Tôi phải làm gì và đến đâu để hợp pháp hóa lãnh sự các giấy tờ đó. Tôi xin cảm ơn.

Trả lời

Trước hết, thay mặt bộ phận tư vấn pháp luật công ty luật Minh Khuê xin cảm ơn bạn đã tin tưởng và gửi câu hỏi đến cho chúng tôi. Vấn đề của bạn chúng tôi đã tìm hiểu và tư vấn như sau:

* Cơ sở pháp lý :

- Nghị định số 111/2011/NĐ-CP Về chứng nhận lãnh sự, hợp pháp hóa lãnh sự

- Thông tư Số: 01/2012/TT-BNG, hướng dẫn thực hiện một số quy định của Nghị định số 111/2011/NĐ-CP ngày 5/12/2011 của Chính phủ về chứng nhận lãnh sự, hợp pháp hóa lãnh sự.

1. Thế nào là hợp pháp hóa lãnh sự ?

Hợp pháp hóa lãnh sự” là việc cơ quan có thẩm quyền của Việt Nam chứng nhận con dấu, chữ ký, chức danh trên giấy tờ, tài liệu của nước ngoài để giấy tờ, tài liệu đó được công nhận và sử dụng tại Việt Nam. Theo đó, Hợp pháp hóa lãnh sự là một thủ tục hành chính với chức năng xác nhận giá trị của một văn bản công nước ngoài, kiểm tra tính xác thực của chữ ký trên văn bản và tư cách của người ký văn bản đó​.

Nôi dụng của việc hợp pháp hóa lãnh sự chỉ là chứng nhận con dấu, chữ ký, chức danh trên giấy tờ, tài liệu, không bao hàm chứng nhận về nội dung và hình thức của giấy tờ, tài liệu.

2. Cơ quan có thẩm quyền hợp pháp hóa lãnh sự của Việt Nam

>> Xem thêm:  Dịch vụ hợp pháp hóa lãnh sự - Lãnh sự hóa tài liệu

Điều 5 Nghị định 111/2011/NĐ-CP và Điều 1 Thông tư số 01/2012/TT- BNG quy định cơ quan Việt Nam có thẩm quyền hợp pháp hóa lãnh sự bao gồm:

- Bộ Ngoại giao có thẩm quyền hợp pháp hóa lãnh sự ở trong nước. Bộ Ngoại giao có thể ủy quyền cho cơ quan ngoại vụ các tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương tiếp nhận hồ sơ đề nghị chứng nhận lãnh sự, hợp pháp hóa lãnh sự.Theo đó, Cục Lãnh sự và Sở Ngoại vụ Thành phố Hồ Chí Minh là cơ quan của Bộ Ngoại giao được giao thẩm quyền chứng nhận lãnh sự, hợp pháp hóa lãnh sự ở trong nước.

Trên cơ sở xem xét nhu cầu và điều kiện cán bộ, cơ sở vật chất của từng địa phương, Bộ trưởng Bộ Ngoại giao quyết định ủy quyền cho Sở/Phòng/Bộ phận Ngoại vụ các tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương (dưới đây gọi chung là cơ quan ngoại vụ địa phương) tiếp nhận hồ sơ đề nghị chứng nhận lãnh sự, hợp pháp hóa lãnh sự và trả kết quả. Danh sách các cơ quan này được thông báo và cập nhật thường xuyên trên Cổng thông tin điện tử về công tác lãnh sự tại địa chỉ http://lanhsuvietnam.gov.vn.

- Cơ quan đại diện ngoại giao, cơ quan lãnh sự hoặc cơ quan khác được ủy quyền thực hiện chức năng lãnh sự của Việt Nam ở nước ngoài (sau đây gọi là Cơ quan đại diện) hợp pháp hóa lãnh sự ở nước ngoài.

3. Các giấy tờ, tài liệu được thực hiện hợp pháp hóa lãnh sự

Để được công nhận và sử dụng tại Việt Nam, các giấy tờ, tài liệu của nước ngoài phải được hợp pháp hóa lãnh sự, trừ các trường hợp được miễn hợp pháp hóa lãnh sự theo Điều 9 Nghị định 111/2011/NĐ-CP.

* Các trường hợp được miễn hợp pháp hóa lãnh sự:

- Giấy tờ, tài liệu được miễn hợp pháp hóa lãnh sự theo điều ước quốc tế mà Việt Nam và nước ngoài liên quan đều là thành viên, hoặc theo nguyên tắc có đi có lại.

- Giấy tờ, tài liệu được chuyển giao trực tiếp hoặc qua đường ngoại giao giữa cơ quan có thẩm quyền của Việt Nam và cơ quan có thẩm quyền của nước ngoài.

- Giấy tờ, tài liệu được miễn hợp pháp hóa lãnh sự theo quy định của pháp luật Việt Nam.

>> Xem thêm:  Quy trình hợp pháp hóa Giấy tờ, tài liệu nước ngoài để sử dụng tại Việt Nam mới nhất.

- Giấy tờ, tài liệu mà cơ quan tiếp nhận của Việt Nam hoặc của nước ngoài không yêu cầu phải hợp pháp hóa lãnh sự, chứng nhận lãnh sự phù hợp với quy định pháp luật tương ứng của Việt Nam hoặc của nước ngoài.

* Các giấy tờ không được hợp pháp hóa lãnh sự:

- Giấy tờ, tài liệu bị sửa chữa, tẩy xóa nhưng không được đính chính theo quy định pháp luật;

- Giấy tờ, tài liệu có các chi tiết trong bản thân giấy tờ, tài liệu đó mâu thuẫn với nhau hoặc mâu thuẫn với giấy tờ, tài liệu khác trong hồ sơ đề nghị chứng nhận lãnh sự, hợp pháp hóa lãnh sự;

- Giấy tờ, tài liệu giả mạo hoặc được cấp, chứng nhận sai thẩm quyền theo quy định pháp luật;

- Giấy tờ, tài liệu đồng thời có con dấu và chữ ký không được đóng trực tiếp và ký trực tiếp trên giấy tờ, tài liệu. Con dấu, chữ ký sao chụp dưới mọi hình thức đều không được coi là con dấu gốc, chữ ký gốc;

- Giấy tờ, tài liệu có nội dung vi phạm quyền và lợi ích của Nhà nước Việt Nam, không phù hợp với chủ trương, chính sách của Nhà nước Việt Nam hoặc các trường hợp khác có thể gây bất lợi cho Nhà nước Việt Nam.

4. Trình tự thủ tục thực hiện hợp pháp hóa lãnh sự

Bước 1: Người có yêu cầu nộp hồ sơ tại Bộ ngoại giao hoặc cơ quan Cơ quan đại diện Việt Nam ở nước ngoài.

>> Xem thêm:  Hồ sơ chứng nhận lãnh sự hợp pháp ?

Hồ sơ cần phải nộp bao gồm:

- 01 Tờ khai hợp pháp hóa lãnh sự theo mẫu quy định;

- Xuất trình bản chính giấy tờ tùy thân đối với trường hợp nộp hồ sơ trực tiếp hoặc 01 bản chụp giấy tờ tùy thân đối với trường hợp nộp hồ sơ qua đường bưu điện. Trong đó lưu ý:

+ Giấy tờ tùy thân được nhắc đến ở đây là: chứng minh nhân dân, hộ chiếu hoặc giấy tờ có giá trị thay thế hộ chiếu;

+ Bản chụp giấy tờ tùy thân nộp qua đường bưu điện không phải chứng thực.

- Giấy tờ, tài liệu đề nghị được hợp pháp hóa lãnh sự, đã được cơ quan đại diện ngoại giao, cơ quan lãnh sự hoặc cơ quan khác được ủy quyền thực hiện chức năng lãnh sự của nước ngoài chứng nhận ( đối với việc thực hiện ở Bộ ngoại giao)

Đối với trường hợp thực hiện ở cơ quan đại diện Việt Nam ở nước ngoài thì là giấy tờ, tài liệu đề nghị được hợp pháp hóa lãnh sự, đã được chứng nhận bởi Bộ Ngoại giao hoặc cơ quan có thẩm quyền khác của nước ngoài nơi có Cơ quan đại diện Việt Nam hoặc Cơ quan đại diện Việt Nam kiêm nhiệm;

Trong đó, Giấy tờ tài liệu đề nghị được hợp pháp hóa lãnh sự nếu có từ hai tờ trở lên thì phải được đóng dấu giáp lai giữa các tờ hoặc phải được buộc dây, gắn xi hoặc áp dụng hình thức bảo đảm khác để không thể thay đổi các tờ của giấy tờ, tài liệu đó.

- 01 bản dịch giấy tờ, tài liệu đề nghị được hợp pháp hóa lãnh sự sang tiếng Việt hoặc tiếng Anh, nếu giấy tờ, tài liệu đó không được lập bằng các thứ tiếng trên;

- 01 bản chụp các giấy tờ, tài liệu nêu tại điểm d và điểm đ để lưu tại Bộ Ngoại giao hoặc cơ quan đại diện Việt Nam ở nước ngoài.

>> Xem thêm:  Tư vấn thủ tục cho người Mỹ nhận con nuôi tại Việt Nam ?

Bước 2: Cơ quan có thẩm quyền tiếp nhận hồ sơ

- Khi tiếp nhận hồ sơ hợp pháp hóa lãnh sự, nếu hồ sơ đã đầy đủ và hợp lệ theo quy định cơ quan có thẩm quyền cấp phiếu biên nhận, trừ trường hợp gửi hồ sơ qua đường bưu điện. Nếu hồ sơ không đầy đủ, không hợp lệ thì cơ quan có thẩm quyền hướng dẫn bổ sung, hoàn thiện hồ sơ.

- Nếu giấy tờ, tài liệu đề nghị chứng nhận lãnh sự, hợp pháp hóa lãnh sự thuộc các trường hợp quy định tại cơ quan có thẩm quyền từ chối tiếp nhận hồ sơ và giải thích rõ lý do cho người đề nghị chứng nhận lãnh sự, hợp pháp hóa lãnh sự.

- Thời gian giải quyết: Thời hạn giải quyết là 01 ngày làm việc, kể từ ngày nhận đầy đủ hồ sơ hợp lệ. Trường hợp hồ sơ có số lượng từ 10 giấy tờ, tài liệu trở lên thì thời hạn giải quyết có thể dài hơn nhưng không quá 05 ngày làm việc.

Trên đây là toàn bộ nội dung tư về vấn đề của bạn. Nếu còn vướng mắc, chưa rõ hoặc cần hỗ trợ pháp lý khác bạn vui lòng liên hệ bộ phận tư vấn pháp luật trực tuyến qua tổng đài điện thoại số: 1900.6162 để được giải đáp.

Trân trọng./.

Bộ phận tư vấn pháp luật Hành chính - Công ty luật Minh Khuê

>> Xem thêm:  Tư vấn về việc hợp pháp hóa lãnh sự văn bản ủy quyền ?