giả người nước ngoài: về lý lịch trích ngang và trình độ chuyên môn

III. NỘI DUNG, CHƯƠNG TRÌNH LÀM VIỆC

IV. CÁC HOẠT ĐỘNG BÊN LỀ HỘI NGHỊ, HỘI THẢO (NÊU RÕ THỜI GIAN, ĐỊA ĐIỂM, NỘI DUNG)

V. KẾ HOẠCH TUYÊN TRUYỀN HỘI NGHỊ, HỘI THẢO

VI. NGUỒN KINH PHÍ TỔ CHỨC

 


Nơi nhận:
- Như trên;
- …………..
- Lưu:……….

THỦ TRƯỞNG CƠ QUAN/TỔ CHỨC
(Chữ ký, đóng dấu)
H và tên

 

Mẫu số 02 

 

TÊN CƠ QUAN/TỔ CHỨC
-------

CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập - Tự do - Hạnh phúc
---------------

Số:………….

Địa điểm, ngày ... tháng … năm …

 

BÁO CÁO

Kết quả hội nghị, hội thảo quốc tế về....

Kính gửi:…………………………………

I. THÔNG TIN CHUNG VỀ HỘI NGHỊ, HỘI THẢO

1. Tên hội nghị, hội thảo

2. Mục đích hội nghị, hội thảo

3. Thời gian, địa điểm tổ chức hội nghị, hội thảo

4. Nội dung, chương trình và công tác tuyên truyền của hội nghị, hội thảo

5. Người chủ trì và đồng chủ trì (nếu có)

6. Cơ quan, đơn vị chịu trách nhiệm tổ chức (cả phía Việt Nam và nước ngoài)

7. Thông tin về báo cáo viên

8. Thành phần tham dự, số lượng, cơ cấu thành phần đại biểu Việt Nam và đại biểu có quốc tịch nước ngoài

9. Tổng kinh phí (gồm kinh phí từ ngân sách nhà nước, do nước ngoài tài trợ, do nguồn khác)

II. KẾT QUẢ HỘI NGHỊ, HỘI THẢO

1. Kết quả hội nghị, hội thảo

2. Đánh giá ưu điểm, hạn chế

3. Những vướng mắc, vấn đề phát sinh trong hội nghị, hội thảo đã hoặc chưa được xử lý (nếu có)

4. Các văn bản, tuyên bố được ký kết hoặc đưa ra tại hội nghị, hội thảo (nếu có)

III. ĐỀ XUẤT, KIẾN NGHỊ (NẾU CÓ)

 


Nơi nhận:
- Như trên;
- ……………
- Lưu:………

THỦ TRƯỞNG CƠ QUAN/TỔ CHỨC
(Chữ ký, đóng dấu)
Họ và tên

Nếu còn vướng mắc, chưa rõ hoặc cần hỗ trợ pháp lý khác bạn vui lòng liên hệ bộ phận tư vấn pháp luật trực tuyến qua tổng đài điện thoại số: 1900.6162 để được giải đáp.

Trân trọng./.

Bộ phận tư vấn pháp luật - Công ty luật Minh Khuê